Contabilità semplificata per imprese e partite IVA

La contabilità semplificata è il regime più diffuso tra microimprese e autonomi in Italia. In questo articolo, analizzeremo requisiti, vantaggi, limiti e obblighi per aiutarti a valutare se è adatta alla tua attività.

Contabilità semplificata: definizione e funzionamento

La contabilità semplificata è un regime contabile agevolato previsto per imprese individuali, società di persone e professionisti che rientrano sotto determinate soglie di ricavi. Si basa su una struttura più snella rispetto alla contabilità ordinaria, con minori obblighi di registrazione e una gestione semplificata dell’IVA, dei costi e degli incassi.

Dal punto di vista operativo, comporta:

• la tenuta dei registri IVA (acquisti e vendite)
• la gestione per principio di cassa
• l’assenza dell’obbligo di redazione del bilancio di esercizio e del libro giornale

Regime contabilità semplificata: requisiti e limiti

Il regime di contabilità semplificata può essere adottato da ditte individuali, società di persone (SNC, SAS) o professionisti.

Tuttavia, per accedervi o restare nel regime, devi rispettare determinati limiti di ricavi:

Se superi anche solo per un anno questi valori, sei obbligato a passare alla contabilità ordinaria dal periodo d’imposta successivo. È comunque possibile scegliere la contabilità ordinaria su base volontaria anche restando sotto soglia, per motivi strategici o per accedere a strumenti finanziari (es. fido bancario).

Contabilità semplificata per cassa: principio e implicazioni

Uno degli elementi distintivi della contabilità semplificata per cassa è l’adozione del principio di cassa. A differenza della contabilità ordinaria, qui le operazioni si rilevano all’incasso o al pagamento effettivo.

Questo comporta vantaggi pratici:

• Paghi le tasse solo sui ricavi realmente incassati;
• Puoi pianificare meglio il cash flow;
• Non registri ancora costi o ricavi legati a ratei e risconti.

Tuttavia, ci sono anche delle criticità:

• Diventa essenziale tenere traccia puntuale dei pagamenti;
• Serve maggiore attenzione nel gestire le operazioni di fine anno.

Contabilità semplificata per professionisti: regole specifiche

La contabilità semplificata per professionisti è applicabile a chi esercita un’attività intellettuale (es. architetti, avvocati, consulenti, psicologi, medici), purché non abbia optato per il regime forfettario.

Anche qui vale il principio di cassa, ma con alcune particolarità: se i movimenti sono ricavabili dai registri IVA, non serve annotare incassi e pagamenti. 

Le ritenute vanno gestite con attenzione, poiché il compenso è al netto ma l’imposta è versata dal cliente. Inoltre, è fondamentale distinguere correttamente le spese per tipologia fiscale.

Se sei un libero professionista e ti avvali di collaboratori occasionali, devi registrare anche le ricevute di pagamento e gestire i relativi adempimenti previdenziali.

Contabilità ordinaria e semplificata: differenze e scelta

Capire le differenze tra contabilità ordinaria e semplificata ti aiuta a fare una scelta consapevole. Ecco un confronto chiaro:

La scelta dipende da complessità, ricavi, strumenti finanziari e rapporto con il commercialista. Ad esempio, se cerchi investitori, la contabilità ordinaria offre un quadro più completo e ufficiale, ma ha costi e burocrazia maggiori.

Contabilità semplificata: presunzione incassi e pagamenti

Una particolarità della contabilità semplificata è la possibilità di registrare le fatture a cavallo d’anno utilizzando la data indicata nel file XML, come confermato dall’Agenzia delle Entrate.

Cosa significa? In assenza di registrazione specifica, si presume che:

1. La fattura di vendita sia stata incassata il giorno stesso dell’emissione.
2. La fattura di acquisto sia stata saldata il giorno stesso della registrazione.

