Freie Mitarbeiter:innen: Steuern & Bedeutung

Als freie Mitarbeiter:innen zu arbeiten bietet viel Freiheit, bringt aber auch Fragen zu Steuern, Verträgen und der richtigen Anstellungsart mit sich. Was bedeutet freie Mitarbeit genau, auch als Nebenjob? Wie gewinnst Du passende Kund:innen und worauf musst Du achten? In diesem Artikel findest Du klare Antworten und praktische Orientierung für Deinen nächsten Schritt.

Was bedeutet freie Mitarbeiter:in?

Der Begriff freie Mitarbeiter:in hat keine eindeutige gesetzliche Definition. Er wird meist umgangssprachlich für eine Form der Zusammenarbeit verwendet, bei der Du außerhalb eines klassischen Arbeitsvertrags für Unternehmen arbeitest. Statt fest angestellt zu sein, erbringst Du eine vereinbarte Leistung oder ein Ergebnis und erhältst dafür ein Honorar. Freie Mitarbeit gilt dabei als flexible Anstellungsart, nicht als klassisches Arbeitsverhältnis.

Wichtig ist dabei Deine Unabhängigkeit: Du entscheidest selbst über Arbeitszeit, Arbeitsort und Arbeitsweise. Anders als Angestellte bist Du nicht fest in die Organisation des Unternehmens eingebunden und unterliegst keinen detaillierten Weisungen.

Viele Tätigkeiten lassen sich auch als Nebengewerbe anmelden, zum Beispiel wenn Du neben einer Haupttätigkeit arbeitest. Dabei solltest Du darauf achten, wirklich selbstständig zu bleiben. Wenn Du wirtschaftlich stark von einem Auftraggeber abhängig bist oder wie ein Angestellter arbeitest, kann eine Scheinselbstständigkeit vorliegen.

Welche Steuern zahlen freie Mitarbeiter:innen?

Wenn Du als freie Mitarbeiter:in arbeitest, musst Du Dich selbst um Deine Steuern kümmern. Anders als Angestellte führen Auftraggeber keine Abgaben für Dich ab. Welche Steuer anfällt, hängt davon ab, ob Deine Tätigkeit freiberuflich oder gewerblich ist und ob Du sie hauptberuflich oder als Nebenjob ausübst.

Zu Beginn benötigst Du eine Steuernummer vom Finanzamt. Diese erhältst Du nach der Anmeldung Deiner Tätigkeit. Du gibst sie auf Rechnungen an und nutzt sie für Deine steuerliche Veranlagung.

Für freie Mitarbeiter:innen sind vor allem diese Steuern wichtig:

Einkommensteuer: Deine Einnahmen gibst Du in der Einkommensteuererklärung an.
Umsatzsteuer: Wenn Du nicht unter die Kleinunternehmerregelung fällst, berechnest Du Umsatzsteuer und führst sie an das Finanzamt ab. Die Regelung greift in der Regel, wenn Dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet.

Wichtige Formulare für Deine Steuererklärung:

Anlage S: Wenn Du freiberuflich tätig bist, trägst Du Deine Einkünfte hier ein.
Anlage G: Wenn Deine Tätigkeit als Gewerbe gilt, nutzt Du stattdessen dieses Formular.

Gerade wenn Du freie Mitarbeit als Nebenjob ausübst, ist eine saubere Buchhaltung wichtig. So behältst Du Einnahmen, Ausgaben und Deine Einkommensteuererklärung besser im Blick.

Welche Bereiche wählst Du als freie:r Mitarbeiter:in am häufigsten?

Als freie:r Mitarbeiter:in arbeitest Du oft in Branchen, die ortsunabhängige Tätigkeiten ermöglichen. Dazu gehören zum Beispiel die IT-Branche, Werbeagenturen, Beratung, Management, Coaching, Softwareentwicklung, Finanzwesen, Journalismus, Übersetzung sowie Grafik- und Webdesign.

Diese Bereiche sind eng mit neuen Technologien verbunden und erfordern Fähigkeiten, die heute besonders gefragt sind. Dazu zählen kreatives Denken, fachliche Expertise, analytische Fähigkeiten sowie technische Kenntnisse und Soft Skills.

Wie ist die freie Mitarbeit rechtlich geregelt?

Die Zusammenarbeit zwischen Dir und Deinen Auftraggeber:innen basiert in der Regel auf einem Honorarvertrag, Dienstleistungsvertrag oder Werkvertrag.

