Definition von Lohnsteuer
Lohnsteuer ist eine besondere Form der Einkommensteuer. Sie wird auf Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit erhoben. Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit sind alle Einnahmen, die dem Arbeitnehmer aus seinem Arbeitsverhältnis zufließen. Der Arbeitnehmer bezieht sie in Form des Arbeitslohns als Gegenleistung für die erbrachte Arbeit.
Sachzuwendungen des Arbeitgebers sind ebenfalls Einkünfte des Arbeitnehmers. Hierunter fallen Vergünstigungen, kostenlose Mahlzeiten und Unterkunft, Arbeitsbekleidung, Dienstwagen und Fahrtkostenzuschüsse. Diese Zuwendungen werden als geldwerte Vorteile bezeichnet.
Die Lohnsteuer berechnet der Arbeitgeber anhand von Lohnsteuermerkmalen und behält sie vom Bruttoarbeitslohn ein. Der Arbeitgeber führt die Lohnsteuer direkt an das zuständige Finanzamt ab.
Die Lohnsteuer war 2021 mit 26,2% oder 218 Milliarden Euro die Steuer mit dem höchsten Aufkommen in Deutschland. Sie war damit die wichtigste Einnahmequelle des Staates unter den Steuerarten.
Rechtsgrundlagen der Lohnsteuer und Unterscheidung zu anderen Steuerarten
Grundlegende Rechtsquellen der Lohnsteuer sind die §§ 8, 19 und 38 bis 42f. des Einkommensteuergesetzes (EStG) sowie die Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV).
Die Lohnsteuer ist keine eigene Steuerart, sondern eine Erhebungsform der Einkommensteuer. Anders als die Einkommensteuer ist sie nicht vom Steuerschuldner (d.h. dem Arbeitnehmer) selbst zu entrichten. Vielmehr wird direkt sie an der Quelle (d.h. beim Arbeitgeber) zum Zeitpunkt ihres Entstehens durch Abzug vom Arbeitslohn erhoben. Im Gegensatz zur Einkommensteuer wird sie nicht erst nach Ablauf des Kalenderjahres nachträglich veranlagt.
Die Lohnsteuer gehört zu den direkten Steuern, die den Steuerträger (Arbeitnehmer) unmittelbar belastet. Sie wird direkt von ihm bzw. über einen Dritten (den Arbeitgeber stellvertretend für den Arbeitnehmer) abgeführt, dem Steuerschuldner. Steuerträger und Steuerschuldner sind somit identisch.
Anhand dieses Merkmals unterscheidet sie sich von indirekten Steuern wie Mehrwert- oder Verbrauchsteuern. Hier sind der Steuerträger (d.h. der Käufer, der die Steuerlast trägt) und der Steuerschuldner (d.h. der Verkäufer, der die Steuer erhebt und an das Finanzamt abführt) nicht identisch.
Berechnung der Lohnsteuer
Die Höhe der Lohnsteuer ist abhängig vom Bruttoarbeitslohn, der Steuerklasse und weiteren Lohnsteuerabzugsmerkmalen. In Deutschland liegt der anzuwendende Lohnsteuersatz (auch Einkommensteuertarif genannt) je nach zu versteuerndem Einkommen zwischen 14 und 45 Prozent.
Die Lohnsteuer wird anhand von Lohnsteuertabellen oder Lohnsteuerrechner ermittelt. Um die Berechnung korrekt durchzuführen, benötigt der Arbeitgeber die Höhe des Bruttoarbeitslohns und weitere Angaben zur Person des Arbeitnehmers. Das sind Steuerklasse, Anzahl der Kinderfreibeträge, Kirchensteuerpflicht und der Lohnsteuerfreibetrag. Der Arbeitgeber kann diese Informationen in einer elektronischen Datenbank der Finanzverwaltung abrufen. Sie werden daher als elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) bezeichnet. In dieser Datenbank sind zudem Name, Anschrift und das zuständige Finanzamt des Arbeitnehmers enthalten.
