Privatentnahme

Worauf beruht die Privatentnahme? 

Die Privatentnahme darf den Gewinn des Unternehmens nicht verringern, obwohl das Firmenkapital tatsächlich sinkt. Deswegen zählt sie nicht zu den Betriebsausgaben und wird nicht darunter verbucht, sondern auf einem Privatkonto.

Formen der Privatentnahmen

Man unterscheidet in der Regel mehrere Arten von Privatentnahmen. Zu denen gehören Geld-, Sach- oder Nutzungsentnahmen.

• Barentnahme (Geldentnahme): In dem häufigsten Fall handelt es sich um eine Geldüberweisung von Unternehmensvermögen auf ein Privatkonto. Alternativ entnimmt man Bargeld aus der Firmenkasse.
• Sachentnahme: Für eigene Zwecke können Vermögensgegenstände entnommen werden, z. B. Waren, Produkte, Werkzeuge oder Büroartikel. Das Verschenken eines Grundstücks gilt auch als Sachentnahme.
• Nutzungsentnahme: Wenn man Gegenstände aus dem Unternehmen nicht vollständig entnimmt oder nicht verschenkt, kann man diese für privaten Gebrauch benutzen. Zum Beispiel nutzt man einen Firmenbus für Privatfahrten.

Privatentnahme: Buchhalterische Vorgänge

In der Regel ist bei Privatentnahmen und Privateinlagen ein privates Unterkonto notwendig. Dieses ist nicht mit Girokonten zu verwechseln. Privatentnahmen verbucht man auf der Sollseite, Privateinlagen dagegen auf der Habenseite.

Diese Privatentnahmen können sich auf den Gewinn unterschiedlich auswirken. Barentnahmen, z. B. für den eigenen Lebensunterhalt, beeinflussen laut § 4 Abs. 1 EStG in der Regel nicht den Gewinn. Barentnahmen aus der Kasse oder vom Bankkonto werden auf dem Konto „Privatentnahmen allgemein“ 1800/2100 (SKR 03/04) gebucht.

Als Beispiel nehmen wir eine Barentnahme in Höhe von 500,00 EUR aus der Firmenkasse.

So würde ein Buchungssatz aussehen:

Steuerliche Besonderheiten der Privatentnahmen

Eine Barentnahme unterliegt nicht der Umsatzsteuer und löst nicht eine sofortige Besteuerung als Einkommen aus. Zu beachten ist aber, dass Barentnahmen eigenes Einkommen erhöhen und am Jahresende in der Steuererklärung berücksichtigt werden müssen.

Anders als bei der Barentnahme gilt eine Sachentnahme sofort als steuerpflichtig. Denn der Eigenverbrauch von Produkten und Waren ist steuerlich betrachtet ein fiktiver Verkauf an die Person selbst. In diesem Fall sind Umsatzsteuer, Gewerbesteuer und Einkommensteuer zu zahlen. 

Wie bereits erwähnt, beeinflussen Privatentnahmen nicht den Unternehmensgewinn, weil sonst ein Einzelunternehmer eine Möglichkeit hätte, Steuern zu hinterziehen. Aus diesem Grund werden Privatentnahmen auf einem Privatkonto verbucht und sie wirken sich nicht auf die Steuerlast des Unternehmens aus.

Privatentnahmen in verschiedenen Unternehmenstypen

Privatentnahmen sind nicht für alle Unternehmenstypen möglich. Grundsätzlich gelten sie für Gesellschaften ohne Haftungsbeschränkung. Zu denen gehören Einzelunternehmen, Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR), offene Handelsgesellschaften (OHG) und Kommanditgesellschaften (KG). Unternehmen ohne Haftungsbeschränkung können ihr Privatvermögen als finanzielle Unterstützung nutzen. Insbesondere nutzen Einzelunternehmen und Personengesellschaft diese Möglichkeit, um die Kosten für Lebens- und Haushaltsmittel zu bezahlen.

