Guide complet sur l'ordre de mission en France : définition, rédaction, cas Syntec, refus, optimisation des frais et exemple pratique pour entrepreneurs

Contenu

Ordre de mission : définition, signification, exemple

L’ordre de mission est un texte officiel et contractuel qui est émis lorsqu’un employé part en déplacement professionnel.

Dans certains secteurs, les salariés peuvent être amenés à réaliser des voyages d’affaires ou des déplacements professionnels. L'ordre de mission a pour vocation de protéger aussi bien les salariés en déplacement que l’employeur. Il permet d’optimiser la gestion des déplacements en posant un cadre clair et en prévoyant la couverture des dépenses, mais assure également une protection aux salariés en cas d'accidents du travail.

Dans cet article, nous vous proposons de découvrir tout l’essentiel sur l’ordre de mission. A quoi sert un ordre de mission ? Quelle est la procédure à suivre pour créer un ordre de mission ? Est-il possible de le refuser ? Nous répondons à toutes vos questions.

Définition et fondements de l'ordre de mission

L'ordre de mission est un document officiel qui sert d’avenant au contrat de travail des salariés lors de leurs déplacements professionnels. Il peut se présenter sous la forme d’un formulaire ou d’une lettre, généralement au format numérique.

Ce document contractuel est remis par l’employeur au salarié lorsqu’il doit effectuer un déplacement professionnel ponctuel, pour une mission qui se déroule dans un lieu spécifique hors de son lieu de travail habituel. Ce dernier doit reprendre l’ensemble des informations de la mission, dont les conditions logistiques et financières du déplacement.

Dans le contexte professionnel, l’ordre de mission dispose de rôles multiples. Il permet au salarié de bénéficier d’un remboursement d’éventuels frais liés à son déplacement sur le lieu de la mission comme les coûts du déplacement (carburant, billet d’avion, billet de train…), les frais d’hébergement, les repas, etc. Il offre également une protection optimale de la sécurité sociale et permet à l’employé de conserver sa protection de salarié lors de son déplacement. Dans le cas où la salarié rencontre un accident, il sera donc pris en charge comme accident de travail. Enfin, l’ordre de mission permet aussi de formaliser l’objet et les conditions de la mission.

Aucune législation spécifique à l’ordre de mission n'est clairement définie dans le Code du travail. Toutefois, il est précisé dans l’article l411-2 du code de la sécurité sociale que les accidents de travail ne peuvent être reconnus sans ordre de mission s’ils ont lieu en dehors du lieu de travail et des horaires habituels. Cette obligation peut également être intégrée dans des conventions collectives ou accords d’entreprise.

Utilisation et obligations de l'ordre de mission

L’ordre de mission peut être utilisé par n’importe quel salarié amené à réaliser un déplacement professionnel, peu importe si celui-ci est de courte ou de longue durée.

Toutefois, certaines catégories de salariés peuvent être plus touchées que d’autres. C’est notamment le cas des consultants travaillant dans des entreprises de services numériques (ESN). Ces derniers sont souvent envoyés chez les clients de l’entreprise pour des missions pouvant aller de plusieurs plusieurs mois à plusieurs années. Pour ces salariés, il est essentiel d’établir un ordre de mission pour qu’ils bénéficient d’une prise en charge optimale en cas de survenance d’un accident de travail et pour qu’ils obtiennent le remboursement de l’ensemble des frais liés au déplacement ou à la mission.

L’ordre de mission est un document obligatoire lorsque les salariés d’une entreprise doivent se déplacer pour des missions hors des locaux de cette dernière. L’ordre de mission sert de preuve que le salarié est bien en déplacement d’affaires et non en déplacement privé. En l'absence d’ordre de mission, le déplacement peut être considéré comme privé par la sécurité sociale, ce qui peut avoir des conséquences sur le remboursement des frais.

