Buchungssätze: Definition und Funktion im Rechnungswesen
Ein Buchhaltungssatz ist ein Datensatz in einem Papierjournal oder in einer Computerdatenbank von Änderungen des Status von Objekten in den Konten.
Der Buchungssatz besteht in der Regel aus einer Beschreibung des belasteten und gutgeschriebenen Buchungsobjekts sowie numerischen Kenngrößen der Änderung, beispielsweise Menge und Kosten.
Es lässt sich also sagen, dass die Buchführung eine Möglichkeit ist, Geschäftsvorfälle gleichzeitig auf zwei verschiedenen, aber wirtschaftlich verbundenen Buchführungskonten in gleichen Mengen zu erfassen.
Alle Unternehmen sind verpflichtet, eine Buchhaltung zu führen. Die Buchhaltung wird von der Buchhaltungsabteilung geführt. Es wird eine autorisierte Person ernannt, die für die Bildung von Buchungssätzen verantwortlich ist. In kleinen Unternehmen ist es der Hauptbuchhalter.
Jedes Unternehmen wickelt täglich eine große Anzahl an Zahlungen und diversen Handelstransaktionen ab. Sie beinhalten:
- Zahlung von Schulden an Gläubiger
- Zahlung von Steuern
- Abrechnungen mit Lieferanten
- Gebühr für den Kauf der Ausrüstung
- Gewährleistung des Transports von Produkten und vieles mehr
Buchungssätze sind ein Hilfsmittel zur Erfassung von Ausgaben und Einnahmen. Sie spiegeln die Kosten von Handelsgeschäften wider.
Aufbau eines Buchungssatzes
Alle finanziellen Aktivitäten des Unternehmens werden mittels der doppelten Buchführung abgebildet. Sie wird so genannt, weil es sich bei einem Buchungssatz um mindestens zwei Kontos handelt. Ein Konto ist ein Soll-Konto, das zweite Konto ist ein Haben-Konto.
Die Kurzformel des Buchungssatzes lautet „Soll-Haben“.
Das Soll-Konto gibt einen Überblick über die Einnahmen des Unternehmens aus verschiedenen Quellen.
Auf dem Haben-Konto sind die Aufwendungen des Unternehmens enthalten: Gehaltszahlungen, Abrechnungen mit Lieferanten.
Soll- und Haben-Konten sind miteinander verbunden. Für Buchungssätze nutzt man die sogenannten T-Konten, die links Soll-Positionen und rechts Haben-Positionen enthalten.
Der Buchungssatz weist auf eine Änderung der Eigenschaften von Objekten hin, die der Buchhaltung unterliegen. Einen Buchungssatz bildest du aus den folgenden Elementen:
- Soll-Seite
- Haben-Seite
- Werte, ausgedrückt in Zahlen: Zahl oder Preis
Es ist wichtig zu bedenken, dass alle Einnahmen immer auf Soll-Konten und Abzüge auf Haben-Konten gebucht werden.
Arten von Buchungssätzen
Man unterscheidet einfache und zusammengesetzte Buchungssätze.
- Einfache Buchungssätze: Die einfachen Buchungssätzen kennzeichnen sich dadurch, dass dabei nur zwei Konten betroffen sind.
- Zusammengesetzte Buchungssätze: Bei zusammengesetzten Buchungssätzen sind mehr als zwei Konten an der Transaktion beteiligt. Darüber hinaus kann ein Konto auf der Soll-Seite und mehrere auf der Haben-Seite oder umgekehrt verwendet werden.
In diesem Fall müssen die Gesamtsummen aller belasteten Konten gleich der Summe des gutgeschriebenen Kontos sein, oder die Summen aller gutgeschriebenen Konten müssen gleich dem belasteten Konto sein, das sie zusammengefasst.
Man verwendet oft im Rechnungswesen die sogenannte Sammelbuchung. Sie sammelt mehrere gleichartige Buchungen in einer Transaktion. Man kann zum Beispiel eine Buchung von einem Konto auf einige Konten aufteilen.
