Eine Umfirmierung kann für eine Organisation aus verschiedenen Gründen erforderlich sein. Um dieses Verfahren zu durchlaufen, sind umfangreiche Vorbereitungen, die Erstellung eines Pakets von Dokumenten, das Durchlaufen einer Reihe von offiziellen Instanzen und einige andere Vorgänge erforderlich. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Umfirmierung richtig durchführen.

Inhalt

Umfirmierung: Bedeutung und Grundlagen

Unter einer Umfirmierung versteht man den Prozess der Namensänderung eines Unternehmens. Neben der Änderung des alten Firmennamens können auch andere Marketingfaktoren des Unternehmens geändert werden.

Im Rahmen einer Namensänderung könnte sich auch die Zielgruppe ändern. Ebenfalls ist es möglich, dass das Unternehmen seine gesamte Branche wechselt und sein eigenes Image überarbeitet. Die Änderung des Markennamens und anderer Komponenten beinhaltet die Entwicklung umfangreicher Marketingforschung sowie genaue finanzielle Berechnungen, die zur Markteinführung eines in der Tat bisher unbekannten Projekts führen.

Gründe für eine Umfirmierung können unterschiedlich sein – ein Wechsel zu einer anderen Tätigkeit, eine Änderung der Eigentumsverhältnisse oder einfach der Wunsch des Gründers, den Namen des Unternehmens klangvoller zu gestalten. Hier schränkt das GmbH-Gesetzes die Unternehmenseigentümer nicht ein. Allerdings ist es notwendig, einen bestimmten Algorithmus zu befolgen.

Manche Leute verwechseln die beiden Begriffe: Umfirmierung und Umwandlung. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass die Umfirmierung nur eine Änderung des Namens ist, während die Umwandlung eines Unternehmens eine Änderung der Rechtsform des Unternehmens darstellt (z. B. UG in eine GmbH).

Rechtliche Aspekte der Umfirmierung

Wenn Sie planen, den alten Namen Ihres Unternehmens zu ändern, müssen Sie daran denken, dass dieser Vorgang in Deutschland gesetzlich geregelt ist und bestimmte Verfahren erfordert.

Hier ist es zunächst einmal wichtig, um welche Rechtsform eines Unternehmens es sich handelt. Für Einzelunternehmer und Freiberufler gibt es zum Beispiel keine offiziellen Anforderungen. Sie können einfach den Namen ändern und nichts weiter tun. In der Praxis sollten sie trotzdem Informationen über die Namensänderung veröffentlichen, wo sie verwendet wird. Zum Beispiel in Katalogen.

Größere Unternehmen wie GmbHs oder Sonderform der GmbH sollten jedoch gut auf eine Namensänderung vorbereitet sein. Ansonsten kann sich das Verfahren verzögern. Zu den rechtlichen Aspekten einer Namensänderung gehört die Verpflichtung der Unternehmer, die Satzung des Unternehmens zu ändern. Die Änderungen müssen von der Gesellschafterversammlung genehmigt werden. Darüber hinaus muss der Beschluss notariell beglaubigt und in das Handelsregister eingetragen werden. Ohne die Eintragung in das Handelsregister wird der neue Name eines Unternehmens nicht rechtswirksam.

Im Folgenden werden die einzelnen Schritte erläutert, die Sie für die Änderung Ihres Namens unternehmen müssen.

Kommunikation bei der Umfirmierung

Die Umfirmierung GmbH ist eine große Veränderung. Denken Sie daran, dass Sie auf dem Markt wie eine völlig neue Marke auftreten werden. Viele Kunden könnten sich dadurch eingeschüchtert und abgeschreckt fühlen. Um Ihre bestehenden Kunden nicht zu verlieren, müssen Sie mit ihnen in Kontakt bleiben.

Informieren Sie unbedingt alle interessierten Parteien (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter usw.) über die geplante Umfirmierung. Das können Sie mit einem Umfirmierung Informationsschreiben machen. So können Sie Verwirrung und mögliche unangenehme Folgen vermeiden.

Schritt-für-Schritt – die Umfirmierungs-Checkliste

Eine Umfirmierung vollzieht sich in mehreren Schritten. Jede dieser Phasen muss ernsthaft und verantwortungsbewusst angegangen werden.

