Come funziona la fattura elettronica: guida al sistema di interscambio

Come funziona la fattura elettronica? Questo sistema consente di digitalizzare l'emissione e la gestione delle fatture attraverso il Sistema di Interscambio (SdI). Vediamo nel dettaglio come funziona la fatturazione elettronica e analizziamo i vantaggi di questo tipo di emissione di documenti fiscali all'interno della vostra azienda.

Che cos'è la fattura elettronica e perché è importante?

La fatturazione elettronica è un sistema di gestione digitale delle fatture tra clienti e fornitori. Esso permette di gestire l'intero ciclo di vita del documento.

In altre parole, la fatturazione elettronica è un processo digitale che consente l'emissione, la trasmissione, la ricezione e l'archiviazione delle fatture in formato elettronico, tipicamente XML. Questo sistema automatizza le varie fasi della fatturazione, migliorando l'efficienza e riducendo gli errori rispetto ai tradizionali metodi cartacei.

Una fattura elettronica viene inviata tramite il Sistema di Interscambio (SdI), mentre una fattura tradizionale può essere inviata fisicamente o via e-mail in formato PDF. Il passaggio dalla fattura tradizionale a quella elettronica rappresenta un significativo passo avanti nella digitalizzazione dei processi aziendali.

I vantaggi sono molteplici:

Nessuna necessità di stampare e conservare fisicamente le ricevute;
Drastica riduzione dei tempi e dei potenziali errori nella compilazione;
Semplificazione del monitoraggio di entrate e uscite;
Semplificazione della conservazione delle fatture, che può essere effettuata comodamente online;
Minor impatto sull’ambiente grazie al passaggio dalla carta all'elettronica.

La fatturazione elettronica è obbligatoria per le transazioni con la Pubblica Amministrazione (PA), il che ha portato a una maggiore trasparenza nelle relazioni commerciali e a un monitoraggio più efficace delle spese pubbliche. La digitalizzazione dei processi offre numerosi vantaggi sia per le imprese che per la PA, favorendo una modernizzazione complessiva del settore produttivo italiano (stimolando l'adozione di tecnologie digitali anche nel settore privato).

Chi è tenuto a emettere la fattura elettronica?

La fatturazione elettronica in Italia è obbligatoria dal 2019 per tutti i soggetti con partita IVA. Riguarda sia le aziende nel settore pubblico che in quello privato.

Le regole di base sono definite dal Decreto Legislativo 127/2015, che ha introdotto il Sistema di Interscambio (SdI). Si tratta di una piattaforma gestita dall’Agenzia delle Entrate per il monitoraggio e la trasmissione delle fatture elettroniche.

L'emissione della fattura elettronica è, quindi, obbligatoria per una larga platea di aziende e professionisti, tra cui:

Imprese che emettono fatture alla Pubblica Amministrazione (PA) e ad altri enti pubblici;
Imprese che emettono fatture alle società quotate in Borsa;
Imprese e titolari di partita IVA che operano tra pari;
Imprese e titolari di partita IVA che emettono fatture verso clienti (anche privati) residenti o domiciliati in Italia.

Per le fatturazioni da e verso aziende e professionisti esteri, invece, non è obbligatorio utilizzare la fatturazione elettronica.

Ricordiamo, inoltre, che a partire dal 1° gennaio 2024, l'emissione delle fatture elettroniche è diventato un obbligo anche per le partite IVA in regime forfettario. L'obbligo fatturazione elettronica forfettari si applica a prescindere dal fatturato (Decreto Legge n. 36/2022).

Le sanzioni per la mancata emissione e/o conservazione della fattura elettronica

La mancata emissione della fattura elettronica, o la sua emissione in un formato non conforme, comporta delle sanzioni amministrative. Queste multe vanno dal 5% al 10% dell’imponibile non dichiarato o registrato.

Se l’omissione riguarda fatture con IVA esposta, la sanzione può arrivare fino a 250 euro per documento.

