Véhicule de société : gestion; fiscalité, financement

Le véhicule de société est un véhicule que l’employeur met à disposition d’un employé pour lui permettre de se déplacer dans le cadre de ses fonctions. Quels sont les avantages et les contraintes de ce type de véhicule ? Nous vous aidons à y voir plus clair.

Comprendre le véhicule de société

Le véhicule de société, aussi appelé voiture de service, est un véhicule mis à disposition par l’employeur à son employé, pour qu’il puisse l'utiliser durant les heures de travail et lors des déplacements professionnels. Généralement, les véhicules de sociétés concernent les véhicules techniques ou de livraison qui stationnent sur le parking de l’entreprise. En principe, ils doivent être retournés en fin de journée sur le lieu de travail.

La voiture de société doit être distinguée de la voiture de fonction. La voiture de fonction peut également être utilisée dans le cadre de déplacements privés, ce qui n’est pas le cas de la voiture de société. Les déplacements privés incluent les trajets du lieu de travail vers le domicile de l’employé et inversement. Il est toutefois possible de déroger à cette règle si l’employeur donne explicitement son autorisation pas écrit.

Avantages d'un véhicule de société

Le véhicule de société représente des avantages aussi bien pour l'employé que pour l’employeur

Pour l'employeur : le véhicule de société permet de véhiculer une bonne image de l’entreprise et parfois même lui faire de la publicité. Il permet d'accroître sa flexibilité et de bénéficier d’une mobilité plus fluide des salariés. Il peut également représenter des avantages en termes de fiscalité.
Pour l'employé : l’ensemble des coûts liés à l’utilisation du véhicule de société sont pris en charge par l’entreprise. Cela inclut les frais de carburant, d’entretien, de réparation, de carte grise et d’assurance. L’employé n’a pas à utiliser son propre véhicule à des fins professionnelles, ce qui lui offre un confort de travail et une économie de coûts. Dans certains cas, l’employé peut également être autorisé à conduire le véhicule sur les trajets domicile-travail, ce qui lui évite d’utiliser sa voiture personnelle ou d’utiliser les transports en commun.

Aspects contractuels et fiscaux liés au véhicule de société

Dans cette partie, nous allons voir quelles sont les spécificités des voitures de société en termes de fiscalité et de contrat de travail.

Véhicule de société et contrat de travail

Contrairement à la voiture de fonction, la voiture de société n’est pas considérée comme un avantage en nature et ne figure donc pas comme tel dans le contrat de travail de l’employé. Il n’y a donc pas de modification à apporter aux contrats de travail ou le besoin de proposer une indemnité compensatrice si l’employeur cesse de mettre à disposition une voiture, ou une flotte de voiture, aux employés.

Fiscalité associée au véhicule de société

En termes de fiscalité, un véhicule de société n’est jamais soumis à des charges sociales et les taxes applicables dépendent du type de véhicule concerné. On distingue deux situations :

La voiture de tourisme : ce type de véhicule de société permet par exemple aux commerciaux de rendre visite à leurs clients dans le cadre de leur activité. Jusqu’au 1er janvier 2022, les véhicules de tourisme étaient soumis à la Taxe sur les Véhicules de Société (TVS) basée sur le type de voiture utilisé et son émission de gaz polluants. Elle a été remplacée par deux taxes, à savoir, la taxe annuelle sur les émissions de polluants atmosphériques et la taxe annuelle sur les émissions de CO2.
Le véhicule utilitaire : il doit faire plus de 3,5 tonnes, ne contenir que 3 places assises maximum et être destiné au transport des marchandises. Les véhicules utilitaires ne sont pas soumis à la TVS. Dans le cas d’une location longue durée, les mensualités, les frais d’entretien et la majorité du carburant peuvent être déduits du revenu imposable de l’entreprise, sans plafond. Dans le cas d’un achat, les déductions fiscales des amortissements sont effectuées à 100% et l’entreprise peut récupérer entièrement la TVA.

Dans certains cas, un véhicule de tourisme peut également être exonéré de TVS. C’est le cas notamment :

Des véhicules en location de courte durée ;
Les véhicules électriques ou les véhicules hybrides rejetant moins de 60 g/km de CO2 ;
Les véhicules de catégorie M1 accessibles aux personnes en fauteuil roulant.

L’entreprise peut également être exonérée de TVS en fonction de la nature de son activité. L'exonération de TVS s’applique notamment aux activités de location de véhicules, de taxis, d’auto-école, de vente et pour l’usage agricole.

