Rimborso chilometrico 2025: cos’è, chi ne ha diritto e come richiederlo

Cos’è il rimborso chilometrico e quando si applica

Immagina di dover percorrere 200 km con la tua auto per partecipare a una fiera di settore, visitare un cliente o consegnare un ordine. In questi casi, se l’azienda o il committente hanno approvato lo spostamento, hai diritto al rimborso chilometrico.

In termini pratici, il rimborso non riguarda il carburante effettivamente consumato, ma un calcolo forfettario che tiene conto di vari fattori: tipo di veicolo, cilindrata, alimentazione, percorrenza media annua, costi accessori. Il tutto è determinato attraverso le tabelle ACI per il rimborso chilometrico, che ogni anno vengono aggiornate con valori ufficiali riconosciuti dall’Agenzia delle Entrate.

Le situazioni tipiche in cui si applica sono:

• trasferte lavorative fuori sede;
• consegne o attività logistiche con mezzo proprio;
• viaggi per incontri con clienti, sopralluoghi o eventi.

Non si applica, invece, per tragitti casa-lavoro o spostamenti personali. L’uso del veicolo dev’essere giustificato da finalità operative e documentato adeguatamente (ad esempio con un documento di trasporto o un incarico scritto).

Chi ha diritto al rimborso chilometrico

Il diritto al rimborso chilometrico non è automatico: dipende dal contratto, dal ruolo e dalla tipologia di rapporto con l’azienda.

Nel caso dei dipendenti, il rimborso si applica quando l’utilizzo del mezzo privato è stato autorizzato dal datore di lavoro. In genere, avviene su richiesta scritta e previa approvazione, con indicazione dello scopo dello spostamento e della distanza da coprire. È importante sapere che non tutti i contratti collettivi nazionali regolano in modo preciso la questione, ma diversi CCNL (come quelli del commercio o dei servizi) lo prevedono in modo esplicito.

Anche i professionisti possono richiedere un rimborso, ma le regole cambiano. In questi casi, è necessario inserire il rimborso nella fattura indirizzata al cliente, distinguendolo in modo chiaro dal compenso per la prestazione. Inoltre, deve essere coerente con le condizioni contrattuali e calcolato sempre secondo i parametri ufficiali dell’ACI 2025 per il rimborso chilometrico.

Per quanto riguarda le società, il rimborso è possibile per gli amministratori o collaboratori occasionali, ma va documentato con precisione e tracciato attraverso un conto aziendale. Ogni voce influisce anche sulla deducibilità dei rimborsi chilometrici nel bilancio di esercizio, quindi serve una gestione attenta e conforme alle norme fiscali.

Attenzione anche alle eccezioni: non sono rimborsabili gli spostamenti non autorizzati, quelli non documentati, o quelli che rientrano nella normale sede di lavoro (salvo accordi specifici). La mancanza di chiarezza nelle richieste può portare a contestazioni da parte del datore di lavoro o dell’Agenzia delle Entrate in caso di controlli.

Come richiedere correttamente il rimborso chilometrico per un dipendente

Richiedere il rimborso chilometrico in modo corretto significa non solo compilare un form, ma seguire un iter preciso che garantisca trasparenza e tracciabilità.

Per un dipendente, la procedura inizia con una richiesta formale al datore di lavoro. Spesso si utilizza un modulo per il rimborso chilometrico standard, in cui indicare:

• data e luogo della trasferta;
• motivazione dello spostamento;
• chilometri percorsi (con partenza e arrivo);
• targa del veicolo utilizzato;
• eventuali pedaggi o spese accessorie.

In alcuni casi, è richiesto allegare ricevute di pedaggio o screenshot dal navigatore per attestare la distanza percorsa. Alcuni software gestionali consentono oggi di compilare tutto digitalmente, allegando anche foto o GPS del percorso.

Una volta ricevuti i dati, l’ufficio amministrativo calcola il rimborso utilizzando i valori aggiornati delle tabelle ACI in vigore. Per il rimborso chilometrico con le tabelle ACI 2025, si considerano elementi come il tipo di carburante, la potenza del motore, i costi fissi (assicurazione, bollo, manutenzione) e quelli variabili. 

Se qualcosa non torna — per esempio se la distanza sembra eccessiva, se manca una giustificazione valida o se ci sono incongruenze tra percorso e missione — l’azienda può rifiutare il rimborso. Ecco perché è fondamentale curare ogni dettaglio, compilare con attenzione e allegare documenti chiari.

Per i liberi professionisti in regime ordinario, vale lo stesso principio: trasparenza, coerenza e documentazione. È consigliabile tenere un registro aggiornato dei viaggi professionali, con date, percorsi e motivazioni, in modo da dimostrare l’effettiva natura lavorativa degli spostamenti.

