Relatiegeschenken aftrekbaar maken is een belangrijk onderwerp voor ondernemers die hun bedrijfskosten willen optimaliseren. Als u een bedrijfseigenaar, een zelfstandige of een financiële professional bent, kunt u optimaal profiteren van de fiscale mogelijkheden rond relatiegeschenken. In dit artikel bespreken we de regels en voorwaarden die van toepassing zijn op de aftrekbaarheid van btw op relatiegeschenken.

Inhoud

Wat is een relatiegeschenk?

Een relatiegeschenk is een cadeau dat een bedrijf geeft aan zijn klanten, medewerkers, of andere zakelijke relaties. Deze geschenken worden vaak gegeven om waardering te tonen, klantloyaliteit te bevorderen of nieuwe klanten aan te trekken. Denk bijvoorbeeld aan kerstpakketten, promotieartikelen, of andere attenties die een positieve indruk achterlaten bij de ontvanger.

Het geven van btw-aftrekbare relatiegeschenken is een populaire manier om zakelijke banden te versterken, maar het is belangrijk om de fiscale regels te kennen.

Aftrekbaarheid van relatiegeschenken aan werknemers

Bedrijven geven vaak relatiegeschenken aan hun personeel, vooral tijdens feestdagen of speciale gelegenheden. Relatiegeschenken zijn beperkt aftrekbaar als het gaat om btw, dit hangt af van de waarde van de geschenken en de btw-drempel die van toepassing is. Met andere woorden, als het bedrag dat u uitgeeft aan relatiegeschenken binnen bepaalde grenzen blijft, kunt u de btw gedeeltelijk of volledig aftrekken.

U kunt de btw per jaar aftrekken, maar per jaar mag de waarde niet meer dan € 227 per relatie bedragen. Houd er rekening mee dat deze relatiegeschenken onder de categorie zakelijke kosten vallen, en dat de belastingdienst specifieke regels hanteert over hoeveel btw u mag aftrekken, afhankelijk van of het geschenk wordt beschouwd als onderdeel van gemengde kosten. Verderop in het artikel bespreken we alle relevante belastingimplicaties.

Aftrekbaarheid van relatiegeschenken voor familieleden en klanten

Naast werknemers geven bedrijven ook regelmatig relatiegeschenken aan familieleden van werknemers of aan klanten. Deze geschenken hebben vaak een marketing- of promotiedoel en kunnen onder de noemer 'representatiekosten' vallen.

Voor deze relatiegeschenken geldt een drempelbedrag, wat betekent dat u rekening moet houden met bepaalde grenzen om fiscaal voordeel te behalen. Het is ook belangrijk om te weten wanneer u de btw mag aftrekken en hoe de belasting toegevoegde waarde van toepassing is.

Vergeet niet dat de regels voor familieleden en klanten kunnen verschillen van die voor werknemers, en in sommige gevallen kan schenkbelasting van toepassing zijn. Zorg ervoor dat u uw btw-nummer correct vermeldt bij het registreren van deze kosten.

Zijn relatiegeschenken btw-plichtig?

Btw-relatiegeschenken zijn onderhevig aan btw, afhankelijk van de waarde en de ontvanger:

  • Niet-belastbare geschenken: geschenken die binnen de gestelde waarde blijven, zijn vrijgesteld van btw-aftrekbeperkingen. Dit geldt ook als de ontvanger geen ondernemer is.
  • Belastbare geschenken: als de waarde van het relatiegeschenk exclusief btw boven de gestelde grens ligt, kan de btw niet volledig worden afgetrokken. In dit geval moeten bedrijven rekening houden met de fiscale gevolgen, vooral als de ontvanger minder dan 30% van de btw kan aftrekken.

Relatiegeschenken zijn fiscaal aftrekbaar als aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan. Het is van groot belang voor bedrijven om te weten welke geschenken belastbaar zijn en welke niet, omdat dit direct invloed heeft op de aftrekbaarheid van de btw.

Wat is de btw-drempel en geschenken boven de drempel?

Voor relatiegeschenken geldt een btw-drempel van € 227 exclusief btw per relatie per jaar. Als de waarde van de geschenken onder deze drempel blijft, kan de btw volledig worden afgetrokken. Dit betekent dat bedrijven strategisch kunnen profiteren van fiscale voordelen door hun uitgaven aan relatiegeschenken binnen deze grens te houden.

Overschrijdt de waarde deze drempel, dan is de btw niet meer volledig aftrekbaar, tenzij de ontvanger een btw-plichtige onderneming is. Het bijhouden van de waarde van de geschenken is daarom cruciaal om ervoor te zorgen dat u optimaal gebruik maakt van de btw-aftrek. 

Bovendien helpt dit u te voorkomen dat u onverwachts geconfronteerd wordt met beperkte aftrekbaarheid, wat nadelige gevolgen kan hebben voor uw financiële planning. Het is ook verstandig om regelmatig te controleren of de waarde van uw btw-relatiegeschenken binnen de vastgestelde drempel blijft, zodat u niet onbewust de grens overschrijdt en daarmee uw aftrekbaarheid in gevaar brengt.

