La contabilità ordinaria permette di registrare ogni operazione aziendale e di definire correttamente i ricavi di un'azienda. In questa guida analizziamo quando si applica, come funziona e quali adempimenti comporta per le imprese.
Che cos'è la contabilità ordinaria?
La contabilità ordinaria è il sistema utilizzato per registrare in modo completo tutte le operazioni di un'impresa. Raccoglie dati su incassi, pagamenti, acquisti, vendite, movimenti bancari e variazioni del patrimonio, così da offrire una rappresentazione precisa di tutte le attività.
Il metodo si basa sulla partita doppia, il quale prevede due registrazioni per ogni operazione, una in Dare e una in Avere. Rispetto alla tipologia semplificata, la contabilità ordinaria fornisce informazioni più dettagliate e consente un controllo più accurato della gestione.
Scopri il nostro conto businessQuando è obbligatoria la contabilità ordinaria?
L'obbligo di contabilità ordinaria è definito dal D.P.R. 600/1973, che individua i soggetti tenuti a questo regime e le condizioni per l'applicazione.
Società di capitali ed enti con attività commerciale prevalente devono sempre adottare la contabilità ordinaria, indipendentemente dal fatturato. Per imprese individuali, società di persone ed enti che esercitano attività commerciale non prevalente, invece, l'obbligo scatta quando i ricavi dell'anno precedente superano i limiti stabiliti dall'articolo 18 del D.P.R. 600/1973:
- 500.000 € per attività che svolgono prevalentemente servizi
- 800.000 € per attività che svolgono cessioni di beni o altre attività
Chi resta sotto queste soglie può adottare la contabilità semplificata, spesso preferita nella contabilità per piccole imprese. Per chi preferisce una gestione più strutturata è comunque possibile optare volontariamente per il regime ordinario.
| Forma | Regola |
| Società di capitali (S.p.A., S.r.l., S.a.p.a.) | Ordinaria sempre, senza limiti |
| Enti con attività commerciale prevalente | Ordinaria sempre, senza limiti |
| Persone fisiche con attività commerciale | Ordinaria se ricavi > 500.000 € (servizi) o > 800.000 € (altre attività) |
| Società di persone (S.n.c., S.a.s.) | Ordinaria se ricavi > 500.000 € (servizi) o > 800.000 € (altre attività) |
| Enti non commerciali con attività commerciale non prevalente | Ordinaria se ricavi dell'attività commerciale > 500.000 € o 800.000 € in base al tipo di attività |
| Professionisti (lavoro autonomo) | Scritture contabili proprie del lavoro autonomo; ordinaria solo su opzione (non esiste obbligo per superamento dei 500.000 / 800.000 €) |
Quali sono i vantaggi e gli svantaggi della contabilità ordinaria?
La contabilità ordinaria offre un livello di dettaglio molto alto, utile per chi vuole avere il pieno controllo della gestione aziendale. Allo stesso tempo richiede più tempo, competenze e costi rispetto ai regimi semplificati.
Ecco una sintesi chiara dei principali pro e dei limiti della contabilità ordinaria.
Vantaggi:
- permette una visione completa della situazione economica, finanziaria e patrimoniale
- consente di dedurre i costi in modo analitico, utile per attività con spese elevate
- riduce il rischio di contestazioni fiscali grazie a registrazioni precise e tracciabili
- facilita la redazione del bilancio e delle analisi interne
- migliora la capacità di monitorare clienti, fornitori e flussi di cassa
Svantaggi:
- richiede più tempo e competenze tecniche per gestire tutte le registrazioni
- comporta costi più alti per il supporto del commercialista
- può risultare eccessiva per le attività molto piccole
- implica obblighi formali più rigidi rispetto alla contabilità semplificata
Per quanto tempo si applica la contabilità ordinaria?
La durata del regime varia in base al modo in cui l'impresa vi rientra. Per i soggetti obbligati, non esiste un vincolo: si resta in ordinaria finché permangono i requisiti.
Chi, invece, sceglie volontariamente la contabilità ordinaria è vincolato per almeno tre anni, secondo quanto previsto dall'articolo 3 del D.P.R. 442/1997.
Quali registri contabili sono obbligatori nella contabilità ordinaria?
Nel regime di contabilità ordinaria è necessario mantenere aggiornati diversi registri che documentano in modo completo le operazioni dell'impresa. Il Libro giornale è il registro principale, che raccoglie, in ordine cronologico, tutte le movimentazioni rilevate con il metodo della partita doppia.