Obblighi aziendali nel pagamento del rimborso chilometrico

Nel 2025, le imprese che intendono rimborsare ai propri dipendenti le spese sostenute per l’uso dell’auto personale a fini lavorativi devono attenersi a nuove regole fiscali che incidono in modo diretto sulla tassazione del rimborso chilometrico e sulla sua deducibilità. La gestione interna del processo non può più essere lasciata al caso.

Ogni azienda dovrebbe dotarsi di una procedura scritta e condivisa per la gestione dei rimborsi, che definisca con chiarezza quali informazioni devono essere raccolte, come vanno verificate e in che modo archiviate. 

Serve un fac‑simile standardizzato e aggiornato con i riferimenti dell’anno fiscale in corso: tabelle ACI, motivazione della trasferta, targa, chilometri percorsi, autorizzazione preventiva. Il modulo compilato deve essere firmato dal dipendente e controfirmato dal responsabile aziendale.

In fase di rendicontazione, le voci relative al calcolo per il rimborso chilometrico devono essere registrate nei registri contabili e, se pertinente, anche nel libro paga. Solo così sarà possibile garantirne la deducibilità e inserirli correttamente nel bilancio aziendale.

La natura della trasferta è ciò che determina la tassazione del rimborso chilometrico:

1. Se avviene all’interno dello stesso Comune della sede di lavoro, il rimborso è considerato reddito imponibile e soggetto a tassazione ordinaria.
2. Se avviene fuori Comune e il rimborso è calcolato con le tabelle ACI, l’importo non viene tassato né per il dipendente né per l’impresa. 

Nel secondo caso, la deducibilità per l’azienda dei rimborsi chilometrici è totale, ma solo se tutta la documentazione è conforme.

Più precisamente, sono interamente deducibili i costi sostenuti per i rimborsi chilometrici fuori Comune relativi a veicoli con potenza massima pari a 17 cavalli (benzina) o 20 cavalli (diesel). Nel caso di veicoli più potenti, i costi sono invece solo parzialmente deducibili.

L’uso esclusivamente personale o non tracciato dei mezzi può compromettere la possibilità di dedurre i costi. È importante che il tuo commercialista sia sempre aggiornato sulla composizione e utilizzo del parco auto aziendale.

Come calcolare il rimborso chilometrico: istruzioni con le Tabelle ACI 2025

Per calcolare il rimborso chilometrico nel modo corretto nel 2025, il riferimento da seguire è sempre lo stesso: le tabelle pubblicate ogni anno sul sito dell’Automobile Club d’Italia. Questi documenti riportano i costi chilometrici per ogni modello di veicolo in base a tre variabili principali: alimentazione, cilindrata e marca.

Le Tabelle ACI 2025 aggiornate incorporano i costi reali legati al possesso di un’auto, inclusi carburante, assicurazione, manutenzione e deprezzamento. Questo sistema permette di rimborsare in modo forfettario ma equo il dipendente che usa la propria auto per fini lavorativi, senza entrare nel dettaglio delle singole spese sostenute.

Il processo pratico prevede tre passaggi:

1. Identificare marca, modello, alimentazione e cilindrata dell’auto del dipendente.
2. Cercare nella tabella ACI il valore corrispondente al costo chilometrico aggiornato.
3. Moltiplicare quel valore per i chilometri percorsi nella trasferta.

È qui che la precisione fa la differenza. Due veicoli simili possono avere tariffe molto diverse. Un’utilitaria elettrica, ad esempio, potrebbe avere un costo chilometrico di 0,18 €, mentre un SUV diesel 2.0 può arrivare a 0,30 €. Questo influisce direttamente sul budget dell’azienda e sulla deducibilità dei rimborsi chilometrici.

Ricorda: i rimborsi devono essere sempre basati su dati ufficiali. Qualsiasi arrotondamento “a spanne” rischia di invalidare il rimborso dal punto di vista fiscale. E se vuoi evitare brutte sorprese in fase di controllo, assicurati che ogni calcolo sia accompagnato da documentazione coerente: motivazione dello spostamento, autorizzazione, chilometri percorsi e, ovviamente, riferimento alla tabella ACI per il rimborso chilometrico corretta.

Esempio di calcolo e fac-simile per rimborso chilometrico

Per capire davvero come calcolare il rimborso chilometrico, vediamo un caso concreto. Prendiamo Mario, responsabile vendite in una PMI lombarda. Il 15 aprile 2025, Mario viaggia da Milano a Torino per una visita cliente. Usa la sua auto privata: un diesel 1.6, targa AB123CD.

