Du möchtest wissen, was Du als Kleinunternehmer:in steuerlich absetzen kannst? Hier findest Du die wichtigsten Informationen, Tipps und Fallstricke.

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Das Steuersystem für Kleinunternehmer:innen, Selbständige und Freiberufler:innen

In Deutschland musst Du Dich als Selbständige:r, Freiberufler:in oder Gewerbetreibende:r beim Finanzamt registrieren und in der Regel eine Steuererklärung abgeben. Welche Erklärungen genau nötig sind, hängt von Deiner Tätigkeit ab: Kleinunternehmer:innen sind ab dem Besteuerungszeitraum 2024 von der Umsatzsteuererklärung befreit (§ 19 Abs. 1 Satz 4 UStG)

Grundlage der Besteuerung ist Dein Gewinn – also Deine Einnahmen minus Ausgaben. Diesen gibst Du in der sogenannten Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) an.

Kann man Steuern absetzen?

Grundsätzlich setzt Du als Selbständige:r keine Steuern ab, sondern senkst Deinen zu versteuernden Gewinn durch Betriebsausgaben. Genau deshalb ist die Frage, ob man als Kleingewerbe Steuern absetzen kann, etwas missverständlich. In bestimmten Fällen können jedoch einzelne Steuern oder Gebühren als Betriebsausgaben gelten, wenn sie eindeutig betrieblich veranlasst sind. Entscheidend ist immer der direkte Bezug zu Deiner unternehmerischen Tätigkeit.

Je nach Art Deiner Tätigkeit gelten unterschiedliche steuerliche Pflichten. Gewerbetreibende:r zahlen in der Regel zusätzlich Gewerbesteuer, während Freiberufler:innen davon befreit sind. Die Einkommensteuer betrifft jedoch alle – auch internationale Gründer:innen mit Wohnsitz in Deutschland.

Minijobs müssen von Arbeitnehmer:innen nicht selbst in der Steuererklärung angegeben werden, sofern der/die Arbeitgeber:in die Pauschalversteuerung wählt. Seit 2025 liegt die Verdienstgrenze für Minijobs bei 556 € im Monat, angepasst an den Mindestlohn. Verdienste darüber sind jedoch sozialversicherungspflichtig. Das ist besonders wichtig, wenn Du Familienmitglieder anstellst.

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG befreit Dich von der Umsatzsteuer, solange Dein Umsatz im Vorjahr unter 25.000 € lag und im aktuellen Jahr 100.000 € voraussichtlich nicht übersteigt. Du musst auf Deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen und führst sie auch nicht ans Finanzamt ab.

Der Vorteil: Du hast weniger Bürokratie und kannst Dich auf das Wesentliche konzentrieren. Umsatzsteuer-Voranmeldungen entfallen, und seit 2024 auch die jährliche Umsatzsteuererklärung, sofern das Finanzamt Dich nicht explizit dazu auffordert oder Du nach § 19 Abs. 3 UStG freiwillig zur Umsatzsteuer optierst.

Entscheidest Du Dich gegen die Kleinunternehmerregelung, bist Du fünf Jahre an diese Entscheidung gebunden – inklusive Umsatzsteuerpflicht und dem Recht auf Vorsteuerabzug.

Die Vor- und Nachteile der Erhebung der Umsatzsteuer

Entscheidest Du Dich als Kleinunternehmer:in dafür, Umsatzsteuer zu erheben, kannst Du Dir die Vorsteuer aus betrieblichen Ausgaben zurückholen. Das lohnt sich vor allem, wenn Du viele Investitionen tätigst – zum Beispiel für Ausstattung, Technik oder Maschinen.

Allerdings bringt die Umsatzsteuerpflicht auch mehr Aufwand mit sich: Du musst regelmäßig Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben. Dadurch wird die Buchhaltung komplexer.

Wenn Du hingegen auf die Erhebung der Umsatzsteuer verzichtest, profitierst Du von weniger Bürokratie und kannst Deine Preise für Privatkund:innen oder andere Kleinunternehmen günstiger halten, da keine 19 % Umsatzsteuer aufgeschlagen werden.

Kurz gesagt bringt die Umsatzsteuerpflicht steuerliche Vorteile mit sich, aber auch mehr Pflichten. Ob sich das lohnt, hängt von Deinem Geschäftsmodell ab.

Welche Ausgaben kann ich als Kleinunternehmer:in steuerlich absetzen?

Ob Technik, Büromaterial oder Fahrtkosten – als Kleinunternehmer:in kannst Du viele Ausgaben steuerlich geltend machen. Die Kosten müssen jedoch im direkten Zusammenhang mit Deiner beruflichen Tätigkeit stehen und nachvollziehbar dokumentiert sein. 