Stornobuchungen geben die Möglichkeit, Buchungsfehler zu korrigieren. Ein Buchhalter kann eine fehlerhafte Buchung rückgängig machen, wenn der falsche Betrag eingegeben oder falsche Konten verwendet werden.
Man kann sowohl Überbuchungen als auch Fehlbuchungen stornieren. Wird ein falscher Buchungssatz rückgängig gemacht, wird als nächstes der richtige hinzugefügt.
Häufige Buchungssätze
Unten sind typische Buchungssätze angeführt.
- Wareneinkauf: Das Unternehmen hat Waren mit einem Gesamtpreis von 1.000 Euro gekauft. Sie werden innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung bezahlt. Als Soll-Konten werden in diesem Fall Konto Waren und Konto Vorsteuer genutzt. Auf der Haben-Seite wird das Passivkonto (Haben-Konto) „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ verwendet.
Der Buchungssatz:
Soll: Waren 1.000 EUR und Vorsteuer (19 %) 190 EUR
Haben: an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 1.190 Euro
- Warenverkauf: Ein Unternehmen verkauft Waren mit einem Wert von 2.000 EUR. Die Rechnung beinhaltet die Umsatzsteuer. Sie ist innerhalb von 30 Tagen nach dem Eingang vom Käufer zu bezahlen. Als Soll-Konto dient das Aktivkonto „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“. Im Haben stehen Konten „Umsatzerlöse“ und „Umsatzsteuer“.
Der Buchungssatz:
Soll: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 2.380 Euro
Haben: an Umsatzerlöse 2.000 Euro, Umsatzsteuer 380 EUR
Sonderfälle der Buchungssätze
Es gibt auch Sonderfälle, für die Buchungssätze wie folgt zusammengefasst werden.
Privatentnahme
Es erfolgt eine Entnahme vom Unternehmer der Summe von 10.000 Euro für eigene Zwecke. Die Buchung lautet so:
Soll: Privat 10.000 Euro
Haben: an der Bank 10.000 Euro.
Privatkonto ist passiv, deshalb wird die Soll-Seite belastet.
Umsatzsteuervoranmeldungen
Wenn das Unternehmen umsatzsteuerpflichtig ist, wird eine monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung abgegeben. Die ermittelte Zahllastsumme wird auf dem Konto „USt-Vorauszahlungen“ gebucht. Für die Gegenbuchung nutzt man das Konto „Bank“.
Der Buchungssatz sieht so aus:
Soll: Umsatzsteuervorauszahlung
Haben: an Bank
Eröffnungs- und Schlussbuchungen
In der Regel gibt es beim Unternehmen zu Beginn des Jahres bestimmtes Vermögen. Der Unternehmer überträgt die Salden dann zu Beginn des Geschäftsjahres auf die entsprechenden aktiven und passiven Konten. Bei aktiven Konten werden diese Anfangsbestände im Soll verbucht. Bei passiven Konten handelt es sich um Haben.
Um eine doppelte Buchungsführung zu führen, benötigt man ein Gegenkonto. Hierzu wird ein Eröffnungsbilanzkonto genutzt. Dieses Konto wird manchmal als Hilfskonto bezeichnet. Es ist an sich weder aktiv noch passiv.
Am Ende des Geschäftsjahres ist eine Abschlussbuchung erforderlich. Dafür ist ein Abschlusskonto vorgesehen. Es fasst den Endsaldo aller aktiven und passiven Konten zusammen. Der Unternehmer sieht alle Bestände zum Ende des Jahres auf einem Konto. Dieses Abschlusskonto wird das Schlussbilanzkonto genannt. Es ist wie das Eröffnungsbilanzkonto weder aktiv noch passiv. Manchmal wird es auch als Hilfskonto bezeichnet.
Buchungssysteme
Es gibt zwei verschiedene Buchungssysteme. Sie werden je nach Unternehmensgröße und -rechtsform verwendet.
Bei der einfachen Buchhaltung werden für bestimmte Transaktionsarten separate Konten eröffnet. Dabei kann es sich beispielsweise um Konten für die Zahlung der Miete oder den Kauf von Büromaterial handeln. Alle Transaktionen werden auf diesen Konten der Reihe nach erfasst, d. h. in der chronologischen Reihenfolge. Berücksichtigt werden auch Transaktionen mit Bankkonten und Bargeld. Für diese Zwecke können Sie das Kassenbuch nutzen.