Die erste Phase ist die Vorbereitungsphase. Im Rahmen der Vorbereitungsphase benötigen Sie Folgendes:

  • Marktforschung. Es ist notwendig, die Zielgruppe zu definieren, die Bedürfnisse Ihrer potenziellen Kunden zu ermitteln, die Mitbewerber zu studieren und die einzigartigen Vorteile Ihres Unternehmens zu identifizieren.
  • Die Wahl eines neuen Namens. Einerseits ist dies ein recht kreativer Prozess, andererseits müssen Sie bedenken, dass der Name nicht gegen Markenrechte verstoßen darf. Denken Sie auch an die Bedürfnisse Ihrer Kunden. Achten Sie darauf, dass der neue Name die Marke und das Image Ihres Unternehmens widerspiegelt.

Wenn die Vorbereitungsphase abgeschlossen ist, können Sie mit dem Hauptprozess der Umbenennung fortfahren. Was Sie also tun müssen, ist Folgendes:

  • Erstellung einer neuen Fassung der Satzung. Die neue Fassung der Satzung muss den neuen Namen des Unternehmens enthalten.
  • Einberufung einer Generalversammlung der Aktionäre. Einberufung einer Hauptversammlung der Teilnehmer (der alleinige Gründer trifft eine alleinige Entscheidung) und Abstimmung über die Änderung des Firmennamens und die Genehmigung einer neuen Fassung der Satzung.
  • Einholung der notariellen Beglaubigung.
  • Änderung der Eintragung im Handelsregister und Neuanmeldung des Unternehmens.

Dies sind die grundlegenden und obligatorischen Schritte, die für Umfirmierung befolgt werden müssen. Es gibt jedoch noch einige andere wichtige Dinge, die Sie bei einer Namensänderung tun können. Dazu gehören:

  • Vorbereitung der Mitarbeiter auf die Umfirmierung
  • Information der Kunden über die Namensänderung
  • Vorbereitung einer Marketingkampagne in Social Media
  • Bestellung neuer Werbemittel
  • Umzug Ihrer Internet-Domain
  • Aktualisierung von Einträgen in Branchenverzeichnissen, Telefonbüchern usw.

Umfirmierung bestehender Verträge ist nicht erforderlich. Überprüfen Sie die finanziellen Auswirkungen der Umfirmierung und stellen Sie sicher, dass Sie alle notwendigen Schritte unternehmen, um die finanzielle Kontinuität des Unternehmens zu gewährleisten. 

Überwachen Sie nach der Umfirmierung den Übergangsprozess und stellen Sie sicher, dass alle internen und externen Prozesse reibungslos funktionieren. Beantworten Sie Fragen und lösen Sie auftretende Probleme zeitnah.

Denken Sie daran, dass Umfirmierung ein komplexer Schritt ist, der jedoch, wenn er richtig und verantwortungsvoll durchgeführt wird, eine Reihe wertvoller Vorteile mit sich bringt.

Übergangsphase und Übergangsfrist bei Umfirmierung

Eine Namensänderung wird offiziell wirksam, sobald sie im Handelsregister eingetragen ist. Aber schon vorher können Sie Ihre Marketingstrategie entwickeln und mit deren Umsetzung beginnen. Ebenfalls ist es empfehlenswert, Ihre Kunden bereits im Vorfeld auf den neuen Namen vorzubereiten, damit die Namensänderung mit möglichst geringen Störungen und Risiken einer Umfirmierung für Ihr Unternehmen einhergeht.

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Fazit

Die Gründe für Umfirmierung einer juristischen Person können unterschiedlich sein, z. B.: der Wunsch der Gründer, eine Änderung der Haupttätigkeit des Unternehmens, der Wunsch, eine möglichst große Zahl von Kunden zu gewinnen, eine neue Marketingkampagne, die nicht dem alten Namen entspricht, die Akquise des Unternehmens usw.

Wenn Sie sich entschließen, den Namen Ihres Unternehmens zu ändern, sollten Sie nicht vergessen, dass es bei der Wahl eines neuen Namens für Ihr Unternehmen nicht ausreicht, sich nur auf Ihre Wünsche zu konzentrieren. Einige Namen können das Unternehmenswachstum behindern, während andere sogar Ihre treuen Kunden abschrecken können. Gehen Sie diesen Schritt bewusst und mit Bedacht.

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