Ein solcher Vertrag regelt unter anderem folgende Punkte:

Art und Umfang Deiner Leistungen werden gemeinsam festgelegt. In der Regel kannst Du Arbeitszeit und Arbeitsort selbst bestimmen.
Deine Vergütung wird im Vertrag definiert. Je nach Vertragsart erhältst Du entweder einen Stundenlohn oder eine feste Vergütung für ein Ergebnis.
Die Dauer der Zusammenarbeit wird vereinbart. Eine Kündigung ist grundsätzlich jederzeit möglich, es sei denn, es wurde eine Kündigungsfrist festgelegt oder die gesetzliche Regelung nach § 621 BGB greift.
Häufig enthält der Vertrag auch eine Verschwiegenheitsklausel, um Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse zu schützen.

Gibt es einen Unterschied zwischen Freelancer:innen, Freiberufler:innen und festen freien Mitarbeiter:innen?

Die Begriffe Freelancer:in, Freiberufler:in und freie Mitarbeiter:in werden oft synonym verwendet, beschreiben aber unterschiedliche Dinge. Manche beziehen sich auf die Art der Zusammenarbeit, andere auf den steuerlichen Status.

Freie Mitarbeit beschreibt die Zusammenarbeit zwischen Dir und Auftraggeber:innen. Freiberufler:innen ist ein steuerrechtlicher Begriff für bestimmte Berufe. Freelancer:innen ist ein allgemeiner Begriff für selbstständige Fachkräfte. Feste freie Mitarbeiter:innen arbeiten regelmäßig für denselben Auftraggeber, ohne fest angestellt zu sein.

Begriff	Kategorie	Bedeutung
Freie Mitarbeit	Vertrags- bzw. Arbeitsbeziehung	Beschreibt die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und selbstständigen Fachkräften. Die Person arbeitet auf Basis eines Auftrags und ist nicht fest angestellt.
Freiberufler:innen	Steuerlicher Status	Bezeichnet selbstständige Personen in freien Berufen, zum Beispiel Journalist:innen, Ärzt:innen oder andere katalogisierte freie Berufe. Ob Tätigkeiten wie Design dazugehören, prüft das Finanzamt im Einzelfall.
Freelancer:innen	Allgemeiner Geschäftsbegriff	International gebräuchlicher Begriff für selbstständige Fachkräfte, die projektweise für verschiedene Auftraggeber:innen arbeiten. In der Praxis wird er oft ähnlich wie freie Mitarbeit verwendet.
Feste freie Mitarbeiter:innen	Besondere Form der Zusammenarbeit	Beschreibt selbstständige Fachkräfte, die regelmäßig oder langfristig für dieselben Auftraggeber:innen arbeiten, ohne fest angestellt zu sein.

Für feste freie Mitarbeiter:innen können unter bestimmten Voraussetzungen Regelungen ähnlich wie für Arbeitnehmer:innen gelten, zum Beispiel nach § 12a TVG. Das betrifft etwa soziale Absicherung oder arbeitsrechtliche Bedingungen, wenn eine wirtschaftliche Abhängigkeit besteht.

Welche Vor- und Nachteile bietet freie Mitarbeit für beide Seiten?

Freie Mitarbeit wird heute von vielen Unternehmen genutzt. Diese Arbeitsform hat einige klare Vorteile. Dazu zählen z. B.:

Flexibilität für Auftraggeber:innen: Freie Mitarbeiter:innen kommen vor allem dann infrage, wenn ein Unternehmen für ein Projekt kurzfristig zusätzliche Fachkräfte mit speziellen Fähigkeiten benötigt. In diesem Fall beauftragen Auftraggeber:innen eine externe Fachkraft für einen begrenzten Zeitraum, damit sie zum Erfolg des Projekts beiträgt.
Freiheit und Unabhängigkeit für freie Mitarbeiter:innen: Als Freelancer:in entscheidest Du selbst, welche Projekte Du annimmst und mit welchen Auftraggeber:innen Du zusammenarbeitest. Auch Deine Arbeitszeit bestimmst Du selbst. Wenn eine Zusammenarbeit nicht passt, kannst Du den Auftrag beenden und Dich auf andere Projekte konzentrieren. Ebenso steuerst Du Deine Arbeitsbelastung: Wenn Du mehr verdienen möchtest, übernimmst Du zusätzliche Projekte. Wenn Dir mehr Freizeit wichtig ist, reduzierst Du Deine Auslastung.
Potenzielle steuerliche Vorteile: Freie Mitarbeiter:innen haben bei Steuern oft mehr Gestaltungsspielraum. Viele Ausgaben rund um Deine Tätigkeit kannst Du als Betriebsausgaben absetzen. Wenn Du umsatzsteuerpflichtig bist, kannst Du außerdem gezahlte Vorsteuer in vielen Fällen zurückholen. Auftraggeber:innen müssen sich in der Regel nicht um diese steuerlichen Pflichten kümmern, da freie Mitarbeiter:innen ihre Steuern selbst organisieren.