Bevor wir ins Detail gehen, lohnt sich ein kurzer Blick auf die wichtigsten Begriffe. Betriebsausgaben sind alle Kosten, die durch Deine selbständige Tätigkeit entstehen. Dazu zählen zum Beispiel Büromaterial, Software oder Fahrtkosten. Werbungskosten betreffen dagegen hauptsächlich Arbeitnehmer:innen und spielen für Selbständige in der Regel keine Rolle. Wenn Du nach einer Werbungskostenpauschale für Kleinunternehmer:innen suchst, meinst Du meist Betriebsausgaben.

Sonderausgaben sind private Ausgaben und nicht direkt betrieblich veranlasst. Typische Beispiele sind Beiträge zur Krankenversicherung oder Spenden. Auch beim Thema Sonderausgaben eines Kleingewerbes gilt: Sie gehören nicht zu den Betriebsausgaben in Deutschland.

Pauschale Betriebsausgaben gibt es nicht allgemein. In bestimmten Fällen gelten jedoch spezielle Pauschalen oder feste Regeln.

Seit 2024 gelten im Allgemeinen folgende Abschreibungsregeln:

  • Anschaffungen bis 800 € netto (sogenannte GWG): sofort in voller Höhe absetzbar
  • Anschaffungen zwischen 250,01 € und 800 € netto: Wahl zwischen Sofortabschreibung und Bildung eines Sammelpostens über fünf Jahre
  • Anschaffungen zwischen 800,01 € und 1000 € netto: Wahl zwischen Sammelposten über fünf Jahre oder Regelabschreibung nach AfA-Tabelle
  • Computer-Hardware und -Software: laut BMF-Schreiben vom 22.02.2021 unabhängig vom Preis über eine Nutzungsdauer von einem Jahr vollständig abschreibbar. Das bedeutet, dass Du die vollen Anschaffungskosten im Jahr des Kaufs steuerlich geltend machen kannst.

Wichtig: Der Sammelposten ist eine Jahresmethode, keine Einzelwahl pro Anschaffung. Hebe alle relevanten Belege stets sorgfältig auf. Das Finanzamt kann auch rückwirkend Nachweise verlangen.

Welche Anschaffungen kann ich als Kleinunternehmer:in absetzen?

Grundsätzlich gilt: Alles, was Du fast ausschließlich beruflich nutzt – also zu mindestens 90 % –, kannst Du als Betriebsausgabe ansetzen. Dazu zählen zum Beispiel:

  • Laptop, Smartphone, Drucker
  • Kamera und Zubehör
  • Bürostuhl, Schreibtisch, Regale
  • Arbeitskleidung, Werkzeuge, Maschinen
  • Anhänger, zum Beispiel für betriebliche Transporte

Möchtest Du bei einem Kleingewerbe einen Anhänger absetzen, ist entscheidend, wie Du ihn nutzt. Verwendest Du ihn überwiegend betrieblich, kannst Du die Kosten ansetzen. Bei gemischter Nutzung ist nur der betriebliche Anteil absetzbar. 

Wichtig ist, dass die betriebliche Nutzung belegt wird. Hierfür kann ein Nutzungstagebuch geführt werden, aber auch Geschäftsdokumente oder eine nachvollziehbare Buchführung helfen.

Wie kann man als Kleinunternehmer:in ein Auto absetzen?

Ob und wie Du Dein Auto absetzen kannst, hängt davon ab, wie oft Du es geschäftlich nutzt. Als Faustregel gilt: Je höher der berufliche Anteil, desto mehr kannst Du steuerlich geltend machen.

Weniger als 10 % berufliche Nutzung: Keine Absetzung möglich – das Auto gilt als privat.

Zwischen 10 % und 50 % berufliche Nutzung: Du kannst wählen, ob Du das Fahrzeug ins Betriebsvermögen aufnimmst oder nicht. Oft lohnt sich ein Fahrtenbuch zur Dokumentation.

Mehr als 50 % berufliche Nutzung: Das Auto zählt automatisch als Betriebsvermögen. Du kannst Anschaffungskosten, Kfz-Steuer, Benzin, Reparaturen und Versicherung absetzen. Die private Nutzung selbst musst Du mit der 1-%-Regel als geldwerten Vorteil versteuern.

Für reine Dienstfahrten mit einem privaten Fahrzeug kannst Du pauschal 0,30 € pro Kilometer ansetzen. Das gilt auch für Fahrten mit dem Fahrrad, E-Scooter oder Motorrad, sofern sie betrieblich veranlasst sind.

Es empfiehlt sich, in den ersten drei Monaten ein Fahrtenbuch zu führen. Damit kannst Du die berufliche Nutzung sauber belegen und steuerlich das Meiste herausholen.

Welche Maschinen kann ich als Kleinunternehmer:in absetzen?

Grundsätzlich kannst Du alle Maschinen absetzen, die Du für Deine gewerbliche Tätigkeit nutzt – egal ob Werkzeuge, Produktionsgeräte oder technisches Equipment. Entscheidend sind auch hier die betriebliche Nutzung und nachvollziehbare Dokumentation.