Wanneer kan de btw op relatiegeschenken worden afgetrokken?

De aftrek van de btw op relatiegeschenken is mogelijk onder bepaalde voorwaarden, waarbij het doel en de waarde van het geschenk een cruciale rol spelen. Als de geschenken worden ingezet voor promotieactiviteiten of om nieuwe zakelijke kansen te realiseren, kan de btw vaak worden afgetrokken.

De btw is volledig aftrekbaar als de ontvanger van het geschenk de btw ook zelf had kunnen aftrekken. Bijvoorbeeld, als een bedrijf een geschenk van € 50 (exclusief btw) aan een bestaande klant geeft, kan de byw volledig worden afgetrokken. Geschenken die op een beurs of evenement worden gegeven om nieuwe klanten te werven, zijn ook volledig aftrekbaar als relatiegeschenk.

Voor een succesvolle btw-aftrek is het noodzakelijk dat bedrijven een gedetailleerde administratie bijhouden. Voor de btw-aftrek zijn de volgende documenten en bewijzen nodig:

  • Facturen: een correcte factuur waarop de btw duidelijk staat vermeld, is essentieel voor de aftrek.
  • Ontvangstbewijzen: bewijs dat de relatie het geschenk heeft ontvangen, kan helpen om de zakelijke aard van de uitgave te onderbouwen.
  • Administratie: een goede administratie waarin de geschenken en hun waarde zijn vastgelegd, is cruciaal voor eventuele controles door de belastingdienst.

Het nauwkeurig registreren van deze kosten is essentieel om volledig te voldoen aan de fiscale eisen en de aftrek van de btw te maximaliseren.

Relatiegeschenk zzp: bijzondere kenmerken

Zelfstandigen (zzp'ers) kunnen de btw op relatiegeschenken aftrekken, mits deze een zakelijk doel dienen, zoals het versterken van klantrelaties. Het is cruciaal dat zzp'ers een nauwkeurige administratie bijhouden om de zakelijke aard van deze uitgaven te bewijzen.

Als de waarde van een geschenk per relatie per jaar onder de € 227 exclusief btw blijft, is de btw op het relatiegeschenk volledig aftrekbaar. Bij overschrijding van deze grens kan de aftrek beperkt worden. Persoonlijke geschenken of geschenken zonder zakelijk doel zijn niet aftrekbaar. Zorg dus voor een goede registratie om optimaal gebruik te maken van de fiscale voordelen.

Btw-relatiegeschenk aftrekbaar: bijzondere kenmerken van het geven van geschenken aan uzelf

In sommige gevallen kan een ondernemer ervoor kiezen om een relatiegeschenk aan zichzelf te geven. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer de ondernemer zichzelf beschouwt als een van de belangrijkste klanten van zijn bedrijf.

Echter, het geven van geschenken aan zichzelf heeft specifieke fiscale implicaties. Het geven van geschenken aan uzelf wordt doorgaans niet als een zakelijke uitgave beschouwd, wat betekent dat de gebruikelijke regels voor relatiegeschenken niet van toepassing zijn. In plaats daarvan worden deze geschenken vaak gezien als persoonlijke uitgaven, wat invloed heeft op de belastingbehandeling.

Omdat geschenken aan uzelf niet als zakelijke kosten worden beschouwd, zijn ze niet onderworpen aan de gebruikelijke belastingvoordelen die van toepassing zijn op relatiegeschenken aan derden. Dit houdt in dat u geen recht hebt op btw-aftrek of andere fiscale voordelen.

Het is dus belangrijk om goed na te denken over de financiële impact van het geven van geschenken aan uzelf, aangezien deze uitgaven volledig uit eigen zak komen en niet kunnen worden teruggevorderd via belastingaftrek.

Relatiegeschenken en btw-aftrek: hoeveel is aftrekbaar?

In Nederland geldt de regel dat 80% van de kosten voor zakelijke geschenken, die vallen onder representatiekosten, aftrekbaar zijn van de belastbare winst. Dit betekent dat slechts een deel van de kosten van dergelijke geschenken voor fiscale doeleinden in aanmerking komt. 

Let wel op dat deze regel niet van toepassing is op alle soorten geschenken. Bijvoorbeeld, voedsel, drank en genotmiddelen, die u privé gebruikt, zijn niet aftrekbaar. 

Het persoonlijke deel van 20% is niet aftrekbaar en wordt aan het einde van het jaar bij de winst opgeteld om misbruik en oneigenlijk gebruik van middelen te voorkomen. Voor ondernemers voor de vennootschapsbelasting geldt het percentage van 73,5%.

Relatiegeschenken kunnen een waardevol middel zijn om zakelijke relaties te versterken en klantenloyaliteit op te bouwen. Door te weten wanneer en hoe btw kan worden afgetrokken, kunnen bedrijven hun fiscale positie verbeteren en tegelijkertijd hun marketingdoelen bereiken. Houd de drempelbedragen en voorwaarden in de gaten om ervoor te zorgen dat u volledig voldoet aan de belastingwetgeving en het meeste uit uw relatiegeschenken haalt.

Lees onze andere artikelen:

Laatste artikelen

Bericht delen