Questo vale solo in mancanza di prove contrarie (come quietanze di pagamento). È utile per semplificare la gestione, ma attenzione: potrebbe essere contestata in fase di accertamento fiscale. 

Libri contabili e adempimenti nella contabilità semplificata

Nel regime di contabilità semplificata, gli adempimenti sono ridotti rispetto alla contabilità ordinaria, ma è comunque necessario mantenere una gestione documentale precisa. Di seguito i registri obbligatori nella contabilità semplificata:

• registro IVA vendite
• registro IVA acquisti
• registro incassi e pagamenti (obbligatorio per il metodo per cassa)
• registro dei beni ammortizzabili

In alternativa, si può adottare un registro unico, che raccoglie tutte le scritture. È importante sottolineare che i documenti giustificativi (fatture, ricevute, scontrini) vanno comunque conservati.

Gestione di incassi, F24, stipendi e voucher

La contabilità semplificata richiede la registrazione di incassi e pagamenti secondo il principio di cassa. 

Tuttavia, per le fatture elettroniche emesse a cavallo d’anno, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che i contribuenti in contabilità semplificata possono registrare le fatture sulla base della data indicata nel campo ‘Dati Generali’ del file XML, anziché sulla data di trasmissione al Sistema di Interscambio (SdI).

Il Modello F24 va utilizzato per versare imposte, ritenute e contributi. Le aziende devono gestire anche i cedolini paga dei dipendenti e conservare i documenti relativi a eventuali voucher, registrandoli nel momento in cui vengono effettivamente pagati.

Riporto perdite nella contabilità semplificata: regole e dichiarazione

Un vantaggio della contabilità semplificata è la possibilità di riportare le perdite fiscali negli esercizi successivi, secondo regole precise.

Le perdite possono essere riportate nei periodi d’imposta futuri, compensando utili della stessa attività. 

Non sono previste compensazioni tra redditi diversi (es. attività commerciale e lavoro autonomo). Nel caso di passaggio al regime forfettario, le perdite pregresse non possono più essere utilizzate, poiché il regime forfettario non consente alcun riporto. 

Tuttavia, secondo l’ordinanza n. 10919/2025 della Cassazione, le nuove regole di riporto sono applicabili anche per le perdite pregresse, a condizione che il regime contabile vigente al momento dell’utilizzo delle perdite lo consenta.

Contabilità semplificata e cambi di regime: forfettario o ordinario

Il passaggio tra regimi contabili è previsto dalla normativa, ma deve essere gestito con attenzione.

1. Da contabilità ordinaria a semplificata

È possibile se l’impresa rientra nei limiti della contabilità semplificata: ricavi non superiori a 500.000 € per servizi, o 800.000 € per altre attività. Il passaggio avviene all’inizio dell’anno successivo a quello in cui si rispettano le soglie.

2. Da contabilità semplificata a forfettario

Permesso se si rispettano i requisiti previsti dal regime forfettario, inclusi limiti di ricavi e assenza di spese superiori a 20.000 € per lavoro dipendente. Attenzione: è un passaggio che semplifica ulteriormente, ma comporta l’abbandono del principio di cassa e l’impossibilità di dedurre costi analitici.

3. Da contabilità semplificata a ordinaria

Il passaggio alla contabilità ordinaria diventa obbligatorio se, in un solo esercizio, si superano i limiti di ricavi previsti: 500.000 € per le imprese di servizi e 800.000 € per le altre. Il nuovo regime si applica a partire dall’anno successivo al superamento.

In alternativa, è possibile optare volontariamente per la contabilità ordinaria, ad esempio per ottenere una rappresentazione più dettagliata della situazione economico-finanziaria, utile anche in caso di finanziamenti. Questa scelta è vincolante per almeno tre anni e si rinnova tacitamente, salvo revoca espressa.

In ogni caso, il cambio di regime va comunicato nella dichiarazione IVA e comporta l’adeguamento delle scritture contabili.

