Definition von Lohnsteuerbescheinigung
Die Lohnsteuerbescheinigung ist eine formalisierte jährliche Lohnabrechnung. Aus ihr geht hervor, was der Arbeitnehmer innerhalb eines Kalenderjahres verdient hat. Und was der Arbeitgeber von diesem Verdienst als Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge einbehalten hat. Sie wird am Ende eines Kalenderjahres vom Arbeitgeber ausgestellt und an das Finanzamt übermittelt.
Mit der Lohnsteuerbescheinigung wird gegenüber dem Finanzamt der Nachweis erbracht: Der Arbeitgeber hat den Lohnsteuerabzug durchgeführt und der Arbeitnehmer ist seiner Steuerpflicht nachgekommen. Weil auf ihr alle steuerrelevanten Angaben zusammengeführt werden, ist sie als Grundlage für die Einkommensteuererklärung des Arbeitnehmers unverzichtbar.
Lohnsteuerbescheinigung: Rechtsgrundlagen
Die mit Abstand wichtigsten Rechtsquellen für die Lohnsteuerbescheinigung sind das Einkommensteuergesetz (EStG), insbesondere der § 41b, und die Abgabenordnung (AO).
Wenn der Arbeitgeber sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer beschäftigt, ist er nach § 41b EStG zum Lohnsteuerabzug verpflichtet. Er stellt hierzu die relevanten Angaben nach einem amtlich vorgeschriebenen Muster in einer jährlichen Übersicht zusammen. Anschließend übermittelt er diese nach Ablauf eines Kalenderjahres an das zuständige Finanzamt. Dies erfolgt spätestens bis zum Februar des Folgejahres. In Deutschland ist dies seit 2010 nur noch in digitalisierter Form möglich. Der Arbeitnehmer erhält einen Ausdruck dieser elektronischen Lohnsteuerbescheinigung.
Inhalt der Lohnsteuerbescheinigung
Steuerliche Identifikationsnummer
Die Lohnsteuerbescheinigung enthält zunächst Angaben zur Person des Arbeitnehmers. Sie erscheinen in der Spalte links auf der Bescheinigung. Dies sind Name, Anschrift, Geburtsdatum und steuerliche Identifikationsnummer des Arbeitnehmers/Steuerpflichtigen.
Eine steuerliche Identifikationsnummer (Steuer-ID) erhält jede in Deutschland gemeldete oder gebürtige Person automatisch vom Bundeszentralamt für Steuern zugewiesen. Sie wurde 2007 eingeführt, ist lebenslang und im gesamten Bundesgebiet gültig. Sie besteht aus elf Ziffern. Den Finanzbehörden dient sie zur Identifizierung des Steuerpflichtigen und zur Vereinfachung des Besteuerungsverfahrens. Aus der Steuer-ID sind keine Rückschlüsse auf die Person des Steuerpflichtigen möglich.
Bis 2022 wurde auf der Lohnsteuerbescheinigung noch die eTIN (elektronische Transfer-Identifikationsnummer) vermerkt, die in Zukunft wegfällt. Sie ist ein 14-stelliges lohnsteuerliches Ordnungsmerkmal, das sich aus dem Namen, dem Vornamen und dem Geburtsdatum des Steuerpflichtigen zusammensetzt. Sie diente dem Finanzamt zur Identifizierung des Steuerpflichtigen seit der Einführung von ELSTER im Jahr 2003.
Jahresfreibeträge
Weiter unten in der Spalte werden die Lohnsteuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers aufgeführt: Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, steuerfreier Jahresbetrag, Grundfreibetrag genannt, und Kirchensteuermerkmal. Diese Begriffe aus dem deutschen Steuerrecht werden ausführlich im Glossareintrag „Lohnsteuer“ erläutert. Abschließend erscheinen noch Name und Anschrift des Arbeitgebers.
