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Les frais de déplacement professionnel : qu’est-ce que c’est ?

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Frais de déplacement

Les frais de déplacement peuvent constituer des dépenses professionnelles. Ils peuvent donc être remboursés par l’employeur. On entend par frais de déplacement toutes les dépenses qui sont faites par un employé lors d’un déplacement hors du lieu de travail dans le cadre de son activité professionnelle. Par exemple, dans le cadre d’un voyage d’affaires ou d’un rendez-vous client. 

Gérer les frais de déplacement est un processus difficile pour les entreprises comme pour les salariés. 

Une entreprise doit vérifier plusieurs éléments avant de rembourser des frais de déplacement. Quels sont les plafonds en vigueur ? Quels types de dépenses donnent droit à un remboursement ? Faut-il avancer les frais ou les rembourser ? 

Pour simplifier la vie des entreprises, il existe désormais des solutions de gestion comme FINOM. FINOM permet de gérer facilement les dépenses liées aux frais de déplacement professionnel.

Gérer ses frais de déplacement facilement 

Une solution de gestion comme FINOM propose de nombreux avantages : 

  1. Avec un compte professionnel FINOM, un employeur peut émettre une carte avec plafond qu’il donne à son employé.
  2. À chaque fois qu’un employé réalise une dépense pour le compte de son entreprise, il peut télécharger des photos, des reçus et des factures. Il est donc facile de réconcilier les transactions avec les justificatifs associés.

Avantage : toutes les transactions effectuées par carte avec FINOM créditent du cashback. En prime, FINOM vient d’augmenter les montants de cashback pour les transactions !

  1. Il est également possible d’ajouter un commentaire à chaque transaction. Par exemple « voyage d’affaires à Londres ». Cela permet à l’entreprise de voir l’ensemble des dépenses réalisées dans le cadre d’un déplacement. En un clin d’œil !

Le propriétaire d'un compte professionnel FINOM peut demander une carte de débit physique et une carte virtuelle. Il est possible d’obtenir une carte virtuelle en 1 minute. Vous pouvez appliquer des plafonds ou bloquer la carte directement depuis l’application dédiée (FINOM pour Android, FINOM pour IOS) . 

Conseils FINOM: En combien de temps un compte professionnel peut-il être créé sur FINOM?

Quelles dépenses peuvent être qualifiées de frais de déplacement ? 

Les frais de déplacement englobent toutes les dépenses qu’un individu engage pour réaliser sa mission pour le compte de sa société. Voici une liste des dépenses de frais de déplacement courantes : 

  • Les titres de transport en commun (métro, train, avion, etc.).
  • L’hébergement.
  • Le remboursement des frais de carburant, d’une partie de l’assurance, de la dépréciation et de l’entretien du véhicule, ainsi que les frais de stationnement. Si le salarié utilise son véhicule personnel pour les déplacements professionnels.
  • Les frais engagés pour des visites chez des clients, des fournisseurs, pour des séminaires ou des congrès.
  • La prise en charge des repas consommés dans le cadre d’un déplacement.

L’URSSAF établit des barèmes en fonction de la durée du déplacement. Ces barèmes doivent être suivis par les employeurs. Ils peuvent choisir de rembourser aux frais réels, ou selon le barème fiscal. 

Remboursement des frais de déplacement : comment procéder ? 

Comment effectuer les remboursements des frais de déplacement pour le salarié et pour la société ?

Dans la plupart des cas, le salarié commence par avancer les frais. Il doit ensuite récupérer les justificatifs. Le remboursement est calculé en fonction des justificatifs reçus. 

L’employé doit conserver tous les justificatifs et les trier. Il doit ensuite les remettre à la comptabilité pour que chaque dépense soit prise en compte. C’est une procédure chronophage pour le salarié comme pour l’entreprise. Il peut aussi arriver qu’un salarié perde ses justificatifs. Dans ce cas, une déclaration sur l’honneur pour les dépenses engagées par le salarié peut être faite, à condition que la société l’accepte. 

Si le salarié engage régulièrement des dépenses pour le compte de l’entreprise, il peut aussi se faire verser une avance de frais mensuelle.

Il est aussi possible de se faire rembourser les frais professionnels sur la base d’un décompte par forfait. Le forfait de remboursement est convenu par contrat. Le barème est fixé par l’URSSAF. Les taux sont réactualisés chaque année.

Frais de déplacement professionnel : comment faire des notes de frais ?

Pour justifier de certains frais professionnels, il faut établir des notes de frais. Celles-ci sont soumises à un certain nombre de règles en fonction de la nature des dépenses.

Frais de repas et frais de logement

Les dépenses pour le restaurant sur note de frais doivent comporter le nom de tous les invités et le motif de la dépense. Les frais de logement peuvent faire l’objet d’un remboursement. Le montant à rembourser dépend des déplacements. On distingue notamment trois types de déplacements professionnels. 

1. Les déplacements courts

Ce sont ceux qui n’empêchent pas un employé de rentrer chez lui le soir. Dans ce cas, l’employeur peut opter pour un forfait de 6,40 € maximum, ou rembourser selon les frais réellement engagés par l’employé.

2. Les déplacements longs

Si un salarié se trouve à plus de 50 km de son domicile ou au moins 1h30 de transports, on considère qu’il ne pourra pas rentrer le soir. Il peut, dans ce cas demander un remboursement pour ses dépenses d’hébergement et de repas. Soit au frais réel selon le barème de l’URSSAF (12,90 à 18,40€/jour pour les repas et 34,20 à 65,80€ par jour pour l’hébergement) selon la zone géographique. Les tarifs peuvent varier selon la durée du déplacement et sont généralement dégressifs. 

3. Les déplacements hors du territoire

Il est possible de verser une allocation aux salariés qui voyagent à l’étranger. Elle peut aller de 31,50€ et 120€ par jour en fonction de la destination. Toutes les informations sur les barèmes sont disponibles sur le site de l’URSSAF. 

À noter : la TVA versée pour ces dépenses n’est pas récupérable. 

Frais de transport et frais kilométriques

Si un employé ou un dirigeant utilise son véhicule personnel pour un usage professionnel, il peut se faire rembourser les dépenses sous forme d’indemnité kilométrique. 

Pour cela, il doit indiquer : 

  • Le lieu de la mission.
  • Les raisons du déplacement.
  • Le nombre de km effectués.
  • La puissance du véhicule.

Si un employé se voit attribuer un véhicule de fonction, il ne sera pas remboursé puisqu’il n’effectue pas lui-même les dépenses. Celles-ci sont considérées comme des dépenses d’exploitation. 

Les indemnités kilométriques veillent à couvrir les dépenses de carburant, d’entretien du véhicule, d’assurance et aussi la dépréciation. Elles sont soumises à un barème kilométrique. Elles peuvent être remboursées au réel (sous réserve de fournir les justificatifs) ou bien selon un forfait standard de 30 centimes par kilomètre. 

À retenir 

Les frais de déplacement sont des dépenses engagées par un salarié pour son travail. Ils sont soumis à des règles strictes et leur gestion peut vite devenir compliquée. 

Heureusement, grâce au logiciel de gestion des frais professionnels FINOM, leur gestion devient facile. Avec un compte professionnel Finom, il est possible d’émettre une carte physique ou virtuelle à un employé. Il peut rentrer ses dépenses et ses justificatifs directement depuis l’application. C’est un gain de temps considérable pour l’employé comme pour l’entreprise. 

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