Le fatture elettroniche devono essere conservate digitalmente per un periodo minimo di 10 anni. La mancata conservazione può comportare una multa fino a 1.000 euro per ciascuna violazione documentale.

Come funziona la fattura elettronica?

A riguardo di come fare la fattura elettronica, devi avere a disposizione:

Un dispositivo digitale (PC, tablet o smartphone);
Un software apposito per la creazione del documento in formato XML e l'invio al sistema SdI;
Una firma digitale qualificata.

La compilazione può essere effettuata accedendo al programma dal tuo dispositivo. Bisogna, inoltre, avere cura di inserire tutti i campi obbligatori:

Dati del venditore e del cliente: codice fiscale, partita IVA, nome dell'azienda e indirizzo;
Data e numero della fattura;
Descrizione del servizio/prodotto, quantità e importo;
Codice univoco del destinatario o mail PEC per identificare correttamente il cliente nel sistema dell'Agenzia delle Entrate.

Dopo aver compilato tutte le informazioni richieste, il programma ti permetterà di aggiungere la firma digitale e di inviare la fattura elettronica alla coda SdI.

Come funziona la fatturazione elettronica?

Che cos'è il Codice Univoco?

Il Codice Univoco (o Codice Destinatario) è un identificativo di 6 cifre fornito dal sistema SdI per ciascun soggetto con partita IVA. Esso consente di recapitare le fatture direttamente al destinatario corretto, compresa anche una fattura PA.

Per chi non possiede un Codice Univoco (ad esempio, per i soggetti privati), nel campo Codice Destinatario va inserito il codice “0000000”. Va, inoltre, compilato l'indirizzo di posta elettronica certificata.

A che cosa serve la firma digitale?

La firma digitale garantisce l’autenticità e l’integrità della fattura elettronica. Essa conferma che il documento non è stato alterato dopo la sua emissione. Questa firma è obbligatoria e conferisce valore legale alla ricevuta.

La firma è resa tramite certificati emessi da un’autorità di certificazione riconosciuta e aggiunta al file XML. Il servizio è solitamente compreso all'interno dei principali software fatturazione elettronica.

Come avviene la ricezione e la verifica da parte del destinatario?

Il destinatario può accettare la fattura ricevuta tramite il proprio Codice Univoco o PEC.

Una volta ricevuta la fattura, il cliente può accedere al portale "Fatture e Corrispettivi" tramite l'area riservata dell’Agenzia delle Entrate. L'accesso avviene con le proprie credenziali SPID, CNS o Entratel.

Sul portale, si possono controllare i dettagli della fattura, come il numero, la data, l’importo, le voci di spesa e l’IVA applicata. Questo passaggio permette di accertarsi che le informazioni siano corrette e che corrispondano ai servizi o prodotti acquistati.

Quali sono le notifiche di stato inviate dal Sistema di Interscambio?

Il Sistema di Interscambio (SdI) invia delle notifiche all'emittente del documento per aggiornarlo sullo stato della fattura elettronica in ogni fase del processo.

Queste notifiche possono essere:

Conferma di accettazione: una volta che la fattura viene trasmessa e ricevuta dal destinatario, il sistema invia una notifica di "Conferma di accettazione".
Notifica di rifiuto: se il destinatario rileva degli errori nei dati della fattura, può respingere il documento. In questo caso, l'emittente riceve una "Notifica di rifiuto" contenente le ragioni del ritorno indietro della ricevuta.
Notifica di scarto: prima che la fattura raggiunga il destinatario, il sistema SdI controlla che il file sia tecnicamente corretto e conforme al formato XML richiesto. Se non soddisfa questi requisiti, viene inviata una "Notifica di scarto".

Nel caso dello scarto, la fattura non è considerata emessa. L'emittente, quindi, deve correggere l’errore e rinviare il documento.

