I flexible benefit aiutano le aziende ad aumentare la motivazione dei dipendenti, a creare un sistema premiante interessante e a ottimizzare gli oneri fiscali. In questo articolo vedremo cosa sono, come funzionano, i vantaggi e le principali regole per applicarli.

Contenuti

Che cos'è un flexible benefit?

Un flexible benefit (la cui traduzione in italiano è beneficio flessibile) è un beneficio non monetario che l’azienda mette a disposizione dei propri dipendenti, consentendo loro di scegliere come utilizzarlo in base alle proprie esigenze personali o familiari.

Rientrano tra i flexible benefit, ad esempio, i corsi di formazione, gli abbonamenti a palestre, le spese scolastiche, i trasporti pubblici o i contributi alla previdenza complementare. Ogni lavoratore può così costruire un pacchetto personalizzato, indirizzando il budget verso ciò che ritiene più utile.

Scopri il nostro conto business

Qual è la differenza tra flexible benefit e fringe benefit?

Anche se spesso vengono usati come sinonimi, flexible benefit e fringe benefit non sono la stessa cosa. Entrambi fanno parte del welfare aziendale, ma hanno caratteristiche, modalità di erogazione e regole fiscali diverse.

I fringe benefit sono dei vantaggi concessi dal datore di lavoro sotto forma di beni o servizi, senza un piano di scelta personalizzabile da parte del dipendente. Un esempio classico? L’auto aziendale, lo smartphone, i buoni acquisto o il rimborso chilometrico. Si tratta di “compensi in natura” che possono essere inseriti anche nel contratto individuale e, in alcuni casi, concorrono alla formazione del reddito da lavoro dipendente.

I flexible benefits, invece, si distinguono proprio per la loro flessibilità: l’azienda mette a disposizione un credito che ogni lavoratore può utilizzare liberamente scegliendo da un paniere predefinito.

Quali sono gli esempi di flexible benefit?

I flexible benefit comprendono un’ampia varietà di beni e servizi, pensati per rispondere a esigenze diverse. Ecco alcune delle soluzioni più comuni che un’azienda può includere nel proprio piano di welfare, nel rispetto delle condizioni previste dalla normativa fiscale:

  • corsi di formazione o aggiornamento (es. lingue straniere, master, certificazioni)
  • buoni acquisto
  • abbonamenti per il trasporto pubblico (metro, treni, autobus)
  • spese scolastiche
  • borse di studio dedicate ai figli o familiari fiscalmente a carico
  • copertura sanitaria integrativa
  • contributi alla previdenza complementare
  • rimborso di spese mediche
  • accesso a palestre, piscine, centri sportivi
  • biglietti per cinema, teatri, concerti, musei
  • pacchetti viaggio o soggiorni benessere
  • servizi di supporto alla famiglia, come babysitter o assistenza domiciliare
Scopri il servizio di fatturazione gratuito

Come funziona il sistema dei flexible benefit?

Il funzionamento del sistema di flexible benefit è semplice e pensato per essere il più possibile personalizzabile. L’azienda stabilisce un credito welfare da destinare ai propri dipendenti: un importo fisso, definito annualmente, che ciascun lavoratore può gestire in autonomia scegliendo i servizi più adatti alle proprie esigenze.

Il tutto avviene, nella maggior parte dei casi, attraverso una piattaforma digitale o un'app dedicata, messa a disposizione dal datore di lavoro. Il dipendente accede a un vero e proprio “carrello virtuale” in cui può visualizzare l’elenco dei benefit disponibili, consultare il proprio saldo e selezionare le voci che gli interessano.

Le modalità di fruizione possono essere:

  • a erogazione diretta, tramite buoni spesa, voucher o convenzioni
  • a rimborso, su presentazione della documentazione che attesti la spesa sostenuta

Dal punto di vista amministrativo, l’erogazione dei flexible benefit viene registrata nei sistemi contabili aziendali seguendo le regole della partita doppia, così da garantire trasparenza e la corretta imputazione delle voci di spesa.