Damit der Arbeitnehmer am ELStAM-Verfahren teilnehmen kann, erhält er eine steuerliche Identifikationsnummer (IdNr) zugeteilt. Diese kann er bei der Finanzverwaltung beantragen und anschließend an den Arbeitgeber weiterleiten.
Lohnsteuerklassen
Zur Durchführung des Lohnsteuerabzugs muss der Arbeitgeber die Lohnsteuerklasse des Arbeitnehmers kennen. Für alle unbeschränkt einkommensteuerpflichtigen Personen in Deutschland, die Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit beziehen, existieren sechs Lohnsteuerklassen. Hierzu gehören:
Steuerklasse I: Alleinlebende
Steuerklasse II: Alleinerziehende
Steuerklasse III: Verheiratete/Verpartnerte (Besserverdiener)
Steuerklasse IV: Verheiratete/Verpartnerte mit gleich hohem Einkommen
Steuerklasse V: Verheiratete/Verpartnerte (Geringverdiener)
Steuerklasse VI: Arbeitnehmer mit mehr als einem Arbeitsverhältnis
Als Sonderfall gilt die Lohnsteuerklasse 0 für Arbeitnehmer, die ihren Arbeitslohn in Deutschland beziehen und ihren Wohnsitz im Ausland haben.
In einigen gesetzlich geregelten Fällen ist es zulässig, die Lohnsteuer pauschal zu erheben. Bei dieser Lohnsteuerpauschalierung richtet sich die Lohnsteuer nicht nach Arbeitslohn und persönlichen Lohnsteuerabzugsmerkmalen. Sie wird stattdessen mit einem festgelegten Prozentsatz abgegolten.
Freibeträge und Pauschbeträge
Arbeitnehmer müssen nicht den vollen Bruttoarbeitslohn versteuern.
Zunächst existiert ein automatisch gewährter Grundfreibetrag, bis zu dem alle Arbeitseinkommen prinzipiell steuerfrei sind. Der Grundfreibetrag soll der Sicherung des Existenzminimums dienen und wird alle zwei Jahre neu festgelegt.
Über die Höhe des Grundfreibetrags entscheidet der Familienstand, d.h. die Einordnung in eine der o.a. Steuerklassen. Bei Verheirateten/Verpartnerten ist der Grundfreibetrag doppelt so hoch wie bei Alleinlebenden und Alleinerziehenden.
Auch Pauschbeträge reduzieren das zu versteuernde Einkommen des Arbeitnehmers. Das bekannteste Beispiel ist die Werbungskostenpauschale, auch Arbeitnehmerpauschbetrag genannt. Unter die Werbungskosten fallen Aufwendungen für Arbeitsmittel, Arbeitsbekleidung, Fahrt- und Reisekosten. Für diese Aufwendungen wird im Rahmen der Steuererklärung automatisch ein festgelegter Betrag von dem Jahreseinkommen abgezogen. Hierfür besteht keine Nachweispflicht. Wenn die Werbungskosten höher sind als der Pauschbetrag, müssen die Aufwendungen anhand von Belegen nachgewiesen werden.
Generell reduzieren Frei- und Pauschbeträge die Steuerlast. Vom Bruttoarbeitslohn werden die zuvor genannten Frei- und Pauschbeträge abgezogen, woraus sich das zu versteuernde Einkommen, die sog. Bemessungsgrundlage, ergibt. Anschließend wird auf die Bemessungsgrundlage linear-progressiv der Einkommensteuertarif (14-45%) angewendet und die Lohnsteuer errechnet. Je höher die Bemessungsgrundlage ist, desto höher ist der Einkommensteuertarif.
Abführung der Lohnsteuer
Arbeitgeber sind gesetzlich zur Einbehaltung der Lohnsteuer verpflichtet, die sie an das Finanzamt abführen müssen. Sie übermitteln die Lohnsteuerdaten in elektronischer Form an die Finanzverwaltung.
