La differenza tra fatturazione elettronica e fatturazione tradizionale

Le differenze principali tra fatturazione elettronica e fatturazione tradizionale in formato digitale

Andiamo con ordine.

Che cos'è una fattura cartacea?

La fattura cartacea è un documento finanziario che può essere emesso digitalmente da un PC o anche a mano. È importante che la fattura contenga tutti gli elementi richiesti dalla legge e sia emessa in due copie: una deve essere consegnata al cliente e l'altra deve rimanere presso l'emittente per la conservazione e la registrazione. Sia le fatture cartacee che quelle elettroniche devono contenere gli elementi richiesti dall'articolo 21 del DPR 633/1972, ovvero: numero della fattura, data di emissione della fattura, data di pagamento (se diversa dalla data di emissione); data di emissione; dati fiscali dell'emittente della fattura (nome e cognome o ragione sociale, indirizzo completo, partita IVA e codice fiscale); dati del cliente (ragione sociale o nome e cognome, indirizzo completo, codice fiscale ed eventuale partita IVA); elenco e descrizione (natura, qualità e quantità) dei beni venduti o dei servizi prestati; prezzo unitario e numero di pezzi;

imponibile; aliquota IVA applicabile, se del caso, o eventuale clausola di esenzione IVA; importo totale da pagare. Per saperne di più su cosa sia una fattura e quali dati debba contenere, leggi qui.

Una fattura elettronica e una fattura inviata digitalmente non sono la stessa cosa

Innanzitutto, dobbiamo precisare che un errore in cui spesso si rischia di cadere è confondere la fattura elettronica con la fattura in formato digitale, spesso allegata in formato PDF a un messaggio di posta elettronica. In questo caso, la fattura è in formato elettronico, ma non è elettronica!

Cos'è la fattura elettronica?

La differenza principale tra fattura elettronica e fattura tradizionale è evidente: la fattura elettronica dovrà essere obbligatoriamente redatta tramite computer (tablet o smartphone) in formato .xml e dovrà essere trasmessa elettronicamente tramite il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate (SDI).

Il SDI provvederà a:

• Controllare la correttezza dei dati e dei parametri inseriti. A tal fine, ha 5 giorni di tempo per farlo e, nel caso riscontrasse degli errori, provvederà a rimandare indietro al mittente la fattura emessa che sarà quindi considerata non inviata: bisognerà perciò correggere gli errori e inviarla nuovamente.
• Inviare al mittente una ricevuta di recapito con la data e l’ora di consegna del documento;

Solo passando attraverso il Sistema di Interscambio la fattura può considerarsi realmente emessa e dovrà essere conservata per 10 anni in formato elettronico. Per effettuare tutte queste operazione sul mercato sono disponibili numerosi software per la fatturazione elettronica, tra cui Finom. Con il servizio di fatturazione di Finom, le fatture possono essere create e inviate in pochi secondi grazie alle funzioni di automazione e gestione dei documenti integrate.

La fattura elettronica e quella analogica, sono poi soggette a una diversa gestione documentale

Se per la fattura analogica è possibile optare tra conservazione documentale cartacea tradizionale (per questo dovrà essere stampata) e conservazione sostitutiva, la fattura elettronica è soggetta esclusivamente a quest’ultima modalità di conservazione. Ricordiamo che per conservazione sostitutiva si intende la conservazione elettronica di un documento. Questa procedura, regolata dalla legge, conferisce un valore legale al documento informatico.

La copia cartacea di una fattura elettronica ha validità?

Per rispondere a questa domanda, dobbiamo fare riferimento a due distinte casistiche:

1. Le aziende e i liberi professionisti con partita IVA sono obbligati a emettere fatture elettroniche anche verso soggetti non titolari di partita IVA e devono consegnare loro una copia della fattura elettronica emessa. La copia cartacea rilasciata al consumatore finale avrà piena validità di legge e pieno valore ai fini fiscali.
2. Per le fatture elettroniche emesse nei confronti di titolari di partita IVA, invece, vale sempre e solo la fattura elettronica. In questo caso è sempre possibile consegnare una copia cartacea al cliente ma si tratta di una sorta di “copia di cortesia” sulla quale è consigliabile apporre una locuzione che evidenzi che non ha valore fiscale.

Chi è esonerato dall'obbligo di fatturazione elettronica?

Secondo la Legge di Bilancio 2018 e Legge di bilancio 2021, i seguenti soggetti sono esenti dall'obbligo di fattura elettronica:

• Coloro che applicano il regime forfettario;
• Coloro che applicano il regime dei minimi, o regime di vantaggio;
• Le cessioni di prestazioni e servizi rese nei confronti di non residenti, comunitari ed extracomunitari;
• I contribuenti obbligati a inviare i dati al Sistema Tessera Sanitaria sono medici, fisioterapisti, igienisti e altri operatori che offrono servizi sanitari a privati. 

A partire dal 1° luglio 2022, i contribuenti forfettari e minimi che nel 2021 hanno percepito redditi o compensi superiori a 25.000 euro, nonché coloro che fatturano alla pubblica amministrazione, dovranno emettere fatture elettroniche.

A partire dal 1° gennaio 2024, l'obbligo si estenderà a tutti gli altri contribuenti con aliquota fissa e minima che fino a quel momento erano esenti dall'imposta.