our fixe: Definition, Ablauf und Tipps

Ein Jour fixe ist ein regelmäßiges Treffen, das in Unternehmen oder Projektgruppen abgehalten wird, um Fortschritte, Herausforderungen und zukünftige Ziele zu besprechen. Erfahre mehr über den Zweck des Jour fixe, die Struktur typischer Jour fixe-Meetings und vieles mehr.

Was ist ein Jour fixe?

Der Begriff „Jour fixe“ beschreibt eine Geschäfts- oder Projektbesprechung, die immer zum selben Zeitpunkt stattfindet, meist wöchentlich, vierzehntäglich oder monatlich. Der Begriff Jour fixe stammt aus dem Französischen und bedeutet übersetzt „fester Tag“.

Die Hauptziele des Jour fixe sind:

verbesserte Kommunikation: Der Jour fixe bietet eine Plattform für die offene Diskussion von Ideen, Fragen und Problemen. Dies fördert ein besseres Verständnis der Aufgaben und Erwartungen der Teammitglieder.
Koordination von Aufgaben: In diesen Meetings können Aufgaben verteilt und Verantwortlichkeiten zugewiesen und koordiniert werden. So wird sichergestellt, dass alle Teammitglieder wissen, was von ihnen erwartet wird und für welchen Teil des Projektes sie verantwortlich sind.
besseres Verantwortungsgefühl: Regelmäßige Treffen helfen den Teams, auf Kurs zu bleiben und ihre Verpflichtungen einzuhalten. Mitarbeiter fühlen sich stärker für ihre Aufgaben verantwortlich, wenn sie regelmäßig darüber berichten müssen.
rechtzeitige Problemlösung: Ein Jour fixe ermöglicht es, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen, sodass sie nicht eskalieren. So werden negative Auswirkungen auf das Projekt minimiert.
Planung und Strategie: Jour fixe-Meetings können auch genutzt werden, um strategische Entscheidungen zu treffen, zukünftige Pläne zu diskutieren und die Ausrichtung des Teams oder Projekts zu überprüfen.
Stärkung des Teamgeistes: Regelmäßig stattfindende Meetings helfen, eine engere Bindung zu schaffen, wodurch sich die Teilnehmer als Teil einer gemeinsamen Sache fühlen und sich eher gegenseitig unterstützen.

Insgesamt sind erfolgreiche Jours Fixes also ein Instrument der Kommunikation und Koordination, das eine wesentliche Rolle im täglichen Geschäftsbetrieb spielt.

Die wichtigsten Regeln für den Jour fixe

Damit Jour fixe-Sitzungen sowohl produktiv als auch zielführend sind, sollten einige Regeln beachtet werden. Diese werden einmal festgelegt und dann auf alle regelmäßig wiederkehrenden Treffen angewandt. Hier sind die Grundregeln, die festgelegt werden sollten.

Teilnehmer

Bei einem Jour fixe ist es wichtig, die richtigen Leute am Tisch zu haben. Schließlich sollen alle relevanten Stakeholder und Entscheidungsträger vertreten sein, um sinnvolle Entscheidungen zu treffen. Dazu gehören in der Regel:

Teammitglieder, die direkt in das Projekt involviert sind
Führungskräfte oder Projektmanager
Vertretungen aus anderen Abteilungen, die zur Diskussion beitragen können

Eine klare Definition der Teilnehmenden sorgt dafür, dass unterschiedliche Perspektiven und Expertisen in die Diskussion einfließen können, was die fundierte Entscheidungsfindung erleichtert.

Pünktlichkeit und Regelmäßigkeit

Pünktlichkeit und Regelmäßigkeit sind ebenfalls essentiell für den Erfolg eines Jour fixe. Achte darauf, dass Zeitpunkt und Frequenz des Meetings für alle passen. Und ganz wichtig: Starte und beende es pünktlich.

Agenda und inhaltliche Struktur

Ohne eine klare Agenda wird dein Jour fixe schnell unproduktiv. Diese sollte vor dem Treffen erstellt und an alle Teilnehmer verteilt werden. Eine gut strukturierte Agenda ermöglicht es den Beteiligten, sich effektiv vorzubereiten und die Diskussion zielgerichtet zu gestalten.

Klare Kommunikationsregeln

Klare Kommunikationsregeln sind ebenfalls wichtig, um Missverständnisse zu vermeiden und die Effektivität der Sitzung zu verbessern. Dazu gehört, dass jeder die Möglichkeit hat, seine Meinung zu äußern. Auch die Berücksichtigung unterschiedlicher Standpunkte ist wichtig.

