Wir erklären Ihnen, wie Kleinunternehmer ihre Bücher führen sollten, worauf sie achten müssen und ob die einfache oder doppelte Buchführung besser ist

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Buchhaltung für Kleinunternehmer ist nicht so komplex, wie es auf den ersten Blick aussieht. Wenn Sie Ihre Buchhaltung richtig führen, werden Ihre anderen wichtigen Geschäftsprozessen ohne Probleme laufen. 

Kleine Unternehmen profitieren von einer vereinfachten Buchhaltung. Ungeachtet einiger Freiheiten muss jeder aufstrebende Unternehmer allerdings bestimmte Regeln und Ordnungen beachten. Dieser Artikel wird Ihnen helfen, die Grundlagen der Buchführung besser zu verstehen, damit Sie eine Lösung für fast jedes Problem mit der Buchhaltung finden können.

Welche Voraussetzungen muss man erfüllen?

Um die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch zu nehmen, müssen Geschäftsleute einige Bedingungen einhalten:

  • Der Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr darf nicht höher als 22.000 Euro gewesen sein.
  • Der Umsatz im laufenden Kalenderjahr darf voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen.

In diesem Fall können die Kleinunternehmer nach § 19 UStG ihr bürokratisches Leben deutlich erleichtern. Wenn Sie jedoch mindestens eine der oben genannten Bedingungen nicht erfüllen, findet die Kleinunternehmerregelung keine Anwendung.

Diese Regelung gilt sowohl für Selbstständige, als auch für Freiberufler, unabhängig von der Rechtsform des Unternehmens: Eine GbR oder eine GmbH kann auch Kleinunternehmer sein. Über kleine und mittlere Unternehmen haben wir in diesem Artikel ausführlicher geschrieben.

Was funktioniert besser: einfache Buchführung oder doppelte Buchführung?

Wie gesagt, der größte Vorteil einer einfachen Buchhaltung ist, dass sie deutlich weniger zeitraubend ist. Sie müssen nur Einnahmen und Ausgaben miteinander vergleichen. Dieses Verfahren nennt sich Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). 

Bei der doppelten Buchführung hingegen muss der Gewinn für den Jahresabschluss über die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ermittelt werden. Daher werden alle Geschäftsabläufe doppelt auf die dafür vorgesehenen Konten oder Gegenkonten erfasst. Aufgrund des höheren Aufwands bei dieser Art der Buchhaltung wird diese nur von größeren Unternehmen genutzt. Das Finanzamt erhält einen viel tieferen Einblick in die Geschäftstätigkeit des Unternehmens.

Die Pflicht zur doppelten Buchführung ist an die gewählte Rechtsform geknüpft. Aber der Jahresumsatz und der Jahresgewinn haben einen entscheidenden Einfluss auf die Buchhaltung. Freiberufler und Selbständige müssen sich hingegen keine Sorgen machen – sie werden als Kleinunternehmer gelten, daher können sie einfach Buch führen.

Grundsätzlich sind alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen zur doppelten Buchführung verpflichtet. Je nach Rechtsform sind dies die oHG, GmbH und AG. Sogar auch Unternehmen, die nicht im Handelsregister angemeldet sind, können bei Überschreitung, wenn der Umsatz- oder Gewinngrenze von 600.000 € oder 60.000 € zur doppelten Buchführung verpflichtet werden.

Rechnungen schreiben: wichtige regeln der Buchführung für Kleinunternehmen

Kleinunternehmer sind nicht von der Rechnungsstellungspflicht befreit. Was eine Rechnung ist, haben wir in diesem Artikel beschrieben, und wie man eine elektronische Rechnung mit dem Rechnungsstellungs-Service von Finom erstellt, in diesem Artikel. Allerdings kann die Rechnungsstellung für sie etwas einfacher sein:

  • Man darf auf Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen – es muss also kein Steuerbetrag abgezogen und am Ende der Rechnung zusammengefasst werden.
  • Bei Ausstellung einer Rechnung muss ein Kleinunternehmer darauf hinweisen, dass er nach § 19 UStG nicht zum Ausweis der Umsatzsteuer berechtigt ist.
  • Wenn Sie das Wort „Kleinunternehmer“ nicht unbedingt verwenden möchten, kann es auch neutral formuliert werden: „Nach § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer erhoben“.

Die Buchhaltungssoftware für das Kleingewerbe 

Wenn Sie Softwareprogramme verwenden, müssen Sie sich an die GoBD halten (zum Beispiel, Daten unveränderbar aufzeichnen). Seit 2015 gilt die GoBD auch für kleine Unternehmen. 

Neu ist auch die Regelung, dass die EÜR nur in elektronischer Form eingereicht werden kann. Das alte und umständliche Papierformular für die Einkommensteuererklärung darf nicht mehr verwendet werden. Das spricht dafür, Ihre Buchhaltung mit einer Software durchzuführen. Papierlose Buchhaltung wird damit zur Wirklichkeit! 

Heutige Programme zeichnen sich durch Automatisierung und Digitalisierung aus. Auch künstliche Intelligenz wird immer wichtiger: Die Buchhaltung kann zunehmend ohne menschliches Zutun durchgeführt werden, da viele Buchhaltungsprozesse automatisiert sind und Buchhaltungsaufgaben ohne menschliche Buchhalter gelöst werden können. Wenn Sie sich noch nicht für eine Buchhaltungssoftware für Ihr Kleingewerbe entschieden haben, können Sie sich unsere Übersicht über die besten Buchhaltungslösungen für kleine Unternehmen durchlesen.

