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Kleingewerbe: Rechnung oder Quittung – Was sind die Unterschiede?

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Kleingewerbe: Rechnung oder Quittung

Rechnungen und Quittungen für Kleingewerbe werden von vielen als zwei verschiedene Wörter für dasselbe Dokument interpretiert. Aber die Wörter Rechnung – Quittung sind keine Synonyme. Betrachten Sie sie stattdessen als zwei Seiten derselben Medaille: Beides sind Dokumente, die Beweise für eine Transaktion zwischen zwei Parteien, die Details dieser Transaktion und das fällige Entgelt enthalten. Rechtlich und je nach Branche erfordert jeder Austausch einer professionellen Ware oder Dienstleistung eine Quittung oder Rechnung. Rechnungen werden oft mit Quittungen verwechselt und damit falsch ausgestellt.

Was ist eine Rechnung?

Rechnungen sind Dokumente, die die Details von Transaktionen zwischen zwei Parteien angeben und vor der Zahlung ausgestellt werden. Sie sorgen für Klarheit und dokumentieren die nötigen Angaben der erbrachten Leistung. Eine Rechnung beinhaltet, was erworben wurde, was jeder einzelne Artikel kostet und die genaue Menge der Artikel, die abgewickelt werden. Nach Berücksichtigung all dieser Informationen werden die endgültig zu zahlenden Kosten auf der Grundlage aller anderen Daten ermittelt und demjenigen vorgelegt, der die Rechnung bezahlt. Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag  250 Euro übersteigt, muss wesentlich mehr Pflichtangaben enthalten, denn es ist nicht mehr eine Kleinbetragsrechnung.

Rechnungen helfen Unternehmen, den Überblick über all das Geld und die Waren zu behalten, die sie kaufen und verkaufen, sowie über die Einnahmen, die sie aus den Verkäufen und Einkäufen erzielen. Unternehmen können Bestandsdaten aus diesen Rechnungen nutzen, um sich besser zu organisieren und effizienter zu arbeiten. In Rechnungen sind viele Informationen zu finden, die es Unternehmen ermöglichen, sich optimalglich zu organisieren und Systeme zu unterhalten, die maximale Effizienz fördern.

Ein weiteres Merkmal von Rechnungen ist, dass sie verwendet werden können, um eine klare Kommunikation zwischen einem Auftragnehmer und einem Auftraggeber zu ermöglichen. Indem beide Parteien Zugang zu einem Dokument erhalten, das Zahlungsinformationen enthält, besteht weniger Verwirrung hinsichtlich des einem Kunden geschuldeten Betrags. Diese Informationen sind im Falle einer Prüfung unerlässlich, da sie beweisen können, dass ein Unternehmen die ordnungsgemäßen Verfahren für die Zahlungsmeldung befolgt hat. Probleme mit dem Finanzamt können auftreten, wenn Rechnungen ungenau sind oder Informationen enthalten, die den Rechnungen eines anderen Unternehmens widersprechen.

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FINOM-Tipps: Wie erstellt man eine Rechnung mit FINOM?

Was ist eine Quittung?

Eine Quittung ist ein schriftliches Dokument, das bestätigt, dass eine Transaktion zwischen zwei Parteien stattgefunden hat. Dies geschieht in vielen verschiedenen Geschäftsbereichen, egal ob von Unternehmen zu Verbrauchern, von Unternehmen zu Unternehmen usw. Quittungen werden verwendet, um jedes Mal zu dokumentieren und detailliert darzustellen, wenn das Erhalten einer Leistung oder der Empfang einer Leistung stattgefunden hat. Dies soll sicherstellen, dass beide Parteien auf dem gleichen Stand sind, was bei der Transaktion passiert ist, wie viel gezahlt wurde, wenn es um Geld geht, und wann die Transaktion stattfand.

Die ordnungsgemäße Quittung enthält oft eine ziemlich grundlegende Menge an Informationen. Die Pflichtangaben beinhalten, was abgewickelt wurde und wie viel alles gekostet hat. Sie tragen auch das Datum, nur um sicherzustellen, dass beide Parteien in Bezug auf den Zeitpunkt der Transaktion auf dem gleichen Stand sind. Es gibt viele Fälle, in denen beide Parteien Quittungen der Transaktion aufbewahren, nur um diese Informationen besser dokumentieren und organisieren zu können. Nach § 368 BGB ist das Ausstellen von Quittungen auf Nachfrage eine Pflicht.

Quittungen sind auch dann wichtig, wenn die Transaktion mit einem Garantie- oder Rückgabeservice versehen wurde. Wenn die Partei, die den Artikel gekauft hat, später ihren Kauf zurückgeben möchte, wird das Unternehmen, sofern es in seinen Nutzungsbedingungen Garantien und Rückgaben zulässt, die Quittung benötigen müssen, um die Rückgabe abzuschließen. Diese Quittung stellt damit sicher, dass das gekaufte Produkt bei ihnen gekauft wurde und der Kunde kein Produkt von einem anderen Unternehmen oder einer anderen Organisation bringt, um es an das Unternehmen zurückzugeben.

Es ist auch wichtig, Quittungen aufzubewahren, um sicherzustellen, dass die Transaktionen eines Unternehmens vollständig und genau dokumentiert sind. Mit dem Ausstellen von Quittungen für jeden Verkauf oder Kauf kann ein Unternehmen absolut genaue Aufzeichnungen über jede Transaktion führen.

Quittungen ermöglichen es Unternehmen auch, eine Quelle der Rechenschaftspflicht und eine genaue Darstellung zu haben, wohin ihr Geld fließt. Wenn Unternehmen keine Aufzeichnungen über ihre Einnahmen führen, ist es leicht, am Ende des Geschäftsjahres Steuerunterlagen falsch auszufüllen. Die falschen Angaben in Quittungen gefährden den Vorsteuerabzug. Wenn Unternehmen Quittungen verwenden, können sie jede Quelle von ausgehendem und eingehendem Geld genau darstellen. Damit können Unternehmen im Falle einer Betriebsprüfung nachweisen, dass sie das Bundessteuerrecht einhalten. Hierbei ist wichtig zu erwähnen, dass eine Quittung für Beträge unter 150 Euro auch als Rechnung genutzt werden kann.

FAZIT

Auf dem Papier scheinen Quittungen und Rechnungen ziemlich ähnlich zu funktionieren. Beide dokumentieren die geschäftlichen Vorgänge, beide verfügen über Informationen zu den Vorgängen in der Transaktion und können beide für Dokumentationszwecke verwendet werden. In der Praxis erfüllen diese beiden Arten von Dokumenten tatsächlich sehr unterschiedliche Zwecke und funktionieren sehr unterschiedlich. Das Verständnis des Unterschieds zwischen einer Quittung und einer Rechnung kann Unternehmen dabei helfen, sowohl abgeschlossene Transaktionen als auch ausstehende Salden vollständig zu dokumentieren.

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