Was ist eine Rechnung? Ein umfassender Leitfaden

Rechnungen gehören zu den am häufigsten anzutreffenden Dokumenten, wenn es um geschäftliche Interaktionen geht. Aber was ist eine Rechnung?

Einfach ausgedrückt: Eine Rechnung ist ein Dokument, das die Geschäftsbeziehungen zwischen einem Käufer und einem Verkäufer regelt. Aus ihr geht hervor, welche Dienstleistungen oder Waren ein Verkäufer an einen Käufer verkaufen wird und wie viel sie kosten werden. Sie enthält auch die Zahlungsbedingungen und andere wichtige Informationen, auf die wir später in diesem Leitfaden noch eingehen werden. Auch wenn das Konzept des Dokuments leicht zu verstehen ist, kann es in Bezug auf seine Struktur und Funktionalität einige irreführende Aspekte geben. Werfen wir einen Blick auf eine historische Referenz sowie auf die grundlegenden Arten und Funktionen von Rechnungen.

Finom-Tipps: Wie erstellt man eine Rechnung?

Rechnungserstellung ー Von der Vergangenheit zur Gegenwart 

Bevor Papiergeld eingeführt wurde, begann die Gesellschaft mit einem Tauschhandelssystem. Die erste Papierwährung wurde zu Beginn des 10. Jahrhunderts in China erfunden. Später entwickelte sich das Bankensystem aus der individuellen Kreditvergabe. Das Zeitalter der Kredite und Hypotheken ist immer noch in vollem Gange, ebenso wie das wachsende Interesse an Kryptowährungen. Es spielt jedoch keine Rolle, welche Zahlungsmethode Sie verwenden. Es sollte immer ein Dokument vorhanden sein, in dem alle Dienstleistungen und ihre Preise aufgeführt sind, um für beide Seiten der Geschäftsbeziehungen Klarheit zu schaffen. 

Diese einfache Tatsache war schon für die alten Sumerer offensichtlich. Die Kaufleute benutzten Ton- oder Steintafeln mit Schnitzereien als eine Form der frühen Buchführung. Aber wie konnten diese primitiven Rechnungen ihre Echtheit bestätigen? Die ersten Unterschriften und Siegel erschienen auf Rechnungen, die aus Tierhaut, Papyrus und schließlich aus Papier hergestellt wurden. Alle diese Merkmale dienten als Schutz und bestätigten die Echtheit des Dokuments. Das Zeitalter der „Vorherrschaft des Papiers“ ist noch nicht vorbei, doch der Dokumentenfluss wird immer mehr digitalisiert. 

Seitdem Computer ein fester Bestandteil der Geschäftstätigkeit wurden, gibt es auch elektronische Rechnungen. Dies trug dazu bei, den Zeit-, Arbeits- und Kostenaufwand für ihre Erstellung zu verringern. Mit der Entwicklung des Internets wurde es möglich, die Rechnungsstellung mit Rechnungen per E-Mail zu beschleunigen und alle Transaktionen online durchzuführen. Heutzutage wird die Technologie immer kompakter und mobiler. So kann jeder in der Kaffeepause mit seinem Smartphone Handel treiben und seinen Kunden beliebige Waren oder Dienstleistungen anbieten. Es gibt sogar spezielle Software, mit der sich der gesamte Prozess der Rechnungsstellung fast vollständig automatisieren lässt.

Obwohl der Weg von Ton zu einer digitalen Umgebung so weit ist, bleiben Inhalt und Funktionen einer typischen Rechnung fast unverändert. Schauen wir uns diese beiden Punkte einmal genauer an.

