Freie Mitarbeit: was ist das und wie sind ihre Unterschiede zu anderen Arbeitsformen? Dieser Artikel hat das Ziel, einen gründlichen Überblick zu geben

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Freie Mitarbeit bezeichnet einen Zustand, in dem eine Arbeitskraft (auf Englisch „freelancer“) Aufträge für einen Arbeitgeber ausführt, ohne im Unternehmen angestellt zu sein. Anders gesagt, ist dieser jemand ein selbständiger Mitarbeiter und nicht Teil des Firmenpersonals.

Freie Mitarbeiter können mehrere Arbeitgeber auf einmal haben und eine freie Wahl treffen, welche Projekte oder Aufträge sie annehmen. Darüber hinaus müssen sie einen Auftrag nicht unbedingt alleine erledigen, sondern können auch andere Mitarbeiter einbeziehen.

Was haben ein Freelancer und ein Festangestellter gemeinsam? Ein freier Mitarbeiter und ein Festangestellter haben beide einen Auftraggeber und erhalten für ihre Tätigkeit Entgelt. Es gibt aber deutlich mehr Unterschiede, und es lohnt sich, diese aufzulisten.

Was bedeutet freier Mitarbeiter: Merkmale

Was heißt eigentlich „selbstständig tätig sein“? Hier ist eine Definition des freien Mitarbeiters: Ein freier Mitarbeiter nimmt zwar Aufträge an, gehört aber nicht zur Unternehmensstruktur. Daraus ergeben sich folgende Merkmale dieser Anstellungsart:

Keine Weisungsgebundenheit

Freie Mitarbeiter sind weisungsunabhängig. Die Arbeitszeit und der Arbeitsort werden nicht vom Arbeitgeber bestimmt, sondern vom Mitarbeiter selbst. Wie der Auftrag erledigt wird und auf welche Art und Weise, entscheidet der freie Mitarbeiter eigenständig.

Eigenes Arbeitsequipment, Nebenkosten und Miete

Ein freier Mitarbeiter muss sich Arbeitsmittel selbst besorgen und bezahlen. Werkzeuge, Materialien, Zubehör, Geräte – alles geht auf eigene Kosten. Des Weiteren bekommt ein freier Mitarbeiter keine Firmen-Emailadresse und keine Arbeitstelefonnummer.

Nebenkosten wie Strom, Wasser und Heizung werden von einem Freelancer eigenständig übernommen. Hat ein freier Mitarbeiter keine eigene Wohnung, bezahlt er auch die Miete für den Raum, der beruflich genutzt wird.

Flexible Arbeitszeiten und -orte

Als freier Mitarbeiter kann man seinen Arbeitstag flexibel gestalten. Man ist nicht dazu verpflichtet, eine gewisse Uhrzeit mit der Arbeit zu beginnen und sie zu beenden. Man hat dagegen Deadlines, zu denen ein Auftrag spätestens ausgeführt werden muss.

Für einen freien Mitarbeiter gilt auch eine freie Ortswahl. Arbeitet ein freier Mitarbeiter im Home-Office, in einem Coworking Space, oder im Urlaub auf den Malediven, ist das dem Auftraggeber vollkommen egal.

Freie Mitarbeit als Nebenjob

Für viele Menschen kommt freie Mitarbeit sowohl als Haupttätigkeit, als auch als Nebenjob infrage. In Deutschland ist der Arbeitnehmer dazu verpflichtet, seinen Hauptarbeitgeber über eine Nebentätigkeit zu informieren und dessen Genehmigung einzuholen. Der Nebenjobarbeitgeber darf auch nicht mit dem Hauptarbeitgeber in Konkurrenz stehen. Dennoch ist freie Mitarbeit als Nebenjob eine gute Möglichkeit, sein eigenes Einkommen zu erhöhen.

Welche Bereiche wählen freie Mitarbeiter am häufigsten

Unter freien Mitarbeitern sind gewöhnlich solche Branchen beliebt, die ortsunabhängige Tätigkeiten vorsehen.

Dazu zählen zum Beispiel die IT-Branche, Werbeagenturen, Beratung, Management, Coaching, Softwarehersteller, Finanzwesen, Journalismus, Übersetzung, Grafik und Webdesign.

Die oben genannten Branchen sind mit neuen Technologien eng verbunden und fördern verschiedene Fähigkeiten, die in der heutigen Welt stark gefragt sind: kreatives Denken, Kunsttalent, fachliche Expertise und Erfahrung, Analyse, Hard- und Softskills, technische Ausbildung und IT-Kenntnisse.

