Debiteuren zijn een integraal onderdeel van het financiële welzijn van elk bedrijf, niet alleen voor ondernemers in Nederland. In dit artikel vertellen we u wie debiteuren zijn, welk belang ze hebben voor uw bedrijf, hoe ze verschillen van crediteuren en hoe u de debiteuren en vorderingen het beste kunt beheren.

Inhoud

Debiteuren: betekenis en definitie

Debiteuren zijn klanten of bedrijven die een schuld hebben aan uw bedrijf vanwege gekochte goederen of ontvangen diensten op krediet. Met andere woorden, het zijn mensen of organisaties die uw bedrijf nog moeten betalen voor geleverd producten of diensten. Debiteuren zullen in uw boekhouding opgenomen moeten worden zodat u een goed overzicht heeft van het geld dat nog binnen moet komen. 

Effectief debiteurenbeheer omvat het nauwkeurig bijhouden van alle verkooptransacties op krediet, het monitoren van de betalingstermijnen en het proactief opvolgen van uitstaande facturen. Een goed bijgehouden debiteurenadministratie helpt bij het voorkomen van cashflowproblemen en zorgt voor een duidelijk inzicht in de financiële positie van uw onderneming.

Verschil tussen debiteuren en crediteuren

Iedereen die een eigen onderneming start zal te maken krijgen met debiteuren, crediteuren en verschillende financiële organisaties. Echter, er is een groot verschil tussen deze twee.

  • Een debiteur: een onderneming of persoon waar u een dienst of een product aan geleverd heeft, waar deze persoon nog niet voor betaald heeft. Een debiteur heeft dus een openstaande factuur bij u, waar u nog geld voor zult ontvangen.
  • Een crediteur: Een onderneming of persoon die een dienst of een product aan u geleverd heeft, waar u nog niet voor betaald heeft. U heeft dus nog een openstaande rekening staan bij deze onderneming of persoon. De crediteur krijgt dus nog geld van u.

Zowel de facturen van debiteuren als de facturen van crediteuren zullen in uw financieel beheer opgenomen moeten worden. Zo zal er in uw boekhouding een plaats zijn op de activazijde voor de debiteuren en een plaats op de passivazijde voor de crediteuren.

Administratie en registratie van debiteuren

Om uw boekhouding zo overzichtelijk mogelijk te houden moet u uw debiteuren registreren in uw administratie. Zo kunt u ze bijvoorbeeld een nummer geven, zodat u meteen weet over welke debiteur het gaat en welke factuur er nog betaald moet worden door deze debiteur.

In de debiteuren administratie zult u ook moeten bijhouden voor wanneer een debiteur zou moeten betalen en hoeveel ze u nog verschuldigd zijn. Het debiteuren beheer gaat over de manier waarop uw onderneming de relaties met de debiteuren onderhoudt. Ook gaat het over de manier waarop u zorgt dat uw klanten op tijd kunnen betalen. Met een goede debiteurenadministratie heeft uw onderneming minder kans om in financiële problemen te komen.

De voordelen van het uitbesteden van uw debiteurenbeheer

Heeft u zelf minder tijd om ervoor te zorgen dat klanten tijdig hun rekeningen betalen, of wilt u alles op een zo overzichtelijke manier laten uitvoeren? Dan kunt u het beste uw debiteurenbeheer uitbesteden aan een bedrijf dat hierin gespecialiseerd is. Dit heeft namelijk een aantal voordelen voor u en uw onderneming.

Enkele voordelen van het uitbesteden van uw debiteurenbeheer is dat de organisaties die deze diensten voorzien, vaak zeer efficiënt zijn in het oplossen van problemen met debiteuren. Ook hebben ze een grotere expertise om de debiteuren tijdig hun rekeningen te laten betalen.

Deze organisaties zullen een incassobureau inschakelen indien een betaling uitblijft en de debiteur niet binnen de afgesproken betalingstermijn de factuur betaalt. 

Identificatie en management van debiteurenrisico

Voordat u begint met het beheren van uw debiteuren is het belangrijk dat u een aantal verschillende controles uitvoert op de debiteuren. U kunt namelijk aan de hand van jaarrekeningen en rapporten nagaan hoe het bedrijf van de debiteur er financieel voor staat. Op deze manier kunt u vermijden dat u diensten of producten levert aan dubieuze debiteuren.

Wanneer u een dienst of product levert aan een andere organisatie en u hier niet meteen een betaling voor ontvangt, loopt u risico dat u dit geld nooit meer terug zult zien. Andere bedrijven kunnen namelijk failliet gaan en wanneer u dan geen concurrente crediteur bent, zult u als een van de laatste ondernemingen geld terug krijgen. En dan nog alleen indien er nog geld over is om dit daadwerkelijk te doen.

Praktische tips voor proactief debiteurenbeheer

Indien u ervoor kiest om zelf aan debiteurenbeheer te doen en u er toch voor wilt zorgen dat uw debiteuren de facturen tijdig betalen, zijn er een aantal strategieën die u zou kunnen gebruiken.

Een van de strategieën die u zou kunnen gebruiken is de totale som van nog te ontvangen facturen zo laag mogelijk te houden. Dit betekent dat de factuur die u verstuurt, waar u niet meteen een betaling voor zult ontvangen, zo laag mogelijk moet zijn. Indien de debiteur deze dan niet tijdig zou betalen, is het slechts een klein bedrag dat u van deze debiteur nog moet ontvangen.