Come può un’azienda introdurre i flexible benefit?

Implementare un piano di flexible benefit è un processo più semplice di quanto si pensi, soprattutto grazie alle soluzioni digitali oggi disponibili. I principali passaggi prevedono:

  1. Definizione di obiettivi e budget: l’azienda stabilisce quanto destinare annualmente ai benefit.
  2. Scelta dei benefit da offrire: in base al profilo dei dipendenti (età, ruoli, esigenze), si costruisce un paniere di beni e servizi che copra diverse aree.
  3. Modalità di erogazione: i benefit possono essere forniti tramite l'erogazione diretta oppure con rimborso spese.
  4. Affidamento a una piattaforma welfare: per gestire in modo semplice e trasparente il credito a disposizione dei dipendenti, molte aziende si appoggiano a provider esterni che offrono portali o app dedicate.
  5. Comunicazione e formazione interna: le persone interessate devono conoscere come funziona il piano e come utilizzarlo. È utile, quindi, pianificare una comunicazione chiara, magari affiancata da una breve sessione di training.
  6. Monitoraggio e aggiornamento: raccogliere feedback e analizzare l’utilizzo dei benefit permette di capire se il piano sia davvero efficace e, se necessario, di aggiornarlo nel tempo.

L’avvio del progetto può avvenire anche in modo graduale, partendo, per esempio, da una piccola selezione di benefit per poi ampliare l’offerta successivamente.

Scopri di più su Finom

Come sono regolati per legge i flexible benefit?

In Italia, la normativa di riferimento per i flexible benefit è l’articolo 51 del TUIR (Testo Unico delle Imposte sui Redditi), che stabilisce quali beni e servizi possono essere erogati in esenzione da imposte e contributi, a determinate condizioni.

Per rientrare nel regime fiscale agevolato, i flexible benefit devono essere concessi a tutti i dipendenti o a categorie omogenee (ad esempio tutti gli impiegati, tutti gli operai ecc.). Non possono, quindi, essere destinati solo a singole persone o erogati in modo arbitrario.

Dal punto di vista contrattuale, i benefit possono essere previsti in tre modalità:

  • Accordo collettivo nazionale o aziendale: è il caso dei CCNL che prevedono esplicitamente delle misure di welfare, come ad esempio quello dei metalmeccanici.
  • Accordo sindacale: l’azienda può decidere, insieme alle rappresentanze sindacali, di introdurre un piano welfare, anche convertendo il premio di risultato in flexible benefit (in tutto o in parte).
  • Liberalità aziendale: se non previsti dal contratto, i flexible benefit possono essere introdotti anche su iniziativa volontaria del datore di lavoro, purché siano riconosciuti in modo equo.

È importante sapere che questi benefit non possono essere inseriti all'interno del contratto individuale di lavoro (a meno che non si tratti di fringe benefit).

Oltre a quanto previsto dal TUIR, ulteriori chiarimenti sono arrivati anche dalle circolari n. 28/E del 2016 e n. 5/E del 2018 dell’Agenzia delle Entrate, che hanno approfondito diversi aspetti legati al welfare aziendale e all’uso dei flexible benefit.

Quali sono le regole fiscali dei flexible benefit?

Dal punto di vista fiscale, i flexible benefit godono di un trattamento agevolato, a condizione che siano utilizzati nel rispetto delle regole previste dalla normativa. In particolare, quando rientrano nelle casistiche ammesse, non concorrono alla formazione del reddito da lavoro e non sono soggetti a imposizione fiscale o contributiva.

I vantaggi fiscali riguardano una serie specifica di beni e servizi indicati in modo esplicito all’articolo 51 del TUIR.