Funktionen von Rechnungen

Alles hat seinen Zweck und die Rechnungsstellung bildet da keine Ausnahme. Sie werden überrascht sein, wie wichtig dieses Dokument ist. Zu den wichtigsten Funktionen einer typischen Rechnung gehören:

• Aufzeichnung von Transaktionen. Als wahrscheinlich wichtigste Funktion von allen hinterlässt eine Rechnung eine eindeutige Papierspur der Geschäftsaktivitäten. Aus ihr geht hervor, wer für die Erbringung von Dienstleistungen oder die Lieferung von Waren verantwortlich ist, sowie die Zahlungsmodalitäten und die Bedingungen der Vertragserfüllung.
• Der beste Helfer des Buchhalters. Was ist eine Rechnung in der Buchhaltung? Wie bereits erwähnt, sind sie für die Buchhaltung unverzichtbar. Mit Hilfe dieser Dokumente wird der Gesamtbetrag der Verbindlichkeiten und Forderungen ermittelt. Außerdem dienen Rechnungen als Nachweis für steuerpflichtige Einnahmen und helfen einem Unternehmen, sein Einkommen zu melden. Eine gute Rechnungsstellung kann ein zusätzliches Ass im Ärmel sein, wenn es zu einer Prüfung kommt. Mehr über die Besonderheiten der Buchhaltung von kleinen Unternehmen erfahren Sie in diesem Artikel.
• Rechtliche Vertretung. Rechnungen können als zuverlässige Schlichtungsstelle für mögliche Streitigkeiten zwischen Käufer und Verkäufer dienen. Auf diese Weise werden die Chancen für betrügerische Aktivitäten auf beiden Seiten erheblich verringert.
• Ein leistungsstarkes Werkzeug für die Analyse. Rechnungen helfen beim Sammeln von Informationen über die Kaufgewohnheiten der Kunden, die am häufigsten bestellten Waren oder erbrachten Leistungen, die Hauptkaufzeiten usw. Diese Daten sind für die Planung der weiteren Geschäftsentwicklung sehr wertvoll.

Wie Sie sehen, kann die Rechnungsstellung eine breite Palette von Geschäftsaufgaben erfüllen. Sie liefert beiden Parteien klare Informationen über den Auftrag und lässt praktisch keinen Raum für Betrug. 

Finom-Tipps: Kann ich Dokumente in einer anderen Währung als Euro erstellen?

Arten von Rechnungen 

Verschiedene Rechnungen dienen unterschiedlichen Zwecken. Die Art der Rechnungsstellung hängt davon ab, in welchem Bereich Sie tätig sind und ob der Kauf bereits bestätigt wurde. Die gebräuchlichsten Arten von Rechnungen sind:

• Proforma-Rechnung. Diese Dokumente werden einem Kunden vor Lieferungen oder sonstigen Leistungen zugesandt. Solche Rechnungen geben im Allgemeinen einen Überblick über die anstehenden Kosten und das fällige Entgelt. Die Bedingungen können sich im Laufe der Maßnahme ändern. Dennoch müssen die anfänglichen Zahlen zwischen dem Lieferanten und dem Kunden ausgehandelt werden, um spätere Missverständnisse zu vermeiden.
• Zwischenrechnung. Sie sind typisch für Großprojekte, bei denen sich die Zahlungen über mehrere Rechnungen erstrecken. Auf diese Weise ist jede Phase des Projekts zu bezahlen. Für den Verkäufer ist dies praktisch, da er nicht bis zum Ende des Projekts warten muss, um die Einnahmen zu erhalten. Die Kunden können ihr Budget überwachen und den Cashflow anhand der Rechnungsdaten regulieren.
• Wiederkehrende Rechnung. Sie wird in der Regel für Dienstleistungen gestellt, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums ausgeführt werden. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie vertreten eine Werbeagentur und bieten Ihren Kunden Werbedienstleistungen an. Wenn Sie monatliche Zahlungen verlangen, stellen Sie eine wiederkehrende Rechnung für Ihre Kunden aus.
• Verkaufsrechnung. Diese Art von Rechnung wird gewöhnlich mit einer Pro-forma-Rechnung verwechselt. Obwohl sie vom Begriff her ähnlich sind, gibt es einige Unterschiede zwischen diesen Dokumenten. Eine Pro-forma-Rechnung spiegelt eine bestimmte Menge an Waren oder Dienstleistungen wider, die noch geliefert werden müssen. Mit anderen Worten, sie wird vor der Bestellung ausgestellt, damit sich der Käufer über die Einzelheiten des Geschäftes informieren kann. Eine Verkaufsrechnung garantiert die Bestätigung eines Verkaufs. Sie lautet etwa wie folgt: „Herr Smith, Sie möchten, dass wir 20 Computer für Ihr Büro liefern. Für diesen Kauf müssen Sie 16.000 Euro bezahlen. Das Fälligkeitsdatum ist der 30. November.“