Rechtliche Regelung für freie Mitarbeiter

Das Arbeitsverhältnis zwischen dem Auftraggeber und dem freien Mitarbeiter beruht gewöhnlich auf Basis eines Honorarvertrages, eines Dienstleistungsvertrages oder eines Werkvertrages.

‌Der Vertrag mit einem freien Mitarbeiter oder ein Freie-Mitarbeiter-Vertrag enthält folgende Punkte:

  • Die Parteien bestimmen Art und Umfang der Arbeitsleistung. In der Regel enthält der Vertrag zudem den Punkt, dass der freie Mitarbeiter Arbeitszeit und Arbeitsort eigenständig wählen kann. 
  • Im Vertrag wird ein Honorar für die Arbeitsleistung festgelegt. Man unterscheidet dabei Stundenlohn (bei Dienst- oder Honorarverträgen) oder eine vereinbarte Vergütung (bei Werkverträgen). 
  • Auftragnehmer und Auftraggeber legen die Dauer der Zusammenarbeit fest. Eine Kündigung kann jederzeit erfolgen. Alternativ kann eine Kündigungsfrist bestimmt werden oder es gilt standardmäßig die gesetzliche Kündigungsfrist nach § 621 BGB.
  • Viele Verträge legen eine Verschwiegenheitsklausel fest, um Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse zu schützen.

Gibt es einen Unterschied zwischen einem Freelancer, einem Freiberufler und einem festen freien Mitarbeiter?

Freie Mitarbeiter können entweder gewerblich oder freiberuflich tätig sein. ‌Freiberufler üben dagegen keine gewerbliche Tätigkeit aus. Freie Berufe sind gesetzlich geregelt. Die Abgrenzung zwischen freien und gewerblichen Berufen ist steuerrechtlich festgelegt.

Wenn ein freier Mitarbeiter ständig Aufträge von demselben Arbeitgeber annimmt und dadurch mit ihm wirtschaftlich eng verbunden ist, bezeichnet man ihn als einen festen freien Mitarbeiter. Genauer gesagt ist der jetzige Auftraggeber die Haupteinnahmequelle für den Freelancer.

Für einen festen freien Mitarbeiter gelten gemäß § 12a TVG ähnliche Bedingungen wie für normale Arbeitnehmer. Diese beinhalten Rentenversicherungspflicht, Recht auf bezahlten Urlaub, tarifvertragliche Arbeitsbedingungen usw.

Wichtig zu beachten ist deswegen, dass normale freie Mitarbeiter keinen Kündigungsschutz, keinen bezahlten Urlaub und keine Entgeltfortzahlung während einer Krankheit genießen. Freie Mitarbeiter werden über ihre Auftraggeber nicht versichert. Deshalb müssen sie sich selbst versichern. Die Krankenversicherung ist in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben, während die deutsche Rentenversicherung oder die Arbeitslosenversicherung freiwillig abgeschlossen werden können.

Freelancer vs. freie MitarbeiterFreiberufler vs. freie MitarbeiterFester Freier vs. freie Mitarbeiter
Der Begriff „Freelancer“ bezeichnet weltweit selbständige Spezialisten. Im Deutschen bezeichnet „freie Mitarbeiter“ ähnlich selbstständige Fachkräfte, wobei „Freelancer“ oft unabhängiger wirkt und „Freie Mitarbeiter“ gelegentlich projektbasiert arbeiten.Der Begriff „Freiberufler“ bezeichnet oft Menschen in freien Berufen, wie zum Beispiel Anwälte oder Ärzte. Der Begriff „Freie Mitarbeiter“ bezeichnet Personen, die auf vertraglicher Basis arbeiten.Der Begriff „Fester Freier“ bezeichnet Fachkräfte, die eine stabile Zusammenarbeit mit einem Kunden haben, aber dennoch nicht seine offiziellen Mitarbeiter sind. „Freie Mitarbeiter“ sind Spezialisten, die auf Vertragsbasis arbeiten und an Projekten unterschiedlicher Dauer teilnehmen.

Welche Vor- und Nachteile bietet freie Mitarbeit für beide Parteien?

