Abschreibung

Abschreibung: Definition

Eine Abschreibung ist die schrittweise Verteilung von Anlagevermögen und immateriellen Vermögenswerten auf die Kosten der hergestellten Produkte/Dienstleistungen über ihre jeweilige Nutzungsdauer.

Die Abschreibung ermöglicht es Unternehmen, den Verschleiß und die Obsoleszenz von Vermögenswerten zu berücksichtigen. Dadurch steigen die Kosten für Produkte/Dienstleistungen nicht zu stark an, wenn Vermögenswerte, die bereits vollständig abgeschrieben sind, durch neue ersetzt werden.

Zweck und Nutzen der Abschreibung

Im Laufe der Zeit werden Unternehmensaktiva veraltet und verschleißen. Dies kann beispielsweise Ausrüstung, Fahrzeuge oder Immobilien betreffen, die für betriebliche Nutzung vorgesehen sind. Ein solcher Prozess wird als Abschreibung bezeichnet, und ihre Erfassung hilft, die Aktiva eines Unternehmens realistischer zu bewerten.

Die Bewertung von Aktiva hilft, den steuerpflichtigen Gewinn des Unternehmens zu reduzieren, was eine Reihe von steuerlichen Vorteilen bietet. Darüber hinaus ist die Abschreibung an sich ein wichtiges Instrument für die Steuerplanung und ermöglicht es Unternehmen, zwischen progressiven Abschreibungs- oder geometrisch degressiven Abschreibungsmethoden zu wählen.

Rechtliche Grundlagen der Abschreibung

Das deutsche Recht legt besonderen Wert auf Abschreibungen.

So regelt das HGB die kaufmännische Tätigkeit, einschließlich Abschreibungen. Zum Beispiel definiert § 253 HGB die Bewertung von Aktiva und Passiva in der Bilanz und behandelt die außerordentlichen Abschreibungen.

Es gibt auch andere Rechtsvorschriften. Zum Beispiel gibt es die AfA-Tabelle, die den Verschleiß und die Obsoleszenz verschiedener Arten von Vermögenswerten bestimmt. Darüber hinaus legt § 7 EStG die Grundregeln für die Berechnung von Abschreibungen fest.

Es ist wichtig zu beachten, dass eine falsche Anwendung der Abschreibungsregeln zu steuerlichen Strafen und Bußgeldern führen kann.

Arten der Abschreibung

In Deutschland gibt es einige Hauptarten von Abschreibungen, die jeweils ihre eigenen Merkmale aufweisen. Die vorgestellten Abschreibungsmethoden sind nicht die einzigen, sie gehören aber zu den gebräuchlichsten in Deutschland.

Lineare Abschreibung

Diese Art der Abschreibung ist die einfachste und wird daher am häufigsten verwendet. Der Wert des Vermögenswertes wird gleichmäßig über seine gesamte Nutzungsdauer abgeschrieben.

Beispiel: Ein Brückenkran kostet 60.000 Euro und hat eine erwartete Nutzungsdauer von 20 Jahren. Um den Wert dieses Vermögenswertes gleichmäßig zu verteilen, werden jährlich 3.000 Euro abgeschrieben.

Degressive Abschreibung

Hier ist die Abschreibung zu Beginn der Nutzungsdauer des Vermögenswertes höher. Daher verringert sich der Abschreibungsbetrag jedes Jahr, da er als Prozentsatz des Restbuchwerts des Vermögenswerts berechnet wird. 

Beispiel: Produktionsausrüstung kostet 10.000 Euro und hat eine erwartete Nutzungsdauer von 10 Jahren. Sie haben sich entschieden, eine degressive Abschreibung mit einem Faktor von 20% zu verwenden. Dann gilt: 

• Im ersten Jahr beträgt die Abschreibung: 20% von 10.000 Euro = 2.000 Euro 
• Im zweiten Jahr beträgt die Abschreibung: 20% von 8.000 Euro = 1.600 Euro 
• Im dritten Jahr beträgt die Abschreibung: 20% von 6.400 Euro = 1.280 Euro 
• Und so weiter.