Kapitalgesellschaften wie ein GmbH, UG oder AG können gemäß der Einkommensteuer-Richtlinien keine Privatentnahmen tätigen. Gesellschafter und Geschäftsführer können aus rechtlicher Sicht nicht frei das Betriebsvermögen für private Zwecke entnehmen. Das Unternehmens- und das Privatvermögen werden in Kapitalgesellschaften buchhalterisch auch stark getrennt. 

Wie beeinflussen Privatentnahmen die Liquidität?

Wenn man von Privatentnahmen spricht, spielt die richtige Finanzplanung eine Rolle, besonders in der Gründungsphase. Überflüssige Entnahmen schädigen die Liquidität. Darüber hinaus verursachen sie die fehlende Kapitaldienstfähigkeit. 

Damit man Liquiditätsengpässe vermeiden kann, sollten Privatentnahmen nie den Unternehmensgewinn überschreiten. Hier ist der Mindestgewinn ein wichtiges Werkzeug. Ein Finanzplan, der alle privaten Kosten enthält, wird auch in diesem Fall nützlich sein.

Was ist zu beachten bei Privatentnahmen?

Durch falsch getätigte Privatentnahmen können verschiedene Risiken entstehen, die zu finanziellen und steuerlichen Folgen führen. Übermäßige Barentnahmen sind oft die tatsächlichen Auslöser für schwere finanzielle Probleme. Außerdem sollte man Privatentnahmen möglichst täglich kontrollieren und Belege erstellen. Wichtig ist auch, betriebliche Konten nicht privat zu benutzen, weil das zu fehlerhaften Zahlen führen kann. Sollte man diese Faktoren nicht im Auge behalten, kann man die Unternehmensentwicklung nicht absichern und Konflikte mit Kreditinstitutionen nicht vermeiden. 

Beispiel für eine steuerliche und buchhalterische Behandlung einer Sachentnahme 

Der Inhaber kauft in seinem eigenen Lebensmittelgeschäft ein. Er erwarb Lebensmittel im Wert von 50 Euro ein. Solche Sachentnahme verbucht man auf das Gewinn- und Verlustkonto eines Unternehmens. 

Buchungssatz: Privatkonto 58 € (- Soll) an das Konto „Entnahmen von Gegenständen und sonstigen Leistungen“ 50 € (+ Haben) + USt. 19 % = 58 € (+ Haben).

Da die Lebensmittel aus dem Laden des Inhabers stammen, muss er nicht den Verkaufswert, sondern nur den Einkaufspreis der Produkte zahlen. Allerdings wird die Umsatzsteuer (19 Prozent) zu jedem Produkt hinzugefügt.

Hinweise für Privatentnahmen

Bei richtiger Behandlung können Privatentnahmen viel Nutzen bringen. Dafür können folgende Tricks behilflich sein:

• Eine sorgfältige Dokumentation und Belege sind bei Privatentnahmen unerlässlich. Die Belege sollten folgende Daten enthalten: Datum, Betrag, Verwendungszweck und Kontoinhaber. 
• Empfehlenswert ist zudem, alle Privatentnahmen regelmäßig zu überprüfen, um eventuelle Unstimmigkeiten zu vermeiden. Solch eine Maßnahme kann die Buchführung erleichtern, zu besserer Übersicht und Transparenz beitragen und mögliche Probleme mit Steuerämtern vorbeugen.
• Sollten Sie weitere Unterstützung benötigen, können Sie sich auch einen Steuerberater hinzuziehen. Er kann Sie dabei unterstützen, einen optimalen Umgang mit Privatentnahmen zu finden und steuerliche Folgen von Privatentnahmen zu verstehen.

Fazit

Die Bedeutung von Privatentnahmen in Einzelunternehmen ist schwer zu überschätzen. Insbesondere für Gründer – solange die Maße und Umsätze nicht hoch sind – spielen Privatentnahmen eine große Rolle.

Gleichzeitig kann ein fehlerhafter Umgang mit Privatentnahmen finanzielle Folgen nach sich ziehen, wenn man nicht auf die korrekte Dokumentation und Verfahren aufpasst. Dabei sind mehrere Faktoren wichtig. Es wird eine gründliche Vorbereitung und Auskunft empfohlen.