Grundlagen der Finanzbuchhaltung
Was ist Finanzbuchhaltung? Unter der Finanzbuchhaltung versteht man einen wichtigen Teilbereich des betrieblichen Rechnungswesens. Die Finanzbuchhaltung erfasst und dokumentiert alle finanziellen Vorgänge des Unternehmens, die mit Geld- und Güterverwaltung und mit Zahlungen an die Dritten verbunden sind.
Die Buchhaltungsabteilungen großer Unternehmen teilen die allgemeine Finanzbuchhaltung einmal in die Kreditoren- und die Debitorenbuchhaltung ein.
- Kreditorenbuchhaltung. Zu Finanzbuchhaltungsaufgaben in diesem Bereich gehören die Umfassung der Zahlungsverpflichtungen der Firma und Bearbeitung der eingegangenen Rechnungen.
- Debitorenbuchhaltung. Dazu zählt man das externe Rechnungswesen. Man beschäftigt sich dabei mit den Außenständen der Firma und verwaltet die Rechnungen an Dritte.
Wichtige Komponenten der Finanzbuchhaltung: Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), Anlagenbuchhaltung
Man kann drei grundlegende Komponenten der FiBU nennen: Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Kontenplan.
Bilanz
Der Ausgangspunkt der FiBu ist eine Eröffnungsbilanz. Die Pflicht zur Aufstellung der Bilanz ist im Handelsgesetzbuch (§ 242) festgelegt.
Die Bilanz besteht aus Aktiva und Passiva. Auf der Aktiva-Seite werden Vermögenswerte des Unternehmens erfasst. Diese Bilanzseite zeigt, wofür die Firma ihre Geldmittel nutzt. Auf der Passiv-Seite wird vor allem das Eigen- und das Fremdkapital dargestellt. Sie zeigt die Herkunft der eingesetzten Mittel.
Gewinn- und Verlustrechnung
Die Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung ist unter anderem für die Berechnung des Steuerbetrags wichtig. Die GuV ist ein Teil des Jahresabschlusses. Alle Erträge und Ausgaben innerhalb des Jahres werden gegenübergestellt. Man erhält dann das Unternehmensergebnis. Wenn die Erträge die Aufwendungen übersteigen, spricht man von einem Gewinn der Firma. Falls die Ausgaben höher als die Einnahmen sind, erwirtschaftet die Firma einen Verlust.
GoB und SKR
Alle finanziellen Ströme werden auf den entsprechenden Konten gebucht. Die Buchung erfolgt laut den so genannten „Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)“. Die GoB schützen Unternehmer vor Fehler und potentiellen Verlusten und garantieren einen einheitlichen Ansatz bei der Buchführung. Diese Richtlinien werden im HGB festgelegt.
Die Erfassung der finanziellen Vorgänge erfolgt mit Einhaltung folgender Kriterien:
- Eine chronologische Reihenfolge ist erforderlich.
- Sachliche Ordnung nach Art des Vorgangs in der Firma. Dazu verwendet man einen Kontenplan. Die entsprechenden Konten sind in den Standardkontenrahmen (SKR) angeführt.
Anlagenbuchhaltung
Die Anlagenbuchhaltung ist ein Teil des Rechnungswesens. Sie beschäftigt sich mit der Erfassung aller Vermögensgegenstände des Unternehmens. Für jede Position des Anlagevermögens wird ein bestimmtes Konto zugewiesen.
Dabei ist der Prozess der Bewertung des Vermögens von großer Bedeutung. Die gekauften Gegenstände erfasst man mit ihren Anschaffungskosten plus Anschaffungsnebenkosten. Die von der Firma selbst produzierten Vermögensgegenstände werden laut den Herstellungskosten widerspiegelt.
Da alle Anlagegegenstände mit Zeit ihren Wert allmählich verlieren, erfolgt ihre Erfassung mit Rücksicht des Verschleißes, d. h. der Wert wird abgeschrieben. Die Abschreibung kann planmäßig und außerplanmäßig sein.
Rechtliche Rahmenbedingungen in Deutschland
Laut der deutschen Gesetzgebung unterliegen die meisten Unternehmen der Finanzbuchhaltung (§ 238 HGB).
Es gibt Ausnahmen aus der Buchführungspflicht. Von der Buchführung sind folgende Kategorien der Unternehmer befreit:
- Freiberufler
- Gewerbetreibende bei Erfüllung von folgenden Bedingungen: Ihr Gewinn ist nicht höher als 60.000 Euro oder Ihr Umsatz übersteigt 600.000 Euro nicht.
Allerdings muss die Gewinnermittlung auch von Freiberuflern und Kleinbetrieben durchgeführt werden. Solche Firmen können die vereinfachte Form des Berichtes anwenden, und zwar die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).