Freie Mitarbeit wird derzeit von vielen Unternehmen gefördert und genutzt. Ohne Zweifel hat diese Anstellungsart wesentliche positive Seiten. Dazu zählen z. B.:

  • Flexibilität für den Auftraggeber: Freie Mitarbeiter kommen dann infrage, wenn das Unternehmen ein wichtiges Projekt ausführt und dadurch mehr Fachkräfte mit besonderen Fähigkeiten braucht. In diesem Fall lädt der Arbeitgeber einen externen Mitarbeiter ein, damit er für eine begrenzte Zeit zum Firmenerfolg beiträgt. Im normalen Arbeitsablauf werden aber solche Sonderfachkräfte nicht benötigt und dementsprechend nicht fest angestellt und bezahlt. Somit kann der Auftraggeber flexibel bleiben.
  • Freiheit und Unabhängigkeit für den freien Mitarbeiter: Freelancer können einen Job gemäß ihrem Interesse und ihren Fähigkeiten selbst wählen. Sie entscheiden auch selbst, mit welchen Auftraggebern sie eine Zusammenarbeit beginnen möchten und für welche Stunden pro Woche sie beim Auftraggeber tätig sein möchten. Sollte es mit der Zusammenarbeit nicht klappen, verabschiedet sich der Freelancer von seinem Kunden und sucht sich eine andere Anstellung. Auch die Arbeitsbelastung kann ein freier Mitarbeiter eigenständig kontrollieren. Möchte man mehr verdienen, nimmt man mehr Projekte und Aufträge an. Ein anderer freier Mitarbeiter kann eher familienorientiert sein und verbringt somit weniger Zeit mit der Arbeit.
  • Potenzielle steuerliche Vorteile: Ein freier Mitarbeiter ist auch flexibler, was Steuern betrifft. Die mit seiner Tätigkeit verbundene Aufwendungen kann ein freier Mitarbeiter als Betriebsausgaben geltend machen. Bei Fragen kann er sich direkt an Mitarbeiters beim Finanzamt wenden. Außerdem hat ein freier Mitarbeiter die Wahl, ob er zur Umsatzsteuer ankommt. Dadurch kann er die mit Betriebsausgaben gezahlten Vorsteuern mithilfe einer Steuererklärung zurückerstatten. Der Auftraggeber seinerseits muss sich auch nicht um die Steuern kümmern.

Freie Mitarbeit hat aber andererseits erhebliche Nachteile, darunter:

  •  Fehlende soziale Absicherung: Die Tätigkeit als freier Mitarbeiter bedeutet, dass man für sein ständiges Einkommen alleine verantwortlich ist. Sollte ein Freelancer krank werden, seinen Job verlieren oder in Urlaub fahren, erhält er kein Entgelt und muss mit Einkommensverlusten rechnen.
  • Unsicherheit bezüglich Auftragslage: Die beiden Parteien fühlen sich bei freier Mitarbeit unsicher. Für den Auftraggeber besteht z. B. ein Risiko, dass der Freelancer auf einen Auftrag verzichtet. Dann verliert der Auftraggeber Zeit und muss schnell einen Ersatzmitarbeiter finden. Der freie Mitarbeiter ist dagegen von der aktuellen Auftragslage abhängig. Ist ein Projekt zu Ende und findet man keine Aufträge mehr, muss man kurzfristig eine andere Einkommensquelle suchen.
  • Keine Arbeitgeberleistungen: Wenn man sich für freie Mitarbeit entschließt, erhält man keine Benefits vom Arbeitgeber. Dazu gehören Gutscheine und Geschenke, Essens-, Kindergarten-, Fahrkostenzuschuss, Fitness-Studio, Jobticket, betriebliche Gesundheitsförderung und Erholungsbeihilfe, Mitarbeiter-Ausflüge, Teambuildings, Weihnachts- und Urlaubsgeld o. Ä.

Finanzielle Besonderheiten der freien Mitarbeit

Was das Rechnungswesen betrifft, hat freie Mitarbeit ihre Besonderheiten. Diese beinhalten Folgendes:

Honorargestaltung

Ein Freelancer arbeitet in der Regel auf Honorarbasis und ist nicht arbeitgeberabhängig. Das heißt, er bekommt kein festes Gehalt, sondern einen Lohn nur für die jeweilige Arbeit, oftmals projektbezogen oder nur für eine bestimmte Zeitdauer. Sein Entgelt wird in einem Honorar-, Dienst- oder Werkvertrag festgelegt. Anders als Unternehmen, die Mitarbeiter einstellen, ist das Entgelt für die Dienstleistungen eines Freelancers sehr unterschiedlich und berücksichtigt viele Aspekte wie Erfahrung, Qualifikation, Ausbildung, Verhältnis zwischen Nachfrage und Angebot, Bewertungen, Portfolio usw.

