Le journal comptable regroupe toutes les transactions financières de l’entreprise et doit être tenu par toutes les entreprises en France. Il est possible de le séparer en plusieurs journaux pour plus de clarté et de les appeler les journaux auxiliaires. Dans cet article pour les entrepreneurs, nous vous expliquons l’utilité de ces journaux et comment les tenir correctement. 

Contenu

Qu'est-ce qu'un journal comptable ?

Le journal comptable est un registre que doivent obligatoirement remplir les entreprises en France. Les normes comptables sont appliquées selon la taille et la forme juridique de l’entreprise. Le journal comptable doit contenir toutes les transactions financières effectuées par l’entreprise dans l’ordre chronologique durant un exercice donné.

Pour les entreprises soumises au régime réel normal bénéficiant d'obligations comptables plus strictes, le journal comptable est divisé en plusieurs journaux auxiliaires. Généralement, ils sont séparés avec un journal des achats, un journal de ventes, un journal de trésorerie et un journal pour les opérations diverses. Les différents journaux sont ensuite regroupés dans un journal centralisateur.

L’utilisation du journal comptable donne des avantages considérables au moment de réaliser les comptes annuels de l’entreprise. Il permet de remplir plus facilement le bilan, le compte de résultat et le grand livre. 

A noter : pour les micro-entreprises qui bénéficient d’obligations comptables plus souples, on ne parle pas de journal comptable mais de livre des recettes, et des achats si ces dernières vendent des marchandises.

Comment tenir un journal comptable ?

Il n’y a pas de forme fixe pour un journal comptable. Chaque entreprise a la liberté de le rédiger comme elle le souhaite, que ce soit dans un journal manuscrit ou bien numérique. Il y a quelques petites règles à respecter sur les informations à renseigner qui sont souvent répertoriées sous la forme d’un tableau, comme présenté ci-dessous.

DateNuméro de compteLibellé de l’écriture comptableDébitCrédit
25/06401Loyer1000-
26/0662Charges 200-

Afin de pouvoir gérer la chronologie des informations, la date de l’opération est un élément important à intégrer dans ce journal. Chaque ligne doit être rangée de manière chronologique pour se repérer facilement. Pour remplir les comptes annuels de clôture d’année financière, il vous faudra entrer le numéro de compte utilisé, le libellé de l’écriture comptable, ainsi que l’opération réalisée entre débit et crédit.

Le numéro de compte permet de savoir le compte qui a été impacté par la dépense réalisée. Le libellé de l’écriture comptable donne une information cruciale sur le produit ou service concerné par la transaction. Les colonnes débit et crédit, quant à elles, permettent de renseigner le montant de la transaction financière.

Types de journaux comptables

Comme cité précédemment, le journal de comptabilité peut être séparé en journaux auxiliaires. Une fois créés, ils peuvent être regroupés dans un journal centralisateur qui regroupe les différents types de journaux créés. 

Journal de trésorerie 

Aussi appelé journal de banque, le journal de trésorerie enregistre toutes les transactions bancaires de l’entreprise. Pour une société qui dispose de plusieurs comptes bancaires, il est possible d’avoir plusieurs journaux bancaires, chacun relié à un compte. 

Pour les transactions bancaires, il s’agit des comptes 512 du PCG. Pour les caisses et les transactions en espèces, c’est les comptes 53 qui sont utilisés pour le compte de trésorerie.

Journal des ventes

Le journal des ventes répertorie toutes les factures réalisées par l’entreprise pour les ventes. Plusieurs comptes sont utilisés dans ce journal avec le compte client, le compte de TVA collectée et le compte de produits.

Dans le compte de produits de classe 70 du PCG, l’entreprise enregistre le montant hors taxe de ses ventes ou des prestations de service. Les comptes de classe 4457 du PCG, quant à eux, doivent enregistrer le montant de la TVA collectée au crédit.

Les comptes clients sont aussi compris dans le journal des ventes. Il s’agit de tous les comptes du plan comptable général commençant par 41.

Journal des achats 

Tous les achats d’une entreprise doivent être répertoriés dans le journal des achats. Il doit contenir tout ce qui concerne les matières premières, les frais généraux de l’entreprise comme le loyer ou l’entretien, et les marchandises. Chaque article doit avoir sa propre ligne rangée chronologiquement.

Pour les frais généraux de l’entreprise qui comprennent les loyers, les crédit-bails, les honoraires, la publicité, le téléphone… Un journal auxiliaire spécifique peut être créé pour plus de détails.

