Le cut off est un procédé comptable qui consiste à séparer les exercices. Cette méthode de contrôle de gestion est cruciale pour les entreprises et permet d’assurer le respect des principes comptables au moment du changement d’exercice.

 

Dans cet article, découvrez l’essentiel sur le processus de cut off et comment l'optimiser au sein de votre entreprise.

Contenu

Qu'est-ce que le cut-off ?

En comptabilité, le cut off correspond aux procédures utilisées au moment de la clôture des comptes. Selon l'arrêté du 11 janvier 1990 relatif à la terminologie économique et financière, son but est de rattacher, de manière fiable et cohérente, à chaque exercice, les opérations qui ont une date d’exécution rapprochée de la date de clôture. Elle consiste à lier les produits et charges au bon exercice comptable.

Au moment de la procédure de cut off, les opérations comptables réalisées lors de l’exercice vont être reprises par les équipes comptables. Cela inclut :

  • Les factures à établir (FAE) ;
  • Le factures non parvenues (FNP)  ;
  • Les avoirs à établir (AAE) ;
  • Les avoirs à recevoir (AAR) ;
  • Les charges à payer (CAP) ;
  • Les charges constatées d’avance (CCA) ;
  • Les produits à recevoir (PAR) ;
  • Les produits constatés d’avance (PCA).

Le regroupement et la classification de l’ensemble des opérations sont ensuite effectués dans le Fichier des Écritures Comptables (FEC). Le but de cette manœuvre est de clôturer chaque exercice en garantissant qu’il soit exhaustif, indépendant et inaltérable, afin de pouvoir entamer l’exercice suivant. Elle permet de mettre fin à l’exercice comptable.

À noter : la notion de cut-off n'existe pas seulement dans le secteur de la comptabilité. Des processus de cut off peuvent être trouvés en finance (cut off bancaire), ou encore en logistique (pour la livraison), etc.

Pourquoi le cut-off est-il nécessaire ?

Les procédures de cut-off sont cruciales pour assurer qu’il n’y a pas de sous-évaluation ou de surévaluation du résultat des comptes. Il permet de mettre en évidences d’éventuelles anomalies telles que :

  • Des erreurs dans les transactions comptabilisées (factures à établir, factures non parvenues d’avance, calcul erroné des écritures de régulation, charges constatées d’avance,etc.) ;
  • L’enregistrement d’opérations en retard (erreur de retranscription comptable, facture parvenue après la date de clôture, etc.) ;
  • La modification d’enregistrements comptables une fois la date de clôture passée. 

Le cut-off permet donc de détecter les anomalies afin de pouvoir apporter des ajustements au compte de résultat ou aux postes du bilan concernés. Parmis les ajustements les plus fréquents, on retrouve :

  • La régularisation de charges ou de produits constatées d'avance ;
  • La régularisation de charges ou de produits avec une échéance ou un montant incertains ;
  • La régularisation de biens déjà livrés ou de prestations déjà réalisées, mais non facturées.

Les éléments suivants peuvent être concernés par ces situations :

  • Factures de frais bancaires émises à la suite de la clôture de l’exercice comptable (AGIOS, frais de tenue de compte...) ;
  • Primes d’assurances, loyers mobiliers et immobiliers, opérations de maintenance et de mises à jour facturées en avance ;
  • Marchandises qui ont déjà été livrées aux clients, mais non-facturées au moment de la clôture de l’exercice ;
  • Intérêts sur les dettes financières (emprunts, apports en compte courant) ou sur les créances (prêts).

À noter : les ajustements réalisés doivent être comptabilisés dans un journal dédié (journal d’opérations diverses ou journal d’opérations d’inventaire).

Impact du cut-off sur les rapports financiers

Pour toute entreprise, la clôture des comptes annuels représente une obligation légale. Elle est fixée au moment de la création de l’entreprise et permet de définir la fin des exercices.