Am Ende des Berichtszeitraums (in der Regel am Jahresende) muss man das Vermögen am Anfang und am Ende des Jahres vergleichen. So wird die Leistung des Unternehmens beurteilt. Eine einfache Buchführung hilft bei der Gewinnermittlung. Sie ist auch eine Basis für die Erstellung des Jahresabschlusses und der EÜR.
Dieses Buchungssystem kann in kleinen Betrieben angewendet werden. Freiberufler und Einzelunternehmen nutzen die einfache Buchführung, weil sie keine Pflicht der Buchführung haben.
Bei der doppelten Buchführung wird jede Transaktion doppelt gebucht. Es gibt dazu Konto und Gegenkonto. Sie werden als Soll und Haben bezeichnet.
Dieses Buchungssystem passt den buchführungspflichtigen Unternehmen. Aufgrund der Jahresergebnisse nach diesem System werden Bilanz und GuV erstellt.
Software und Automatisierung im Bereich Buchungssätze und Rechnungswesen
Vor dem Hintergrund des stetig steigenden Bedarfs erhöht sich die Zahl der von Wirtschaftsakteuren durchgeführten Transaktionen. Dies ist eine Beziehung, die durch Buchhaltung erklärt werden sollte. Neue Technologien kommen in Form der Digitalisierung zur Hilfe, die die verschiedenen Operationen von Buchhaltern erheblich vereinfachen.
Derzeit gibt es viele Softwareprodukte zur Verarbeitung von Buchhaltungsinformationen. Kriterien, anhand derer Sie ein Buchhaltungsprogramm entsprechend Ihren gewünschten Präferenzen bewerten können:
- Funktionale Vollständigkeit
- Umfassender Service, der eine zeitnahe Aktualisierung von Softwareprodukten in Abhängigkeit von Änderungen in Vorschriften, Meldeformularen, Berechnungsregeln usw. darstellt
- Bequemlichkeit des Systems: Besonderes Augenmerk sollte auf die intuitive Benutzeroberfläche des Programms, die Schnellstartmöglichkeiten und die eigenständige Entwicklung des Programms gelegt werden.
- Technischer Support
- Möglichkeit der Remote-Arbeit, die es Ihnen ermöglicht, in mehreren lokalen Netzwerken gleichzeitig mit einer Datenbank zu arbeiten und anschließend die Daten zu synchronisieren.
- Die Hauptaufgabe der Automatisierung besteht darin, Daten einmalig in das System einzugeben. Daher ist das Kriterium für die Auswahl eines Programms die Verfügbarkeit von Datenaustausch und Synchronisierung.
- Fähigkeit zur Anpassung an die Geschäftsentwicklung und die Einführung neuer Buchhaltungssysteme
- Informationsschutz
- Fähigkeit zur Anpassung an wachsende Buchhaltungsanforderungen und steigendes Aufgabenvolumen
- Kosten des Softwareprodukts
Derzeit gibt es Tendenzen zum Übergang von Papier zu elektronischen Medien. Oftmals gibt es Probleme mit Datenverlust oder dem Ausfall eines bestimmten Computerprogramms, sodass Sie diese als Backup-Option in zusätzlichen elektronischen Informationsquellen wie einem Cloud-Speicher speichern müssen.
Neue digitale Programme erleichtern die Arbeit, ermöglichen eine schnellere Buchhaltung und sparen dementsprechend Zeit und Platz bei der Informationsspeicherung, was für Unternehmen mit hohem Umsatz- oder Produktionsniveau praktisch ist.
Fehlerquellen und typische Fehler bei Erstellen der Buchungssätzen
Alle Buchhaltungsdaten basieren auf Primärdokumenten. Daher führen Verstöße beim Ausfüllen des Primärformulars zu einer Verfälschung der Eingangsinformationen. Es gibt auch andere Fehler beim Erstellen der Buchungssätze:
- falsche Ausfüllung aufgrund Unkenntnis der Regeln
- Fehlen notwendiger Dokumente
- Tippfehler bei der Datenübertragung
- Fehler in Berechnungen
- falscher Buchungssatz
Diese Fehler bei der Erstellung von Buchungssätzen sind keine Seltenheit. Was auch immer die Gründe sein mögen, der Fehler führt letztendlich zu einer Verfälschung der Berichtsdaten. Das Vorgehen zur Korrektur hängt davon ab, wie schnell die Abweichung festgestellt wurde.