Rédaction et présentation d’un ordre de mission

Dans cette partie, nous vous proposons de découvrir les étapes à suivre pour la rédaction de l’ordre de mission, les mentions obligatoires qui doivent y figurer, ainsi qu’un modèle de lettre d’ordre de mission.

Qui est responsable de la rédaction d'un ordre de mission ?

L’ordre de mission est en principe rédigé par l’entreprise. Le document administratif peut être rédigé aussi bien par le responsable hiérarchique, que par le service des ressources humaines ou un autre service dédié. Dans certains cas, l’ordre de missions est mis à la disposition des salariés qui sont alors de le compléter.

Quoi qu’il en soit, il est obligatoire que l'ordre de mission soit signé par l’employeur avant le déplacement. Idéalement, le salarié signe également l'ordre de mission afin de prouver qu’il en a bien pris connaissance avant la mission.

Dans certains cas de déplacements longs de salariés d’ESN, l’ordre de mission peut également être signé par le client. 

Comment rédiger un ordre de mission ?

L'ordre de mission est un texte officiel et contractuel qui est considéré comme une modification du contrat de travail du salarié. Il est donc nécessaire qu’il réponde à un certain formalisme. En principe, l’ordre de mission est effectué au format PDF ou Word et prend la forme d’un formulaire ou d’une lettre numérique. L'employeur ne peut pas simplement indiquer les informations relatives à l’ordre de mission dans un email. 

Lors de la rédaction de l’ordre de mission, il est essentiel d’y faire figurer certains éléments obligatoires comme :

  • L’identification et l’adresse de l’entreprise ;
  • L’identification et l’adresse personnelle du salarié concerné par la mission en dehors du lieu de travail ;
  • Le déroulement de la mission : date et lieu de départ, durée et lieu de la mission :
  • L’objectif du déplacement 
  • La liste des moyens de transports utilisés par l’employé lors de son voyage d’affaires ; 
  • Le montant forfaitaire prévu pour les dépenses du salarié (transport, hébergement, restauration, etc).

Il peut être nécessaire d’inclure d’autres mentions à l’ordre de mission en fonction de la nature et la durée du déplacement.

Par exemple, si l’employé effectue un déplacement professionnel à l’étranger dans un pays à risque, l’employeur peut prendre des mesures de protection supplémentaires et ces dernières devront figurer dans l’ordre de mission.

Lorsque la durée de la mission dépasse 6 mois, l'ordre de mission doit spécifier si le salarié est autorisé à être accompagné de sa famille, les conditions de rapatriement, la continuité des régimes de retraite, de prévoyance et de sécurité sociale, ainsi que le plan de réintégration de l'employé.

Modèle d’ordre de mission

Nom de la société

Nom et prénom de l'employeur

L'adresse de l'entreprise

Prénom et nom de l’employé

Adresse de l’employé

L'endroit et la date de délivrance de l'ordre de mission

Sujet : ordre de mission

La société [nom de la société] mandate Mme/M. [prénom + nom de l’employé], exerçant le poste de [fonction de l’employé] et résidant à [adresse personnelle de l’employé], pour accomplir la mission de [objet de la mission].

Les buts de cette mission comprennent :

  • Objectif 1
  • Objectif 2

Pour cette mission, le déplacement est prévu du [date de départ] au [date de retour], avec une durée totale de [X jours/mois].

Ce déplacement se déroulera entre [adresse de l’entreprise ou adresse de l’employé] et le lieu de la mission qui est situé à [adresse du lieu de la mission].

Pour ce déplacement, les moyens de transport utilisés seront :

  • Moyen de transport 1 (inclure référence de réservation si possible, le lieu de départ, le lieu d'arrivée, et les dates et horaires de départ et arrivée)
  • Moyen de transport 2 (inclure référence de réservation si possible, le lieu de départ, le lieu d'arrivée, et les dates et horaires de départ et arrivée)

Pendant son déplacement, le lieu de résidence de [nom et prénom de l’employé] sera le suivant : [nom et adresse de l’hébergement] du [date d'arrivée] au [date de départ], ce qui représente un total de [X nuitées/mois].

