Die Rechnung als Freiberufler ist ein unglaublich wichtiges Thema, das nicht annähernd genug diskutiert wird. Die Wahrheit ist, dass der Rechnungsstellungsprozess eine Art Wissenschaft ist – dies umfasst eine perfekte Freiberufler-Rechnung zu schreiben, sie zum richtigen Zeitpunkt (und an die richtige Person!) zu versenden und den gesamten Abrechnungsprozess für Sie und Ihre Kunden so einfach wie möglich zu gestalten.
Finom ist ein bevorzugtes Rechnungstool für Freiberufler. Die Rechnungsstellung ist immer ein Kinderspiel. Außerdem gibt es jede Menge coole Funktionen, die den Rechnungsstellungsprozess für Freiberufler erheblich vereinfachen, wie wiederkehrende Rechnungen, automatische Mahnungen für verspätete Zahlungen, Vorlagenanpassungen und mehr. Sie können in etwa 60 Sekunden Rechnungen schreiben und direkt über das Finom-Dashboard an Ihre Kunden senden. Ebenfalls stehen Ihnen auch andere Online-Tools zur Verfügung, um eine benutzerdefinierte Rechnung zu erstellen, die Ihren Kopf über Wasser hält, wenn Ihre Arbeitsbelastung steigt. Ein Schritt weniger, um schnell bezahlt zu werden!
Finom-Tipps: Wie erstellt man eine Rechnung mit Finom?
Was sind Freiberufler?
Bevor wir mit der Erklärung „Wie schreibe ich eine Rechnung als Freiberufler?“ anfangen, müssen wir zuerst klären, wer laut Gesetz als Freiberufler gilt. Rechtlich wird in Deutschland zwischen Freiberuflern und Gewerbetreibenden unterschieden. Diese Unterscheidung hat wichtige Auswirkungen auf die Gewerbeanmeldung und steuerliche Zwecke.
Als Freiberufler gelten in Deutschland Personen, die in sogenannten „freien Berufen“ tätig sind, darunter: Rechtsanwälte, Steuerberater, Buchhalter, Ingenieure, Architekten, Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Therapeuten, Psychologen, Journalisten, Dolmetscher, Übersetzer, Schriftsteller, Lehrer, Künstler, Fotografen, Musiker usw.
Alle anderen gelten nicht als Freiberufler, sondern als Gewerbetreibende und müssen anschließend ihr Gewerbe beim Gewerbeamt anmelden und Gewerbesteuer zahlen.
Die endgültige Entscheidung, ob ein Beruf als freiberuflich oder als gewerblicher Beruf gilt, liegt letztendlich beim Finanzamt, das die Berufe im Einzelfall bewertet. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wenden Sie sich an Ihr örtliches Finanzamt.
Rechnungsstellung als Freiberufler: Merkmale
Die Rechnungsstellung von Freiberuflern unterscheidet sich in einigen Aspekten von der Rechnungsstellung von Unternehmen. Hier sind einige Besonderheiten, die für Freiberufler relevant sind:
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.): Freiberufler sind grundsätzlich nicht verpflichtet, eine USt-IdNr. zu haben, es sei denn, sie sind im Ausland tätig oder führen innergemeinschaftliche Leistungen durch. In diesen Fällen muss die USt-IdNr. auf der Rechnung angegeben werden.
- Kleinunternehmerregelung: Freiberufler, die von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen (§ 19 UStG), müssen in der Regel keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen. In diesem Fall sollte auf der Rechnung ein Hinweis stehen, dass keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, weil der Rechnungssteller die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt.
Denken Sie außerdem daran, dass Freiberufler wie alle anderen Unternehmen verpflichtet sind, ihre Rechnungen mindestens 10 Jahre lang aufzubewahren, um bei Bedarf steuerliche Nachweise erbringen zu können.
Freiberufler können auch elektronische Rechnungen ausstellen, wenn der Empfänger damit einverstanden ist. In diesem Fall müssen sie jedoch die Unversehrtheit und Echtheit der Rechnung und eine angemessene Archivierung der Rechnungsunterlagen sicherstellen.
Wie schreibe ich als Freiberufler eine Rechnung?
Was muss auf der Rechnung als Freiberufler stehen? Sie müssen sicherstellen, dass die Rechnungen die folgenden Angaben enthalten, die laut § 14 UstG als Pflichtangaben gelten:
- Ihr vollständiger Name und Ihre Kontaktdaten – Geben Sie Ihren Namen (oder Ihren Firmennamen, wenn Sie unter einem tätig sind), Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse an.
- Name und Anschrift Ihres Kunden – Sie müssen auch den Namen/den Firmennamen und die Adresse des Empfängers der Rechnung angeben.
- Rechnungsnummer – Eine fortlaufende Rechnungsnummer macht es sowohl Ihnen als auch dem Kunden leicht, bestimmte Transaktionen leicht nachzuschlagen.
- Ausstellungsdatum und Fälligkeitsdatum – Es gibt zwei wesentliche Daten, die auf jeder Rechnung dokumentiert werden müssen: das Datum, an dem Sie die Rechnung gesendet haben, und das Datum, bis zu dem die Rechnung bezahlt werden muss. Die Anzahl der Tage zwischen Ausstellungsdatum und Fälligkeitsdatum sollte normalerweise in Ihrem Vertrag mit dem Kunden festgelegt werden.
- Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – damit die Rechnung vom Finanzamt anerkannt wird.
