Definition und Grundbegriffe
Eng verbunden mit der Anlagenbuchhaltung sind Begriffe wie “Anlagevermögen” und “Abschreibung”.
Anlagevermögen
Laut § 247 HGB gehören zum Anlagevermögen alle dauerhaft dem Geschäftsbetrieb dienenden Gegenstände. In anderen Worten werden dem Anlagevermögen Vermögenswerte zugeordnet, die von der Firma langfristig genutzt werden, z. B. Immobilien, Fahrzeuge und Wertpapiere.
Anlagevermögen werden in drei Hauptkategorien eingeteilt:
- Immaterielle Vermögensgegenstände. Dazu gehören Software, Lizenzen, gewerbliche Schutzrechte und Konzessionen, Know-How, Warenzeichen, Markennamen usw.
- Sachanlagen. Dabei handelt es sich um Grundstücke und Gebäude, Maschinen und technische Anlagen sowie Betriebs- und Geschäftsausstattung.
- Finanzanlagen. Dies sind monetäre und nicht-physische Vermögensgegenstände wie Wertpapiere, Anteile an anderen Firmen, Darlehen oder Beteiligungen.
Anlagevermögen haben dauernd dem Geschäftsbetrieb zu dienen, um in die Kategorie des Anlagevermögens zu fallen.
Abschreibung
Es gibt verschiedene Methoden, die Wertminderung bestimmter Positionen des Unternehmensvermögens zu erfassen, die sogenannten Abschreibungsmethoden.
Der Umfang der Vermögensgegenstände, die der Abschreibung unterliegen, ist in § 253 HGB festgelegt.
Der Unternehmer kann eine der folgenden Abschreibungsmethoden anwenden:
- Lineare Abschreibung. Bei der linearen Methode wird ein Anlagevermögen oder ein immaterieller Vermögenswert über die gesamte Nutzungsdauer zu gleichen Teilen abgeschrieben. Zum Beispiel hat ein Unternehmen eine Maschine für 5000 Euro mit einer Nutzungsdauer von 5 Jahren gekauft. Bei Verwendung der linearen Abschreibung müssen jedes Jahr 1000 Euro (5000 Euro / 5) abgeschrieben werden.
- Degressive Abschreibung. Bei der degressiven Abschreibungsmethode handelt es sich um eine Methode zur Berechnung des Abschreibungsbetrags, bei der sich die Bemessungsgrundlage der Abschreibung jährlich verringert, weshalb auch die Abschreibungsbeträge selbst mit der Zeit sinken. Zum Beispiel hat ein Unternehmen eine Maschine für 5000 Euro mit einer Abschreibungsrate von 10% pro Jahr gekauft. Die Abschreibungen wurden wie folgt aussehen:
- 1. Jahr: 10% х 5000 Euro = 500 Euro
- 2. Jahr: 10% х (5000 Euro - 500 Euro) = 450 Euro
- 3. Jahr: 10% х (4500 Euro - 450 Euro) = 405 Euro
- 4. Jahr: 10% х (4050 Euro - 405 Euro)= 364,50 Euro
- 5. Jahr: 10% х (3645 Euro - 364,50 Euro) = 328,05 Euro
In dieser Kategorie unterscheidet man geometrisch-degressive Abschreibung und arithmetisch-degressive Abschreibung.
Funktionen der Anlagenbuchhaltung
Die Anlagenbuchhaltung erfüllt mehrere Aufgaben, die zum reibungslosen Betrieb des Unternehmens beitragen.
Erfassung und Verwaltung des Anlagevermögens
Bei der Anlagenverwaltung handelt es sich um einen Buchhaltungsprozess, dessen Zweck darin besteht, das Anlagevermögen zum Zwecke der Finanzbuchhaltung, der vorbeugenden Wartung und der Diebstahlprävention zu verfolgen. Unternehmen stehen bei der Verfolgung von Standort, Menge, Zustand, Wartung und Abschreibung ihrer Anlagegüter oft vor einer großen Herausforderung.
Berechnung und Verbuchung von Abschreibungen
Dieser Vorgang ermöglicht es, die Kosten der langlebigen Vermögensgegenstände korrekt zu erfassen und ihren tatsächlichen Wert zu ermitteln. Ohne Berücksichtigung der Abschreibung werden die Anschaffungskosten langlebiger Immobilien oft überbewertet, was zu einer falschen Einschätzung der Finanzlage des Unternehmens führen kann.
Auswertungen und Berichte (Anlagenspiegel)
Um die Wertdynamik des Anlagevermögens anschaulich darzustellen, reichen eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung für Unternehmen nicht aus. Zu diesem Zweck wird ein Anlagengitter erstellt. Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung spiegeln den Buchwert und die Buchung der Abschreibungen wider. Der Anlagespiegel zeigt außerdem den Prozess von Zugängen und Abgängen des Anlagevermögens auf. Er umfasst sowohl materielle Gegenstände als auch immaterielle Vermögenswerte wie Kapitalanlagen oder Finanzinvestitionen. Die Aufstellung des Sachanlagevermögens ist eine wichtige Erweiterung des Jahresabschlusses.