Bruttoarbeitslohn
Relevanter sind die Angaben in der rechten Spalte der Lohnsteuerbescheinigung. Der Arbeitnehmer kann sie direkt in seine Steuererklärung übertragen. Sie sind durchnummeriert. Die wichtigsten werden kurz vorgestellt:
In Zeile 1 ist der Bescheinigungszeitraum anzugeben, auf den sich die Lohnsteuerbescheinigung bezieht, sprich: das Kalenderjahr. In Zeile 2 ist die Anzahl der Tage ohne Anspruch auf Arbeitslohn einzutragen. Dies erfolgt direkt hinter dem Großbuchstaben U. Dieser bedeutet Unterbrechung. Er sagt aus, dass der Arbeitnehmer während des Bescheinigungszeitraums für mindestens fünf aufeinanderfolgende Arbeitstage keinen Anspruch auf Arbeitslohn hatte.
Zeile 3 enthält die Höhe des jährlichen Bruttoarbeitslohns in Euro und Eurocent.
Einbehaltene Lohnsteuer
In den Zeilen 4 bis 6 sind einbehaltene Lohnsteuer, einbehaltener Solidaritätszuschlag und einbehaltene Kirchensteuer des Arbeitnehmers anzugeben.
In den Zeilen 8, 9 und 10 werden Versorgungsbezüge und ermäßigt besteuerter Arbeitslohn eingetragen. Versorgungsbezüge wie Renten, Witwengeld, Waisengeld und Unterhaltsleistungen gelten ebenfalls als Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit. Sie werden daher in der Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen. Man bezeichnet sie auch als Arbeitslohn aus früherem Dienstverhältnis. Denn der Anspruch leitet sich aus einer Tätigkeit her, die der Arbeitnehmer vor der Aufnahme seiner jetzigen Tätigkeit ausübte. Für steuerlich begünstigte Zahlungen wie Abfindungen und Jubiläumszuwendungen gilt das Gleiche. Auch sie sind Arbeitslohn und müssen in Zeile 10 eingetragen werden.
Auf die Beträge unter 8, 9 und 10 behält der Arbeitgeber erneut Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer ein. Diese werden in den Zeilen 11 bis 14 ausgewiesen.
Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung
Die Zeilen 22 und 23 enthalten den Arbeitgeberanteil und den Arbeitnehmeranteil zur gesetzlichen Rentenversicherung. In den Zeilen 25 bis 28 werden die Arbeitnehmeranteile angegeben. Dies sind die Pflichtbeiträge zur gesetzlichen Krankenversicherung, zur gesetzlichen Pflegeversicherung, zur Arbeitslosenversicherung und zu privaten Kranken- und Pflegeversicherungen.
Sachbezüge und steuerfreie Einkünfte
Neben dem Bruttoarbeitslohn ist in Zeile 3 der Wert der steuerpflichtigen Sachbezüge enthalten, die zum Arbeitslohn hinzu addiert werden. Beide sind in einer Gesamtsumme ausgewiesen.
Steuerfreie Einkünfte sind in Zeile 15 anzugeben. Hierunter fallen Kurzarbeiter- und Schlechtwettergeld, Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, Verdienstausfallentschädigungen nach dem Infektionsschutzgesetz und Zuschläge bei Altersteilzeit. Ebenfalls steuerfrei ist der Arbeitslohn für eine Auslandstätigkeit laut Doppelbesteuerungsabkommen (Zeile 16). Andere steuerfreie Arbeitgeberleistungen sind Fahrtkostenzuschüsse (Zeile 17) und Zuschüsse für doppelte Haushaltsführung (Zeile 21). Hierunter sind Umzugskosten und Aufwendungen für Verpflegung und Zweitwohnung zu verstehen. Ebenfalls steuerfrei sind Verpflegungszuschüsse für Mahlzeiten im Fall einer Auswärtstätigkeit (Zeile 20).
Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung
Nach dem Sozialgesetzbuch führt der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer Entgeltunterlagen. Dadurch kommt er seinen Meldepflichten gegenüber Ämtern und Behörden nach. Diese Verpflichtung wird in § 41 Absatz 1 EStG spezifiziert: Der Arbeitgeber hat für jedes Kalenderjahr und für jeden Arbeitnehmer am Ort der Betriebsstätte ein Lohnkonto zu führen.
Dieses Lohnkonto muss entweder bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder am Ende eines Kalenderjahres abgeschlossen werden. Zu diesem Zweck erstellt er aus den monatlichen Entgeltabrechnungen des Arbeitnehmers die jährliche Lohnsteuerbescheinigung.
Der Gesetzgeber schreibt vor, dass das Lohnkonto des Arbeitnehmers auszugleichen ist, wenn er aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet. Daher erhält der Arbeitnehmer nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ebenfalls einen Ausdruck der Lohnsteuerbescheinigung.
Die Lohnsteuerbescheinigung ist bis zum letzten Tag des Monats Februar des Folgejahres an das Finanzamt zu übersenden. Ihre Übermittlung erfolgt in elektronischer Form.
Nutzung der Lohnsteuerbescheinigung durch den Arbeitnehmer
In den folgenden Abschnitten wird erläutert, wie Arbeitnehmer die Lohnsteuerbescheinigung effektiv für ihre Einkommensteuererklärung nutzen können, den Abgleich mit eigenen Gehaltsnachweisen vornehmen und die Aufbewahrungs- sowie Archivierungspraktiken verstehen und anwenden sollten.
Basis für die Einkommensteuererklärung
Der Arbeitgeber lässt dem Arbeitnehmer einen Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung zukommen. Dies erfolgt in der Regel zusammen mit der Lohnabrechnung für den Monat Februar. Der Arbeitnehmer benötigt diesen Ausdruck für seine Einkommensteuererklärung. Er kann die Angaben aus der Lohnsteuerbescheinigung direkt in seine Einkommensteuererklärung übernehmen. Der Steuerbescheid, den der Arbeitnehmer im Anschluss an seine Steuererklärung auf Grundlage dieser Daten erhält, ist rechtlich bindend.
Abgleich mit dem eigenen Gehaltsnachweis
Gehaltsnachweise, auch Verdienstbescheinigungen genannt, werden zumeist auf Grundlage der Lohnsteuerbescheinigung ausgefertigt. Sie werden auf Verlangen des Arbeitnehmers vom Arbeitgeber persönlich mit Angabe des Datums erstellt. Sie gelten als verlässlicher, weil sie nicht automatisch generiert werden. Sie enthalten umfassendere Angaben als die monatlichen Lohnabrechnungen. Sie werden immer dann benötigt, wenn der Arbeitnehmer seine Bonität nachweisen soll: zum Beispiel bei der Wohnungssuche oder der Kreditaufnahme.
Aufbewahrung und Archivierung
Bei den Aufbewahrungsfristen für Lohnsteuerbescheinigungen bestehen für den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer unterschiedliche gesetzliche Regelungen.
Die Archivierungsfrist für Arbeitgeber in Deutschland beträgt zehn Jahre. Der Arbeitnehmer muss die Lohnsteuerbescheinigung dagegen nur bis ein Jahr nach Eingang seines Steuerbescheids aufbewahren. Dann wird dieser bestandskräftig, und die Lohnsteuerbescheinigung kann eigentlich vernichtet werden. Lohnsteuervereine empfehlen jedoch, sie für eine Mindestdauer von vier Jahren aufzubewahren. Besser noch ist eine Aufbewahrung bis zum Renteneintritt, falls es Probleme bei der Rentenberechnung gibt.
Die Lohnsteuerbescheinigung muss nicht im Original aufgehoben werden, es genügt eine Kopie. Hat der Arbeitnehmer die Lohnsteuerbescheinigung verloren, kann er beim Arbeitgeber einen neuen Ausdruck anfordern.