Abgaben und Steuern der freien Mitarbeit

In Deutschland muss man bis zu einem jährlichen Einkommen von 10.908€ keine Einkommensteuer bezahlen. Was man zusätzlich verdient, muss versteuert werden. Freie Mitarbeiter sind dazu verpflichtet, eine Einkommensteuererklärung abzugeben. Darüber hinaus gilt die Umsatzsteuerpflicht, standardmäßig 19 Prozent, ermäßigt 7 Prozent. Für manche Fachkräfte ist eine Umsatzsteuerbefreiung möglich. Ein freier Mitarbeiter muss aber keine Betriebseinnahmen aufzeichnen. Dennoch kann das Finanzamt fordern, dass der freie Mitarbeiter seine Einnahmen erläutert und getrennt nach Umsatzsteuersätzen erfasst. Gewerbesteuern fallen erst dann an, wenn man gewerblich tätig ist oder sein Gewinn über 24.500 EUR im Jahr beträgt.

Buchhaltung und Rechnungsstellung

Freelancer müssen zwar gesetzlich keine Buchhaltung führen, sollten aber Einnahmen und Ausgaben im Auge behalten. Für freie Mitarbeiter ist ein Buchhaltungsprogramm und bei Gelegenheit ein Geschäftskonto empfehlenswert.

Bei freier Mitarbeit unterscheidet man zwischen Kleinbetragsrechnungen und Rechnungen über 150 EUR. Bei der Rechnungsstellung werden diese unterschiedlich behandelt. Der Unterschied besteht in der Anzahlt von Angaben, die auf der Rechnung aufgezeichnet werden.  

Risiken der Scheinselbstständigkeit

Wenn man offiziell als selbständig auftritt, aber gemäß einzelner Bestimmungen dieses Vertrages als Firmenangestellter arbeitet, spricht man von Scheinselbstständigkeit. Ein freier Mitarbeiter ist in diesem Fall tatsächlich Teil des Firmenpersonals, genießt aber keine Vorteile des Unternehmens wie Anspruch auf bezahlten Urlaub, Kündigungsschutz, Feiertagsbezahlung usw. 

Sollten die dafür zuständigen Behörden einen Scheinselbstständigkeitsfall aufdecken, müssen die beiden Parteien mit rechtlichen und steuerlichen Konsequenzen rechnen. Der Arbeitgeber kann bei falscher Klassifizierung von Mitarbeitern zu Strafzahlungen und Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen verpflichtet werden. Er könnte auch zusätzliche Steuern und Bußgelder schulden. Der Arbeitnehmer müsste eventuell zu viel erhaltene Zahlungen zurückgeben und könnte ebenfalls zusätzliche Steuern schulden. 

Der freie Mitarbeiter sollte unbedingt selbst regelmäßig prüfen, ob er falsch eingeordnet wurde.

Ratschläge für Freelancer

Als Freelancer zu arbeiten ist eine echte Herausforderung. Viele Einzelheiten müssen berücksichtigt werden. Freie Mitarbeiter müssen sich selbst darum kümmern, Kunden und Aufträge zu finden, ihr eigenes Qualifikationsniveau zu erhöhen und das Privatleben nicht zu vergessen. Hierzu ein paar praktische Tipps

Kunden erwerben, Netzwerken und Akquise

Empfehlenswert für Freelancer ist, eine eigene Webseite zu erstellen. Außer einem angenehmen Design muss die Webseite zugleich informativ und attraktiv sein. Wichtig ist das Portfolio, Kundenreferenzen, Lebenslauf, Diplome und Zertifikate, eine digitale Visitenkarte oder ein Begrüßungsvideo. Der Inhalt muss auch suchmaschinenoptimiert erstellt werden, also mit geeigneten Schlüsselwörtern.

Netzwerken kann ohne Zweifel zum Erfolg beitragen. Man sollte immer wieder Möglichkeiten suchen, die das eigene Netzwerk aufbauen können: Freelancer-Treffen, Veranstaltungen, Foren und Business-Platformen, Social Media, Coworking Spaces und andere Orte, wo man andere Freelancer aus der Branche findet.

