E-Rechnungen für Kleinunternehmer:innen werden immer wichtiger. Doch wer Rechnungen schnell, rechtssicher und digital erstellen will, braucht die passende Software. In diesem Artikel vergleichen wir die besten Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer:innen und zeigen Dir, worauf Du achten solltest.

Inhalt

Warum ist Rechnungssoftware für Kleinunternehmer:innen wichtig?

Mit einer guten E-Rechnungssoftware erledigst Du deutlich mehr als nur Rechnungsstellung. Du kannst Angebote schreiben, Zahlungen im Blick behalten und Belege an einem Ort sammeln. Viele Programme vergeben Rechnungsnummern automatisch und speichern Kundendaten direkt ab.

Das spart im Alltag oft Zeit und vermeidet Fehler, vor allem im Vergleich zu Word oder Excel. Gerade im Hinblick auf Pflichtangaben oder fortlaufende Nummern wird es sonst schnell unübersichtlich.

Gerade jetzt fragen sich viele, ob Kleinunternehmer:innen eine E-Rechnung brauchen. Mit der neuen E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer:innen im B2B-Bereich müssen seit dem 1. Januar 2025 auch kleinere Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Erstellen müssen Kleinunternehmer:innen sie in der Regel noch nicht. Wer sich früh darauf einstellt, kann bestehende Prozesse dennoch leichter anpassen.

Geschäftskonto mit Online-Buchhaltung

E-Rechnungssoftware für Kleinunternehmer:innen im Vergleich: Welche Lösung passt zu Dir?

Nicht jede E-Rechnungssoftware für Kleinunternehmer:innen passt zu jedem Geschäftsmodell. Der Vergleich hilft, die Lösung zu finden, die zu Deinem Arbeitsalltag passt.

Finom für alle, die Rechnungen und Finanzen an einem Ort wollen

Finom eignet sich besonders, wenn Du nicht nur Rechnungen schreiben, sondern Dein gesamtes Finanzmanagement bündeln willst. Du kannst Rechnungen direkt auf der Plattform erstellen, Zahlungen verfolgen und Einnahmen und Ausgaben in Echtzeit anzeigen lassen. Der große Unterschied zu vielen anderen Tools: Finom verbindet Rechnungsfunktionen mit Geschäftskonto und Karten. Das macht Finom besonders geeignet für Freelancer:innen, Selbstständige und Kleinunternehmer:innen, die mehr Übersicht wollen.

sevdesk für Buchhaltung und Steuerprozesse

Sevdesk ist vor allem stark, wenn Dein Fokus auf Buchhaltung liegt. Neben Rechnungen kannst Du Belege erstellen, Deine Buchhaltung vorbereiten und einfach mit Steuerberater:innen zusammenarbeiten. Wenn Du eine klassische Buchhaltungslösung mit E-Rechnungsfunktionen suchst, ist sevdesk oft eine gute Wahl.

Lexware Office für wachsende Unternehmen

Lexware Office geht einen Schritt weiter und verbindet Rechnungen mit tiefgehender Buchhaltung und bei Bedarf Warenwirtschaftssystemen. Das lohnt sich besonders, wenn Dein Geschäft wächst und Deine Abläufe komplexer werden. Wer mehr Prozesse automatisieren will, bekommt hier ein breiteres System.

EasyFirma für den einfachen Einstieg

EasyFirma ist eine schlanke Lösung für alle, die eine E-Rechnungssoftware für Kleinunternehmer:innen kostenlos testen wollen. Der Fokus liegt klar auf Angeboten, Rechnungen und Mahnungen. Im Unterschied zu vielen anderen Anbietern gibt es bei EasyFirma auch Kaufoptionen statt ausschließlich monatlicher Abonnements. Das macht die Software interessant, wenn Du eine einfache und günstige Lösung suchst.

Welche Funktionen sollte eine Rechnungssoftware für Kleinunternehmer:innen haben?

Diese Funktionen sollte eine Rechnungssoftware für Kleinunternehmer:innen mitbringen:

  • Angebots- und Rechnungserstellung: So kannst Du E-Rechnungen als Kleinunternehmer:in mit und ohne Umsatzsteuer einfach erstellen sowie E-Rechnungen per E-Mail verschicken.
  • Automatische Rechnungsnummern und Rechnungsvorlagen: Sie sorgen dafür, dass Rechnungen sauber, fortlaufend und einheitlich aufgebaut bleiben.
  • Verwaltung von Kund:innen und Leistungen: Gespeicherte Stammdaten sparen Zeit und vermeiden doppelte Arbeit.
  • Digitale Belegverwaltung: Belege werden zentral aufbewahrt und sind jederzeit griffbereit.
  • Mahnungen und Zahlungserinnerungen: Damit behältst Du offene Rechnungen besser im Blick.
  • Unterstützung für E-Rechnungen: Das ist wichtig, wenn Du E-Rechnungen empfangen und künftig gegebenenfalls versenden möchtest.
  • Schnittstellen zur Buchhaltung: So kann Deine Steuerberatung einfacher mit Deinen Daten arbeiten.
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Welche Vor- und Nachteile hat Rechnungssoftware für Kleinunternehmer:innen?

Rechnungssoftware nimmt Dir viele manuelle Aufgaben ab, bringt aber je nach Anbieter auch Kosten und Umstellung mit sich.

Vorteile

  • Du sparst Zeit, weil viele Abläufe automatisch laufen.
  • Du vermeidest typische Fehler bei Rechnungen und Pflichtangaben.
  • Du behältst offene Zahlungen und Einnahmen leichter im Blick.
  • Du kannst Deine Steuerunterlagen schneller und sauberer vorbereiten.
  • Du verwaltest Rechnungen und Belege digital an einem Ort.

Nachteile

  • Viele professionelle Lösungen kosten monatlich Geld.
  • Du musst Dich zuerst in die Software einarbeiten.
  • Deine Abläufe hängen stärker von einem digitalen Anbieter ab.

Welche E-Rechnungssoftware ist als Kleinunternehmer:in am besten?

Welche Rechnungssoftware zu Dir passt, hängt davon ab, wie Du Dein Business organisierst. Je nachdem, ob Du viele Rechnungen schreiben, Belege verwalten oder Buchhaltung und Banking verbinden möchtest, brauchst Du unterschiedliche Funktionen.

  • Funktionsumfang: Brauchst Du nur Rechnungen oder auch Angebote, Belege und Buchhaltung?
  • Preis und laufende Kosten: Achte darauf, was wirklich im Tarif enthalten ist.
  • Benutzerfreundlichkeit: Eine gute Software sollte Dir Arbeit abnehmen, nicht neue schaffen.
  • Anbindung an Geschäftskonto und Buchhaltung: So laufen Rechnungen, Zahlungen und Buchhaltung einfacher zusammen.
  • Datenschutz und Sicherheit: Gerade bei sensiblen Finanzdaten ist dies ein wichtiger Punkt.

Besonders mit Blick auf die E-Rechnungspflicht lohnt sich ein genauer Vergleich, damit Rechnungen, Belege und Zahlungen organisiert und übersichtlich bleiben.

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