Erfassung von Anlagegütern und ihr Verkauf
Wichtig für das Verständnis der Anlagenbuchhaltung sind folgende Begriffe:
- Anschaffungskosten
- Herstellungskosten
- Nebenkosten
Anschaffungskosten umfassen mehrere Bestandteile. Dazu gehören der Anschaffungspreis, Anschaffungsnebenkosten und nachträgliche Anschaffungskosten. Vom Lieferanten gewährte Rabatte und Skonti werden entsprechend vom Anschaffungspreis abgezogen.
Der Buchwert ist der in der Anlagendatei angewendete Wert des Vermögensgegenstandes. Im Laufe der Zeit wird der Buchwert durch Abschreibungen reduziert. Bei voller Abschreibung des Vermögensgegenstandes kostet es in der Bilanz nichts mehr.
Bei der Buchung von Zu- und Abgängen wird der Verkauf des Betriebsvermögens erfasst. Mit einem Verkauf erzielt das Unternehmen in der Regel einen bestimmten Gewinn, wobei man vom Zeitwert spricht. Der erzielte Verkaufsgewinn des Unternehmens resultiert als Differenz zwischen dem Buchwert und dem Zeitwert. Die Ermittlung, Buchung und Versteuerung dieser sogenannten stillen Reserven sind obligatorisch.
Besondere Aspekte der Anlagenbuchhaltung
Im Bereich Anlagenbuchhaltung gibt es einige Aspekte, die zu berücksichtigen sind.
Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)
Die Bewertung und Buchung von geringwertigen Wirtschaftsgütern weist eigene Besonderheiten auf.
Zu den GWG zählen betriebliche und gewerbliche Ausrüstungen mit einem geringen Wert. Die Grenzen dieses Wertes sind gesetzlich festgelegt. Derzeit wird ein Wertebereich von 250,01 bis 800 Euro verwendet. Ab 2023 gilt eine obere Grenze in der Höhe von 1000 Euro. Diese Änderung gilt für alle Wirtschaftsjahre nach dem 31. Dezember 2022.
Für GWG muss man keine Anlagendatei führen. Sie werden in einen Sammelposten aufgenommen und nach fünf Jahren abgeschrieben (Pool-Abschreibung).
Gegenstände mit einem Wert von bis 250 Euro gelten nicht als Anlagen. Sie unterliegen der direkten Abschreibung.
Investitionsabzugsbeträge
Der Investitionsabzugsbetrag macht eine Gewinnminderung möglich, womit die Steuerbelastung sinkt.
Um den Investitionsabzugsbetrag in Anspruch nehmen zu können, ist die Erfüllung mehrerer Bedingungen nötig. Vor allem gilt eine Grenze von 200.000 Euro für alle Einkünfte. Die Höhe des Investitionsabzugsbetrags darf außerdem nicht mehr als 50 % der voraussichtlichen Investitionskosten betragen. Seit 2020 fallen auch vermietete Wirtschaftsgüter in die Kategorie der begünstigten Wirtschaftsgüter.
Software und Digitalisierung der Anlagenbuchhaltung
Die Tätigkeit eines Unternehmens ohne Buchhaltung ist nicht vorstellbar, aber der damit verbundene Prozess ist oft zeitaufwändig und kompliziert. Trotzdem ist es mit hohen Risiken verbunden, seine Finanzen nicht sorgfältig zu kontrollieren und zu überwachen. Buchungsfehler können unter anderem zu unangenehmen Fragen seitens Steuerbehörden führen.
Moderne Software-Lösungen für die Anlagenbuchhaltung
Zum Glück wurden inzwischen mehrere Programme für Unternehmer entwickelt. Diese IT-Unterstützung erleichtert die Buchhaltung wesentlich.
Buchhaltungssoftware hilft sowohl bei der alltäglichen Buchhaltungstätigkeit als auch bei der Erstellung von Steuererklärungen. Abhängig von der Größe des Unternehmens werden meist verschiedene Pakete mit unterschiedlichem Leistungsumfang angeboten. Es gibt inzwischen IT-Lösungen, die die wesentlichen Bereiche der Firmentätigkeit einschließen: Buchhaltung, Lagerverwaltung und Projektverwaltung. Es gibt aber auch Softwareanbieter, die ausschließlich auf die Finanzbuchhaltung spezialisiert sind.