Finanzbuchhaltung als Werkzeug für Geschäftsentscheidungen
Die Finanzbuchhaltung kann ein wirksames Werkzeug für Geschäftsentscheidungen sein. Bei gut organisierter FiBu versteht der Geschäftsführer, was im Unternehmen passiert. Er kann Entscheidungen auf der Grundlage genauer Zahlen treffen. Und mit Hilfe eines hochwertigen Informationssystems ist es möglich, ein Unternehmen beherrschbar und berechenbar zu machen.
Die Erfassung der finanziellen unternehmerischen Vorgänge hilft also, den Zustand des Unternehmens zu verstehen: Wie viel Geldmittel es hat und wie effizient sie im Unternehmen arbeiten. Mittels Planungstools kann man finanzielle Ergebnisse und Wege zu ihrer Erreichung planen.
Warum hat ein Unternehmen finanzielle Probleme?
- Der erste Grund besteht darin, dass das Unternehmen möglicherweise Verluste erwirtschaftet. In diesem Fall sind Probleme unvermeidlich – der Verlust wird sich ansammeln, die Schulden und das Eigenkapitalloch erhöhen.
- Der zweite Grund ist die mangelnde Qualität der Buchhaltung. In diesem Fall kann der Eigentümer oder Manager nicht schnell auf Änderungen reagieren oder das Ergebnis vorhersagen. Und manchmal sieht er gar nicht, dass es Probleme im Unternehmen gibt.
- Der dritte Grund sind falsch strukturierte Geschäftsprozesse. Ein Unternehmen arbeitet beispielsweise profitabel, gewährt seinen Kunden aber zu oft Zahlungsaufschubs. In diesem Fall besteht die Gefahr von Liquiditätslücken.
- Der vierte Grund für finanzielle Schwierigkeiten ist die unsachgemäße Gewinnverteilung. Beispielsweise entnimmt der Eigentümer mehr Dividenden, als er verdient. Dadurch droht ein Loch im Firmenkapital zu entstehen.
Manchmal treten alle diese Gründe zusammen auf. Um dies zu verhindern, kann der Unternehmer die Buchhaltungsaufgaben an den Finanzdirektor delegieren – entweder intern oder ausgelagert.
Herausforderungen und Lösungen für KMU in der Finanzbuchhaltung
Kleinunternehmen stehen jeden Tag vor neuen Herausforderungen. Buchhaltung und Cashflow-Steuerung befinden sich dabei ganz oben auf der Liste.
Buchhaltung und Finanzberichterstattung sind Schlüsselfunktionen in jedem Unternehmen. Ständige Fehler in der Buchhaltung werden auf lange Sicht zu einer ernsthaften Bedrohung für das Unternehmenswachstum. Schauen wir uns also einige der Probleme an, mit denen Unternehmer bei der Führung von Buchhaltungsunterlagen konfrontiert sind.
Die Hauptprobleme von KMU sind:
- Cashflow-Management: Ein guter Cashflow ist einer der wichtigsten Aspekte beim Aufbau eines erfolgreichen Unternehmens. Ein effektives Cash-Management sollte für Start-ups und kleine Unternehmen ein zentrales Anliegen sein, denn wenn die Cashflows nicht richtig verteilt werden, steigt das Risiko eines Mangels an Betriebskapital erheblich.
- Finanzberichte: Die Finanzen des Unternehmens zu ermitteln ist eine wichtige Aufgabe. Dies ist aber ziemlich aufwändig, und die meisten KMU haben in der Regel ein kleines Team. Als Folge erscheinen unbezahlte Rechnungen, überfällige Verbindlichkeiten sowie Steuern und Gebühren, die nicht laut den in gesetzlichen Vorgaben festgelegten Fristen gezahlt werden.
- Erstellung und Einreichung von Steuerberichten: Jedes Unternehmen muss Steuern zahlen. Steuerhinterziehung oder Fehler bei der Erstellung und Einreichung von Steuererklärungen sowie beim Ausfüllen einer Steuererklärung können zu einer verwaltungs- oder strafrechtlichen Haftung führen. Allerdings gibt es Unternehmer, die Schwierigkeiten haben, ihre steuerlichen Anforderungen zu erfüllen.
Mögliche Lösungen dieser Hauptprobleme sind wie folgt:
- Erstellen eines Cashflow-Budgets: Ein Cashflow-Budget (CFB) ist eine Schätzung der gesamten Mittelzu- und -abflüsse eines Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum.
- Debitorenmanagement: Kleine Unternehmen konzentrieren sich in den meisten Fällen auf die Steigerung ihres Umsatzes, versäumen es jedoch, einen Prozess zur Minimierung ihrer Forderungen zu implementieren, um sicherzustellen, dass der Umsatz in Bargeld umgewandelt wird. Der Prozess der Abwicklung von Forderungen und der Kreditvergabe an Kunden mit positiver Historie und Bonität kann ein Unternehmen gut positionieren, um Cashflow-Probleme zu vermeiden.
