In eigener Sache

FINOM Features: Wie funktionieren E-Rechnungen?

Es ist nicht einfach, mit all den Neuheiten Schritt zu halten, die den Alltag von Unternehmer:innen, KMUs und Freiberufler:innen beeinflussen, insbesondere wenn es um Digitalisierung von Prozessen geht. Die elektronische Rechnungsstellung steht dabei an vorderster Stelle, und obwohl sie nicht wirklich als Neuheit zu bezeichnen ist, kann diese in der Verwaltung und Buchhaltung immer noch Schwierigkeiten bereiten. Was den Fintech-Sektor betrifft, ist Deutschland derzeit sicher unter den fortschrittlichsten Ländern vertreten und genau deshalb konsolidiert FINOM zunehmend sein Serviceangebot in diesem Land.

Von der EU-Richtlinie 2014/55/EU bis hin zum Steuervereinfachungsgesetz von 2011 setzt Deutschland bereits seit Jahren EU-Vorgaben in nationales Recht um, sodass die elektronische Rechnungsstellung sowie der Austausch von E-Rechnungen problemlos verlaufen kann.

Deutschland führend bei elektronischen Rechnungen

Die Digitalisierung der Wirtschaft der verschiedenen Länder ist eine der Prioritäten der Europäischen Kommission, die den Fortschritt durch einen spezifischen Index, den sogenannten DESI (Digital Economy and Society Index) überwacht. Dieser Index berücksichtigt verschiedene Metriken: Konnektivität, Digitalisierungsgrad der Wirtschaft, Bestehen digitaler öffentlicher Dienste, tägliche Nutzung des Internets durch Bürger bis hin zum Vorhandensein von Humankapital im digitalen Sektor. In einem Ranking, das mit dieser Statistik verknüpft ist, lag Deutschland 2019 auf Platz 12 und hat sich damit im Vergleich zu 2018 einen Platz nach oben gearbeitet, jedoch im Vergleich zu 2017, wo Deutschland auf Platz 11 lag, einige Positionen eingebüßt. Die Bundesrepublik liegt jedoch stets über dem Durchschnitt der restlichen Mitgliedstaaten der Europäischen Union.

Die deutsche Geschäftswelt zeigt sich auch äußerst aufgeschlossen gegenüber Veränderungen digitaler Natur: Der Einsatz von elektronischer Rechnungsstellung ist bereits weit verbreitet, insbesondere in sehr einflussreichen Bereichen der Volkswirtschaft wie der Automobilbranche, dem Einzelhandel, der Chemie und dem Maschinenbau. Denn die Vorteile sind vielfältig: Rechnungsstellung in elektronischer Form ermöglicht es Freiberufler:innen, KMUs und Unternehmen, die Prozeduren zu vereinfachen, fördert die Transparenz und begrenzt das Risiko der Steuerhinterziehung. Nicht zuletzt ist die Ausstellung der elektronischen Rechnung zeitsparend und in gewissem Sinne auch ökologischer.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Es handelt sich dabei um eine Rechnung in digitalem Format und umfasst nicht nur die Erstellung einer PDF-Datei, sondern den gesamten E-Rechnungsprozess: Mit dieser Bezeichnung ist die Gesamtheit aller Schritte von der Erstellung zur Listung der gesamten Positionen, Versand und Archivierung des Dokuments gemeint. 

Wenn du dich auf einen Service wie auch jenen, der von FINOM angeboten wird, verlassen möchtest, kannst du nicht nur Rechnungen schnell und effizient erstellen, sondern auch deren Bezahlung überwachen. Du kannst z.B. Zahlungserinnerungen versenden, das Kapital durch einen Bankabgleich im Auge behalten, Rechnungen im PDF-Format exportieren und verschiedenen Personen, wenn nötig, ein leicht  zugängliches und übersichtliches Archiv aller ausgestellten elektronischen Rechnungen und gegebenenfalls deren Zahlungsstatus zur Verfügung stellen. Wenn du dich also gefragt hast, ob du nicht nur Rechnungen ausstellen, sondern auch sicherstellen kannst, dass diese archiviert werden, ist dieser Service genau das Richtige für dich.