Die Computer sind bereits verpackt und bereit zur Auslieferung, da Herr Smith seine Bestätigung gegeben hat. Mit anderen Worten: Eine Verkaufsrechnung wird in der Regel in der Endphase des Geschäfts erstellt, während eine Pro-forma-Rechnung nicht unbedingt ein erfolgreiches Geschäft garantiert. Aus diesem Grund werden Verkaufsrechnungen in der Buchhaltung verbucht, Pro-forma-Rechnungen hingegen nicht. 

• Handelsrechnung. Solche Rechnungen werden für Waren oder Dienstleistungen ausgestellt, die exportiert werden. Da für die Ausfuhr Zölle gelten, sind Handelsrechnungen in der Regel ausführlicher und enthalten zusätzliche Informationen, z. B. die Kontaktdaten beider Parteien, eine Liste der ausgeführten Waren (einschließlich ihrer Anzahl und der Gründe für die Ausfuhr), den Ursprungs- und Bestimmungsort sowie Angaben zur Verpackung.
• Überfällige Rechnung. Das ist vielleicht die traurigste aller Arten für den Verkäufer. Wenn ein Kunde nicht bereit oder in der Lage ist, für die Dienstleistungen zu zahlen, erhält er eine überfällige Rechnung. Die Eintreibung von Forderungen kann für jeden Unternehmer zu einem Albtraum werden. Wenn Ihre Rechnungen jedoch transparent und gut strukturiert sind, wird das Risiko des Umgangs mit überfälligen Geschäften erheblich verringert.

Eine solche Fülle von Dokumenten sollte nicht verwirrend sein. Die Wahl einer Rechnung hängt in erster Linie von der Art Ihres Unternehmens ab. Die am häufigsten anzutreffenden Rechnungen sind Pro-forma-Rechnungen und Verkaufsrechnungen, da sie häufig im Bereich der Kleinunternehmen (wenn auch nicht nur dort) erstellt werden. Die Definitionen einer Rechnung, einer Abrechnung, einer Bestellung und einer Quittung bedürfen jedoch vielleicht einer genaueren Erklärung. Also, los geht's!

Was bedeutet eine Rechnung im Vergleich zu ähnlichen Finanzdokumenten? 

Da wir bereits über die Bedeutung einer Rechnung gesprochen haben, wollen wir nun erläutern, wie sich eine Rechnung von anderen Geschäftsdokumenten unterscheidet. 

Rechnung vs. Quittung

Obwohl sie sich sehr ähneln, sind diese beiden Dokumente nicht identisch. Die Quittung dient als rechtlicher Nachweis für den vom Kunden getätigten Kauf. Die Ware kann zurückgegeben oder umgetauscht werden, wenn der Käufer im Besitz der Quittung ist. Eine Rechnung kann als vorläufiger Kostenvoranschlag für die zu erbringenden Leistungen dienen. Betrachten Sie sie als einen Entwurf für ein künftiges Geschäft. Mehr über den Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Quittung erfahren Sie hier.

Rechnung vs. Abrechnung

Diese beiden Posten ähneln sich in zweierlei Hinsicht: Sie geben beide den Geldbetrag an, den ein Kunde dem Verkäufer zu zahlen verpflichtet ist, und werden vor der eigentlichen Zahlung freigegeben. Worin besteht also der Unterschied? Wie immer steckt der Teufel im Detail. Eine Rechnung verpflichtet den Kunden zu einem späteren Zeitpunkt zur Zahlung und hat eine bestimmte Frist. Bei der Abrechnung wird erwartet, dass die Zahlung sofort erfolgt. Ein Käufer hat also keine Zeit, die Zahlung hinauszuzögern.