Funktionen von Buchhaltungsprogrammen
Automatisierte Buchhaltungsprozesse werden mittels folgender Funktionen umgesetzt:
- Belegerfassung: schnelle Übertragung von Belegen ins System
- Onlinebanking: effektive Finanzverwaltung durch Online-Verbindung mit der Bank
- Rechnungswesen: leichte Erstellung von Rechnungen und Mahnungen
- CRM: erleichterte Kommunikation mit Kunden
- Inventar: hilfreich bei der Erstellung von Rechnungen und Lieferscheinen
- Auftragsübersicht: volle Überwachung durch elektronisch geführte Erfassung der Aufträge
Diese digitalen Technologien sparen Zeit und ermöglichen ein umfassendes Monitoring aller Buchhaltungsprozess.
Rechtliche Grundlagen und Normen der Anlagenbuchhaltung
Das Anlagevermögen ist ein unabdingbarer Teil des wirtschaftlichen Betriebs eines Unternehmens. Geregelt wird die Anlagenbuchhaltung durch das Handelsgesetzbuch. Die Widerspiegelung des Anlagevermögens muss in Übereinstimmung mit § 247 und 253 HGB erfolgen. Laut HGB ist die Bewertung aller Vermögensgegenstände zum Bilanzstichtag nötig.
In Bezug auf Anlagevermögen gilt das Vorsichtsprinzip der deutschen Buchhaltung. Es setzt die Erfassung der Vermögensgegenstände entsprechend ihrer tatsächlichen Werte voraus. Falls das Unternehmen keiner Bilanzierungspflicht unterliegt, werden die Regelungen der Absetzung für Abnutzung im Einkommensteuergesetz angewendet.
Internationale Rechnungslegungsstandards (z.B. IFRS)
Neben der deutschen Gesetzgebung gibt es im Bereich Buchhaltung auch internationale Standards. Weltweit werden die internationalen Rechnungslegungsstandards, kurz IFRS, eingesetzt. Sie sind für kapitalmarktorientierte Unternehmen obligatorisch.
Kontenrahmen und Kontierung
Der Entwickler der Kontenrahmen ist die Datev eG. Sie hat viele Standardkontenrahmen (SKR) für die Sortierung und Zuordnung von vierstelligen Kontonummern zur Verfügung gestellt. Die gebräuchlichsten SKR sind der SKR 03 und SKR 04.
Die bei SKR 03 und SKR 04 genutzten Kontonamen sind gleich. Der Hauptunterschied dieser Kontenrahmen liegt in der Sortierung. Sie ist nach verschiedenen Prinzipien realisiert.
Dem SKR 03 liegt das Prinzip der Prozessgliederung zugrunde, für den SKR 04 wurde das Abschlussgliederungsprinzip angewendet.
Die Kontonamen sind in beiden SKR identisch und beide Versionen können von allen Unternehmen eingesetzt werden. Die Auswahl hängt nicht von der Größe, Rechtsform oder der Branche des Unternehmens ab.
Fallbeispiele und Praxisbezug
Ein Unternehmer hat für einen Nettobetrag von 24.000 Euro Fahrzeuge gekauft. Für die Abschreibung wurde die lineare Methode angewendet, was bedeutet, dass er jedes Jahr 4.000 Euro abgesetzt hat. Diese Fahrzeuge, wie bestimmt sind dauernd im Unternehmen genutzt worden. Deshalb bleibt ein Wert von 1 Euro in der Bilanz für Erinnerungszwecke übrig. Er dient als Hinweis für die weitere Nutzung der Fahrzeuge als Vermögensgegenstände in der Firma.
Beispiel der Abschreibung einer Maschine
Ein Unternehmen hat eine teure Produktionsanlage angeschafft. Der Restwert dieser Maschine beträgt nach 5 Jahren 10 % der Anschaffungskosten, und zwar 10.000 Euro. Die Abschreibungssumme pro Jahr ist wie folgt: (100.000 Euro – 10.000 Euro) / 5 = 18.000 Euro. Nun kann man den Gesamtbetrag der Abschreibung innerhalb von 5 Jahren errechnen: 18.000 Euro x 5 = 90.000 Euro.
Fazit und Ausblick
Die Schaffung eines effektiven Systems der Anlagenbuchhaltung ist für jede Einzelperson oder jedes Unternehmen, das den Wert seiner Vermögenswerte genau verfolgen und aufzeichnen möchte, von entscheidender Bedeutung. Ein effektives Anlagenbuchhaltungssystem sollte die Erstellung separater Konten für jeden Vermögensgegenstand, die Aufzeichnung aller mit dem Vermögenswert verbundenen Transaktionen und die Überwachung der Wertentwicklung des Vermögenswerts umfassen.
Der größte Trend im Bereich der Anlagenbuchhaltung ist der aktive Übergang zur Online-Buchhaltung. Große Datenmengen werden in einer Cloud gespeichert und sind somit von jedem Computer aus zugänglich. Die Sicherheit der Datenübertragung und die Wahrung der Vertraulichkeit wird in der Zukunft immer wichtiger werden.
Ein weiterer Trend zeichnet sich in Folge der Inflation ab. Möglicherweise werden sich die Grenzen der Werte für geringwertige Güter sich in Zukunft ändern.