Wir wollen uns nun Schritt für Schritt ansehen, wie über die FINOM-Plattform elektronische Rechnungen ausgestellt werden. Der Prozess ist wirklich einfach: Wenn du bereits alle benötigten Daten hast, dauert es weniger als eine Minute, um eine elektronische Rechnung zu erstellen!

1) Gib die Referenzen deiner Kund:innen an

Wir beginnen natürlich mit einer der wichtigsten Informationen: Für wen stellst du die Rechnung aus? Über FINOM kannst du alle notwendigen Daten eingeben, damit das Dokument vollständig und fehlerfrei ist. Achte darauf, alle mit einem Sternchen gekennzeichneten Felder, also alle Pflichtfelder, auszufüllen.

Sobald du alle Daten deiner Kund:innen eingegeben hast, kannst du diese speichern, um sie beim nächsten Mal, wenn du eine neue Rechnung ausstellen musst, schneller abrufen zu können.

2) Gib die Rechnungsnummer ein

Jede Rechnung, um sich von den anderen unterscheiden zu können, muss mit einer eigenen Nummer versehen werden! Überprüfe immer, ob die Nummern fortlaufend sind - es kann nicht mehrere Rechnungen mit der gleichen Nummer im selben Jahr geben.

3) Gib die Details deiner Dienstleistung bzw. deines Produktes an

Gib die vollständige Beschreibung der erbrachten Dienstleistung oder des verkauften Produkts an sowie genaue Mengenangaben.

Hier muss auch der Preis eingegeben werden, den du mit deinen Kund:innen vereinbart hast und mit der Angabe der Steuern vervollständigt werden, die dann das System genau berechnet.

4) Letzter Check vor dem Speichern 

FINOM ermöglicht es dir, anhand einer Vorschau die Rechnung, die du gerade ausgefüllt hast, zu kontrollieren: Nutze diese Funktion, um sicherzustellen, dass du alle Daten korrekt eingegeben hast und dass die Dienstleistungen oder Produkte, die du deinen Kund:innen verkauft hast, ausführlich beschrieben sind. Anschließend musst du nur auf "Speichern" klicken und dann kannst du dich wieder deinen Tätigkeiten widmen.

5) Brauchst du Hilfe? Kontaktiere uns im Chat!

Solltest du beim Ausfüllen der elektronischen Rechnung auf FINOM irgendwelche Zweifel haben, dann kein Grund zur Sorge: Auf unserer Website findest du unten rechts ein Chat-Symbol, über welches du direkt mit uns in Kontakt treten kannst.

6) Und jetzt?

Die E-Rechnung, die du auf der FINOM-Website erstellt hast, muss nicht exportiert werden: Über unsere Plattform kann dein:e Kund:in sie per WhatsApp, auf seinen sozialen Profilen oder direkt per E-Mail erhalten. Das Portal erstellt nämlich automatisch einen Identifikationslink für dein Dokument und sorgt dafür, dass es in wenigen Sekunden an den Empfänger weitergeleitet wird.

Wird die Rechnung nicht innerhalb der Frist bezahlt, kannst du dich, wie bereits erwähnt, auf die Funktion "Zahlungserinnerung" verlassen. FINOM sorgt dafür, dass peinliche Gespräche vermieden werden, indem es eine automatische Benachrichtigung an deine Kund:innen sendet, um sie daran zu erinnern, dass die Rechnung noch ausstehend ist.

***

Bevor du dich nun anderem widmest, würden wir gerne von dir wissen, ob du bereits mit FINOM in Kontakt gekommen bist. Wir bieten nämlich die smartesten Produkte für KMUs, Freiberufler:innen und Selbstständige an! Unsere Finanzdienstleistungen vereinen Banking, Buchhaltung und Rechnungsfunktionen in einer digitalen Lösung, die immer auf deinem Smartphone verfügbar ist. Egal, wo du gerade bist, du hast immer Zugriff auf dein Konto und kannst alle Angelegenheiten schnell, einfach und sicher erledigen. Schau doch mal vorbei, um herauszufinden, was wir noch so alles an finanziellen Vorteilen für dich auf Lager haben.

Nutze FINOM

Der schnellste und einfachste Online Geschäftsbanking für KMU, Freiberufler und Selbständige in Europa.

Kostenfrei starten

Ähnliche Beiträge