Freie Mitarbeit hat aber andererseits erhebliche Nachteile, darunter:

Fehlende soziale Absicherung: Als freie Mitarbeiter:in bist Du selbst für Dein Einkommen verantwortlich. Wenn Du krank wirst, Urlaub nimmst oder gerade keine Aufträge hast, erhältst Du in der Regel kein Einkommen. Anders als bei einer Festanstellung gibt es meist keine Lohnfortzahlung oder automatische soziale Absicherung. Du musst Dich außerdem selbst um Deine Absicherung kümmern. Die Krankenversicherung ist in Deutschland verpflichtend, während Renten- und Arbeitslosenversicherung oft freiwillig sind.
Unsicherheit bezüglich Auftragslage: Freie Mitarbeit bringt für beide Seiten gewisse Risiken mit sich. Auftraggeber:innen können sich nicht immer darauf verlassen, dass Freelancer:innen langfristig verfügbar bleiben. Sagt eine Fachkraft kurzfristig ab, muss schnell Ersatz gefunden werden. Freie Mitarbeiter:innen sind dagegen stark von der aktuellen Auftragslage abhängig. Endet ein Projekt und folgen keine neuen Aufträge, musst Du kurzfristig eine andere Einnahmequelle finden.
Keine Arbeitgeberleistungen: Wenn Du als freie Mitarbeiter:in arbeitest, erhältst Du normalerweise keine typischen Zusatzleistungen von Arbeitgeber:innen. Dazu gehören zum Beispiel Essens- oder Fahrtkostenzuschüsse, ein Jobticket, Angebote zur betrieblichen Gesundheitsförderung, Team-Events sowie Weihnachts- oder Urlaubsgeld.

Was bedeutet Scheinselbstständigkeit für freie Mitarbeiter:innen?

Wenn Du offiziell als selbstständig auftrittst, in der Praxis aber wie eine Angestellte eines Unternehmens arbeitest, kann Scheinselbstständigkeit vorliegen. In diesem Fall ist eine freie Mitarbeiter:in faktisch Teil des Unternehmens, hat aber keinen Anspruch auf typische Arbeitnehmerrechte wie bezahlten Urlaub, Kündigungsschutz oder Feiertagsvergütung.

Stellen die zuständigen Behörden Scheinselbstständigkeit fest, müssen beide Seiten mit rechtlichen und steuerlichen Konsequenzen rechnen. Auftraggeber:innen können zu Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen, zusätzlichen Steuern und möglichen Bußgeldern verpflichtet werden.

Auch für die selbstständige Person können Folgen entstehen. In manchen Fällen können steuerliche Korrekturen oder Nachzahlungen entstehen.

Deshalb solltest Du als freie Mitarbeiter:in regelmäßig prüfen, ob Deine Tätigkeit tatsächlich selbstständig organisiert ist oder ob Merkmale einer Scheinselbstständigkeit vorliegen.

Tipps für Freelancer:innen

Als Freelancer:in zu arbeiten ist eine echte Herausforderung. Viele Einzelheiten müssen berücksichtigt werden. Freie Mitarbeiter:innen müssen sich selbst darum kümmern, Kund:innen und Aufträge zu finden, ihre eigenen Fähigkeiten weiterzuentwickeln und das Privatleben nicht zu vergessen. Hier sind ein paar praktische Tipps:

Kunden erwerben, Netzwerken und Akquise

Empfehlenswert für Freelancer ist, eine eigene Webseite zu erstellen. Neben einem ansprechenden Design sollte Deine Website auch informativ und überzeugend sein. Wichtig ist das Portfolio, Kundenreferenzen, Lebenslauf, Diplome und Zertifikate, eine digitale Visitenkarte oder ein Begrüßungsvideo. Der Inhalt muss auch suchmaschinenoptimiert erstellt werden, also mit geeigneten Schlüsselwörtern.

Netzwerken kann ohne Zweifel zum Erfolg beitragen. Du solltest regelmäßig Möglichkeiten nutzen, um Dein Netzwerk auszubauen: Freelancer-Treffen, Veranstaltungen, Foren und Business-Plattformen, Social Media, Coworking Spaces und andere Orte, an denen Du Freelancer:innen aus Deiner Branche treffen kannst.