A la fin de l’exercice, le gérant doit effectuer la clôture comptable correspondante et transmettre à l'administration fiscale les documents concernés. Le cut off est alors essentiel pour clarifier les rapports financiers, dont le bilan, avant de commencer l’exercice comptable suivant. 

Il s’agit d’une méthode de vérification puissante qui influence directement l'exactitude et l'exhaustivité des rapports financiers. Elle permet de rattacher les écritures comptables aux périodes adéquates et facilite donc le repérage d’éventuelles erreurs d'enregistrement par le gestionnaire de compte avant la clôture finale de l’exercice.

Le suivi des opérations comptables sur l'ensemble de l’année est un exercice complexe et il est donc courant d’observer des irrégularités. Cela est notamment le cas pour les transactions effectuées proches de la date de clôture.

Le cut off intervient donc pour refléter la situation réelle de la société à une date définie en restituant les données comptables de la manière la plus fidèle possible. Il rend le bilan plus lisible pour les agents des services des impôts ou toute partie procédant à une évaluation des performances de l’entreprise (rachat, audit, etc.).

Outils et méthodes pour gérer le cut-off

La bonne gestion du cut-off repose sur le rapprochement efficace des écritures comptables, c’est-à-dire des factures et des commandes). C’est ce rapprochement qui permet de garantir la fiabilité et la transparence des états financiers.

Toutefois, il ne s’agit pas toujours d’une chose simple. D’autant plus quand vous traitez avec différents fournisseurs à partir d’un seul compte bancaire.

Pour vous faciliter la vie, la solution consiste à automatiser les procédures de cut off fournisseur avec un logiciel spécifique. Ce dernier doit être compatible avec le logiciel comptable que vous utilisez et intégrer dans ces outils des fonctionnalités telles que :

  • Le lettrage des comptes fournisseurs et clients ;
  • Le rapprochement des bons de commande et des factures ;
  • Le détection de doublons de factures ;
  • Le solde des comptes comptables ;
  • La répartition des dépenses par catégories ;
  • La génération d’un FEC (Fichier des écritures comptables) respectant les normes du livre des processus fiscaux ;
  • L'export des axes analytiques ; 
  • La balance âgée.

Les outils adaptés vous permettront d’identifier les factures impayées selon les dates d’échéance ou de paiement de manière automatique. Vous pourrez aussi créer des règles personnalisées qui vous permettront de mettre en évidence les détails des factures non enregistrées (date d’échéance, nom du fournisseur…).

Recommandations pour améliorer les processus de cut-off

Le premier conseil pour optimiser les processus de cut off est de ne pas attendre jusqu’à la clôture de l’exercice pour gérer le cut off. Ce dernier peut être prévu à l'avance.

Des procédures peuvent également être implémentées lors de la saisie comptable pour gagner du temps sur la révision des comptes. Voici quelques exemples :

  • Insérez des libellés d’opérations explicites pour chaque écriture comptable, en précisant les dates précises de la vente ou de l’achat ;
  • Numérotez et classez judicieusement les pièces comptables de la société. Vous pouvez, par exemple, classer les factures par ordre chronologique et par nature ;
  • Constituez une pochette destinée aux démarches de clotûre futures et insérez une copie des pièces justificatives qui impactent le processus de révision.

Nous vous recommandons également de former le personnel et d'implémenter des procédures de contrôle de qualité pour optimiser les processus.

Conclusion

Le cut off est une procédure comptable qui réunit les opérations réalisées par l’entreprise au moment de la clôture de comptes. Il permet de clôturer l’exercice de manière fiable et cohérente en liant chaque produit et charge à l’exercice comptable correspondant.

Le cut off est une méthode très efficace pour prouver l’état de santé financière d’une société à la clôture de son exercice comptable. Il permet de refléter une image fidèle et honnête de ses comptes, et peut permettre au dirigeant de faire peser la balance en sa faveur face à des investisseurs. N’hésitez pas à vous aider d’outils comptables adaptés afin de bénéficier de processus optimaux pour votre entreprise.

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