Met de juiste strategieën zult u uw debiteurenrisico zo laag mogelijk kunnen houden zodat u minder snel in de problemen kunt raken. Zo kunt u bijvoorbeeld automatische herinneringen sturen naar de debiteuren indien de betalingstermijn van een factuur afgelopen is.

Kredietwaardigheid van debiteuren controleren

We hebben het al gehad over het nagaan of de debiteuren al dan niet een risico vormen voor uw onderneming. Om dit effectief te kunnen bepalen, zult u de kredietwaardigheid van de debiteuren moeten nagaan. Hiervoor kunt u verschillende checks uitvoeren zoals een analyse van de solvabiliteit van een onderneming.

Het belang van kredietwaardigheidschecks bij debiteuren

Een kredietwaardigheidscheck is erg belangrijk voor uw onderneming om debiteuren de mogelijkheid te kunnen geven om bepaalde producten of bestellingen na een langere termijn te betalen. Indien de cheque een negatief resultaat heeft, zult u er dus voor moeten zorgen dat deze debiteur geen goederen of diensten ontvangt voordat er een volledige betaling heeft plaatsgevonden.

Het is ook belangrijk dat u deze checks regelmatig opnieuw uitvoert zodat u rekening kunt houden met de actuele financiële situatie van een onderneming.

4-stappenplan voor debiteuren-risicobeheersing

Om een succesvolle onderneming te hebben, moet u ook een goed debiteurenbeheer hebben. Om u hierbij te helpen hebben we vier korte stappen gemaakt die u kunt gebruiken om uw debiteuren-risicobeheersing zo goed mogelijk te maken.

  • Stap 1: zorg voor een duidelijk overzicht van alle debiteuren die u heeft en hoeveel rekeningen er nog openstaan bij verschillende debiteuren.
  • Stap 2: zorg voor een actief debiteurenbeheer. Zorg ervoor dat bedrijven herinneringen ontvangen zodra ze een factuur laten verlopen.
  • Stap 3: Stuur een herinnering wanneer dat nodig is. Indien een bepaalde debiteur verschillende keren de betalingstermijn van een factuur niet gerespecteerd heeft, kunt u het beste de betalingstermijn van uw facturen voor deze klant aanpassen.
  • Stap 4: zorg ervoor dat u niet te veel verschillende openstaande rekeningen heeft. Wanneer u zelf niet over veel geld beschikt, maar u nog wel veel verschillende onbetaalde facturen heeft, kan het zijn dat u niet voldoende geld heeft wanneer u zelf een crediteur zou moeten terugbetalen.

Deze stappen kunnen u helpen om een actief en gezond debiteurenbeheer uit te voeren. Het is echter niet altijd nodig om dit volledig zelf te doen. Zo kunt u namelijk ook uw debiteurenbeheer uitbesteden aan een andere organisatie.

Een manier om uw debiteurenbeheer eenvoudiger te maken, is door gebruik te maken van een zakelijke rekening bij Finom. Door een account te openen bij dit bedrijf, krijgt u toegang tot verschillende diensten zoals het maken van facturen die u naar uw klanten kunt sturen. Om ervoor te zorgen dat uw facturen op tijd worden betaald, kunt u herinneringen instellen die de service regelmatig naar uw debiteuren stuurt. In Finom kunt u ook al uw bedrijfsinkomsten en -uitgaven op een georganiseerde manier beheren en betaalkaarten openen voor uw werknemers. Kleine ondernemingen kunnen de diensten gratis uitproberen met het Solo-plan van Finom. 

Conclusie

Om uw bedrijf zo financieel gezond mogelijk te houden, zult u op een actieve manier uw crediteuren en debiteuren moeten beheren. Dit zal er namelijk voor zorgen dat u een goed overzicht heeft over alle inkomende betalingen en wanneer. Het is ook van groot belang dat u ervoor zorgt dat uw debiteuren de facturen zo snel mogelijk betalen. U kunt dit doen door eventuele kortingen te geven voor het op tijd betalen! 

Aangezien de rekeningen van de debiteuren toegevoegd worden aan de activazijde van de balans, zullen deze er vaak ook voor zorgen dat financiële instellingen sneller geneigd zijn om geld te investeren in, of geld te lenen aan uw onderneming.

Veelgestelde vragen

Wat zijn dubieuze debiteuren?

Dubieuze debiteuren is een term om debiteuren aan te duiden waarvan het niet duidelijk is of ze ooit wel het volledige bedrag van het uitstaande bedrag zullen betalen.

Wat zijn de debiteuren op de balans?

Op een balans komen debiteuren bij de liquide middelen te staan. Dit heeft een positieve invloed op de solvabiliteit van uw onderneming.

Wat is een debiteur?

Een debiteur is een persoon of onderneming waar u diensten of goederen aan geleverd heeft, maar die hier nog niet voor betaald heeft. U moet dus nog geld ontvangen om deze transacties te kunnen verwerken in uw boekhouding. Debiteuren hebben vaak een korte betalingstermijn waardoor ze niet lang op uw balans zullen blijven staan.

Lees verder in onze andere artikelen:

Laatste artikelen

Bericht delen