Faktura

Faktura Definition und Arten von Fakturen

Die “Faktura” Bedeutung stammt vom lateinischen Wort "factura" ab, was wörtlich “Leistung” und im übertragenen Sinne “Rechnung” bedeutet. Eine Faktura und eine Rechnung sind jedoch nicht immer das Gleiche. Im deutschsprachigen Raum, z. B. in Deutschland, Österreich und der Schweiz, ist Faktura auch ein allgemeiner Begriff für verschiedene Dokumente wie Rechnungen oder Quittungen, die eine Rechnung bestätigen oder ihre Ausstellung veranlassen.

Die folgenden Arten von Dokumenten können als "Faktura" bezeichnet werden:

• Einfache Rechnung. Diese ausgestellten Rechnungen sind Dokumente, die vom Verkäufer (Auftragnehmer) zur Bezahlung von Waren, Arbeiten oder Dienstleistungen oder zur Überweisung einer Vorauszahlung für eine bevorstehende Lieferung bzw  Dienstleistung an den Käufer (Kunden) gesendet werden. Dieses Dokument enthält unter anderem die Daten des Käufers und Verkäufers, eine Liste der Waren und Dienstleistungen und den zu zahlenden Betrag.
• Proforma-Rechnung.  Die Proforma-Rechnung enthält Informationen über den Preis und den Wert von Waren oder Dienstleistungen, ist aber kein Abrechnungsdokument, da sie keine Verpflichtung zur Zahlung des darin genannten Betrags enthält.
• Sammelrechnung. In einer Sammelrechnung werden mehrere Aufträge, Transportpapiere, Einzelbelege oder Rechnungen zu einer Rechnung zusammengefasst.
• Elektronische Rechnung. Hierbei handelt es sich um ein elektronisches Dokument mit dem gleichen Inhalt und den gleichen rechtlichen Auswirkungen wie eine Papierrechnung. Sie hat gegenüber herkömmlichen Rechnungen mehrere deutliche Vorteile und kann die Buchhaltungsprozesse für alle Beteiligten erheblich vereinfachen.

Es gibt auch Unterschiede zwischen Vor- und Nachfakturierung. Dabei beginnt die Rechnungsstellung bei der Vorabrechnung im Voraus. Die nachträgliche Rechnungsstellung ist das Gegenteil, hier wird eine Rechnung erst dann erstellt, wenn eine Dienstleistung erbracht wurde oder ein Kunde die Ware oder Dienstleistung erhalten hat.

Wichtige Bestandteile einer Rechnung

Eine Rechnung ist ein Dokument, auf dessen Grundlage die Zahlung oder Vorauszahlung von Waren, Dienstleistungen oder Arbeiten erfolgt. Um gültig zu sein, muss dieses Dokument  laut § 14 UStG einige wichtige Elemente enthalten:

• Name und Anschrift des Empfängers. Dies bedeutet die vollständige Anschrift des Unternehmens des Auftragnehmers.
• Rechnungsnummer. Jede Rechnung erhält eine individuelle Nummer, die die Identifizierung der Rechnungen erleichtert. Die Rechnungsnummer ist einmalig und darf nicht wiederholt werden.
• Datum und Fälligkeit. Das Datum wird bei der Ausstellung des Dokuments hinzugefügt. Zusammen mit der Rechnungsnummer erleichtert es das Zuordnen der Rechnung. Das Fälligkeitsdatum hingegen gibt die Frist an, innerhalb derer der Kunde die gelieferten Waren, geleisteten Arbeiten oder erbrachten Dienstleistungen bezahlen muss.
• Steuer-Identifikationsnummer. Die Steuer-Identifikationsnummer dient der eindeutigen Identifizierung des Empfängers der Überweisung und wird als zusätzliches Identifikationsmittel verwendet.
• Detaillierte Leistungsbeschreibung. Dies ist eine Liste, die die Mengen und Preise der Waren, der erbrachten Dienstleistungen oder der ausgeführten Arbeiten enthält.
• Zahlungsmodalitäten. Die Zahlungsbedingungen legen fest, wann und wie die Zahlungen zu erfolgen haben.
• Höhe der bezahlten Summe bzw. zu bezahlenden Summe

Steuerliche Aspekte

Bei Verkäufen, also immer dann, wenn Sie eine Rechnung an den Kunden schreiben, fällt in der Regel Umsatzsteuer an. Vorsteuer nennt man die Steuerbeträge, die Sie an den Lieferanten bezahlen müssen, wenn Sie also eine Rechnung erhalten.

