Les frais réels : le guide complet pour optimiser votre fiscalité

Les frais réels désignent toutes les dépenses engagées dans un contexte professionnel qui peuvent être déduites des revenus imposables au moment de la déclaration d’impôt. Ils se distinguent du barème forfaitaire de 10 % appliqué par défaut lors de la déclaration de revenus pour tous les professionnels.

Savoir comment calculer les frais réels permet d’optimiser le montant à payer pour vos impôts, surtout si vous engagez beaucoup de dépenses professionnelles. Toutefois, ils ne concernent que certaines catégories de dépenses et sont soumis à plusieurs conditions. 

Dans cet article, découvrez tout ce que vous devez savoir pour optimiser le paiement de vos impôts grâce aux frais réels : quelles sont les dépenses qui peuvent être considérées comme des frais réels, quelles conditions s’appliquent aux frais réels, quels sont les avantages et inconvénients du système des frais réels, et bien plus. 

Frais réels impôts 2023 : les bases de calcul 

Quelle que soit l’activité professionnelle exercée, chaque personne qui travaille engage des frais qui ne sont pas pris en charge par l’employeur. En référence à l’article 83 du Code général des impôts, ces dépenses peuvent être déduite des impôts au moment de la déclaration de revenus. 

En France, une déduction forfaitaire de 10 % de réduction d'impôt est automatiquement calculée sur la déclaration de revenus, quelle que soit l’activité exercée. Mais si vous estimez que vos frais réels sont supérieurs à l’enveloppe de 10 %, vous pouvez opter pour le régime réel et obtenir une déduction fiscale supérieure à 10 %. 

Déduction forfaitaire ou frais réel : les différences

L’indemnité forfaitaire est souvent plus avantageuse pour ceux qui ont des dépenses professionnelles modérées. 

Elle est très pratique puisqu’elle ne nécessite aucun justificatif. En contrepartie, elle est limitée à 10 % des revenus bruts. 

La déduction au barème des frais réels en revanche permet d’obtenir une déduction exacte à hauteur des dépenses. Elle est adaptée à ceux qui ont des situations de dépenses plus complexes ou qui engagent des dépenses importantes pour exercer leur activité. En contrepartie, elle implique un suivi rigoureux des dépenses avec la fourniture de justificatifs. 

Qui peut opter pour le barème des frais réels ? 

En France, toute personne qui génère des revenus par le biais d’une activité professionnelle peut choisir le barème des frais réels au moment de déclarer ses revenus. Voici notamment les différentes catégories concernées : 

• Les salariés : lorsqu’ils estiment que leurs dépenses professionnelles réelles dépassent la déduction au forfait de 10 %, les salariés peuvent opter pour le barème des frais réels. 
• Les indépendants : les travailleurs indépendants peuvent également choisir les frais réels pour leurs dépenses professionnelles, y compris les frais de bureau ou d’acquisition de matériel. 
• Les professions libérales : comme les avocats ou les notaires peuvent aussi choisir le barème des frais réels au moment de leur déclaration de revenus. 

En somme, toute personne qui engage des dépenses professionnelles, quel que soit son statut professionnel, peut opter pour le barème des frais réels plutôt que la déduction forfaitaire. Il n’y a pas de conditions spécifiques à l’éligibilité. En revanche, les dépenses qui peuvent être comptabilisées comme des frais professionnels sont soumises à des conditions spécifiques. 

Conditions d’application du barème des frais réels 

Lorsque vous estimez que vos frais professionnels représentent plus que la déduction forfaitaire de 10 %, vous pouvez choisir de déduire le montant réel. 

Pour cela, vous devez respecter trois critères fondamentaux : 

1. Les frais engagés doivent avoir été dépensés pour votre activité professionnelle ;
2. Ils doivent avoir été engagés pendant l’année fiscale (1er janvier au 31 décembre) qui précède la déclaration de revenus uniquement ;
3. Vous devez pouvoir présenter les justificatifs précisant que les dépenses ont été engagées et pour quel montant.

Quelles dépenses de frais réels sont éligibles ?

Les frais réels pris en compte dans le calcul des déductions à l’impôt sur le revenu comprennent diverses dépenses dont vous trouverez les détails ici. 

Les frais de transport domicile-travail

Tous les frais de transport qui ont été engagés pour vous permettre de vous rendre de votre domicile à votre travail peuvent faire partie de l’enveloppe des frais réels. Par exemple : 

• L’abonnement à une carte de transports en commun
• Les frais de covoiturage
• Les tickets de péage
• Les frais kilométriques
• La dépréciation du véhicule
• Les frais de carburant

Pour toutes les dépenses qui peuvent être prises en compte avec un justificatif (parking, péage, abonnement, etc.), il vous suffit d’indiquer la somme des montants justifiables. En revanche, les frais kilométriques font l’objet d’une attention spécifique de la part de l’administration car ils sont plus complexes à calculer. En principe, les frais kilométriques sont calculés selon le nombre de kilomètres parcourus et la puissance du véhicule, selon des barèmes prédéfinis par l’administration.

