Lohnsteuerjahresausgleich: Was ist das und wer ist dazu verpflichtet?

Der Lohnsteuerjahresausgleich ist eine Korrektur des Lohnsteuerabzugs, zu dem ein Arbeitgeber verpflichtet sein kann. Wer Lohn oder Gehalt bezieht, muss jeden Monat Lohnsteuer zahlen. Vielen Arbeitnehmern:innen wird dabei zu viel abgezogen. Wenn sie ihr Geld vom Finanzamt zurückerhalten möchten, müssen sie deshalb selbst aktiv werden.

Der Begriff Lohnsteuer-Jahresausgleich führt häufig zu Verwirrung, da dieser Begriff früher für die freiwillige Steuererklärung bzw. Antragsveranlagung verwendet wurde. In diesem Artikel finden Sie alle wichtigen Informationen, darunter die Pflichten und bestimmten Voraussetzungen, Fristen, eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Berechnung des jährlichen Lohnsteuerausgleichs und Tipps.

Pflichten und Voraussetzungen

Muss man einen Lohnsteuerjahresausgleich machen? Ob der jährliche Lohnsteuerausgleich eine Pflicht des Arbeitgebers ist, hängt von bestimmten Umständen und den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen ab.

Nach § 42b Einkommensteuergesetz muss jeder Arbeitgeber, der am 31. Dezember mindestens zehn Arbeitnehmer beschäftigt, einen internen Lohnsteuer-Jahresausgleich durchführen. Weitere Kriterien sind die folgenden:

Der Arbeitnehmer stand im vorangegangenen Kalenderjahr in einem unbefristeten Arbeitsverhältnis und hat daraus finanzielles Arbeitsentgelt oder entsprechende Sachbezüge erhalten.
Der Arbeitnehmer wurde am Ende des Kalenderjahres aus einem früheren Arbeitsverhältnis bezahlt.

Die jährliche Lohnsteuererstattung wird an folgende Mitarbeiter gezahlt:

Wohnsitz in Deutschland; die Staatsangehörigkeit des Arbeitnehmers ist unerheblich
Arbeitnehmer, die nicht in Deutschland wohnen, aber dort als Arbeitnehmer arbeiten
Arbeitnehmer, deren Auslandstätigkeit in Deutschland ausgebeutet wird
Arbeitnehmer, die im Ausland leben, aber aus inländischen öffentlichen Mitteln bezahlt werden

Es gibt Situationen, in denen ein Arbeitgeber nicht berechtigt ist, einen Lohnsteuer Jahresausgleich zu beantragen. Ein jährlicher Lohnsteuerausgleich wird nicht gewährt, wenn:

Der Mitarbeiter hat Hälfte des Jahres im Ausland gelebt
Der Mitarbeiter hat im Laufe des Jahres den Arbeitgeber gewechselt
Die Lohnsteuer wurde auf der Grundlage eines individuellen Freibetrags berechnet
Es wurden zumindest zeitweise die Lohnsteuerklassen 2 bis 6 angewendet
Der Arbeitnehmer hat einen Antrag auf Verzicht auf den Lohnsteuerausgleich gestellt
Es besteht nur eine beschränkte Steuerpflicht
Im Laufe des Jahres wurde einem Mitarbeiter ein kurzfristiges Arbeitsverhältnis, ein Mutterschaftszuschuss oder ein Ausgleich für Verdienstausfälle gezahlt
Der Arbeitnehmer hat im Laufe des Jahres Krankengeld oder Elterngeld bezogen
Der Zusatzkrankenversicherungsbeitrag hat sich geändert
Es gab ausländische Arbeitseinkünfte, für die keine Einkommensteuer gezahlt wurde

Trotz der Rechtsgrundlage wird der Lohnsteuer-Jahresausgleich in der Praxis häufig nicht als Pflicht des Arbeitgebers definiert. Stattdessen wird er als ein Dienst betrachtet, den der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern anbieten kann. Meistens erfolgt die Entschädigung über den Arbeitgeber oder die Steueraufsichtsbehörde.

Zeitpunkt und Fristen

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter monatlich entlohnen, ist die Erstattung der betrieblichen Lohnsteuer frühestens mit der Lohnabrechnung für Dezember des Vergütungsjahres möglich. Sie ist spätestens mit der Abrechnung für den folgenden Februar möglich. Dies bedeutet, dass die Frist mit der Frist für die Einreichung der elektronischen Einkommenserklärung zusammenfällt.

Durchführung des Lohnsteuer-Jahresausgleichs

Um festzustellen, ob Arbeitnehmer zu viel oder zu wenig Lohnsteuer gezahlt haben, ist eine korrekte Lohnsteuerberechnung wichtig. Dies erfordert eine sorgfältige Prüfung des Einkommens des Arbeitnehmers, der Steuerabzüge und der individuelle Freibeträge.

Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie die Berechnung durchführen:

Ermittlung des Gesamteinkommens. Um das Jahreseinkommen eines Arbeitnehmers zu ermitteln, müssen Gehalt, Prämien, Boni und Sonderzahlungen addiert werden.
Berücksichtigung der Freibeträge. Dazu gehören der Arbeitnehmerpauschbetrag, umsatzbedingte Aufwendungen sowie Sonder- und außergewöhnliche Ausgaben, die den Pauschalbetrag übersteigen. Auch Gemeinkosten werden ermittelt und abgezogen.
Berechnung der jährlichen Lohnsteuer. Nach Ermittlung des steuerpflichtigen Einkommens des Arbeitnehmers wird die Höhe der abgeführten Lohnsteuer nach den geltenden Lohnsteuertabellen berechnet. Steuerklasse, Familienstand und Kindergeld des Arbeitnehmers sind zu berücksichtigen.
Vergleich von tatsächlicher und einbehaltener Steuer. Die im Laufe des Jahres vom Arbeitnehmer einbehaltene Steuer wird mit dem berechneten Betrag verglichen. Die Differenz zeigt, ob der Arbeitnehmer zu viel oder zu wenig Steuern gezahlt hat.

Übersteigt die einbehaltene Lohnsteuer die berechnete Jahreslohnsteuer, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Steuererstattung.

Optisch und inhaltlich unterscheidet sich der Lohnsteuer-Jahresausgleich nicht mehr von einer „normalen“ Einkommensteuererklärung. In einfachen Fällen kann jedoch seit 2007 das auf zwei Seiten verkürzte Formular „Vereinfachte Steuererklärung“ verwendet werden. Darüber hinaus kann die Steuererklärung mit der Software "Elster" erstellt werden. Sie steht kostenlos zur Verfügung. Die Steuererklärung kann damit elektronisch an die Steuerbehörden übermittelt werden.

Besondere Überlegungen

Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer neben der jährlichen Erstattung der Lohnsteuer auch den Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer erstatten. Maßgeblich sind dabei die Steuerklasse sowie die Kinderfreibeträge, die für den letzten Abrechnungszeitraum im Kalenderjahr galten.

Der Solidaritätszuschlag ist ein besonderer Steuertarif, der in Deutschland erhoben wird, um die steigenden Sozialleistungen zu finanzieren. Er beträgt 5,5% der Einkommensteuer und wird auf alle Einkommensteuern angewendet, die über 1.000 Euro pro Monat betragen.

Die jährliche Kirchensteuer sollte mit dem Prozentsatz berechnet werden, der am Sitz des Unternehmens gilt, was meist 8 oder 9 Prozent sind. Der Ausgleich des Solidaritätszuschlags und der Kirchensteuer ist ein eigenständiges Verfahren.

Permanenter Lohnsteuer Jahresausgleich

Der Vorteil eines jährlichen Lohnsteuerausgleichs ist, dass Arbeitnehmer am Jahresende mehr Nettogehalt haben. Überschüssige Steuerzahlungen erhalten Sie erst im folgenden Jahr über die Einkommensteuererklärung zurück. Der Gesamtbetrag der Steuern ist jedoch in beiden Fällen gleich hoch.

Der Lohnsteuerjahresausgleich bietet eine transparente Möglichkeit zur Berechnung und gegebenenfalls Erstattung der Lohnsteuer. Dies erleichtert die Verwaltung und Überprüfung der Lohnsteuerabrechnungen.

Die Durchführung eines Lohnsteuerjahresausgleichs kann jedoch kompliziert sein, vor allem, wenn individuelle Freibeträge und Steueränderungen berücksichtigt werden müssen. Zudem können Fehler bei der Berechnung des Lohnsteuerjahresausgleichs zu Haftungsrisiken für den Arbeitgeber führen.

Es ist daher wichtig, sich der Anforderungen und potenziellen Herausforderungen bewusst zu sein, um das Verfahren erfolgreich abzuschließen.

Häufige Szenarien und Tipps

Der Lohnsteuerjahresausgleich ist vor allem dann erforderlich, wenn der Arbeitnehmer zu viel Lohnsteuer gezahlt hat. Am häufigsten ist dies bei Arbeitnehmern mit Steuerklasse 1 der Fall, beispielsweise, wenn das Gehalt im Laufe des Jahres schwankt oder wenn eine Sonderzahlung, beispielsweise Weihnachtsgeld, gezahlt wurde.