Pour le journal des achats, les informations suivantes doivent être présentes :

  • Date de la transaction financière ;
  • Numéro de compte qui correspond au compte fournisseur (401), de charge (60, 61, 62) et le compte de TVA déductible (4456) ;
  • Libellé pour définir ce qui a été acheté ;
  • Débit, le montant de la transaction ;
  • Crédit.

Voici un exemple de tableau pouvant être utilisé :

DateNuméro de compteLibelléDébitCrédit
 401Fournisseurs  
 60Charges  
 61Services   
 62Autres charges  
 4456TVA déductible  

Journal d'opérations diverses 

Le journal des opérations diverses, souvent raccourci à OD, est utilisé pour répertorier toutes les opérations autres. Celles qui n’ont pas leurs places dans les trois autres types de journaux et qui n’impactent pas les achats, les ventes et la trésorerie. Dans le journal des opérations, il faut entrer différentes informations dont la paie, la TVA, les provisions, les amortissements immobiliers et les écritures de bilan.

Comme pour le journal comptable, le journal d’opérations diverses peut lui aussi être divisé en plusieurs journaux. Pour plus de lisibilité, il est possible de créer un journal des salaires, un journal des provisions ou encore un journal de TVA.

En séparant les différentes transactions, le nombre de journaux augmente mais il devient plus facile de lire les informations pour ensuite les regrouper. Au moment de réaliser le bilan financier de l’entreprise, les données sont à portée de main et l’exercice s’avère plus facile.

Les enjeux du journal comptable

Tenir un journal comptable est obligatoire pour une entreprise, mais les obligations à respecter peuvent dépendre de la taille et de la forme juridique de cette dernière. Le code général des impôts demande un format strict pour les SARL, SAS et EURL. Le format demandé pour les entreprises plus petites est néanmoins moins contraignant. Le journal comptable est un moyen de contrôler rapidement les écritures comptables des entreprises.

Avec les moyens informatiques, il est important de bien répertorier les fichiers pour les identifier et les retrouver rapidement. Toutes les preuves de transactions doivent être gardées pour que les contrôles de la situation financière de l’établissement puissent être effectués.

En remplissant les journaux de trésorerie, de ventes, d’achats et d’opérations diverses régulièrement, les erreurs peuvent être évitées lors de l’exercice comptable. A la fin de l’exercice, c’est le journal général qui servira de support légal pour l’expert-comptable pour la préparation des déclarations fiscales.

Le journal comptable est un document qui permet de contrôler les écritures comptables, il est donc obligatoire de le garder pendant une période de 10 ans. Chaque nouvelle année financière, un nouveau journal doit être commencé.

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Conclusion 

Le journal comptable est un outil obligatoire pour les entreprises et leur permet de suivre toutes les transactions financières réalisées. Ce livre comptable peut être séparé en plusieurs journaux auxiliaires pour faciliter la lecture et le suivi des transactions.

En enregistrant chronologiquement les transactions, il est simple de suivre les dépenses de l’entreprise et d’avoir un suivi précis. Remplir ces journaux régulièrement assure une tranquillité lors d’un contrôle financier ou pendant l’établissement du bilan financier annuel.

Avec des journaux auxiliaires remplis régulièrement et qualitativement, il devient relativement facile de créer le journal centralisateur qui regroupe toutes les informations. De plus, lors d’un contrôle financier, l’expert-comptable est en mesure de retrouver toutes les données des transactions rapidement. 

FAQ

Sous quelle forme se présente un journal en comptabilité ?

Un journal en comptabilité ne dispose pas d’une forme générique à respecter. Cependant, les entreprises optent généralement pour un tableau qui permet de regrouper toutes les informations nécessaires sur une ligne avec un suivi chronologique précis, le libellé d’écriture comptable, le numéro de compte et l’information entre débit et crédit.

Quelle est la différence entre un journal comptable et un grand livre ?

Le journal comptable est utilisé pour répertorier avec détails toutes les transactions réalisées dans une entreprise de manière chronologique. Le grand livre est un autre outil de comptabilité qui regroupe les transactions mais aussi les soldes des comptes et les mouvements de chaque compte.

Qui doit tenir un journal comptable ?

Le journal comptable doit être tenu par la personne responsable de la comptabilité au sein d’une entreprise. Dans les grandes entreprises, cela peut être un expert-comptable interne ou le chef comptable. Pour les sociétés plus petites, une personne avec l’accès à un logiciel de comptabilité peut se retrouver en charge.

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