Betriebsprüfung

Hier zeigen wir Ihnen in  einer kurzen Übersicht,

• was eine Betriebsprüfung ist und wie sie abläuft,
• wie man sich darauf vorbereiten kann,
• und wie man sie sich zu Nutze machen kann.

Zum Schluss erhalten Sie von uns einige hilfreiche Tipps.

Was ist eine Betriebsprüfung?

Jedes Unternehmen ist verpflichtet, seine Steuern rechtzeitig zu zahlen. Die Nichtbeachtung dieser Pflicht kann zu hohen Strafen führen. So überprüfen die zuständigen Behörden, meistens das Finanzamt, ob das Unternehmen die ihm zugerechneten Steuern rechtzeitig entrichtet hat und ob die steuerlichen Angaben mit den tatsächlichen Geschäftsvorgängen übereinstimmen.

Mit anderen Worten versteht man unter der Betriebsprüfung (auch Außenprüfung durch das Finanzamt genannt) Kontrolle der steuerrelevanten Angaben eines steuerpflichtigen Unternehmens oder Freiberuflers. Dabei können verschiedene Steuerarten und unterschiedliche Besteuerungszeiträume kontrolliert werden. Als rechtliche Grundlage dafür gilt die Abgabenordnung (AO),§§ 193-207.

Dabei ist die Betriebsprüfung mit der Buchprüfung nicht zu verwechseln. Wie oben schon erwähnt wurde, befasst sich die Betriebsprüfung mit den Steuern. Es werden folgende Steuern und Abgaben für einen bestimmten Zeitraum geprüft: 

• Umsatzsteuer.
• Vorsteuer.
• Bauabzugsteuer (in manchen Bundesländern)
• Lohnsteuer und Solidaritätszuschlag.
• Kirchensteuer

Die Buchprüfung dagegen, ist eine umfangreiche, zeitlich und sachlich geordnete Aufzeichnung aller Business-Vorgänge eines Unternehmens. Grundsätzlich sind dafür Buchhalter oder Steuerberater zuständig. In Deutschland sind laut Handelsgesetzbuch (HGB), § 238 (1) S. 1 HGB und laut der Abgabenordnung (AO), § 140 AO jedes Unternehmen und jeder Freiberufler buchführungspflichtig.

Man sollte verstehen, wie das alles funktioniert, und natürlich, wie man sich darauf vorbereiten kann und muss.

Wann wird eine Betriebsprüfung durchgeführt?

Hier ist noch zu beachten, dass die Betriebsprüfung sowohl ordentlich als auch außerordentlich sein kann. Die außerordentliche Betriebsprüfung wird beim Verdacht auf Schwarzarbeit durchgeführt. Dies tritt häufig auf, wenn beispielsweise anonyme Tipps beim Finanzamt eingehen oder wenn Inkonsistenzen in den Unterlagen festgestellt werden.

Im Zusammenhang mit § 28p SGB IV führt die deutsche Rentenversicherung alle 4 Jahre eine Betriebsprüfung durch. Im Laufe dieser Prüfung wird Folgendes geprüft:

• Beiträge zur Sozialversicherung
• Umlagen zur Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und Mutterschaftsgeld
• Künstlersozialabgabe
• Insolvenzgeldumlage
• Unfallumlage

Insbesondere werden folgende Aspekte unter die Lupe genommen:

• Beschäftigungsverhältnisse
• Scheinselbstständigkeit
• ­Wertguthabenvereinbarungen
• ­Berichte der Lohnsteuer-Außenprüfung

Es können auch Prüfungen durch Zollbehörden erfolgen, wenn ein Unternehmen am Außenwirtschaftsverkehr beteiligt ist.

Eine Betriebsprüfung wird auch bei  folgenden Anlässen durchgeführt:

• wenn die abgegebene Steuererklärung nicht plausibel ist oder wenn sie wiederholt mit Verspätung eingereicht wird,
• falls Fehler in der Bilanz oder im Jahresabschluss vorkommen,
• im Falle von stark schwankenden Gewinnen,
• im Falle von regelmäßigen Steuerschulden.

