Eine Kleinunternehmer Rechnung schreiben
Eine Rechnung für Kleinunternehmen ist ein Zahlungsdokument, das von einem Kleinunternehmer ausgestellt wird, der von der Mehrwertsteuer befreit ist.
Wenn eine Kleinunternehmer-Rechnung alle rechtlichen Anforderungen erfüllt, macht sie nicht nur den Kleinunternehmern selbst, sondern auch ihren Kunden das Leben leichter. Eine korrekte Rechnungsstellung erhöht das Vertrauen zwischen den Geschäftspartnern und verbessert den Ruf des Unternehmens.
Anleitung zur Erstellung der Rechnung Kleinunternehmen
Wir haben eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung vorbereitet, wie man eine Rechnung als Kleinunternehmer schnell und richtig erstellt. Das müssen Sie dazu tun:
- Vergewissern Sie sich, dass Ihr Unternehmen das Recht auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung hat. Die entsprechenden Normen zur Besteuerung und Rechnungserstellung sind in § 19 UStG für Kleinunternehmer festgelegt. Überprüfen Sie vor allem die Umsatzgrenzen. Nur wenn folgende Anforderungen erfüllt werden, können Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen:
- Der Umsatz des Unternehmens darf im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 22.000 Euro betragen. Bis 2020 lag dieser Wert bei 17.500 Euro. 2020 wurde die Umsatzgrenze erhöht und gilt in dieser Form auch heute.
- Im laufenden Kalenderjahr darf der Umsatz voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro betragen.
- Informieren Sie sich über die Anforderungen an die Rechnung für Kleinunternehmer. Die Grundbestimmungen hierfür sind in § 14 und § 19 Abs. 1 aufgeführt. Nachfolgend informieren wir Sie über die Pflichtangaben auf der Rechnung.
- Um den Prozess einfacher und schneller zu gestalten, können Sie eine Rechnungsvorlage Kleinunternehmer verwenden. Unten finden Sie Informationen zu möglichen Optionen.
- Sollten Fragen oder Unklarheiten zum Thema der Rechnung von Kleinunternehmer bestehen, empfehlen wir die Kontaktaufnahme mit einem Steuerberater für Kleinunternehmer.
Unterschiede zwischen einer regulären Rechnung und einer Rechnung von Kleinunternehmern
Der Hauptunterschied zwischen einer normalen Rechnung und einer Kleinunternehmer-Rechnung besteht darin, dass Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen müssen.
Darüber hinaus können Kleinunternehmer bei der Angabe des Betrags auf Begriffe “Netto” und “Brutto” verzichten, denn gemäß Kleinunternehmerregelung gilt für diese Unternehmen die Regel: Nettobetrag = Bruttobetrag.
Welche Pflichtangaben enthalten Rechnungen für Kleinunternehmer?
Die Pflichtangaben, die in einer Kleinunternehmer-Rechnung enthalten sein müssen, sind in § 14 Abs. 4 UStG festgelegt:
- Angaben zum Rechnungsersteller: Vollständige Name und Adresse des Kleinunternehmers
- Angaben zum Rechnungsempfänger: Vollständige Name und Adresse des Kunden
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Steuer-Nr. oder USt-ID-Nr.;
- fortlaufende und einzigartige Rechnungsnummer
- Beschreibung der verkauften Waren/erbrachten Leistungen (Menge und Art von Waren, Umfang und Art von Leistungen)
- Zeitpunkt/Zeitraum der Lieferung/der Erbringung der Leistung
- Rechnungsbetrag
Für Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro) gelten andere Anforderungen. In diesem Fall gibt es weniger Pflichtangaben als für Rechnungen mit größeren Beträgen. Laut § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) müssen solche Rechnungen nur folgende Angaben enthalten:
- Name und Adresse des Lieferanten/Leistungsanbieters
- Datum des Belegs
- Menge und Art der gelieferten Waren/erbrachten Dienstleistungen
- Betrag
Ein sehr wichtiger Bestandteil aller Kleinunternehmer-Rechnungen ist der Hinweis auf § 19 UStG. Die Formulierungen können sich unterscheiden. Einige Beispiele sind folgende:
- “Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.“
- “Kleinunternehmer. Gemäß § 19 UStG ist kein Ausweis der Umsatzsteuer erforderlich.“
- „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
- „Rechnungsstellung erfolgt ohne Ausweis der Umsatzsteuer nach §19 UStG.“
- „Die Kleinunternehmerregelung wird angewendet. Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
- „Gemäß § 19 Abs. 1 UStG ist im Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer enthalten.“
Umsatzsteuer auf der Kleinunternehmen Rechnung
Wir haben bereits erwähnt, dass Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen müssen. Zu den Pflichtangaben der Rechnung gehört nur der Nettobetrag für die Waren oder Leistungen, ohne Betrag oder Satz der Umsatzsteuer.
Denn Kleinunternehmen sind in Deutschland von der Erhebung der Mehrwertsteuer befreit, wenn ihr Umsatz im Vorjahr nicht mehr als 22.000 Euro betrug. Dies hat direkte Auswirkungen auf die Rechnungsstellung und die Preisgestaltung.
Da Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen, können ihre Kunden selbst keine Vorsteuer abziehen. Der oben angeführte Hinweis auf die entsprechende Norm dient zur Vermeidung von Missverständnissen.