Per alcune voci sono, inoltre, previsti dei limiti di deducibilità o di esenzione, che è importante conoscere per evitare errori:

  • I buoni pasto sono esenti fino a 4 € al giorno se cartacei, fino a 8 € se digitali.
  • I contributi versati a enti o casse sanitarie riconosciute sono esenti da tassazione fino a 3.615,20 € all’anno.
  • La previdenza complementare è deducibile fino a un massimo di 5.164,57 € all’anno.
  • Il rimborso chilometrico può rientrare nel piano welfare se previsto da uno specifico regolamento e se supportato da una documentazione conforme.

Va, inoltre, considerata la coesistenza con i fringe benefit, che, pur seguendo delle regole fiscali diverse, sono spesso integrati nello stesso piano.

Quali vantaggi offrono i flexible benefit a dipendenti e aziende?

I flexible benefit non servono solo ad arricchire il pacchetto retributivo, ma rappresentano un vero strumento strategico per rafforzare il rapporto tra azienda e collaboratori.

Vantaggi per i dipendenti

Per chi lavora in un'organizzazione, i flexible benefit rappresentano un’opportunità concreta per migliorare sia la vita lavorativa che quella personale. Offrono, infatti, dei vantaggi reali, apprezzati soprattutto per la loro flessibilità e per l’impatto diretto sul benessere quotidiano:

  • Libertà di scelta: ogni persona può utilizzare il credito welfare in base alle proprie priorità. C’è chi sceglie la formazione, chi preferisce i supporti per la famiglia, chi, invece, investe nella salute o nel tempo libero.
  • Risparmio fiscale: molti dei servizi previsti non sono soggetti a tassazione, il che si traduce in un maggiore potere d’acquisto, senza costi aggiuntivi.
  • Benessere personale: l’accesso a soluzioni come la previdenza integrativa, l'assistenza sanitaria o le attività ricreative favorisce un equilibrio più sano tra lavoro e vita privata.

Vantaggi per le aziende

Anche per le aziende, introdurre un piano di flexible benefit significa ottenere dei benefici concreti, che si riflettono sia sull’organizzazione interna sia sull’immagine esterna. Tra i principali possiamo sicuramente menzionare:

  • Employer branding: offrire dei benefit mirati rende l’azienda più attrattiva agli occhi dei potenziali candidati e rafforza la reputazione come datore di lavoro attento alle persone.
  • Fidelizzazione del personale: un piano welfare ben strutturato migliora il clima aziendale, aumenta la soddisfazione lavorativa e contribuisce a ridurre il turnover.
  • Contenimento dei costi: grazie ai vantaggi fiscali, i flexible benefit non comportano un incremento del costo del lavoro, pur offrendo un riconoscimento tangibile ai dipendenti.
  • Riconoscimento non monetario: permettono di valorizzare e premiare i collaboratori con soluzioni utili e personalizzabili, senza pesare sul bilancio aziendale.

Cosa è cambiato nel 2024 - 2025 per i flexible benefit?

Nel 2024, con la Legge di Bilancio n. 213/2023, art. 1, comma 16, sono state aumentate le soglie di esenzione fiscale per i fringe benefit: fino a 1.000 € per tutti i dipendenti e fino a 2.000 € per chi ha figli a carico. Una scelta che ha reso più facile inserire buoni spesa, buoni carburante o rimborsi delle bollette tra i benefit aziendali.

La Legge di Bilancio n. 207/2024 ha confermato queste soglie anche per il 2025 e ne ha esteso la validità fino al 2027. Questo ha dato così alle imprese la possibilità di programmare i propri piani di benefit con maggiore continuità, senza l’incertezza di dover affrontare dei potenziali cambiamenti ogni anno.

Accanto agli aspetti fiscali, negli ultimi due anni si è affermato anche l’utilizzo di piattaforme digitali dedicate proprio al welfare aziendale. Questi strumenti consentono alle aziende di gestire in modo centralizzato i flexible benefit, semplificando i processi amministrativi e riducendo notevolmente il carico burocratico.

Leggi gli altri articoli:

Ultimi articoli