Fallen Sie unter die Kleinunternehmerregelung, müssen Sie auf Ihren Rechnungen einen entsprechenden Hinweis anführen, dass Sie von der Umsatzsteuer befreit sind, z. B. "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Die Vorsteuer wird in der Regel auf Grundlage des in der Rechnung angeführten Nettobetrags berechnet. Ist die Umsatzsteuer in der Rechnung zu hoch angegeben, also beispielsweise mit dem falschen Steuersatz, wird die Vorsteuer nur in dem gesetzlich vorgeschriebenen Umfang einbehalten.

Aus steuerlichen Gründen gelten für Rechnungen und andere Buchhaltungsunterlagen Aufbewahrungsfristen. In Deutschland beträgt die allgemeine Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen 10 Jahre. 

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde oder in dem der letzte Eintrag in den Buchhaltungsunterlagen erfolgte. Die Rechnungen können in Papierform oder elektronisch aufbewahrt werden.

Faktura-Software

Inzwischen gibt es eine große Anzahl verschiedener Softwareprogramme für die Rechnungsstellung. Sie bieten eine breite Palette von Funktionen, die die Einnahmenerfassung erheblich erleichtern können. Diese Lösungen decken meist verschiedene Bereiche ab oder sind für unterschiedliche Dienstleistungsbereiche und Unternehmensgrößen konzipiert, aber alle bieten die Möglichkeit, den Rechnungsstellungsprozess zu optimieren und zu automatisieren.

Mit einer Fakturierungssoftware können Sie Rechnungen erstellen, die oft automatisch an den Kunden verschickt werden können. Das Auftreten von beispielsweise verloren gegangenen Rechnungen wird damit vermieden. Häufig bieten Fakturierungslösungen auch vorgefertigte Rechnungsvorlagen und einfache Layouts. Diese Layouts können meist an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden.

Nach der Erstellung einer Rechnung können die Benutzer die Rechnung jedoch auch ausdrucken und per Post versenden. Es können zudem Rechnungserinnerungen und Kundenwarnungen eingerichtet werden, um Kunden darüber zu informieren, wenn das Fälligkeitsdatum einer Zahlung näher rückt. Je nach Art des Abonnements gibt es verschiedene Preispakete für diese Lösungen. 

Inzwischen gibt es eine große Auswahl dieser Programme. Es ist daher wichtig, Ihre individuellen Anforderungen und Ihr Budget zu berücksichtigen, um die für Sie passende Software zu finden:

• Überlegen Sie, welche Funktionen Sie benötigen, beispielsweise Rechnungserstellung, Angebote, Auftragsverwaltung, Buchhaltung usw.
• Prüfen Sie, wie intuitiv und benutzerfreundlich die Software ist.
• Überprüfen Sie, ob die Software mit anderen Tools oder Systemen, die Sie bereits verwenden, wie z. B. Buchhaltungssoftware oder CRM integriert werden kann.
• Vergleichen Sie die Preise der verschiedenen Softwarelösungen und prüfen Sie, ob sie Ihrem Budget entsprechen.

Fazit

Die korrekte Rechnungsstellung gemäß den Anforderungen der Gesetzgebung ist wichtig für den Geschäftserfolg. Denken Sie daher daran, dass die Erstellung von Fakturen bei einer großen erbrachten Leistung oder hohem Verkaufsvolumen viel Zeit in Anspruch nehmen kann. In diesem Fall ist es eine gute Lösung, ein Online-Abrechnungsprogramm zu verwenden.