Lohnsteuerbescheinigung: Sonderfälle
Ist der Arbeitnehmer während eines Kalenderjahres bei mehreren Arbeitgebern beschäftigt, erhält er mehrere Lohnsteuerbescheinigungen.
Der Arbeitnehmer kann neben seiner Haupttätigkeit noch eine geringfügige Beschäftigung ausüben. Solche Arbeitsverhältnisse werden nicht auf der Lohnsteuerbescheinigung vermerkt.
Diese 520-Euro-Jobs oder Minijobs sind für den Arbeitnehmer versicherungsfrei in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. In der Rentenversicherung sind sie versicherungspflichtig. Im Gegensatz dazu hat der Arbeitgeber die Abgaben für Krankenversicherung (13%) und Rentenversicherung (15%) zu leisten.
Bezahlt der Arbeitgeber den pauschalen Rentensteuersatz von 15%, kann auch die Lohnsteuer mit einem einheitlichen Pauschalsteuersatz von 2% abgegolten werden. Vorteil für den Arbeitgeber: In diesen 2% sind auch seine Beiträge zur Kirchensteuer und zum Solidaritätszuschlag enthalten.
Entrichtet der Arbeitgeber keine Rentenversicherungsbeiträge, werden 20% pauschale Lohnsteuer auf Einkünfte aus geringfügig entlohnten Beschäftigungsverhältnissen erhoben.
Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer auch normal nach den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM) des Arbeitnehmers berechnen. In diesem Fall ist die geringfügige Beschäftigung auf der Lohnsteuerbescheinigung anzugeben.
Die Lohnsteuer ist vom Arbeitgeber zusammen mit den Beiträgen zur Kranken- und Rentenversicherung an die Minjobzentrale, die Knappschaft-Bahn-See, abzuführen.
Lohnsteuerbescheinigung: Grenzgänger und internationale Sachverhalte
Grenzgänger sind Steuerpflichtige, die in einem Land arbeiten, aber in einem anderen Land ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthaltsort haben. Die steuerlichen Regelungen für Grenzgänger sind umfassend und variieren je nach Land und Doppelbesteuerungsabkommen. In der Regel hat der Wohnsitzstaat und nicht der Quellenstaat das Recht zur Steuererhebung. Mit letzterem bezeichnet der Gesetzgeber das Land, in dem der Arbeitnehmer seine Einkünfte erzielt.
Arbeitnehmer mit Wohnsitz in Deutschland, die im Ausland arbeiten, können einen Antrag auf Erteilung einer Lohnsteuer-Freistellungsbescheinigung stellen. Hierdurch vermeiden sie eine Doppelbesteuerung. Die Freistellungsbescheinigung kann als Vordruck beim Finanzamt beantragt werden. Sie wird für die Dauer des Arbeitsverhältnisses, längstens für drei Jahre, erteilt. Mit der Freistellungsbescheinigung wird der Arbeitgeber von seiner Verpflichtung zum Lohnsteuerabzug befreit.
Lohnsteuerbescheinigung: Fehler und Korrekturen
Das Finanzamt erlässt den Einkommensteuerbescheid automatisch auf Basis der Angaben auf der Lohnsteuerbescheinigung. Da der Arbeitgeber diese Angaben macht, sollte der Arbeitnehmer seine Lohnsteuerbescheinigung stets auf ihre Richtigkeit hin überprüfen. Stellt er nachträglich nach Erlass des Einkommensteuerbescheids Fehler fest, sollte er immer die Personalabteilung des Arbeitgebers unterrichten. Die fehlerhaften Angaben auf der Lohnsteuerbescheinigung kann er jedoch nur in seiner Einkommensteuererklärung korrigieren.