• Si vous habitez à moins de 40 km (ou à 40 km) de votre travail : vous pouvez prendre en considération toute la distance parcourue pour vos frais de transport.
• Si vous habitez à plus de 40 km : la déduction est capée à 40 km sauf si vous pouvez justifier d’une raison valable pour un tel éloignement (par exemple, pour des raisons familiales, sociales ou financières). 

Dans tous les cas, seul un aller-retour par jour peut être déduit des indemnités kilométriques, sauf si vous pouvez fournir des raisons justifiant plus d’un aller-retour (raison médicale, proche à charge, horaires atypiques, etc.).

Pour calculer les frais de transport, vous pouvez choisir de vous baser sur les dépenses réelles, ou bien utiliser le barème kilométrique 2023 de l’administration. 

Les frais de repas

Votre activité professionnelle vous contraint à prendre un repas hors de chez vous ? Ces frais sont déductibles de vos impôts. Pour le calcul, on considère que la valeur d’un repas pris au foyer est de 5 €. Si le montant payé pour le repas excède celui du repas pris au foyer, alors la déduction s’applique, mais sous certaines conditions :

• Si des tickets restaurant sont fournis et utilisés, la part employeur doit être déduite du calcul.
• Si vous pouvez fournir des justificatifs, le montant réel s’applique. Sinon, c’est le montant défini par l’administration pour un repas pris à domicile qui est pris en compte. 
• Si votre lieu de travail possède un restaurant d’entreprise, c’est la différence entre le montant défini par l’administration fiscale et le prix du restaurant d’entreprise qui s’applique (moins les tickets restaurant part employeur s’ils ont été utilisés. 

Sur l’année 2022 par exemple, la limite d’exonération était fixée à 20,20 € maximum par repas (moins 5 € pour l’équivalent au foyer), soit une déduction maximale de 15,20 € par jour.

En 2023, le montant du repas par foyer est fixé à 5,20 €. 20,20 € représente la limite d’exonération, soit un montant maximal déductible par jour de 15 €.

Les frais de déplacement professionnel

Lorsque vous devez vous déplacer pour le travail, vous pouvez déduire vos dépenses professionnelles, à condition que celles-ci n’aient pas déjà été remboursées par votre employeur dans le cas d’un travail salarié. Par exemple, l’hébergement, les frais de transport, l’avion ou le train, les dépenses diverses sur place. Attention à bien conserver les justificatifs. Si les dépenses sont effectuées dans une autre monnaie, vous aurez à effectuer la conversion. 

Les autres dépenses professionnelles

Selon l’activité exercée, il existe beaucoup d’autres dépenses déductibles selon le système des frais réels. Par exemple : 

• Les achats professionnels (matériel de bureau, fournitures) ;
• Les vêtements de travail (chaussures de sécurité, frais d’entretien, uniforme, si ces articles ne sont pas payés par l’entreprise) ;
• Les abonnements professionnels (logiciels, abonnement téléphonique, etc.) ;
• Les frais de formation (cours de langue, cours d’informatique, mise à niveau…) ;
• Certaines dépenses de télétravail.

Le cas des dépenses en télétravail 

Des règles spécifiques s’appliquent aux dépenses engagées dans le cadre du télétravail. L’administration applique une exonération des frais professionnels de télétravail dans la limite de 2,5 € par jour (soit 55 € par mois pour 20 jours de télétravail, et jusqu’à 580 € par an). Même avec cette enveloppe journalière, vous devez pouvoir justifier du fait que vous passez effectivement ces journées en télétravail dans le cadre d’un contrôle fiscal. 

Comment déclarer les frais réels

La déduction forfaitaire de 10 % pour les dépenses professionnelles à l’impôt sur le revenu se fait automatiquement : vous n’avez rien à faire. En revanche, si vous optez pour le régime des frais réels, vous devez effectuer certaines formalités pour déclarer vos dépenses au moment de la déclaration de revenus. Voici comment procéder : 

1. Sur le formulaire de déclaration des revenus, se rendre à l’étape 3 : Revenus et charges
2. Cocher la case Traitements, salaires puis cliquer sur Suivant
3. À la rubrique Traitements, salaires, à l’option « Souhaitez-vous opter pour les frais réels ? », cliquer sur le bouton « Option frais réels » 
4. Une fenêtre s’affiche pour le déclarant. Vous pourrez alors déclarer vos frais de déplacement et opter pour le barème kilométrique si vous le souhaitez. 
5. Vous pourrez également renseigner l’ensemble des autres frais professionnels à la rubrique « Montant de vos autres frais »

Lors de votre déclaration de revenus, il ne vous sera pas demandé de séparer les dépenses entre différentes catégories. Cependant, il est fortement recommandé de le faire au moment de la préparation de votre déclaration de frais réels. Cela permet non seulement de faciliter les calculs mais aussi de s’assurer que vous disposez bien de tous les justificatifs. 