Wie und wo läuft eine Betriebsprüfung ab?

Vor der Betriebsprüfung erhalten Sie vom Finanzamt normalerweise 14 Tage vor dem Prüfungsanfang ein Anmeldungsschreiben mit der Prüfungsanordnung. Diese Anordnung soll folgende Angaben erhalten:

• den Namen des Prüfers und den des Empfängers der Prüfungsanordnung
• Rechtsgrundlagen der Betriebsprüfung
• Tag des Prüfungsbeginns
• Informationen über die Form der Steuerprüfung
• Liste der zu prüfenden Steuerarten und der zu prüfenden Besteuerungszeiträume.

Es ist wichtig zu betonen, dass Unternehmen ein Recht auf Vorankündigung haben, um sich angemessen auf die Prüfung vorbereiten zu können.

Üblicherweise wird die Prüfung in den Geschäftsräumen während der üblichen Geschäftszeit des zu prüfenden Unternehmens durchgeführt. Falls es aus wichtigen Gründen unmöglich ist, kann die Prüfung im Büro Ihres Steuerberaters oder im zuständigen Finanzamt stattfinden.

Prüfungsschwerpunkte

Bei der Betriebsprüfung eines Unternehmens legt der Prüfer besonderen Wert auf folgende Bereiche:

• Einnahmen und Umsatzsteuer: Der Prüfer stellt sicher, dass alle Einnahmen und Ausgaben korrekt verbucht sind. Dies schließt auch den Abgleich von Bankbewegungen mit Buchungssätzen und Rechnungen ein.
• Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge: Hierbei wird überprüft, ob das Unternehmen die Löhne korrekt versteuert und die Sozialversicherungsbeiträge ordnungsgemäß abführt.
• Bewertungen und Abschreibungen: In diesem Bereich fokussiert sich der Prüfer darauf, wie das Unternehmen seine Vermögenswerte bewertet und ob der Prozess der Abschreibungen den Vorschriften entspricht.
• Stille Reserven: Besondere Aufmerksamkeit wird der Identifikation und korrekten Bilanzierung solcher Rücklagen gewidmet.

Rechte und Pflichten des Unternehmers durch eine Betriebsprüfung

Ein Unternehmer hat sowohl bestimmte Rechte als auch Pflichten. Zu seinen Rechten zählen:

• Das Recht, bei der Prüfung anwesend zu sein
• Das Recht auf Einsicht in die Ergebnisse der Prüfung

Zu seinen Pflichten zählen:

• Aktive Zusammenarbeit mit den prüfenden Behörden
• Rechtzeitiges und vollständiges Bereitstellen aller erforderlichen Unterlagen.

Rechte und Pflichten der Betriebsprüfers

Im Rahmen einer Betriebsprüfung besitzt der Betriebsprüfer folgende Rechte:

• Umschau im ganzen Unternehmens, um sich einen Überblick zu verschaffen
• Befragung der Mitarbeiter des Unternehmens

Dabei ist er während der Prüfung verpflichtet: 

• vor der Prüfung die Prüfungsanordnung mit der Angabe der Prüfungsanzelheiten an den Unternehmer zu schicken
• einen Prüfungsplan zu entwickeln und den Unternehmer damit vertraut zu machen
• die Prüfung sorgfältig durchzuführen
• den Prüfungsbericht zu erstellen
• die Hilfe bei der Behebung von Fehlern zu leisten

Folgen der Betriebsprüfung

Eine Prüfung eines Unternehmens kann unterschiedliche Konsequenzen für die Organisation nach sich ziehen. Zu diesen gehören:

• Steuernachzahlungen oder -erstattungen: Werden bei einer Prüfung Fehler in der Steuerbuchhaltung festgestellt, kann dies entweder zu Steuernachzahlungen führen oder dazu, dass zu viel gezahlte Beträge zurückerstattet werden.
• Bußgelder oder Strafen bei Verstößen: Bei Feststellung von schwerwiegenden Verstößen im Rahmen eines Audits können der Organisation Bußgelder oder Strafen drohen.
• Änderung der Steuerbescheide: Aufgrund der Prüfungsergebnisse können bereits erteilte Steuerbescheide angepasst werden.
• Erkenntnisse für zukünftige Geschäftsjahre: Nach einer Inspektion kann die Organisation ihre internen Prozesse optimieren, um zukünftige Fehler zu vermeiden.