Der Lohnsteuerjahresausgleich wird meist unmittelbar nach Ablauf des Kalenderjahres vorgenommen. Das bedeutet, dass sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer in der Regel im ersten Quartal des Folgejahres damit befassen müssen. Zu diesem Zeitpunkt gleichen sie die im Vorjahr gezahlten Lohnsteuern mit dem tatsächlichen Steueranspruch ab.

Während dieses Zeitraums haben Arbeitgeber die Möglichkeit, für ihre Arbeitnehmer jährliche Lohnsteuer-Anpassungen vorzunehmen. Dazu müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein.

Erstens müssen sie diese selbst einplanen. Zweitens müssen die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sein, damit ein jährlicher Einkommensteuerausgleich überhaupt möglich ist. Die Lohnsteuer-Anpassung geschieht in der Regel, bevor die endgültige Abrechnung für das Kalenderjahr erstellt wird, in den meisten Fällen bis spätestens Ende Februar des Folgejahres.

Arbeitnehmer beginnen oft schon im Januar oder Februar mit der Vorbereitung ihrer Steuererklärung, insbesondere wenn sie:

keine automatische Veranlagung durch ihren Arbeitgeber erhalten oder
zusätzliche Steuererleichterungen in Anspruch nehmen wollen.

Die Einreichung beim Finanzamt erfolgt in der Regel zwischen März und Juli, je nach gesetzlichen Fristen und persönlichen Umständen.

So findet der jährliche Lohnsteuerausgleich beispielsweise in der Regel in den Monaten nach dem Jahreswechsel statt. Die genauen Maßnahmen und der Zeitpunkt können jedoch für Arbeitgeber und Arbeitnehmer unterschiedlich sein. Dieser Zeitraum umfasst die Vorbereitung der Unterlagen, die Berechnung der Steuerdifferenz und die Einreichung der Anträge.

Arbeitgeber müssen sorgfältig prüfen, ob die Voraussetzungen für den Lohnsteuerjahresausgleich erfüllt sind, und die korrekte Lohnsteuer berechnen. Fehler bei der Berechnung oder die Nichteinhaltung der Vorgaben können zu Haftungsrisiken führen.

Um Fehler bei der Erstellung Ihrer Steuererklärung zu vermeiden, können Sie verschiedene Programme verwenden. Diese sparen viel Zeit und Sie können sicher sein, dass Sie alles richtig gemacht haben.

Fazit

Was ist der Lohnsteuerjahresausgleich? Als Arbeitgeber behalten Sie von jeder Lohnzahlung die Lohnsteuer ein und führen sie an das Finanzamt ab. Um Arbeitnehmer, die zu viel Steuern gezahlt haben, zu entlasten, können Sie am Jahresende einen Lohnsteuer-Jahresausgleich vornehmen. Der Arbeitgeber ist zu dessen Durchführung verpflichtet, wenn er am 31.12. des Ausgleichsjahres mindestens zehn Mitarbeiter beschäftigt.

Beachten Sie, dass Sie in einigen Fällen keine jährlichen Einkommensteuer-Anpassungen vornehmen dürfen. Überprüfen Sie daher vor der jährlichen Lohnsteuer-Anpassung, ob diese für jeden Mitarbeiter zulässig ist.

Wenn Sie einen Lohnsteuerjahresausgleich für Ihre Arbeitnehmer durchführen müssen, sollten Sie schrittweise vorgehen. Mit unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung können Sie sicherstellen, dass Sie Ihren Lohnsteuerjahresausgleich korrekt durchführen.

Trotz des scheinbar komplizierten Verfahrens kann der jährliche Lohnsteuerausgleich für Sie als Arbeitgeber von Vorteil sein. Sie verbessern die finanzielle Situation Ihrer Mitarbeiter und können damit Ihren Ruf als Arbeitgeber verbessern - schließlich wissen Arbeitnehmer eine vernünftige Lohnabrechnung zu schätzen.

FAQ

Wer muss einen Lohnsteuer-Jahresausgleich durchführen?

Der jährliche Lohnsteuerausgleich betrifft in erster Linie Arbeitnehmer, deren Arbeitseinkommen lohnsteuerpflichtig ist. Diese Entschädigung wird vom Arbeitgeber oder in einigen Fällen von den Steuerbehörden gezahlt.

Welche Unterlagen und Informationen benötige ich für meinen Lohnsteuer-Jahresausgleich?

Für den Lohnsteuer-Jahresausgleich ist es erforderlich, die jährliche Lohnsteuer zu berechnen und mit der tatsächlich abgeführten Lohnsteuer zu vergleichen.

Welche Auswirkungen hat der Lohnsteuer-Jahresausgleich auf meine finanzielle Situation?

Der Lohnsteuerjahresausgleich kann sich auf Sie als Arbeitnehmer finanziell positiv auswirken, denn Sie können einen Teil der von Ihnen gezahlten Steuern zurückfordern.