Remarque : les justificatifs de vos dépenses de frais réels doivent être conservés pendant 3 ans.

Avantages et inconvénients des frais réels

La déclaration des frais réels comporte ses propres avantages et inconvénients dont voici un aperçu. 

Exemples et études de cas

Pour mieux comprendre le concept des frais réels et les avantages potentiels par rapport à la déduction forfaitaire, prenons un exemple concret. 

Si vous choisissez les frais réels : 

• Vous êtes salarié et vos frais professionnels s’élèvent à 300 euros par mois. Dans ces 300 € sont inclus : des frais kilométriques de 100 €, des frais de parking de 80 €, des frais de repas de 60 € et des frais divers de 60 €. Pour l’année, 300 € x 12 mois = 3 600 €
• Votre salaire brut annuel est de 40 000 €
• Selon le calcul des frais réels : 40 000 - 3 600 €
• Le revenu imposable s’élève donc à 36 400 €

Si vous choisissez la déduction forfaitaire de 10 % : 

• 40 000 € x 10 % = 4 000 € 
• Le revenu imposable est donc de 36 000 €

Dans cet exemple, la déduction forfaitaire est donc plus intéressante que les frais réels. Globalement, si vous avez des frais professionnels importants, les frais réels peuvent s’avérer plus avantageux. Sinon, faites une simulation sur quelques mois pour évaluer la pertinence des frais réels. Le calcul des frais réels, le fait de tenir un registre et de conserver tous les justificatifs est une tâche chronophage et laborieuse, sans compter les erreurs potentielles. 

Les risques d’une déclaration de frais réels erronée

Opter pour la déduction des frais réels pour optimiser ses revenus imposables est une bonne option pour ceux qui ont des dépenses professionnelles importantes. Toutefois, nous l’avons vu, cela implique une gestion rigoureuse de sa comptabilité.

En effet, toute déclaration erronée ou dans laquelle figure un oubli peut vous conduire à payer une majoration de 10 % d’impôt supplémentaire sur le montant de l’avantage auquel vous n’avez pas droit. Si vous ne réglez pas la situation dans les 30 jours, des pénalités de retard sont également applicables (2,4 % sur un an). 

Conseils pratiques

Pour optimiser le paiement de son impôt sur le revenu en optant pour les frais réels, voici quelques bonnes pratiques que vous pouvez appliquer. 

Gérer ses justificatifs

Les justificatifs des frais réels doivent être conservés pendant 3 ans. Pour une gestion optimale, surtout si vous avez des dépenses professionnelles importantes, il est conseillé de gérer ses justificatifs régulièrement pour éviter les accumulations. Par exemple, grâce à des applications qui permettent de scanner les justificatifs et qui catégorisent automatiquement les dépenses. 

Consulter un expert-comptable

Même si vous gérez vos frais professionnels en solo, se faire accompagner par un comptable pour mettre en place un système de suivi et de catégorisation des dépenses peut vous faciliter la vie.

Gérer ses dépenses avec un outil de gestion dédié

Finom simplifie la vie des entrepreneurs en offrant une large gamme de services financiers. Les professionnels peuvent ouvrir un compte commercial avec des cartes bancaires associées, mais aussi profiter d’un outil de facturation et de gestion des dépenses avec un accès sécurisé limité ou complet pour le comptable. Finom propose plusieurs plans, dont un plan Solo gratuit pour les indépendants et les petites entreprises. Ce plan offre des options de multi-banking et un compte avec un IBAN local.

En résumé 

L’option de frais réel permet de déduire de l’impôt sur le revenu toutes les dépenses qui ont été encourues pour une activité professionnelle. 

Cette option permet de réduire l’enveloppe imposable, notamment lorsque les frais sont importants. Les frais réels peuvent inclure un grand nombre de dépenses tels que les frais kilométriques ou les repas, mais aussi les dépenses de télétravail ou les formations. Cette option nécessite aussi un suivi très rigoureux de ses dépenses et implique d’être en mesure de fournir tous les justificatifs des dépenses déclarées. 

L’imposition selon les frais réels est donc une option avantageuse pour ceux qui engagent des frais professionnels importants, mais dans certains cas, l’abattement forfaitaire de 10 % sera plus avantageux. Faites la simulation pour déterminer quelle option vous convient le mieux.

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