Fatturazione elettronica e contabilità semplificata

Dal 1° gennaio 2024, la fatturazione elettronica è obbligatoria per tutti i contribuenti in contabilità semplificata e forfettaria, senza eccezioni, salvo specifici esoneri.

Nello specifico, le attività devono:

1. emettere fattura in formato XML
2. trasmetterla tramite SDI
3. conservare i documenti in modalità digitale per almeno 10 anni

Per alcune categorie, possono esserci regimi transitori o esoneri parziali, ma nella maggior parte dei casi l’obbligo è pienamente attivo.

Analisi dei costi e strumenti nella contabilità semplificata

Sebbene sia una gestione “snella”, la contabilità semplificata non impedisce di monitorare Cash flow, spese e margini operativi.

Puoi utilizzare strumenti digitali o Excel per tenere sotto controllo:

• spese fisse e variabili
• incassi da clienti
• margine operativo lordo
• confronto tra costi preventivati e reali

Strumenti come Fatture in Cloud o software per PMI ti permettono di automatizzare molte operazioni, collegando fatture, pagamenti e report.

Vantaggi, svantaggi e costi del regime contabilità semplificata

Il regime in contabilità semplificata è ideale per artigiani, piccoli imprenditori, società di persone, SRL semplificate e professionisti in contabilità semplificata che restano sotto i limiti di ricavo. I vantaggi principali sono: 

• meno registrazioni rispetto alla contabilità a partita doppia
• principio di cassa semplifica le rilevazioni
• costi ridotti per la tenuta contabile
• maggiore flessibilità per la gestione autonoma

Invece, gli svantaggi sono:

• minore dettaglio nella rendicontazione
• difficoltà nel gestire analisi complesse o accesso a credito strutturato
• obbligo di passaggio al regime ordinario in caso di superamento limiti

Nello specifico, a differenza della flat tax forfettaria, la contabilità semplificata consente la deduzione analitica di costi e contributi, utile per chi ha spese rilevanti.

Costi e gestione

Un commercialista per una microimpresa in contabilità semplificata può costare dai 600 ai 1.200 € all’anno. Tuttavia, con strumenti digitali e automatizzazioni, molte aziende gestiscono in autonomia le operazioni di base, affiancando consulenze mirate quando necessario.

Vuoi avere sempre le ultime notizie su Finom? Iscriviti alla nostra newsletter mensile per gli ultimi aggiornamenti!

Cliccando su “→”, accetti i nostri termini e condizioni

FAQ

Come si registra uno sconto in fattura nella contabilità semplificata?

Lo sconto va indicato direttamente nella fattura emessa o ricevuta, con importo netto già ridotto. Si registra il valore effettivamente incassato o pagato.

Come si registrano i voucher nella contabilità semplificata?

I voucher si registrano alla data del pagamento, come qualsiasi altro costo, indicando il tipo di prestazione e il valore netto versato.

Come registrare correttamente una bolla doganale nella contabilità semplificata?

Si registra la fattura del fornitore estero e la bolla doganale, includendo IVA e dazi. I dati vanno riportati nel registro acquisti secondo quanto previsto.

Chi versa le ritenute d’acconto nella contabilità semplificata?

È il sostituto d’imposta (l’impresa o il professionista) a versare le ritenute con il Modello F24, indicando correttamente i codici tributo.

Come fare un’analisi dei costi nella contabilità semplificata?

Puoi usare Excel o software gestionali per monitorare costi fissi, variabili e margini. L’obiettivo è avere sempre sotto controllo il Cash flow operativo.

Leggi gli altri articoli:

• Ratei e risconti: cosa sono, esempi e come calcolarli
• Calcolatore partita IVA
• Acconto IVA 2025: cos’è, chi deve versarlo, le scadenze e il calcolo
• Sconto in fattura 2025: cos’è, come funziona e quando è ammesso
• Deduzioni e detrazioni: come funzionano e quali errori evitare