Les frais de déplacement feront l’objet d’un remboursement sur une base réelle/forfaitaire. [Précisez si la présentation des factures est requise ou quel est le montant forfaitaire du remboursement]

Signature de l'employeur + signature du salarié

Ordre de mission dans des contextes spécifiques

Dans certains domaines d'activité, il est courant d'utiliser une convention collective pour ajuster le droit du travail et offrir des conditions plus avantageuses aux employés. La convention collective permet aussi d’apporter des précisions pour certaines situations non prévues dans le Code du travail.

La convention Syntec rassemble des milliers d’entreprises françaises évoluant dans les secteurs de l'ingénierie, du numérique, de l'ingénierie, de l’événementiel, du conseil et de la formation professionnelle. L’article 51 de la convention Syntec prévoit l’émission d’un ordre de mission par l'employeur pour les déplacements professionnels en France métropolitaine.

La convention Syntec prévoit des mentions obligatoires précisées pour les ordres de mission comme : 

  • Assurances et couvertures souscrites ;
  • Obligation d’un contrôle médical ;
  • Rémunération lors du déplacement professionnel ;
  • Montant et modalités de règlement des primes accordées.

Dans le cadre de la fonction publique, les ordres de mission des agents font également l’objet de dispositions particulières. Les frais de déplacements des agents FPE (fonction publique d'État), FPT (fonction publique territoriale) et FPH (fonction publique hospitalière) sont soumis à une réglementation spéciale. Les agents peuvent bénéficier d’un remboursement partiel ou total de leurs dépenses générées par leurs déplacements, aussi bien ceux liés à une mission, que ceux liés à un examen, une réunion ou une formation.

Gestion pratique des ordres de mission

L’ordre de mission permet à l’employeur de prévoir à l'avance les dépenses de ses salariés en déplacement et d’avancer la totalité ou une partie des sommes d’argent correspondantes. Cela permet d’éviter aux salariés d'attendre plusieurs semaines avant d’être remboursé. Toutefois, le montant avancé peut être trop faible et le salarié devra dans ce cas transmettre une note de frais.

L’ordre de mission constitue une base, avec les justificatifs fournis, pour le remboursement des frais professionnels de déplacement par le service comptable. Mais il existe également des outils numériques et des logiciels qui vous permettent de faciliter la gestion des ordres de mission et des notes de frais.

Chez Finom, nous proposons un outil de gestion des notes de frais qui permet à vos employés d'être rapidement remboursés sans avoir besoin d'attendre leur versement de salaire. Il suffit d'accepter leur demande de traitement de la note de frais soumise pour procéder immédiatement au remboursement correspondant.

Finom fournit également des cartes de paiement professionnelles que vous pouvez remettre à vos employés. Cela présente un double avantage. Grâce à cela, vos employés n'ont plus à faire l'avance de leurs frais professionnels avec leur propre argent, ce qui réduit le volume de notes de frais à gérer au quotidien pour vous.

En tant qu'employeur, vous pouvez gérer les limites et les types de dépenses acceptés pour chaque carte attribuée à vos employés. Vous pouvez également consulter en temps réel l'évolution des dépenses de vos employés. Finom vous aide à contrôler entièrement vos finances professionnelles.

Questions juridiques et droits des employés

Selon les fonctions du poste qu’ils occupent, les salariés peuvent être amenés à effectuer des déplacements professionnels. Généralement, ces déplacements sont prévus dans le contrat de travail. Lors de sa signature, le salarié accepte la fiche de poste ainsi que les clauses qu’elle stipule. En principe, le salarié n’est donc pas en mesure de refuser un ordre de mission, ce qui représenterait un motif de licenciement.

Toutefois, il est impératif que l’ordre de mission soit conforme et respecte les tâches habituelles de l’employé. Si ces conditions ne sont pas remplies, le salarié est en mesure de refuser le déplacement professionnel.