Hat ein Kleinunternehmer versehentlich wie ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen Umsatzsteuer ausgewiesen? Laut Gesetz muss er den vom Kunden gezahlten Steuerbetrag an das Finanzamt abführen. Unser Tipp für diese Situation: Wenn Sie einen solchen Fehler in Ihrer Rechnung bemerken, sollten Sie möglichst schnell ein berichtigtes Dokument an Ihren Kunden senden.
Sicherer und effizienter Versand von Rechnungen Kleinunternehmer
Es gibt einige Wege, wie ein Kleinunternehmer Rechnungen an seine Kunden versenden kann.
- traditionell per Post in Papierform
- per Fax
- per E-Mail
Die meisten Unternehmer sind an die erste Variante gewöhnt. In letzter Zeit zieht man jedoch den Versand per Fax oder E-Mail wegen Bequemlichkeit und Schnelligkeit vor. Falls Sie eine elektronische Übermittlung auswählen, müssen Sie zuvor die Zustimmung des Kunden zu dieser Versandart einholen. Seine Zustimmung kann in beliebiger Form gegeben werden.
Die Voraussetzungen für die Gültigkeit einer Rechnung nach Versand sind:
- Echtheit des Dokuments. Es darf kein Zweifel daran bestehen, dass das Dokument echt und nicht gefälscht oder von einer anderen Person erstellt wurde.
- Unversehrtheit. Nach der Ausstellung der Rechnung dürfen keine Änderungen mehr vorgenommen worden sein.
- Gute Lesbarkeit. Der Empfänger muss den gesamten Text der Rechnung leicht lesen können.
Kleinunternehmer können die Versandoption für ihre Rechnungen auswählen, die ihnen zusagt.
Aufbewahrungsfristen für Rechnungen Kleinunternehmer
Bezüglich der Aufbewahrungsfristen gilt für Kleinunternehmer § 147 AO. Die Abgabenordnung schreibt eine Aufbewahrungsfrist für Buchungsdokumente von 10 Jahren vor. Die elektronische Archivierung ist ebenso möglich.
Wir möchten dabei auf einige wichtige Punkte hinweisen:
- Man muss für den gesamten Zeitraum eine gute Lesbarkeit der Belege gewährleisten. Wir empfehlen, die Rechnungen und Quittungen sofort nach Ausstellung auf Thermopapier zu kopieren.
- Elektronische Rechnungen müssen 10 Jahre lang in ihrem Ursprungsformat aufbewahrt werden. Der Ausdruck dieser Belege reicht nicht aus.
- Als Beginn der Aufbewahrungsfrist gilt das Ende des Kalenderjahres, in dem man die Buchungsbelege ausgestellt hat.
Zur Vereinfachung der Aufbewahrung sollten Sie alle Rechnungen in Aktenmappen oder speziellen Ordnern auf dem Computer systematisieren.
Rechnungsstellung für Kleinunternehmer im EU-Ausland
Bei der Ausstellung einer Rechnung an Kunden in der EU kann sich die Frage stellen, ob in diesem Fall besondere Anforderungen und Nuancen zu beachten sind.
Auch in diesem Fall führen Sie als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab. Deshalb darf die Umsatzsteuer in Rechnungen nicht ausgewiesen werden. Das gilt für Rechnungen an alle Arten von Kunden - Privatpersonen, Kleinunternehmer oder Großunternehmen.
Kurz gesagt: die Rechnung Kleinunternehmen an einen Käufer im EU-Ausland muss dieselben Pflichangaben und Hinweis auf § 19 UStG wie eine normale inländische Kleinunternehmer-Rechnung enthalten.
Rechnungsstellung Kleinunternehmer: Softwarelösungen zur Vereinfachung
Für die Rechnungsstellung für Kleinunternehmer gibt es zahlreiche spezielle Programme. Sie vereinfachen die tägliche Buchhaltung und bieten oft zusätzliche Optionen wie die Anwendung der Kleinunternehmerregelung, eine Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer oder die automatisierte Übermittlung der Belege per E-Mail.
Wir haben einige Software-Angebote im Bereich Rechnungsstellung analysiert. Darunter sind:
- Finom: Kostenlose Rechnungsstellung, unterstützt durch integrierte Automatisierungs- und Dokumentenmanagementfunktionen.
- GetMyInvoices. Die Hauptoptionen: automatischer Import und Export von Rechnungen, Strukturierung, schnelle Digitalisierung und Weiterverarbeitung der Belege. Man kann die Plattform 14 Tage kostenlos testen.
- FastBill. Dieses System bietet Funktionen zur Erfassung und Kategorisierung von Belegen, Verfolgung des Dokumentenstatus und Zahlungserinnerungen sowie Kundenverwaltungsoptionen. Eine kostenlose 14-tägige Probezeit ist auch hier verfügbar.
- Weclapp. Dieses Portal stellt unter anderem Buchhaltungsfunktionen für kleine und mittlere Unternehmen, Rechnungsstellung, Mahnsysteme, Kassenverwaltung und Buchungsverwaltung zur Verfügung. Man kann alle Funktionen 30 Tage kostenlos testen.
Die Digitalisierung der Buchhaltung nimmt stetig zu. Auch die Anzahl an Angeboten und die Vielfalt an digitalen Lösungen für Kleinunternehmen ist groß. Sie können daher problemlos die richtige Plattform mit den gewünschten Funktionen und einem passenden Tarif finden.