Buchhaltungsfehler sind häufig auf menschliche Faktoren zurückzuführen. Und egal, von wem wir sprechen – einem eingehenden Spezialisten oder einem erfahrenen Hauptbuchhalter – es ist unmöglich, sich vollständig gegen Fehler zu versichern. Aber man kann die Wahrscheinlichkeit deutlich reduzieren und mögliche Folgen abmildern. Die Digitalisierung des Rechnungswesens wird dabei erheblich helfen. Darüber hinaus ist es notwendig, die Qualifikation der Buchhaltungsmitarbeiter ständig zu verbessern.
Schulungen und Weiterbildung zum Thema „Buchungssätze“
Das Verständnis des Wesens von Buchungssätzen ist ein wichtiger Bestandteil des Ausbildungsprogramms für Buchhalter und Mitarbeiter der Finanz- und Wirtschaftsabteilungen. Die Erstellung der Bilanz und des Jahresabschlusses des Unternehmens basiert auf Buchungssätzen. Daher muss sich jeder Buchhalter sorgfältig mit diesem Thema befassen und es in der Praxis richtig anwenden.
Zum Thema „Grundlagen des Rechnungswesens und der Buchungssätze“ sind zahlreiche Kurse, Schulungen und Seminare verfügbar. Es gibt darunter Angebote für Online-Schulungen.
Aktuelle Trends im Bereich „Buchungssätze“
Bei der Cloud-Buchhaltung handelt es sich um ein Buchhaltungsprogramm, das sich auf einem Remote-Server befindet. Der Benutzer arbeitet über das Internet im System und muss das Programm nicht auf seinem Computer installieren.
Vorteile dieser Methode:
- Man kann überall mit Internetzugang arbeiten.
- Die Arbeit ist von jedem Gerät aus möglich: Computer, Tablet oder Smartphone – Entwickler veröffentlichen mobile Anwendungen für verschiedene Plattformen.
- Die Buchhaltung ist Tag und Nacht und an jedem Wochentag verfügbar.
- Sparen an Geräten und Services: Man muss keinen Server kaufen und konfigurieren, die Kosten für die Organisation und Wartung eines lokalen Netzwerks werden reduziert.
- Verschiedene Benutzer können gleichzeitig mit der Buchhaltung arbeiten, auch wenn sie sich an unterschiedlichen Orten befinden.
Die Integration mit anderen Geschäftssystemen ist dabei möglich. Man kann Erklärungen und Berichte ausfüllen und versenden, Kontrahenten auf Zuverlässigkeit prüfen und Daten mit Ihrer Online-Bank austauschen.
Die Cloud-basierten Daten sind immer aktuell: Das System wird im Zusammenhang mit Gesetzesänderungen ständig aktualisiert. Neue Dokumentenformen erscheinen schnell, Benutzer werden über Änderungen der Meldefristen usw. informiert.
Fazit zum Thema „Buchungssätze“
Buchungssätze sind die Grundlage für die Abbildung aller Geschäftsvorfälle eines Unternehmens. Sie werden auf Basis von Primärdokumenten erstellt und auf deren Grundlage werden die Bilanz und der Jahresabschluss vorbereitet. Deshalb ist es sehr wichtig, alle Transaktionen des Unternehmens zeitnah und genau durch Buchungssätze abzubilden, um letztendlich das tatsächliche finanzielle Ergebnis der Aktivitäten des Unternehmens zu erhalten.
Derzeit sind automatisierte Buchführungssysteme für Buchhalter eine große Hilfe. Sie sparen Arbeitszeit und minimieren Fehler. Der Trend zur weiteren Digitalisierung des Rechnungswesens wird anhalten und sich auch in den kommenden Jahren fortsetzen.