Für Kundenakquise sollte man auf so vielen Freelancer-Börsen wie möglich auftreten: Uplink, Freelancermap, Upwork, Junico, GULP, um nur einige zu nennen. Nicht vergessen auch die sozialen Netzwerke, wie LinkedIn, Facebook, YouTube und Instagram. Hilfreich wäre auch Werbung auf Media- oder sogar „klassischen“ Anzeigen wie Zeitungen oder Flyer. Dadurch erreicht man den sogenannten „Mere-Exposure-Effekt“, der dazu führt, dass immer mehr Auftraggeber für einen freien Mitarbeiter entscheiden. 

Man sollte auch die Minijob-Zentrale und die Bundesagentur für Arbeit in Betracht ziehen, da diese Plattformen ebenfalls Angebote für Freelancer bereithalten.

Weiterbildung

Als freier Mitarbeiter sollte man immer an seinen Hard- und Soft Skills arbeiten, um immer am Ball zu bleiben. Unter den beliebtesten Weiterbildungsmöglichkeiten nennt man E-Learning Kurse, Fachliteratur, Webinare, Workshops, Blogs, Konferenzen und Messen, Printmagazine und andere Lernmittel. Wichtig ist aber, sorgfältig zu wählen, um keine Zeit zu verschwenden, und die Augen vor den zahlreichen Fake-Anbietern offen zu halten.

Gesunde Work-Life-Balance

Arbeit allein macht nicht glücklich. Um effizienter zu arbeiten und gleichzeitig das Leben zu genießen, sollte man seine Zeit vernünftig aufteilen. Empfehlenswert wäre, den eigenen Arbeitsplatz einzurichten, einen Tagesablauf zu bestimmen, Zeit für Pausen und Erholung festlegen, Ablenkungen zu vermeiden, und ab und zu auch einem Auftraggeber „nein“ sagen zu können.

Wenn Sie Hilfe brauchen, können Sie verschiedene Finom-Service nutzen. Sie vereinfachen viele geschäftliche Aspekte, die enthalten: die Rechnungsstellung, Eröffnung von Geschäftskonten, Ausgabenmanagement, und die Gewerbeanmeldung. Alles wird durch attraktive Cashback-Angebote für Debitkarten ergänzt. Und das Tüpfelchen auf dem i: Es gibt eine kostenlose Solo-Tarif für Freiberufler. Auf alle Dienste kann sowohl vom PC als auch vom Mobiltelefon aus zugegriffen werden.

Zukunft der freien Mitarbeit

Ist Homeoffice ein Arbeitsplatz der Zukunft? Der Anteil der freien Mitarbeit nimmt ständig zu und findet Anerkennung und Unterstützung sogar bei der Bundesregierung, z. B. das Programm Go-Digital. Der entscheidende Schritt dazu war die Corona-Krise, die viele Unternehmen dazu gezwungen hat, sich auf Home-Office-Format umzustellen. Neuerdings ist auch der Begriff “Digital Nomad” entstanden. Er bezeichnet hochqualifizierte Fachkräfte, die in allen Teilen der Welt arbeiten können.

Freie Mitarbeit ist der Hauptteil der wachsenden Gig-Economy. Gig-Economy ist die Weiterentwicklung des Outsourcing-Phänomens. Ein solches System hat sowohl für den Mitarbeiter als auch für den Arbeitgeber Vorteile. Der Freiberufler kann den Arbeitgeber selbst auswählen, den Arbeitsumfang, den Zeitplan und den Arbeitsplatz bestimmen. Der Arbeitgeber zahlt nur die Arbeitszeit und ist von den sozialen Garantien für Vollzeitbeschäftigte befreit.

Manche Merkmale der freien Mitarbeit haben auch schon die Gesetze für Festanstellungen beeinflusst. Die EAU, digitale Arbeitszeiterfassung, Resturlaub ohne Verfallsdatum sind nur einige der Änderungen im deutschen Arbeitsrecht im Jahre 2023. Es ist zu erwarten, dass die normale feste Anstellungsart, sowohl feste als auch freie, immer mehr digitalisiert wird. 

Zusammenfassung

Freie Mitarbeit als Phänomen und Anstellungsart gewinnt täglich Anerkennung und Akzeptanz und befindet sich ständig in Bewegung. Obwohl sie deutliche Nachteile besitzt, entschließen sich immer mehr Arbeitnehmer und Arbeitgeber für diese Arbeitsform. Möglicherweise wird man zukünftig eine optimale hybride Arbeitsform miterleben, die allen Teilnehmern des Betriebsprozesses passt.

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