Fehlerhafte Angaben im Einkommensteuerbescheid können nur mit dem Rechtsmittel des Einspruchs angefochten werden. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer Einspruch gegen den Einkommensteuerbescheid beim Finanzamt einlegen muss. Mit dem Einspruch beantragt er, dass das Finanzamt einen geänderten Steuerbescheid erlässt. Darin werden die im Einspruch mitgeteilten Korrekturen des Arbeitnehmers entsprechend berücksichtigt.
Nachforderung und Rechtslage
Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, dem Arbeitnehmer eine korrigierte Lohnsteuerbescheinigung auszustellen. Er muss auch dem Finanzamt keine geänderten Datensätze übermitteln. Denn mit der Lohnsteuerbescheinigung beweist der Arbeitgeber nur: Er hat den Lohnsteuersteuerabzug durchgeführt hat, die Lohnsteuer einbehalten und an das Finanzamt abgeführt. Ob das in zutreffender Höhe erfolgt ist, wird nicht bestätigt. Die Lohnsteuerbescheinigung hat also keine rechtliche Bindungswirkung.
Hat der Arbeitgeber zu wenig Lohnsteuer an das Finanzamt abgeführt, muss er dies dem Finanzamt unverzüglich anzeigen. Das Finanzamt kann den Fehlbetrag entweder vom Arbeitgeber oder vom Arbeitnehmer nachfordern. Dies erfolgt in Form eines Nachforderungsbescheids während oder nach Ablauf des Kalenderjahres. Das Finanzamt profitiert dabei von folgender Rechtslage: Der Arbeitnehmer schuldet die Lohnsteuer, der Arbeitgeber als Treuhänder des Arbeitnehmers ist zur Durchführung des Lohnsteuerabzugs verpflichtet. Gegenüber dem Arbeitnehmer ist der Arbeitgeber in diesem Fall zur Änderung des Lohnsteuerabzugs und zur Nacherhebung der Lohnsteuer berechtigt. Er hat einen arbeitsrechtlichen Anspruch auf Freistellung von Lohnsteuernachforderungen. Das Finanzamt kann sich mit der Nachforderung direkt an den Arbeitgeber wenden. Wenn der Arbeitgeber daraufhin die fehlende Lohnsteuer entrichtet, verwandelt sich der Freistellungsanspruch in einen Erstattungsanspruch gegenüber dem Arbeitnehmer. Das heißt: Er kann sich das Geld von dem Arbeitnehmer zurückholen.
Lohnsteuerbescheinigung: Digitalisierung und Automatisierung
Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung (eLStAM) wurde 2005 eingeführt. Sie ist mittlerweile die einzige rechtsverbindliche Form des Einkommensnachweises. Seit 2013 sind dort ebenfalls die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELSTaM) des Arbeitnehmers angegeben, die wichtig für den monatlichen Lohnsteuerabzug sind.
Die ELStaM sind für drei Parteien relevant: die Finanzbehörden, den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer.
Sie sind in einer zentralen Datenbank der Bundeszentrale für Steuern digital gespeichert. Ihre Bildung erfolgt automatisiert, nachdem der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nach Aufnahme des Arbeitsverhältnisses in der Datenbank angemeldet hat. Auch die Meldebehörden sind verpflichtet, der Bundeszentrale für Steuern alle melderechtlichen Daten des Arbeitnehmers zu übermitteln. Wenn sich beispielsweise der Familienstand des Arbeitnehmers ändert, wird dies sofort in der Datenbank erfasst. Dem Arbeitnehmer wird dann automatisch eine andere Lohnsteuerklasse zugewiesen. Die ELSTaM können von allen Finanzämtern im Bundesgebiet verwendet werden.