Gestion et financement du parc automobile de véhicules de société

Pour le financement d’un parc automobile, l’entreprise à le choix entre l’achat et la location des véhicules de société.

Si l’entreprise opte pour l’achat, elle peut choisir d’utiliser sa trésorerie ou de réaliser un emprunt. Cette option lui permet de devenir propriétaire du véhicule et donc de pouvoir l’utiliser à son gré. Le véhicule s’inscrit dans l’actif de l’entreprise et permet d'accroître son patrimoine. De plus, si le prix de la voiture est inférieur à 18 300 € HT, l’amortissement est entièrement déductible.

Toutefois, même si l’achat de véhicule de société comporte des avantages, il dispose également de limites. En effet, cette solution manque de souplesse par rapport à la location et l’entreprise devra se charger elle-même de la maintenance des véhicules et de leur vente si elle souhaite changer de modèle. L’achat peut également peser sur la capacité d’investissement de l’entreprise.

Pour une plus grande flexibilité, de nombreuses entreprises misent sur la location de véhicules. La location dispose d’un avantage en termes de gestion financière puisqu’elle n’affecte pas l’équilibre de la trésorerie de l’entreprise. En cas de besoins ponctuels, il est également possible de bénéficier de contrats flexibles permettant une mise à disposition rapide de véhicules correspondant aux besoins de l’entreprise. L’entreprise peut choisir la durée du contrat, le modèle, et n’est pas responsable des frais d'entretien, de révision ou du remplacement des véhicules. Si besoin, il est également possible d’effectuer des location de longue durée.

Choix du financement pour les voitures de société

L’entreprise peut choisir entre plusieurs solutions pour financer un véhicule de société. Les voici :

Faire appel à sa trésorerie : ce mode de financement offre un engagement à court terme et permet à l’entreprise de devenir propriétaire de la voiture immédiatement. L’entreprise peut réaliser des économies en supprimant les coûts supplémentaires comme les frais de location ou les intérêts d’emprunt. Cela peut cependant représenter un investissement important et peser sur la capacité de l’entreprise à investir sur d’autres projets.
Souscrire à un emprunt : l’entreprise peut faire un crédit auto pour acheter un véhicule de société et en devenir propriétaire. Ce mode de financement permet d’éviter les impacts sur la trésorerie de l’entreprise qui reste stable, mais il augmente son endettement. Si l’entreprise revend le véhicule, les fonds serviront avant tout à rembourser le prêt et non à réaliser une plus-value.
Souscrire à un contrat de location : l’entreprise peut également choisir de louer le véhicule de société. Dans ce cas, l’entreprise n’est pas propriétaire du véhicule et elle n’a donc pas à se charger des frais d’entretien, d’assurance ou encore du remplacement du véhicule. Même lors d’une Leasing auto Longue Durée (LLD), le véhicule est utilisé sur une fraction seulement de sa durée de vie. L’entreprise peut aussi opter pour un Leasing auto Moyenne Durée (LMD) pour une location plus courte, ou un Leasing avec option d’achat (LOA) pour avoir la possibilité d’acquérir le véhicule.

Avantages des véhicules de société pour l’entreprise

L’avantage majeur d’une voiture de société pour l’employeur est qu’elle permet une mobilité plus fluide des salariés. Les collaborateurs peuvent effectuer leurs déplacements professionnels plus flexiblement, sans avoir à dépendre des transports en commun et de leurs horaires. Le véhicule de société permet d'accroître la crédibilité de l'entreprise, d’attirer ou de fidéliser de potentiels talents, et même de créer une cohésion d'équipe quand plusieurs personnes utilisent le même véhicule.

Le véhicule de société représente également une publicité mobile pour l’entreprise. La présence de véhicules bien entretenus et affichant le logo de la société, voire un message promotionnel, renforcera la visibilité de l'entreprise et son image de marque.

Enfin, le véhicule de société permet de réduire certains coûts opérationnels et d’adopter une gestion des coûts du transport plus prévisible. En achetant ou en louant un véhicule de société, l’entreprise peut maîtriser plus facilement les dépenses de mobilité et établir un budget en effectuant une prévision des coûts. La centralisation des dépenses permet d’uniformiser les coûts, de faire face à certains imprévus, et même de réaliser des économies d'échelle en faisant l'acquisition de plusieurs véhicules pour obtenir des remises en volume.

Inconvénients des véhicules de société pour l’entreprise

Même si le véhicule de société représente de nombreux avantages pour les entreprises, il peut également être contraignant.