Negative Ergebnisse einer Unternehmensprüfung können zu einer Reihe von schwerwiegenden Konsequenzen führen. Neben möglichen Bußgeldern und Strafen könnte das Unternehmen zudem verstärkten Kontrollen durch Aufsichtsbehörden unterliegen, was wiederum zusätzliche Überprüfungen und Audits nach sich ziehen kann.

Positive Prüfungsergebnisse wiederum zeugen von der Zuverlässigkeit eines Unternehmens. Ein solcher positiver Track Record erleichtert es, Investitionen zu akquirieren, den Unternehmensruf zu stärken und sich für staatliche Aufträge zu qualifizieren.

Tipps und Best Practices einer Betriebsprüfung

Um die Betriebsprüfung reibungslos zu gestalten, empfiehlt es sich, die folgenden Tipps zu beachten:

• Vorbereitung auf die Inspektion: Sorgen Sie stets für eine ordnungsgemäße Dokumentation.
• Zusammenarbeit mit einem Steuerberater: Bei Unsicherheiten oder Fragen ziehen Sie rechtzeitig einen Fachexperten hinzu.
• Pünktliche Bereitstellung aller erforderlichen Dokumente: Gewährleisten Sie, dass alle notwendigen Unterlagen vorhanden sind und bei Bedarf umgehend vorgelegt werden können.

Häufige Fehlerquellen und Stolpersteine einer Betriebsprüfung

Bei der Führung eines Unternehmens können Unternehmer mit verschiedenen Schwierigkeiten und Fehlern konfrontiert werden. Dazu gehören:

• Unvollständige Aufzeichnungen: Eine lückenhafte oder fehlerhafte Dokumentation von Finanztransaktionen kann zu Unstimmigkeiten in der Erfassung von Einnahmen und Ausgaben führen.
• Nicht beachtete Gesetzesänderungen: Das Übersehen von Gesetzesänderungen kann zur Nichteinhaltung dieser Gesetze und somit zu Verstößen führen.
• Unerkannte steuerliche Risiken: Es kann vorkommen, dass Unternehmer bestimmte steuerliche Aspekte übersehen oder unterschätzen. Ein häufiges Beispiel dafür ist der Vorsteuerabzug, bei dem bestimmte Anforderungen an Rechnungen gestellt werden, um die Vorsteuer geltend machen zu können.

Welche weiteren Arten der Betriebsprüfung gibt es?

Wir laden Sie ein, auf die Tabelle zu achten, in der die wichtigsten Arten der Betriebsprüfung beschrieben sind.

Fazit

Die Betriebsprüfung ist ein Instrument des Staates, um die Einhaltung der Steuergesetze zu überwachen. Aber sie bietet Unternehmen auch die Gelegenheit, ihre internen Prozesse und Buchführungsmethoden zu überprüfen und gegebenenfalls zu optimieren. Eine rechtzeitige und gründliche Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung ist von unschätzbarem Wert, um negative Konsequenzen zu vermeiden und die Prüfung als Chance zur Optimierung zu nutzen. 

Grundsätzlich ist es ratsam, die Schlussbesprechung bei der Betriebsprüfung zu benutzen, um fragliche Momente zu besprechen und aus den Fehlern für die Zukunft zu lernen und Nutzen daraus zu ziehen.

Bei der Schlussbesprechung hat man bei guter Vorbereitung auch die Chance, bestimmte Sachverhalte zu eigenen Gunsten zu klären. Im Grunde genommen denken Sie immer daran, dass der Betriebsprüfer für Sie kein Feind ist. Er ist immer bereit, Ihnen Auskunft und einen guten Ratschlag für die Zukunft zu geben, und die vom Betriebsprüfer durchgeführte Prüfung ist für Sie sehr vorteilhaft.