Esempio di fattura elettronica

Riportiamo di seguito un esempio di fattura elettronica conforme agli standard richiesti dal Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate. In questo caso ipotetico, l’azienda “Studio Informatico Srl” ha fornito una consulenza in sicurezza informatica alla società cliente “Alfa Impianti Spa”.

Vediamo di seguito sia la fattura in formato XML che la versione semplificata. Quest'ultima è inviabile direttamente al cliente come copia per il pagamento.

Per quanto devono essere conservate le fatture elettroniche?

L’articolo 2220 del Codice Civile prevede che le registrazioni contabili, incluse le fatture elettroniche, debbano essere conservate per un periodo di 10 anni a partire dall’ultima data di registrazione. La conservazione non si limita a una semplice archiviazione dei file, ma deve seguire un processo tecnico specifico che assicuri l'integrità, l'autenticità e la leggibilità dei documenti nel tempo.

Conservare la fattura elettronica è obbligatorio sia per le fatture emesse che per quelle ricevute. La conservazione delle fatture deve avvenire nel rispetto del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR). Ciò implica che le aziende devono gestire i dati personali contenuti nelle fatture in modo conforme alle normative sulla privacy, garantendo diritti come l'accesso e la cancellazione dei dati da parte degli interessati.

Per garantire una corretta conservazione delle fatture elettroniche, le aziende possono utilizzare diversi strumenti e servizi:

L'Agenzia offre un servizio di conservazione elettronica a norma per tutte le fatture emesse e ricevute attraverso il Sistema di Interscambio. Questo servizio è accessibile tramite il portale "Fatture e Corrispettivi".
Diverse software house offrono servizi di conservazione che rispettano le normative vigenti, garantendo adeguate misure di sicurezza e organizzative.

Software e strumenti per la fatturazione elettronica

Un software di fatturazione elettronica rende molto più semplice l'intera gestione dei documenti fiscali. Tramite questi programmi è, infatti, possibile:

Creare direttamente le fatture elettroniche;
Generare sia il file XML che la versione semplificata;
Effettuare direttamente l'invio al sistema SdI.

Tra i migliori applicativi di questa tipologia, Finom si distingue per la sua usabilità. La piattaforma è infatti progettata proprio per rendere più semplice e veloce il processo di gestione finanziaria di un'azienda.

Con un'interfaccia intuitiva, il sistema permette di creare e inviare fatture in pochi secondi. Integra, inoltre, delle funzionalità di auto completamento per i clienti abituali, oltre che dei modelli personalizzabili. Le fatture includono, in aggiunta, un link di pagamento diretto che permette di accelerare i tempi di riscossione.

Domande frequenti su come funziona la fattura elettronica

Come pagare una fattura elettronica?

È possibile pagare una fattura elettronica tramite bonifico bancario, in contanti oppure con assegno. Se si preferisce un sistema di addebito diretto, si può utilizzare la ricevuta bancaria (Ri.Ba) od optare per il RID in caso di addebiti continuativi.

Alcune aziende offrono anche delle soluzioni di pagamento digitale tramite lettori di carte od online con carta di credito o debito. Altre opzioni possibili includono il bollettino postale o il sistema MAV per i pagamenti automatizzati.

Come funziona la fatturazione elettronica?

La fattura elettronica viene compilata tramite un software di fatturazione. Viene, quindi, firmata digitalmente apponendo una firma digitale, oltre che una marca temporale. Queste aggiunte rendono immodificabile il contenuto della ricevuta fiscale. Successivamente, la fattura viene inviata al destinatario tramite il Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate.

Quali sono i requisiti legali e tecnici per la fattura elettronica?

La fattura elettronica deve contenere tutti i dati obbligatori previsti dal Codice Civile e dalla normativa IVA. Essi includono:

L'identificazione delle parti,
La descrizione dettagliata dei beni o servizi,
La base imponibile,
L'importo dell'IVA,
La modalità di pagamento.