Leistungsbezogene Abschreibung

Hier hängt die Abschreibung von der tatsächlichen Nutzung des Vermögenswertes ab. Sie wird verwendet, wenn der Verschleiß von Vermögenswerten direkt von der Häufigkeit und Intensität ihrer Nutzung abhängt.

Beispiel: Eine Nagelproduktionsmaschine kostet 50.000 Euro. Sie erwarten, dass er während seiner gesamten Nutzungsdauer 500.000 Nägel produzieren werden. Dann gilt:

• Wenn sie im ersten Jahr 20.000 Nägel produziert, wird ihre Abschreibung wie folgt berechnet: (20.000 Nägel / 500.000 Nägel) * 50.000 Euro = 2.000 Euro 
• Wenn sie im zweiten Jahr 10.000 Nägel produziert, wird ihre Abschreibung wie folgt berechnet: (10.000 Nägel / 500.000 Nägel) * 50.000 Euro = 1.000 Euro.

Bestimmung der Abschreibungsbasis

Es gibt verschiedene Grundlagen für die Abschreibungsbasis. Dazu gehören:

• Anschaffungs- oder Herstellungskosten: Dies sind die ursprünglichen Kosten des Vermögenswertes zum Zeitpunkt seines Erwerbs. Es beinhaltet alle direkten Kosten im Zusammenhang mit seinem Kauf. Zum Beispiel könnten beim Kauf von Ausrüstung Liefer-, Installations- und andere zusätzliche Kosten zum Kaufpreis hinzugefügt werden.
• Herstellungskosten: Manchmal wird ein Vermögenswert vom Unternehmen selbst hergestellt. Dann werden seine Kosten auf der Grundlage der Kosten für seine Herstellung berechnet. Dies umfasst Materialien, Arbeit, Zeit usw.
• Restwert: Dies ist der Wert des Vermögenswertes zum Zeitpunkt seines völligen Verschleißes oder seiner Obsoleszenz. Normalerweise ist der Restwert gleich Null. In einigen Fällen kann das Gut jedoch auf dem Sekundärmarkt weiterverkauft werden. Dies gilt zum Beispiel für Fahrzeuge.

Nutzungsdauer

Der jährliche Abschreibungsbetrag wird oft als Absetzung für Abnutzung bezeichnet. Um ihn zu berechnen, muss die Nutzungsdauer des Vermögenswertes bestimmt werden. Dies ist der Zeitraum, in dem der Vermögenswert genutzt wird. 

Die Nutzungsdauer hängt stark von der Art des Vermögenswertes, der Intensität seiner Nutzung und den Branchenstandards ab. Deshalb haben die deutschen Steuerbehörden die AfA-Tabellen entwickelt. Sie geben empfohlene Nutzungsdauern und jährliche Abschreibungssätze für verschiedene Vermögenswerte vor. Es sollte beachtet werden, dass diese nur als Richtlinie dienen. Unternehmen können individuelle Nutzungsdauern festlegen, die auf spezifischen Betriebsbedingungen basieren. 

Branchenspezifische Unterschiede sollten ebenfalls berücksichtigt werden. Zum Beispiel werden industrielle Maschinen im Vergleich zur Büroausstattung intensiver genutzt. 

Wenn sich die Nutzungsbedingungen des Vermögenswertes ändern, können die Nutzungsdauer und die jährlichen Abschreibungssätze Anpassungen erfordern. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn eine Maschine, die zuvor 4 Stunden gearbeitet hat, jetzt 8 Stunden arbeitet. Das bedeutet, dass sie sich doppelt so schnell abnutzt.

Sonderformen der Abschreibung

Neben der klassischen Abschreibung gibt es auch andere Typen. Dazu gehören:

• Sonderabschreibungen: Das sind zusätzliche Abschreibungen, die erforderlich sind, um bestimmte Investitionen zu fördern. Zum Beispiel könnten zusätzliche Abschreibungen in Regionen mit geringem Wirtschaftswachstum vorgenommen werden.
• Außerplanmäßige Abschreibungen: Dies sind außergewöhnliche Abschreibungen, die aufgrund eines starken Wertverlusts des Vermögenswertes erforderlich sind. Dies könnte zum Beispiel während der Naturkatastrophen oder aufgrund einer starken Verschlechterung der Marktbedingungen erforderlich sein.