Arbeitgeber fassen die Daten aus den monatlichen Lohnabrechnungen des Arbeitnehmers in einer jährlichen Lohnsteuerbescheinigung zusammen. Zum Nachweis des Lohnsteuerabzugs werden sie elektronisch an das Finanzamt übermittelt.
Lohnsteuer: Besondere Einkünfte
Einmalzahlungen und Zusatzleistungen wie Gewinnbeteiligungen, Boni, Weihnachts- und Urlaubsgeld sind prinzipiell steuerpflichtig.
Zuwendungen des Arbeitgebers im Rahmen betrieblicher Veranstaltungen mit gesellschaftlichem Charakter sind lohnsteuerfrei, wenn sie 110,00 Euro pro Arbeitnehmer nicht übersteigen.
Die private Nutzung eines für betriebliche Zwecke bereitgestellten Dienstwagens ist ein geldwerter Vorteil und daher steuerpflichtig. Der Wert dieser Nutzung wird wie folgt bemessen: Es gibt die Möglichkeit, monatlich 1% des auf volle Hundert abgerundeten Bruttolistenpreises des Fahrzeugs pauschal auf den Bruttoarbeitslohn anzurechnen (1%-Regelung). Oder es wird die privat gefahrene Kilometerzahl im Verhältnis zur Gesamtkilometerleistung als Anteil an den Gesamtkosten herangezogen (Fahrtenbuchmethode).
Lohnsteuer: Vorteile und Vergünstigungen
Werbungskosten und Lohnsteuerermäßigungsverfahren: Bei regelmäßig hohen Werbungskosten, Vorsorgeaufwendungen oder außergewöhnlichen Belastungen kann der Arbeitnehmer beim Finanzamt einen zusätzlichen Freibetrag beantragen. Auch dieser ist ein Lohnsteuerabzugsmerkmal, das neben den bereits genannten Frei- und Pauschbeträgen geltend gemacht werden kann.
Sonstige steuerfreie Arbeitgeberleistungen: Es gibt über 50 steuerfreie Arbeitgeberleistungen. Beispiele hierfür sind Jobticket, Essensgutscheine, Zuschüsse für Kinderbetreuung und Förderung der Arbeitnehmergesundheit. Jede einzelne Leistung unterliegt unterschiedlichen Regelungen und jährlichen Freigrenzen. Ihnen ist gemeinsam, dass sie freiwillige Zuwendungen des Arbeitgebers sind. Sie dienen zur Motivation des Arbeitnehmers und steigern die Attraktivität des Arbeitgebers.
Lohnsteuer: Grenzgänger und internationale Sachverhalte
Um zu vermeiden, dass dieselbe steuerpflichtige Person mehrfach besteuert wird, werden Doppelbesteuerungsabkommen abgeschlossen. Dies passiert häufig, wenn die Person in einem Land ansässig ist, ihre Einkünfte jedoch in einem anderen Land bezieht. In diesen Abkommen ist geregelt, welcher Staat das Recht zur Steuererhebung hat.
Grundsätzlich sind Arbeitnehmer, die ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthaltsort in Deutschland haben, sprich: mehr als 183 Tage im Jahr dort verbringen, auch mit ihren im Ausland erzielten Lohneinkünften in Deutschland unbeschränkt steuerpflichtig (Welteinkommensprinzip). Sind sie mehr als 183 Tage im Ausland tätig, werden ihre Lohneinkünfte im Land der Erwerbstätigkeit versteuert.
Lohnsteueraußenprüfung
Nach dem deutschen Einkommensteuergesetz ist das Finanzamt berechtigt, die Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer durch den Arbeitgeber zu prüfen. Bei dieser Lohnsteueraußenprüfung werden Lohn- und Gehaltsabrechnungen inkl. lohnsteuerlich relevanter Unterlagen des Arbeitnehmers aus den letzen drei Jahren geprüft.