- Klare Einzelpostenbeschreibungen – Eine klare Kommunikation ist für den Abrechnungsprozess für Freiberufler unerlässlich. Stellen Sie sicher, dass Sie die von Ihnen erbrachten Lieferung oder Leistung aufschlüsseln, indem Sie jeden Artikel separat mit einer klaren, präzisen und leicht verständlichen Beschreibung der Arbeit auflisten, einschließlich des Preises für jede Position.
- Fälliger Gesamtbetrag – Dies ist natürlich der wichtigste Teil. Ihr Kunde muss wissen, wie viel er schuldet! Stellen Sie sicher, dass der Rechnungsbetrag eindeutig erkenntlich ist, und vergessen Sie nicht, anzugeben, ob der Kunde bereits eine Anzahlung geleistet hat – Sie passen dann den Gesamtbetrag entsprechend an.
Die oben aufgezählten Punkte müssen in einer Rechnung angegeben werden. Ebenfalls kann man außerdem noch folgende Informationen hinzufügen:
- Zahlungsoptionen – Für Kunden ist umso wahrscheinlicher, dass sie ohne Probleme bezahlen, je einfacher es ist, zu bezahlen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Zahloptionen für die verschiedenen Zahlungsmöglichkeiten von Kunden und alle Details enthält, die sie zum Senden der Zahlung benötigen (z. B. Ihre mit Ihrem Konto verknüpfte PayPal-E-Mail-Adresse, Bankdaten, wenn Sie eine Banküberweisung wünschen usw.).
- Das Kleingedruckte – Fügen Sie am Ende Ihrer Rechnung alle anderen wichtigen Informationen zu Dingen wie Gebühren und andere Klarstellungen ein.
Lesen Sie mehr zum Thema Rechnung schreiben im Artikel "Rechnung schreiben - ein Leitfaden mit Tipps und Infos".
Verbindliche Rechnungsangaben bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
Seit Mai 2017 wurde der Betrag für Kleinbetragsrechnungen rückwirkend zum 1. Januar 2017 auf 250 Euro erhöht. Diese Rechnungen müssen die folgenden obligatorischen Informationen enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Rechnungsdatum
- Beschreibung der Art der Dienstleistungen oder Menge und Art der gelieferten Ware
- Rechnungsbetrag inklusive Umsatzsteuerbetrag sowie Angaben zum geltenden Umsatzsteuersatz bzw. bei Steuerbefreiung
- Hinweis, dass für die erbrachte Lieferung/Leistung eine Steuerbefreiung gilt
Als Kleinunternehmer werden Sie nicht aufgefordert, auf Ihren Rechnungen Mehrwertsteuer auszuweisen. Außerdem müssen Sie den Satz hinzufügen: „Gemäß § 19 Mehrwertsteuergesetz enthält diese Rechnung keine Mehrwertsteuer.“
Finom-Tipps: Wie Du Deine Rechnung individuell anpassen kannst
So verwalten Sie Ihre Umsatzsteuer richtig
Welche Steuernummer muss auf eine Rechnung als Freiberufler? Um diese Nummer zu erhalten, müssen Sie ein siebenseitiges Formular ausfüllen und beim Finanzamt einreichen, damit dieses über die steuerliche Behandlung Ihres Unternehmens entscheiden kann, bevor Sie mit dem Rechnungsversand beginnen. Es ist 10 Ziffern lang und so gruppiert, z. B. 12/345/67890. Allerdings müssen nicht alle Unternehmen Umsatzsteuer erheben. Gemäß § 19 UstG können sich kleinere Unternehmen mit geringerem Umsatz (auch Freiberufler) unter Verwendung der Bezeichnung Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreien lassen. Als Kleinunternehmer – und damit umsatzsteuerbefreit – gelten Sie, wenn Sie im ersten Jahr der Freiberuflichkeit weniger als 22.000 Euro und im Folgejahr weniger als 50.000 Euro verdienen. Wenn Sie USt berechnen möchten, müssen Sie zusätzlich zu Ihrer regulären Gebühr 19 % USt (7 % für bestimmte Konsumgüter und alltägliche Dienstleistungen wie Lebensmittel, Zeitungen, öffentliche Verkehrsmittel und Hotels) hinzufügen. Dieses zusätzliche Geld müssen Sie beiseite legen, da es je nach Umsatz monatlich, vierteljährlich oder jährlich an das Finanzamt überwiesen werden muss.
Eine Ausgangsrechnung muss spätestens sechs Monate nach dem Datum der Lieferung oder Leistung ausgestellt werden (allgemeine Regel).
Fazit
Auch wenn das alles ziemlich kompliziert klingt, die gesetzlichen Anforderungen an eine Abrechnung als Freiberufler machen Sinn. Diese Informationen helfen nicht nur, Ihre Mehrwertsteuerrückerstattung sicherzustellen, sondern auch Ihren Kunden, die Rechnungen richtig zu verstehen und natürlich schnell auszugleichen. Außerdem kann das deutsche Finanzamt schnell prüfen, ob alles so ist, wie es sein soll. Sie werden Ihr Leben einfacher gestalten, indem Sie sich an die Anforderungen halten. Denn wer will schon Ärger mit dem Finanzamt.
Im digitalen Zeitalter setzen viele Unternehmen auf innovative Technologien wie Buchhaltungssoftware und Rechnungs-Apps. Freiberufler können ihr Geschäft durch die Verwendung eines App-basierten Rechnungssystems verbessern, sodass ihre Kunden die Rechnung einsehen und Zahlungen direkt über die App ausführen können. Finom ist ein solcher Finanzservice, der Ihnen bei der Rechnungserstellung hilft. Sie sparen durch die Erstellung einer benutzerdefinierten Rechnungsvorlage für Freiberufler Zeit und sehen mit professionell aussehenden Rechnungen immer gut aus.
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