A questo si affianca il Libro degli inventari, il quale riporta annualmente la situazione patrimoniale dell'azienda. Sono poi obbligatori i Registri IVA, dedicati alla registrazione di fatture emesse, acquisti e corrispettivi. Per i beni strumentali utilizzati per più esercizi occorre gestire il Registro dei cespiti ammortizzabili, utile a monitorare il valore dei beni e le quote di ammortamento nel tempo.
Le imprese che superano, per due esercizi consecutivi, i limiti previsti dall’art. 14 del DPR 600/1973 sono tenute a tenere anche le scritture ausiliarie di magazzino, utili a tracciare le variazioni delle rimanenze. Nelle società di capitali si aggiungono, infine, i libri sociali, come il libro soci (per le S.p.A.), il libro delle decisioni dei soci (per le S.r.l.) e i registri delle adunanze degli organi societari, necessari per documentare decisioni e deliberazioni ufficiali.
Scopri di più su FinomCome si determina il reddito secondo il principio di competenza della contabilità ordinaria?
Il principio di competenza stabilisce che costi e ricavi devono essere imputati all'esercizio in cui maturano, cioè al periodo in cui l'operazione genera degli effetti economici. La rilevazione non dipende dal momento dell'incasso o del pagamento, ma da quando il bene è stato consegnato o il servizio è stato effettivamente svolto.
Per i ricavi, la competenza si determina nel seguente modo:
- la vendita di un bene matura alla consegna
- la prestazione di un servizio matura quando l'attività è completata
Per i costi, invece, il criterio è simmetrico:
- l'acquisto di materiali si rileva quando i beni sono ricevuti e utilizzati, anche se la fattura sarà saldata successivamente
- un servizio si registra quando è stato eseguito, indipendentemente dal pagamento
A fine esercizio, strumenti come ratei, risconti e ammortamenti consentono di allineare le registrazioni affinché ogni voce rifletta la corretta competenza.
Questo metodo permette di determinare un reddito più aderente alla realtà economica, perché misura quanto l'impresa abbia effettivamente prodotto o consumato nel corso del periodo, senza essere influenzata dai tempi dei flussi di cassa.
Esempio pratico: come si presenta una registrazione in contabilità ordinaria?
Per comprendere in modo pratico il funzionamento della contabilità ordinaria, è utile osservare una semplice registrazione.
Se un'impresa acquista materiali per 1.000 € da un fornitore, l'operazione genera un costo, che incide sul risultato economico, e un debito, che verrà estinto al momento del pagamento.
La relativa scrittura contabile sarà la seguente:
| Operazione | Dare | Avere | Note |
| Acquisto materiali | 1.000 € | 1.000 € | Rilevazione del costo e del debito verso il fornitore |
Il costo viene registrato nel conto economico, perché rappresenta una spesa che riduce il risultato dell'esercizio. Il debito, invece, è inserito nello stato patrimoniale, poiché costituisce un'obbligazione che l'impresa dovrà estinguere in futuro.
Questa separazione, resa possibile dalla partita doppia, permette di vedere con precisione sia l'impatto dell'operazione sul risultato aziendale, sia le variazioni nelle posizioni finanziarie.
La contabilità ordinaria risulta, quindi, più accurata e trasparente, perché collega in modo sistematico:
- i costi e i ricavi che determinano il reddito
- i crediti e i debiti che modificano la struttura patrimoniale
- i movimenti finanziari che incidono sulla liquidità
In questo modo, ogni operazione è rappresentata da più angolazioni e l'impresa può monitorare con chiarezza ciò che spende, ciò che incassa e gli impegni ancora da saldare.
FAQ
Esistono software per la contabilità ordinaria?
Sì, molte imprese si affidano a software gestionali che automatizzano buona parte delle registrazioni e degli adempimenti. Tra i più utilizzati rientrano TeamSystem, Zucchetti, Danea Easyfatt e Fatture in Cloud, strumenti che supportano attività come la partita doppia, la gestione dei registri IVA e il monitoraggio dei principali dati contabili.
Esistono altri metodi oltre alla contabilità ordinaria?
Sì. Le alternative più diffuse sono la contabilità semplificata, adatta alle imprese con ricavi più contenuti, e il regime forfettario, che applica regole molto ridotte rispetto a un sistema contabile completo e non richiede la tenuta di scritture analitiche.
È possibile passare dalla contabilità ordinaria alla semplificata?
Il passaggio è possibile solo se l'impresa rientra di nuovo nei limiti di ricavi previsti dalla legge. Per chi ha adottato la contabilità ordinaria su opzione volontaria, va rispettato il vincolo minimo di permanenza di tre anni prima di poter effettuare il cambio. Chi, invece, era obbligato per superamento dei limiti può tornare alla semplificata a partire dall’anno successivo a quello in cui i ricavi tornano entro le soglie previste.
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