Secondo la tabella ACI, il suo veicolo ha un costo di 0,23 €/km. Il percorso copre 280 km tra andata e ritorno. Il calcolo del rimborso chilometrico a questo punto è semplice:

280 km x 0,23 € = 64,40 €

Ma per rendere questo rimborso valido — sia per Mario, sia per l’azienda che lo rimborsa — serve il giusto supporto documentale.

Qui entra in gioco l’importanza di un fac‑simile per il rimborso chilometrico, un modulo che raccoglie tutte le informazioni essenziali: data, nome del dipendente, tragitto effettuato, chilometri percorsi, tariffa ACI applicata, firma del richiedente e approvazione dell’azienda.

Per agevolarti nella gestione di questi rimborsi, Finom mette a disposizione un template compilabile online, pronto per essere adattato alle esigenze del tuo team amministrativo.

Usarlo permette di mantenere uno storico delle richieste, automatizzare i calcoli e archiviare i documenti in formato digitale; un vantaggio non da poco quando si tratta di verifiche fiscali o revisioni interne.

Tassazione del rimborso chilometrico nel 2025

Nel 2025 il quadro fiscale legato al rimborso chilometrico si è arricchito di nuove sfumature. Se fino a poco tempo fa bastava distinguere tra trasferte dentro o fuori dal Comune, oggi anche la tipologia di documentazione e la corretta applicazione delle tabelle ACI giocano un ruolo decisivo nel determinare l’imponibilità o l’esenzione fiscale.

La regola generale rimane valida: se lo spostamento è effettuato fuori dal Comune in cui ha sede l’attività lavorativa e il calcolo del rimborso chilometrico è effettuato in base ai valori aggiornati delle tabelle ACI, il rimborso non costituisce reddito imponibile per il dipendente. In questo caso, non si applicano né IRPEF né contributi previdenziali, a patto che la trasferta sia adeguatamente documentata e approvata in forma scritta.

Diverso è il caso delle trasferte all’interno del Comune: qui il Fisco presume un uso “ordinario” del veicolo. Il rimborso chilometrico viene quindi considerato un compenso in natura, soggetto a tassazione piena e inserito in busta paga. Per l’azienda, anche la deducibilità del rimborso chilometrico si riduce in modo significativo, salvo situazioni eccezionali (come sedi temporanee o distacchi documentati).

Attenzione però a non confondere la deducibilità dei rimborsi chilometrici con la tassazione dei fringe benefit. Quest’ultima si applica ai veicoli aziendali concessi in uso promiscuo (lavoro + uso personale). A partire dal 1° gennaio 2025, le nuove tabelle ACI hanno introdotto percentuali differenziate per calcolare il benefit fiscale in base all’impatto ambientale del veicolo:

• Veicoli elettrici: tassazione ridotta al 10% del costo chilometrico ACI
• Ibride plug-in: tassazione al 20%
• Auto tradizionali (benzina, diesel, GPL): tassazione al 50%

Queste aliquote non riguardano direttamente i rimborsi chilometrici effettuati su veicoli di proprietà del dipendente, ma influenzano invece il trattamento fiscale dei benefit aziendali concessi su auto aziendali.

In sintesi: se il veicolo è privato e il rimborso è calcolato correttamente per trasferte fuori Comune, non si applica tassazione. Ma se l’auto è aziendale e concessa anche per uso personale, allora si parla di fringe benefit, e la tassazione seguirà le percentuali ambientali definite dall’ACI.

Se il punto di partenza è la residenza e non la sede di lavoro, e la distanza casa-destinazione è superiore a quella sede-destinazione, la parte eccedente non è deducibile e viene tassata.

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Rimborso chilometrico per tragitto casa-lavoro: quando è possibile

E se volessi rimborsare i dipendenti per il tragitto casa-lavoro? Qui le cose si fanno più complesse. Per l’ordinamento fiscale italiano, questo tipo di spostamento rientra nella normalità e non ha carattere eccezionale o operativo. Di conseguenza, il rimborso chilometrico per questo percorso non può essere esente da imposte.

Tuttavia, ci sono eccezioni. Se, ad esempio, il dipendente è assegnato temporaneamente a una sede diversa rispetto a quella ordinaria, o se svolge attività in un sito produttivo distante, allora il rimborso può essere riconosciuto in regime di esenzione. Ma deve essere chiaramente documentato — e approvato preventivamente.

Alcune aziende, per gestire queste casistiche in modo più flessibile, optano per soluzioni alternative: buoni carburante, bonus mobilità o rimborsi forfettari legati a parametri oggettivi. Il pagamento, in questi casi, viene effettuato tramite bonifico sul conto aziendale del dipendente, garantendo tracciabilità e conformità alle normative.

Affidati sempre a un Commercialista esperto per valutare, caso per caso, la soluzione più efficiente e fiscalmente vantaggiosa.

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