Tra i requisiti tecnici, ricordiamo che la fattura elettronica deve essere emessa in formato XML. Deve, inoltre, essere firmata digitalmente per garantirne l'autenticità e l'integrità. Va, infine, trasmessa tramite il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate.

Cosa occorre per fare una fattura elettronica?

Per emettere una fattura elettronica è necessario avere a disposizione:

Un dispositivo come un PC, uno smartphone o un tablet;
Un software di fatturazione con collegamento al Sistema di Interscambio (SdI);
Una firma digitale.

Quanto si paga per la fatturazione elettronica?

I costi della fatturazione elettronica dipendono dal servizio scelto. L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un portale gratuito per l'emissione e l'invio dei documenti fiscali. Esso è ideale per chi non ha esigenza di particolari funzionalità avanzate.

La maggior parte dei professionisti, però, opta per una gestione più completa con un software di fatturazione a pagamento come Finom. Queste piattaforme prevedono un abbonamento che può essere mensile o annuale. Nel caso di Finom, ad esempio, si parte da 14 euro al mese per il piano più economico.

Quali sono le fasi della fatturazione elettronica?

Le fasi della fatturazione elettronica sono:

Compilazione della fattura;
Emissione del documento in formato XML;
Invio della fattura al sistema SdI;
Verifica da parte del Sistema di Interscambio;
Trasmissione del documento al destinatario;
Conservazione della fattura.

Qual è il codice univoco e come si ottiene?

Il Codice Univoco è un numero identificativo composto da 6 cifre che viene utilizzato nel sistema di fatturazione elettronica. Esso serve per identificare le Pubbliche Amministrazioni destinatarie dei documenti. Per individuare il codice univoco di una Pubblica Amministrazione, si può consultare l'Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA). Questo portale raccoglie tutte le informazioni sugli enti pubblici, come il domicilio digitale, l’indirizzo PEC e il Codice Univoco Ufficio (CUU).

Cos’è il codice SDI e perché è importante?

Il codice SDI è un identificativo alfanumerico di 7 caratteri. Esso consente al Sistema di Interscambio di inoltrare la fattura elettronica all’indirizzo telematico corretto del destinatario. Questo numero è fondamentale per garantire la tracciabilità e la sicurezza nella consegna del documento fiscale.

Quali sono gli errori più comuni nella fatturazione elettronica e come evitarli?

Gli errori più comuni nella fatturazione elettronica sono:

L’inserimento errato del codice destinatario o della PEC,
La presenza di dati incompleti o imprecisi sui prodotti e servizi,
L'uso di formati non conformi allo standard XML richiesto dal sistema SdI.

Per evitarli, è importante verificare attentamente i dati di fatturazione immessi nel documento. È consigliato anche utilizzare un software che effettui dei controlli automatici sui campi obbligatori.

Come conservare le fatture elettroniche?

Le fatture elettroniche devono essere conservate per almeno 10 anni dopo la loro emissione. La conservazione può essere gestita tramite il portale "Fatture e Corrispettivi" dell'Agenzia delle Entrate. Altrimenti, è possibile avvalersi di uno dei molti software di fatturazione elettronica che offrono delle funzionalità di conservazione sostitutiva che semplificano questo processo.

Cosa succede se non si invia una fattura elettronica?

Se una fattura elettronica non viene inviata, si rischiano delle sanzioni amministrative. Queste multe possono variare dal 5% al 10% dell’imponibile della fattura non registrata. In caso di omessa registrazione IVA, la sanzione può arrivare fino a 250 euro per documento.

Come scegliere il software di fatturazione elettronica?

Per scegliere il software di fatturazione elettronica, valuta i seguenti aspetti:

La facilità d'uso;
L'integrazione con il Sistema di Interscambio (SdI);
La presenza di funzionalità di conservazione digitale automatica dei documenti fiscali;
Le funzioni aggiuntive come la gestione contabile, i promemoria di pagamento e il supporto tecnico.

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