Der Arbeitgeber meldet den Arbeitnehmer im ELSTaM-Verfahren an. Dazu teilt der Arbeitnehmer ihm seine steuerliche Identifikationsnummer und sein Geburtsdatum mit. Zudem muss er Auskunft geben, ob es sich bei seiner Tätigkeit um das Hauptarbeitsverhältnis handelt oder nicht. Diese Informationen werden anschließend an die Finanzverwaltung weitergeleitet. Mit ihrer Hilfe erhält der Arbeitgeber dauerhaft Zugriff auf die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers. Die Daten werden innerhalb von fünf Werktagen bereitgestellt. Veränderungen der ELSTaM werden dem Arbeitgeber automatisch von der Bundeszentrale für Steuern übermittelt. Der ehemalige Arbeitgeber wiederum teilt der Bundeszentrale mit, wenn der Arbeitnehmer das Arbeitsverhältnis beendet hat.
Arbeitnehmer können ihre in der Datenbank gespeicherten Daten einsehen. Diese sind im ELSTER-Portal über Mein ELSTER abrufbar. Der Arbeitnehmer muss sich hierfür bei ELSTER anmelden oder registrieren lassen.
Eine besondere Herausforderung sind datenschutzrechtliche Einwände. Die Erfassung, Übermittlung und Speicherung digitaler Arbeitnehmerdaten erfolgt zweckgebunden und unterliegt strengen gesetzlichen Regelungen. Nur der aktuelle Arbeitgeber kann die ELSTaM einsehen, die ehemaligen Arbeitgeber nicht. Mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses erlischt diese Berechtigung. Bei mehreren Arbeitsverhältnissen kann der Arbeitnehmer festlegen, welcher Arbeitgeber Zugang haben soll und welcher nicht. Dies erfolgt per Antrag beim zuständigen Finanzamt. Er kann den Arbeitgeberabruf auch insgesamt sperren lassen. Nachteil: Er bekommt hierdurch die ungünstige Lohnsteuerklasse 6 zugeteilt.
Bis zur Umstellung auf das papierlose ELSTaM-Verfahren im Jahr 2005 war die Lohnsteuerkarte das gängige Arbeitspapier in Deutschland. Sie wurde von dem Bezirk oder der Gemeinde, in denen der Arbeitnehmer seinen Wohnsitz hat, kostenlos ausgestellt. Seit 2011 werden in Deutschland keine Lohnsteuerkarten mehr ausgegeben.
Lohnsteuerbescheinigung: Tipps für Arbeitnehmer
Eine Überprüfung der Lohnsteuerbescheinigung ist unbedingt ratsam. Ein fehlerhafter Lohnsteuerabzug kann nach Übermittlung der Daten an das Finanzamt nicht mehr korrigiert werden. Wie Arbeitnehmer dagegen vorgehen können, wurde oben erläutert.
Eine private Finanzplanung ist ohne Einbeziehung von Steuerzahlungen oder -erstattungen nicht aussagekräftig. Sie lassen sich aber nicht exakt vorhersehen, weil sie sich immer auf den Ist-Zustand beziehen und von Annahmen ausgehen. Zukünftige gesetzliche Änderungen und aktive legale Gestaltungsmöglichkeiten werden dabei nicht immer ausreichend berücksichtigt. Auch fehlt es vielen Steuerpflichtigen an einer umfassenden finanziellen Allgemeinbildung und praktischen Erfahrungen. Daher empfiehlt es sich, dass der Arbeitnehmer für seine Finanzplanung einen Fachmann zu Rate zieht. Das kann beispielsweise ein geeigneter Steuerberater sein.
Fazit
Die Lohnsteuerbescheinigung spielt eine entscheidende Rolle im deutschen Steuerwesen, indem sie eine umfassende Übersicht über die jährlichen Einkünfte eines Arbeitnehmers sowie die darauf entfallenden Steuern und Sozialversicherungsbeiträge bietet. Sie dient nicht nur als Basis für die Einkommensteuererklärung, sondern auch als Nachweis der Steuerpflichterfüllung gegenüber dem Finanzamt. Mit ihrer digitalen Übermittlungspflicht und der Einbindung in das ELStAM-Verfahren unterstreicht die Lohnsteuerbescheinigung die Bedeutung der Digitalisierung und Automatisierung im modernen Steuerwesen.