Optimierung von Ablauf und Zeitmanagement

„Setze für jedes Meeting ein klares Zeitlimit: so bleibt es knackig und auf den Punkt. Dies ermöglicht, den Wert der Treffen zu maximieren und die Teilnehmer motiviert und fokussiert zu halten.

Dokumentation: Wie ein Jour fixe-Protokoll erstellt wird

Die Erstellung eines Jour fixe-Protokolls hilft dabei, die wichtigsten Punkte festzuhalten und die vereinbarten Maßnahmen zu dokumentieren. Das Protokoll sollte kurz und prägnant sein, die wichtigsten Ergebnisse und To-dos festhalten und nach dem Meeting allen Teilnehmern zur Verfügung stellen. So wird Transparenz geschaffen und sichergestellt, dass alle Teammitglieder über die Entwicklungen informiert sind und ihre Aufgaben wahrnehmen können.

Vor- und Nachteile des Jour fixe

Hier findest Du die Vor- und Nachteile eines Jour fixe für die Organisations- und Teamführung:

Vorteile:

Möglichkeit zur effektiven Koordination und Planung
regelmäßige Kommunikation
Teamzusammenhalt
frühzeitige Problemerkennung
effiziente Entscheidungsfindung
Feedback und Reflexion

Nachteile:

Zeitaufwand
mögliche Dominanz einzelner Stimmen
Anpassungsdruck
wenig Flexibilität

Insgesamt bietet der Jour fixe sowohl wertvolle Möglichkeiten zur Verbesserung der Kommunikation und des agilen Arbeitens als auch Herausforderungen, die gemanagt werden müssen. Um die Vorteile eines Jour fixe zu maximieren, ist es wichtig, diese Treffen sorgfältig zu planen und sicherzustellen, dass sie gut strukturiert sind und allen Beteiligten echte Vorteile bringen. Sie sollten zudem mit der Corporate Identity übereinstimmen, um diese zu stärken.

Jour fix: Mögliche Herausforderungen und Lösungen

Bei Jour fixe-Sitzungen können verschiedene Herausforderungen zu Tage treten. Die häufigsten sind Müdigkeit und mangelndes Interesse der Teilnehmer.

Meeting-Müdigkeit ist ein Phänomen, das viele Organisationen betrifft. Häufige und unstrukturierte Meetings können dazu führen, dass Mitarbeiter das Gefühl haben, ihre Zeit damit zu verschwenden. Um der Meeting-Müdigkeit entgegenzuwirken, ist es wichtig, eine klare und prägnante Agenda für jedes Treffen festzulegen. Sprich nur die wirklich wichtigen Themen an und halte den Zeitplan ein.

Das mangelnde Engagement der Teilnehmer ist eine weitere Herausforderung, die häufig auftritt. Lange und monotone Meetings können dazu führen, dass die Aufmerksamkeit der Teilnehmer schwindet, was wiederum die Produktivität der Besprechung beeinträchtigt. Um das Engagement zu steigern, sollten die Meetings interaktiver gestaltet werden. Dies kann durch den Einsatz von Workshops, Brainstorming-Sessions oder gezielten Fragen geschehen, die die Teilnehmer aktiv einbeziehen.

FAQ

Was heißt Jour fixe?

Ein Jour fixe ist eine regelmäßige Sitzung, die in regelmäßigen Abständen stattfindet. Das Ziel eines Jour fixe ist es, alle Projektbeteiligten über relevante Ereignisse zu informieren und die nächsten Schritte zu definieren.

Was ist ein Jour fixe Termin?

Jour fixe-Termine sind Sitzungen, die zu einem festen Zeitpunkt stattfinden. Beispiele sind wöchentliche, vierzehntägliche oder monatliche Meetings.

Warum heißt es Jour fixe?

„Jour fixe“ kommt aus dem Französischen und bedeutet so viel wie „fester Tag“.

Was sollte in einem Jour fixe besprochen werden?

Im Rahmen eines Jour fixe wird der aktuelle Stand der laufenden Projekte besprochen, dieser mit den gesetzten Zielen abgeglichen und darauf basierend Entscheidungen für den weiteren Verlauf getroffen.

Wie hält man einen Jour fixe mit Angestellten richtig ab?

Ein Jour fixe kann durch Regelmäßigkeit, eine klare Agenda, das Einbeziehen von Teilnehmern, Zeiteffizienz, gute Moderation, das Festhalten von Ergebnissen und das Einholen von Feedback effektiv gestaltet werden.