Certaines obligations prévues par l’article L4121-1 du Code du travail doivent être respectées par l’employeur si les salariés sont tenus de se déplacer pour des voyages d’affaires. Elles concernent notamment :

  • Assurer la protection des collaborateurs en leur apportant un minimum de confort et de sécurité. Un protocole de sécurité doit donc être mis en place en cas de danger et le salarié doit pouvoir réaliser sa mission dans un cadre idéal (hébergement, transport, etc.) ;
  • Assumer tous les frais liés au déplacement professionnel de l'employé, tels que les frais de transport, de restauration et d'hébergement, par exemple en établissant un système de remboursement des frais sur présentation de notes de frais.

Il est également nécessaire que l’employeur respecte un délai de prévenance. Conformément à l'article 3.4.1 de l'Accord national du 26 février 1976, l'employeur est tenu d'informer ses employés du déplacement dans les meilleurs délais afin qu'ils puissent s'organiser tant sur le plan professionnel que personnel.

Dans le cas de la survenance d’un conflit ou d’un désaccord entre l’employé et l’employeur, les conflits relatifs aux ordres de mission sont généralement traités en interne. Cela peut inclure une discussion des points de désaccord entre les parties, la révision des documents, ou le recours à un comité interne de résolution des conflits dans les grandes entreprises. Si les parties ne parviennent pas à trouver un terrain d’entente, un recours à des services externes peut être prévu (médiateurs professionnels, conseils juridiques, etc).

Recevez les dernières nouvelles business et tech chaque semaine!

Conclusion

L'ordre de mission est un document contractuel officiel qui encadre les déplacements professionnels des salariés en France. Il permet de définir les différents paramètres d’un voyage d’affaires comme le lieu et la durée de la mission, ou encore les frais autorisés. Pour le salarié, l’ordre de mission est essentiel pour lui garantir une couverture optimale de la sécurité sociale en cas d’accident de travail.

L’ordre de mission dispose d’un rôle crucial pour les entrepreneurs en France en garantissant la transparence, la traçabilité et la conformité des missions. Ce document obligatoire permet de limiter les risques juridiques et fiscaux en établissant un cadre clair pour les missions des salariés en dehors des locaux de l’entreprise. Il permet également de faciliter la gestion comptable des frais de déplacement et donc de renforcer la transparence financière et la conformité aux réglementations en vigueur.

Questions fréquentes

Quelle distinction existe-t-il entre une lettre de mission et un ordre de mission ?

La lettre de mission et l’ordre de mission sont deux documents distincts. La lettre de mission est utilisée entre un prestataire de service et son client afin de formaliser les termes de la collaboration entre les parties (responsabilités, délais, modalités financières, etc). D’un autre côté, l’ordre de mission est un document émis par un employeur dans le but de formaliser le déplacement professionnel d'un salarié hors de son lieu de travail habituel (destination, durée, frais, motif de la mission) et de lui offrir une couverture professionnelle en cas d’accident. 

Comment enregistrer un ordre de mission en comptabilité ?

Lorsqu'un employé doit se déplacer dans le cadre professionnel, l'employeur est tenu de délivrer un ordre de mission. Pour faciliter son suivi, il est conseillé d’attribuer à chaque ordre de mission un numéro de référence unique. Après la validation de l’ordre, ce dernier est enregistré dans le système comptable.

Comment remplir les frais de déplacement sur un ordre de mission ?

Pour remplir les frais de déplacement sur un ordre de mission, les employés doivent collecter les justificatifs de leurs dépenses et les catégoriser (transport, hébergement). Ils devront ensuite remplir un formulaire (note de frais) et le transmettre au service comptable de l’entreprise. Le remboursement des frais aux salariés sera effectué après la validation des notes de frais par le service comptable et conformément aux politiques internes de l’entreprise.

Lire nos autres articles :

Derniers articles