Solche Abschreibungsformen helfen, den tatsächlichen Wert des Vermögenswerts realistisch darzustellen.

Buchung und Dokumentation

Es ist immer sehr wichtig, Abschreibungen zu dokumentieren. Dies ist gesetzlich vorgeschrieben und sorgt auch für Transparenz in der Finanzberichterstattung. Wenn eine Abschreibung vorgenommen wird, muss sie in Buchungssätzen reflektiert werden, insbesondere in der Gewinn- und Verlustrechnung. Dies könnte beispielsweise so aussehen:

Jährliche Abschreibung von Ausrüstung über 10 Jahre:

• Soll: Abschreibungsaufwand (Gewinn- und Verlustrechnung) - 1.000 Euro 
• Haben: Kumulierte Abschreibung (Anlagevermögen) - 1.000 Euro

Der Abschreibungsbetrag wird auch in der Bilanz gezeigt und reduziert den ursprünglichen Wert des Vermögenswertes. In der Gewinn- und Verlustrechnung verringert sie den Gesamtgewinn und wird als Betriebsausgabe betrachtet.

Dokumentationspflichten

Alle Unternehmen sind verpflichtet, Abschreibungen zu dokumentieren. Folgende Informationen müssen dabei festgehalten werden:

• Ursprünglicher Wert des Vermögenswertes
• Erwerbsdatum
• Nutzungsdauer
• Gewählte Abschreibungsmethode
• Jährliche Abschreibungsbeträge

Die Buchhaltung muss alle Dokumente, die sich auf Abschreibungen beziehen, aufbewahren. Gemäß § 147 der Abgabenordnung (AO) müssen Buchhaltungsunterlagen zu steuerlichen Zwecken für eine Dauer von 10 Jahren aufbewahrt werden.

Überprüfung der Abschreibung im Rahmen einer Betriebsprüfung

Es ist zu beachten, dass Prüfer während einer Betriebsprüfung auch die planmäßige Abschreibungsbeträge im Blick haben. Zum Beispiel bewerten sie den Anschaffungswert der Vermögenswerte, bestimmen die Abschreibungen und so weiter.

Abschreibungen in verschiedenen Bilanzierungsstandards

Die Ansätze zur Abschreibung variieren je nach Art der Rechnungslegung. Betrachten wir die Unterschiede zwischen HGB und IFRS/IAS:

Die Standards unterscheiden sich. Deshalb müssen deutsche Unternehmen, die international tätig sind, beide einhalten.

Digitale Tools und Software

Mit der technologischen Entwicklung wird auch der Prozess der Abschreibungsdokumentation und -buchung vereinfacht. Viele Unternehmen nutzen spezielle Software, die es ermöglicht, die Abschreibungsart zu wählen und damit auch automatisch Abschreibungen vorzunehmen. 

Ein Vorteil solcher Programme ist, dass sie das Fehlerpotential minimieren und den Zeitaufwand für die Buchhaltung reduzieren. Darüber hinaus integrieren sich die meisten von ihnen perfekt in die Buchhaltungssysteme.

Fazit und Ausblick

Es ist immer wichtig, Abschreibungen bei der Geschäftsführung zu berücksichtigen. Sie helfen, den wahren Wert der Vermögenswerte zu schätzen. Ihre Überwachung kann das Risiko plötzlicher Preissteigerungen von Produkten/Dienstleistungen aufgrund von Vermögenswertverschleiß verhindern. Durch regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen bleibt die Buchhaltung präzise und aktuell.

Heutzutage wird die Abschreibungsbuchung durch eine Vielzahl von digitalen Systemen erleichtert. Dies bietet mehr Effizienz und Genauigkeit für den gesamten Prozess. Es ist wahrscheinlich, dass sie in naher Zukunft auch von der sich rasch entwickelten KI beeinflusst wird. Es wird voraussichtlich möglich sein, die Nutzungsdauer von Vermögenswerten vorherzusagen und sie in Echtzeit zu überwachen.