- Zahlungsmanagement/Kostensenkung: Die Ausgaben können außer Kontrolle geraten, wenn sie unbeaufsichtigt und unkontrolliert bleiben. Manager müssen die Fixkosten regelmäßig überprüfen und versuchen, Ausgaben zu reduzieren, die sich nicht auf die Geschäftstätigkeit des Unternehmens auswirken.
- Präzise Umfassung aller unternehmerischen Vorgänge (auf der Tages-, Monats-, Quartals-Basis). Es hilft, den Umsatz und die Rentabilität des Unternehmens genau zu überwachen, gesetzliche Abgaben rechtzeitig zu überweisen und so Strafen/Zinsen für verspätete Zahlungen zu vermeiden.
Übergang zum Buchhaltungs-Outsourcing
Der Wechsel zur ausgelagerten Buchhaltung zur Buchhaltungsüberwachung ist für KMU von entscheidender Bedeutung. Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, die das Outsourcing von Buchhaltungsdienstleistungen anbieten, verfügen über einen Stab professioneller Buchhalter mit den erforderlichen Kenntnissen und Erfahrungen. Wenn Unternehmer keine guten Buchhalter finden, können sie jederzeit die Dienste eines Outsourcing-Unternehmens wie uns in Anspruch nehmen.
Software-Lösungen und automatisierte Buchhaltungssysteme
Zur Automatisierung der Buchführungsoperationen für die Unternehmen, die zur Finanzbuchhaltung verpflichtet sind, stehen dutzende Versionen an moderner Fibu-Software zur Verfügung.
Man kann Gewinn oder Verlust, Geldströme und Forderungen mittels Google-Tabellen oder spezialisierten Programmen führen. Es gibt viele Varianten auf dem Markt. Man kann eine Offline-Version (sie wird auf dem PC installiert) oder eine Online-Version, mit der man auf jedem PC arbeiten kann, auswählen.
Die Hauptvorteile dieser Programme:
- Man spart viel Zeit. z. B. wenn die Rechnungen sekundenschnell erstellt oder die Konten gebucht werden.
- Hohe Flexibilität der Software. Man kann unterschiedliche Steuersätze anwenden oder Rechnungen von Auslandspartnern bearbeiten.
- Anschauliche Darstellung der gestellten Rechnungen und anfallenden Zahlungen
- Funktion der schnellen Mahnungserstellung.
- Die Angebote, Rechnungen und andere Dokumente sind im System miteinander verknüpft.
Bei der Wahl der FiBu-Software muss man folgende Faktoren beachten:
- Preis des Programms
- einfache Bedienung
- vorhandene Hilfsfunktionen
- Funktion der Erkennung von Fehlern oder Lücken
Steuerliche Aspekte der Finanzbuchhaltung
Die Besteuerung ist ein integraler Bestandteil der Finanzaktivitäten einer Organisation. Jedes Unternehmen ist gemäß den Vorgaben der Steuergesetzgebung zur Zahlung von Steuern verpflichtet. Ein Buchhalter muss alle Regeln und Nuancen der Besteuerung kennen, um Bußgelder und Probleme mit den Steuerbehörden zu vermeiden.
Ein erfahrener Buchhalter oder Finanzdirektor kennt alle Steuersätze und -regeln. Er kann die Höhe der Steuern der Firma korrekt berechnen. Hierzu zählen die Mehrwertsteuer und andere Unternehmenssteuern (Einkommenssteuer, Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer). Der Buchhalter oder Steuerberater muss auch mögliche Steuervorteile und -abzüge berücksichtigen, um die Steuerlast des Unternehmens zu minimieren.
Es ist wichtig, ständig Änderungen in der Steuergesetzgebung zu überwachen. Der Unternehmer muss alle Anforderungen der Steuerbehörden strikt einhalten und genaue und zeitnahe Berichte liefern.
Fazit
Die Finanzbuchhaltung stellt einen wichtigen Teil des Rechnungswesens einer Firma dar und beschäftigt sich mit allen Einnahmen und Ausgaben. In großen Unternehmen teilt man die FiBu in die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung eint.
Ein gut organisiertes Finanzbuchhaltungssystem ist ein effektives Werkzeug für die Unternehmensführung und -planung. Um Verantwortlichkeiten zu delegieren und eine qualitativ hochwertige Finanzbuchhaltung sicherzustellen, kann man auch einen externen Buchhalter einladen.
Der Einsatz spezieller FiBu-Programme erleichtert die Arbeit, hilft, Fehler zu vermeiden und Prognosen über die Entwicklung des Unternehmens zu machen. Es ist wichtig, Software entsprechend den Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens zu wählen.