Für die Kund:innenakquise kannst Du auf vielen Freelancer-Plattformen präsent sein: Uplink, Freelancermap, Upwork, Junico, GULP, um nur einige zu nennen. Vergiss auch soziale Netzwerke wie LinkedIn, Facebook, YouTube und Instagram nicht. Auch Werbung über Medien oder klassische Kanäle wie Zeitungsanzeigen oder Flyer kann sinnvoll sein. So kannst Du den sogenannten „Mere-Exposure-Effekt“ nutzen: Je häufiger Auftraggeber:innen Dich sehen, desto eher entscheiden sie sich für eine Zusammenarbeit.

Du kannst auch die Minijob-Zentrale (minijob-zentrale.de) und die Bundesagentur für Arbeit (arbeitsagentur.de) prüfen.

Weiterbildung

Als freie Mitarbeiter:in solltest Du regelmäßig an Deinen Hard- und Soft Skills arbeiten, um immer am Ball zu bleiben. Zu den beliebtesten Weiterbildungsmöglichkeiten gehören E-Learning-Kurse, Fachliteratur, Webinare, Workshops, Blogs, Konferenzen und Messen, Printmagazine und andere Lernmittel. Wichtig ist aber, sorgfältig zu wählen, um keine Zeit zu verschwenden, und die Augen vor den zahlreichen Fake-Anbietern offen zu halten.

Gesunde Work-Life-Balance

Arbeit allein macht nicht glücklich. Um effizienter zu arbeiten und gleichzeitig das Leben zu genießen, solltest Du Deine Zeit bewusst aufteilen. Empfehlenswert ist es, einen festen Arbeitsplatz einzurichten, einen Tagesablauf zu planen und Zeit für Pausen einzuplanen. Ablenkungen zu vermeiden und ab und zu auch einer Auftraggeber:in „Nein“ sagen zu können.

Für viele geschäftliche Aufgaben kannst Du auch digitale Tools nutzen, die Dich im Arbeitsalltag unterstützen. Mit Finom erledigst Du viele geschäftliche Aufgaben einfacher, zum Beispiel Rechnungsstellung, Geschäftskonto, Ausgabenmanagement oder Gewerbeanmeldung. Alles wird durch attraktive Cashback-Angebote für Debitkarten ergänzt. Außerdem gibt es einen kostenlosen Solo-Tarif für Freiberufler:innen. Auf alle Dienste kann sowohl vom PC als auch vom Mobiltelefon aus zugegriffen werden.

Zukunft der freien Mitarbeit

Ist Homeoffice ein Arbeitsplatz der Zukunft? Der Anteil der freien Mitarbeit nimmt ständig zu und findet zunehmend Anerkennung und wird auch durch verschiedene staatliche Digitalisierungs- und Förderprogramme unterstützt. Der entscheidende Schritt dazu war die Corona-Krise, die viele Unternehmen dazu gezwungen hat, auf Homeoffice umzustellen. Neuerdings ist auch der Begriff “Digital Nomad” entstanden. Er bezeichnet hochqualifizierte Fachkräfte, die in allen Teilen der Welt arbeiten können.

Freie Mitarbeit ist ein wichtiger Teil der wachsenden Gig-Economy. Gig-Economy ist die Weiterentwicklung des Outsourcing-Phänomens. Ein solches System hat sowohl für Mitarbeiter:innen als auch für Auftraggeber:innen Vorteile. Freiberufler:innen können ihre Auftraggeber:innen selbst auswählen und auch Arbeitsumfang, Zeitplan und Arbeitsort bestimmen. Auftraggeber:innen zahlen nur für die vereinbarte Leistung und müssen keine sozialen Leistungen für Vollzeitbeschäftigte übernehmen.

Manche Merkmale der freien Mitarbeit beeinflussen zunehmend auch klassische Arbeitsmodelle. Gleichzeitig verändert sich die Arbeitswelt durch Digitalisierung und flexible Arbeitsformen. Freie Mitarbeit spielt dabei eine immer größere Rolle und wird für viele Unternehmen und Selbstständige zur festen Größe. Es ist zu erwarten, dass sich feste und freie Arbeitsformen weiter in Richtung digitaler Zusammenarbeit entwickeln.

Zusammenfassung

Freie Mitarbeit als Arbeitsform gewinnt zunehmend an Bedeutung und entwickelt sich ständig weiter. Obwohl sie deutliche Nachteile besitzt, entscheiden sich immer mehr Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen für diese Arbeitsform. Möglicherweise wird man zukünftig eine optimale hybride Arbeitsform miterleben, die für alle Beteiligten gut funktioniert.

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