Rechnung vs. Bestellung

In diesem Fall ist alles ganz einfach. Eine Rechnung wird vom Verkäufer an den Käufer geschickt. Bei einer Bestellung verhält es sich umgekehrt. Der Käufer erstellt eine Bestellung, um die Bedingungen des Geschäfts festzulegen und den Einkaufsprozess bis zu seinem Ende zu verfolgen. Die Bestellung beweist also die Absicht des Käufers, für die Dienstleistungen zu bezahlen, während die Rechnung den Wunsch des Verkäufers zum Ausdruck bringt, die Mittel für die bereits erbrachten Dienstleistungen zu erhalten. Mehr über Rechnungen und Bestellungen erfahren Sie in unserem Artikel „Rechnung vs. Bestellung“  

Nachdem Sie nun die Begriffe kennengelernt haben, müssen Sie verstehen, wie wichtig ihre praktische Anwendung im Unternehmen ist. Wenn Sie Inhaber eines Unternehmens sind, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Buchhaltung mit all diesen Arten von Finanzdokumenten arbeitet. Je konsistenter die Buchführung ist, desto mehr Rechtsschutz erhalten Sie im Streitfall. Jedes Dokument hinterlässt seine Spuren und kann vor Gericht als Beweismittel dienen. 

Wir haben bereits darüber gesprochen, was eine Rechnung im Geschäftsleben und in der Buchhaltung ist. Es ist höchste Zeit, dass wir uns mit ihrem tatsächlichen Aussehen befassen. 

Wie sieht eine Rechnung aus? 

Es gibt verschiedene Rechnungsvorlagen, die zu jedem einzelnen Geschäftsfall passen. Werfen wir einen Blick auf eines der möglichen Beispiele zur Ausstellung einer Rechnung. 

Eine typische Rechnung sollte die folgenden Punkte enthalten:

• Kontaktinformationen. Dies betrifft beide Seiten der Vereinbarung. Die Angabe der Postanschrift ist ebenfalls ratsam – auch im Falle einer elektronischen Rechnung. Der Kunde möchte vielleicht auch eine physische Kopie erhalten.
• Datum der Rechnungsstellung. Das Datum einer Rechnung setzt den Countdown, bis zu dem der Kunde seine Verpflichtungen erfüllen muss.
• Bedingungen. Dies ist die Art und Weise, wie ein Käufer einen Verkäufer bezahlen sollte. In der Regel enthält die Spalte das Zeichen „Netto“ und eine Zahl daneben, z. B. Netto 15, Netto 20 usw. Sie steht für die Anzahl der Tage, die dem Kunden für die Zahlung eingeräumt werden. Es gibt jedoch auch andere Optionen, wie in unserem Fall „fällig bei Erhalt“. 
• Rechnungsnummer und Kunden-ID. Diese Angaben sind für die Ordnung der Dinge von entscheidender Bedeutung. Achten Sie darauf, dass alle Rechnungen einem eindeutigen Code zugewiesen werden. Diese Nummern werden nicht zufällig gewählt. Sie werden in der Regel in chronologischer Reihenfolge vergeben und können durch Buchstaben oder andere Symbole ergänzt werden. So lassen sich alle Rechnungen an einen bestimmten Kunden zurückverfolgen.
• Beschreibung der Dienstleistungen. Jede Dienstleistung sollte eine eigene Zeile mit allen angrenzenden Informationen haben, einschließlich Einzelpreis und Gesamtbetrag mit Steuern und Rabatten (falls vorhanden).

Die Struktur dieses Dokuments deutet auf eine mögliche Standardisierung der Rechnungsstellung hin. Die Automatisierung dieses Prozesses könnte sicherlich allen Arten von Unternehmen zugutekommen. An dieser Stelle kommt die elektronische Rechnungsstellung ins Spiel. Weitere Informationen zur Erstellung von Rechnungen finden Sie in unserem Leitfaden mit Tipps und Informationen.