Bei der Suche nach dem richtigen Buchhaltungsprogramm sollten Sie auf die folgenden wichtigsten Funktionen achten:

Einfache und intuitive Erstellung von Angeboten und Rechnungen 

Den Dreiklang „Angebot – Auftrag – Rechnung“ kennen Sie bestimmt aus Ihrem Geschäftsalltag. Diese drei Dokumente sind verknüpft und die Informationen können aus dem zuvor erstellten Dokument abgeleitet werden. Mit einer entsprechenden Buchhaltungssoftware (zum Beispiel sevDesk) können Angebote und Rechnungen mit wenigen Mausklicks ausgestellt werden.

Digitalisierung von Belege und automatische Erkennungen 

Einige Buchhaltungsprogramme können auch Papierrechnungen durch Apps digitalisieren oder Drag-and-Drop-Übertragung vom Computer ins Programm unterstützen. Wenn die Software diese Dokumente dank Machine-Learning-Algorithmen automatisch erkennt und postet, spart man wirklich Zeit und Geld.

Schnittstellen zu Banken, Steuerbehörden und Steuerberatern 

In jedem Fall müssen Sie Ihre Steuererklärung über Elster senden. Es ist am besten, wenn Ihre Buchhaltungssoftware dies mit einem Klick für Sie erledigt. Sorgen Sie dafür, dass Steuererklärungen direkt aus der Software geschickt werden können. 

Natürlich gibt es eine Möglichkeit, die eigene Buchhaltung mit einem Excel-Dokument oder sogar mit Stift und Papier zu führen, aber moderne Buchhaltungsprogramme erleichtern die Arbeit. Es stehen zwei Grundvarianten zur Auswahl:

  • Software zur festen Installation
  • Cloud-Lösungen für Buchhaltung

Die zweite Möglichkeit bietet einen großen Vorteil, weil Sie damit zeit- und ortsunabhängig sind. Dies ist besonders wichtig für die Selbständigen, die oft unterwegs sind. Egal ob installiert oder in der Cloud, die eigenen Bedürfnisse sollten bei der Auswahl im Vordergrund stehen. Freelancer benötigen weniger Funktionen als mittelständische Unternehmen. Die meisten Buchhaltungstools gibt es in einer Vielzahl von Formen. Wenn Sie nur das nehmen, was Sie brauchen, sparen Sie in der Regel Geld. 

Buchhaltung für Kleinunternehmer ist keine Herausforderung. Aber jeder Anfang ist schwer. Wenn Sie Startschwierigkeiten haben oder den Überblick verlieren, ist es sinnvoll, sich Unterstützung zu holen. Finom kann Ihnen damit helfen, so können Sie sicher sein, dass Ihre Buchhaltung in guten Händen ist und demnächst mehr Zeit für das Wesentliche haben.

Buchführung für Kleinunternehmer

Das Finanzamt möchte neben der EÜR oder dem Jahresabschluss auch wissen, wie viel Umsatzsteuer durch Ausgangsrechnungen eingenommen wurde oder wie viel Vorsteuer durch Eingangsrechnungen gezahlt wurde. Von Zeit zu Zeit müssen Sie als Unternehmer die Differenz ausgleichen, wenn die Umsatzsteuer überwiegt. Damit Sie diese Zahlung nicht komplett aus der Bahn werfen, gibt es die sogenannte Umsatzsteuervoranmeldung.

Neben der Umsatzsteuer sollte man sich auch überlegen, ob man nicht sogar unter die Kleinunternehmerregelung fällt. Bestätigt das Finanzamt nach dem Antrag den Status des Kleinunternehmers, muss die Umsatzsteuer nicht mehr gemeldet werden. Die Umsatzsteuervoranmeldung ist vorerst Geschichte.

Die Kleinunternehmerregelung gilt für alle, die im Vorjahr nicht mehr als 22.000 Euro Umsatz gemacht haben und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro verdienen werden.

Was dann im Gegenzug natürlich wegfällt, ist die Möglichkeit, beim Finanzamt Vorsteuer zu verlangen. Das kann gerade bei größeren Investitionen unangenehm sein. Daher sollte sich jeder Unternehmer zweimal überlegen, ob er die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt. Denn sie ist für fünf Jahre bindend.

Finom macht Ihr Geschäftsleben einfacher

Finom erleichtert angehenden Unternehmern das Leben, indem es eine breite Palette von Finanzdienstleistungen und Online-Banking anbietet. Demnach kann Finom Ihnen alles Notwendige zur Verfügung stellen: ein Geschäftskonto, Rechnungsstellung und die Integration von Buchhaltungssoftware mit Lexoffice, DATEV Online, sevDesk, FastBill und mehr. 

Freelancer, kleine Unternehmen und Freiberufler können den kostenlosen Solo-Tarif von Finom ausprobieren, der solche zusätzliche Funktionen wie Multi-Banking und eigene Bankkonten mit lokaler IBAN bietet. Wenn Sie sich in Deutschland befinden, können Sie bereits ein Finom-Konto eröffnen, während Ihr Unternehmen den Registrierungsprozess durchläuft.

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