Nach einer gemeinsamen Terminabsprache zwischen den Beteiligten findet die Lohnsteueraußenprüfung auf Prüfungsanordnung des Finanzamts statt. Darin wird eine Frist für die Vorlage der Unterlagen gesetzt. Dann erfolgen eine Vorortprüfung, eine darauffolgende Nachbesprechung sowie die schriftliche Ergebnisverkündigung in Form eines Abschlussberichts.
Der Arbeitgeber ist bezüglich der Prüfung zur Mitwirkung und zur Erteilung von Auskünften verpflichtet. Er gestattet den Prüfern Zugang zu seinen Geschäftsräumen. Er gewährt ihnen Einsicht in alle Unterlagen und stellt ihnen die hierfür notwendigen Arbeitsmittel zur Verfügung.
Lohnsteuerhilfe und Beratung
In der Regel sind Arbeitnehmer, die Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit beziehen, nicht zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet. Sind bestimmte Voraussetzungen erfüllt, ist eine Erklärung obligatorisch. Dies gilt bei anderen Einkunftsarten wie Kapitalerträgen oder Mieteinkünften oder bei Lohnersatzleistungen und Nebeneinkünften ab einer gewissen Höhe. Wenn der Arbeitnehmer mehrere Arbeitsverhältnisse innerhalb eines Kalenderjahres hat, ist ebenfalls eine Steuererklärung erforderlich (Lohnsteuerklasse VI).
Wenn die oben genannten Pauschbeträge überschritten werden, d.h. bei außerordentlich hohen Kosten und Belastungen, ist eine Steuererklärung empfehlenswert.
In beiden Fällen gibt es mehrere Möglichkeiten der Beratung:
- Lohnsteuerhilfevereine
Lohnsteuerhilfevereine sind Selbsthilfeeinrichtungen. Vereinsmitglieder sind unter Aufsicht der Finanzbehörden dazu befugt, nichtselbständige Arbeitnehmer in Lohnsteuerfragen geschäftsmäßig zu beraten. Die genauen Aufgaben sind im Steuerberatungsgesetz enthalten. Die Beratung kann sich auch auf andere Einkunftsarten bis zu einer gewissen Einkommenshöhe erstrecken.
- Steuerberater und ihre Rolle
Steuerberater sind Angehörige freier Berufe. Als offiziell anerkanntes, unabhängiges Organ der Rechtspflege sind sie zu einer umfassenderen Hilfestellung in Lohnsteuerfragen befugt als Lohnsteuerhilfevereine. Dies schließt die Erstellung von Steuererklärungen und die Vertretung des Mandanten vor Gericht und gegenüber den Finanzämtern ein. Auch bestimmte gutachterliche und treuhänderische Aufgaben werden vom Steuerberater wahrgenommen.
- Online-Tools und Software-Lösungen
Arbeitnehmer, die ihre Steuererklärung selbst machen möchten, greifen aus Zeit- und Kostengründen auf elektronische Software-Tools oder Steuer-Apps zurück. Die bekanntesten sind WISO, QuickSteuer und Taxman oder die Softwarelösungen der Discounter Aldi und Lidl. Sie verfügen allesamt über eine ELSTER-Schnittstelle. ELSTER nennt sich das elektronische Portal der deutschen Steuerverwaltungen. Hier können Arbeitgeber ihre Lohnsteueranmeldungen und Arbeitnehmer ihre Einkommensteuererklärungen einreichen.
Fazit
Das Verständnis der Lohnsteuer ist essentiell für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen, da sie einen bedeutenden Teil des deutschen Steuersystems ausmacht. Die korrekte Berechnung und Abführung dieser Steuer sichert nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Pflichten, sondern ermöglicht auch die Nutzung verschiedener Freibeträge und Vergünstigungen, die zur finanziellen Entlastung beitragen können. Mit diesem Wissen ausgestattet, können Steuerpflichtige ihre Steuerlast optimieren und sich aktiv an der Gestaltung ihrer finanziellen Zukunft beteiligen.