Il nécessite par exemple un engagement financier de l’entreprise, aussi bien pour un achat qu’une location. En cas d’achat, le coût élevé du véhicule peut également avoir un impact direct sur sa capacité à investir dans d’autres projets.

De plus, le véhicule de société demande également une gestion administrative et fiscale minutieuse, notamment dans la gestion des taxes, des amortissements et de la politique d’attribution des véhicules.

Conseils pratiques pour optimiser l'utilisation des véhicules de société

Ci-dessous, vous trouverez quelques conseils pour gérer votre flotte automobile de manière optimisée :

Instaurez une politique d’attribution des véhicules (Car Policy) qui permettra de définir des règles et cadrer l’utilisation de véhicules par les collaborateurs ;
Procédez à une maintenance régulière des véhicules afin d’éviter les coûts liés aux accidents ou aux pannes ;
Déclarez les infractions routières auprès de l’ANTAI pour éviter les sanctions.
Assurez-vous d’être à jour sur la fiscalité et les normes environnementales.
Sensibilisez vos salariés sur la sécurité routière et l’éco-conduite.
Géolocalisez vos véhicules de sociétés afin de vous protéger du vol.
Identifiez les sources qui peuvent entraîner une consommation excessive de carburant.

Stratégies de gestion fiscale relatives aux véhicules de société

Les entreprises peuvent optimiser leur fiscalité relative aux véhicules de société en fonction du modèle de véhicule choisi. Si l’entreprise choisit d’acheter un véhicule dont le prix est inférieur à 18 300 € HT, l’amortissement peut être entièrement déductible. S’il s’agit d’un véhicule utilitaire, la TVA est récupérable, ce qui n’est pas le cas pour un véhicule de tourisme.

Les véhicules de tourisme sont également soumis aux taxes qui remplacent la TVS, à savoir, la taxe annuelle sur les émissions de polluants atmosphériques et la taxe annuelle sur les émissions de CO2. Toutefois, ils peuvent bénéficier de privilèges s’ils respectent certains critères :

Des véhicules en location de courte durée ;
Les véhicules électriques ou les véhicules hybrides rejetant moins de 60 g/km de CO2 ;
Les véhicules de catégorie M1 accessibles aux personnes en fauteuil roulant.
Les véhicules utilisés pour les activités de location de véhicules, de taxis, d’auto-école, de vente et pour l’usage agricole.

Il est donc recommandé à l'entreprise d’acheter un véhicule de société s’il s’agit d’un utilitaire, car il peut être amorti et permet de récupérer la TVA. S’il s’agit d’un véhicule de tourisme et que le modèle ne respecte pas les critères pour obtenir des privilèges, la location est plus intéressante.

Optimisation de la gestion du parc automobile de véhicules de société

La bonne gestion d’un parc automobile au sein de l’entreprise implique d’adopter une supervision et une évaluation des opérations financières et humaines relatives à leur utilisation. Elle devra procéder à l’organisation des trajets et des calendriers et gérer les événements inattendus comme les infractions routières.

L’entreprise devra prendre en compte tous les frais liés aux véhicules et à leur utilisation par les salariés comme l’immatriculation, l’assurance, l’essence, le leasing, les frais de péage ou encore la maintenance des véhicules.

Pour assurer la longévité des véhicules, l’entreprise devra procéder à des contrôles et des opérations de maintenance réguliers sur les automobiles.

Il est conseillé de mettre en place une politique d’utilisation des véhicules par les employés afin de définir les modalités et les responsabilités d’utilisation par les employés. La Car Policy peut par exemple définir :

Les marques et les modèles de voitures accessibles pour les collaborateurs et dirigeants ;
Les règles d’utilisation des voitures de l’entreprise ;
Les droits et devoirs des salariés ;
Les bonnes pratiques pour l’entretien des voitures ;
Les sanctions applicables si les engagements ne sont pas respectés.

Conclusion

Le véhicule de société est un véhicule mis à disposition de l’employé par l’employeur afin de lui permettre de se déplacer dans le cadre de ses fonctions. En plus d’offrir un certain confort et une économie de coût à l’employé, il offre également des avantages à l’entreprise, notamment en facilitant la mobilité professionnelle des salariés et en contribuant à améliorer son image.

Toutefois, le véhicule de société demande aussi d’adopter un système de gestion et de planification rigoureuse, et de choisir une option de financement adaptée à vos besoins et à votre situation.

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