Finom-Tipps: Wie Du Deine Rechnung individuell anpassen kannst

Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung 

Um die Rechnungsstellung weniger zeitaufwendig und den Zahlungseingang effizienter zu gestalten, ist es ratsam, einen modernen Ansatz anstatt Rechnungen in Papierform zu wählen. Die Online-Rechnungsstellung ist heutzutage nahezu unverzichtbar, da sie dazu beiträgt, die Buchhaltung einfacher und wirtschaftlicher zu gestalten, und Sie demnach selbst keine Rechnungen schreiben müssen. Welche Methoden gibt es, um diese Angelegenheit online zu erledigen?

Zunächst einmal bietet Microsoft eine große Auswahl an Rechnungsvorlagen. Sie können kostenlos heruntergeladen werden und sind recht flexibel, was die notwendigen Anpassungen angeht. Sie können entweder Word- oder Excel-Vorlagen als herunterladbaren Inhalt verwenden oder mit Vorlagen in Google Sheets vollständig online gehen. Außerdem gibt es verschiedene Online-Generatoren, die die gleiche Funktion erfüllen – die Erstellung der Struktur des Dokuments. Aber was ist, wenn Sie mehr als das wollen? Ist das möglich? Finom macht es möglich.

Finom setzt die Rechnungsstellung auf ein völlig neues Niveau und ermöglicht es allen Beteiligten einer Geschäftsbeziehung, sich im Fluss der Finanzdokumente wohl zu fühlen. Hier können Sie eine Rechnung erstellen, die automatisch generiert und ausgefüllt wird – und das alles auf dem Bildschirm Ihres Telefons. Die ganze Angelegenheit dauert nicht länger als 60 Sekunden. Mehr über die elektronische Rechnungsstellung mit Finom erfahren Sie in unserem Leitfaden.

Der Kunde erhält eine Rechnung mit einem Link, um die Zahlung mit einem Klick zu übermitteln. Außerdem verfügt die mobile App (Finom für Android, Finom für IOS) über eine Erinnerungsfunktion, so dass keine der Rechnungen von Ihren Kunden vergessen wird. Und das Sahnehäubchen ist die Bankintegration. Finom prüft die Einnahmen jeder Rechnung mit ihrem Gesamtbetrag, um sicherzustellen, dass alle Zahlungen vollständig sind. Auf diese Weise wird Ihre Buchhaltungsabteilung entlastet und gewinnt Zeit für andere wichtige Aufgaben.

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Eine Rechnung – was ist das? 

Eine Rechnung ist ein schriftliches oder elektronisches Dokument, das eine Forderung für Waren oder Dienstleistungen dokumentiert und die Informationen über die erbrachten Leistungen, den Preis und die Zahlungsbedingungen enthält. Sie dient als Nachweis für eine abgeschlossene Transaktion und kann für Buchhaltung und Steuererklärungen genutzt werden.

Automatische Rechnungsstellung oder nicht – das ist die Frage, die jeder für sich selbst beantworten muss. Natürlich hängt es vor allem von der Größe des Unternehmens ab. Für Kleinunternehmen kann es sich lohnen, die Mittel für die manuelle Rechnungsstellung zu sparen, während große Unternehmen es vielleicht vorziehen, den Dokumentenfluss zu beschleunigen. Unabhängig davon, ob Sie an einem traditionellen Ansatz festhalten oder die Vorteile erstklassiger Methoden nutzen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Rechnungen für die Kunden klar und verständlich sind. Dies erhöht die Chancen auf rechtzeitige Zahlungen und einen reibungslosen Geschäftsablauf.

Wenn Sie ein Kleinunternehmer sind und bereits über eine Buchhaltungssoftware nachgedacht haben, sich aber noch nicht entschieden haben, welche Sie wählen sollen, lesen Sie unseren Artikel mit einer Auswahl der besten Buchhaltungssoftware für Kleingewerbe.