Differenza tra fattura e ricevuta: come capire quando usare un documento e non l’altro? In questa guida ti spieghiamo in modo semplice chi deve emettere la fattura, chi può ancora usare la ricevuta, cos’è il documento commerciale che l’ha sostituita in molti casi, e cosa cambia in base al tipo di attività svolta.

Fattura, ricevuta o documento commerciale?

Per comprendere davvero la differenza tra la fattura, la ricevuta e il documento commerciale, è utile partire dalle basi conoscendo nel dettaglio che cosa sono questi documenti e a che cosa servono.

Fattura: cos’è e quando viene emessa

La fattura è un documento fiscale obbligatorio che certifica la vendita di beni o la prestazione di servizi da parte di un soggetto titolare di Partita IVA.

Dal 1° gennaio 2019, con l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica, il documento deve essere emesso non solo nei rapporti tra soggetti IVA, ma anche nei confronti di privati (senza Partita IVA), in tutti i casi previsti dalla normativa o quando richiesto dal cliente.

Essendo un documento fiscale, la fattura serve a tracciare in modo ufficiale i movimenti economici di un’attività. Per questo, è fondamentale compilarla nel modo corretto ed evitare di commettere errori.

Oltre alla fattura ordinaria, esiste anche la fattura semplificata (disciplinata dall’art. 21-bis del DPR n. 633/72), che può essere utilizzata per importi complessivi non superiori a 400 euro e, dal 1º gennaio 2025, senza limiti di importo per chi è in regime forfettario (in virtù del D.Lgs. n. 180/2024 che recepisce la direttiva Ue 2020/285). Questo formato consente di inserire meno dati rispetto alla fattura completa: ad esempio, è sufficiente indicare il codice fiscale o la partita IVA del cliente senza riportarne tutti i dati anagrafici.

La ricevuta: cos’è e quando viene emessa

La ricevuta è un documento che in passato veniva utilizzato per certificare l’incasso di una prestazione verso un cliente privato. Oggi, nella maggior parte dei casi, è stata sostituita dal documento commerciale, emesso tramite un registratore telematico o con la procedura online messa a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.

L’uso della ricevuta è rimasto possibile solo in casi specifici di esonero, previsti dal Decreto 10 maggio 2019, tra cui:

  • vendite di giornali e periodici
  • prestazioni di trasporto pubblico collettivo di persone e veicoli al seguito
  • corse dei taxi
  • operazioni effettuate a bordo di navi, aerei o treni durante trasporti internazionali
  • altre attività marginali indicate dalla normativa

Per tutte le altre operazioni verso i consumatori finali, è obbligatorio emettere il documento commerciale o, in alternativa, la fattura elettronica.

Differenze tra fattura, ricevuta e documento commerciale

La fattura è emessa da soggetti con Partita IVA e può essere destinata sia ad altri soggetti IVA sia a clienti privati. Deve contenere i dati completi di chi la emette e di chi la riceve (Partita IVA o codice fiscale), una descrizione dettagliata dell’operazione, l’imponibile, l’IVA applicata e il totale.

La ricevuta fiscale, invece, non è più un documento fiscale abituale: è stata abolita dal 1° gennaio 2021 e può essere rilasciata solo negli specifici casi di esonero previsti dalla normativa.

Al suo posto si utilizza oggi il documento commerciale, che riporta i dati del venditore, la descrizione dell’operazione e le informazioni fiscali richieste (aliquota IVA o, se applicabile, codice natura operazione). L’indicazione del solo totale lordo non è sufficiente ai fini fiscali.

Va, inoltre, ricordato che, con l’obbligo generalizzato di memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi (D.Lgs. 127/2015, rafforzato dal D.L. 119/2018), quasi tutti gli esercenti al dettaglio devono dotarsi di un registratore telematico oppure, in alternativa, emettere fattura elettronica. Le uniche eccezioni riguardano i soggetti espressamente esonerati dalla normativa. Dal 1° gennaio 2026 sarà poi obbligatorio il collegamento tra POS e registratori telematici.

Ricevuta fiscale, documento commerciale o fattura: quale scegliere?

Dopo l’abolizione della ricevuta fiscale tradizionale, la maggior parte delle attività deve necessariamente scegliere tra fattura elettronica o documento commerciale.

La fattura rappresenta la soluzione più completa dal punto di vista contabile e fiscale. Si rivela particolarmente adatta per prestazioni professionali, servizi personalizzati, collaborazioni continuative e, in generale, per tutte le situazioni che richiedono delle condizioni di pagamento dettagliate, l’applicazione di ritenute o la tenuta di registrazioni contabili.

Il documento commerciale, invece, si applica alle transazioni verso i consumatori finali con un pagamento immediato.

Scontrino fiscale e fattura: sono la stessa cosa?

Scontrino fiscale e fattura non sono mai stati equivalenti, anche se entrambi avevano la funzione di documentare un’operazione economica. Si trattava di strumenti diversi, con finalità e regole specifiche: lo scontrino fiscale era pensato per certificare dei pagamenti immediati nell’ambito del commercio al dettaglio, mentre la fattura era (e resta ancora oggi) il documento contabile principale per tracciare le operazioni che richiedono una registrazione formale, ad esempio per la detrazione dell’IVA o l’inserimento nei bilanci aziendali.

Oggi, lo scontrino fiscale non è più in uso, così come (tranne per le eccezioni) la ricevuta fiscale: entrambi sono stati sostituiti dal documento commerciale. Questo documento, pur avendo preso il posto dello scontrino, non è equiparabile alla fattura, che continua a essere necessaria quando occorre identificare il cliente, indicare le modalità di pagamento o assolvere gli obblighi contabili più complessi.

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