Liegt der Nettopreis unter 800 €, kannst Du die Maschine sofort und in voller Höhe als Betriebsausgabe absetzen. Kostet sie zwischen 800,01 € und 1.000 €, kannst Du sie entweder in einen Sammelposten über fünf Jahre einbuchen oder über die reguläre Nutzungsdauer laut AfA-Tabelle abschreiben. Die Wahl solltest Du von Deinem Geschäftsmodell abhängig machen.

Liegt der Preis darüber, erfolgt die Abschreibung immer entsprechend der vorgegebenen Nutzungsdauer. Dabei wird der Anschaffungspreis auf mehrere Jahre verteilt, sodass jährlich nur ein Teilbetrag angesetzt wird. Das gilt auch für Leasinggeräte, solange sie fast ausschließlich geschäftlich genutzt werden.

Wie kann ich Leasing als Kleinunternehmer:in steuerlich absetzen?

Leasing ist für Dich als Kleinunternehmer:in oft eine flexible Alternative zum Kauf. Statt hohe Anschaffungskosten auf einmal zu stemmen, nutzt Du Maschinen, Fahrzeuge oder Technik gegen feste monatliche Raten. Das Beste daran: Als Kleinunternehmer:in Leasing abzusetzen ist grundsätzlich möglich. Die Leasingraten gelten als Betriebsausgaben, wenn Du das Leasingobjekt nahezu ausschließlich für Dein Business nutzt.

Das gilt genauso, wenn Du ein Kleingewerbe hast und Leasing absetzen möchtest. Entscheidend ist nicht die Rechtsform, sondern der betriebliche Zweck. Nutzt Du das geleaste Objekt teilweise privat, musst Du die Kosten aufteilen. Nur der betriebliche Anteil ist steuerlich absetzbar.

Ein weiterer Vorteil: Da Dir das Leasingobjekt nicht gehört, entfällt die Abschreibung. Das vereinfacht Deine Buchhaltung und sorgt für gut planbare Kosten. Wichtig ist, dass Du Leasingverträge und Rechnungen vollständig aufbewahrst. So kannst Du dem Finanzamt jederzeit zeigen, dass die Ausgaben betrieblich veranlasst sind.

Kurz gesagt: Leasing schont Deine Liquidität und kann steuerlich sinnvoll sein, solange es klar Deinem Unternehmen dient.

Wie kann ich Eingangsrechnungen als Kleinunternehmer:in steuerlich absetzen?

Eingangsrechnungen sind der Beleg dafür, welche Ausgaben Du für Dein Unternehmen getätigt hast. Sie dienen als Grundlage für die steuerliche Absetzung dieser Kosten als Betriebsausgaben. Wichtig ist dabei, dass die Rechnung korrekt ausgestellt ist. Sie muss insbesondere Deinen Namen bzw. den Deines Unternehmens, die vollständige Adresse, Leistungsbeschreibung und Datum enthalten.

Als Kleinunternehmer:in darfst Du die gezahlte Umsatzsteuer zwar nicht als Vorsteuer abziehen, aber der Bruttobetrag zählt als volle Betriebsausgabe. Du kannst also die komplette Rechnungssumme in der EÜR ansetzen, sofern es sich um eine betriebliche Ausgabe handelt.

Für die steuerliche Anerkennung von Ausgaben gelten im Kleingewerbe dieselben Grundsätze wie für Kleinunternehmer:innen. Entscheidend ist, dass die Kosten betrieblich veranlasst sind und ein nachvollziehbarer Beleg vorliegt. Wenn Du Ausgaben im Kleingewerbe absetzen möchtest, unterscheidet sich das Vorgehen hauptsächlich beim Umgang mit der Umsatzsteuer und den entsprechenden Formularen. An der grundsätzlichen Absetzbarkeit ändert das jedoch nichts.

Bewahre dafür alle Eingangsrechnungen geordnet auf. Ob digital oder in Papierform, ist egal. Das erleichtert nicht nur die Buchhaltung, sondern schützt Dich auch bei möglichen Prüfungen durch das Finanzamt.

Häufige Fragen: Steuerliche Absetzungen als Kleinunternehmer:in

Was kann ich als Kleinunternehmer:in absetzen?

Du kannst fast alle Ausgaben, die überwiegend beruflich genutzt werden, steuerlich geltend machen. Beispiele sind Technik, Büromaterial, Reisekosten oder Miete. Die Nutzung muss betrieblich begründet und belegbar sein.

Kann ich mein Handy von der Steuer absetzen?

Ja, wenn Du es größtenteils beruflich nutzt. Ab 90 % betrieblicher Nutzung kannst Du den Kaufpreis und laufende Kosten voll absetzen. Bei gemischter Nutzung werden die Kosten anteilig geltend gemacht. Ein Nutzungstagebuch hilft, den beruflichen Anteil zu belegen.

Kann ich meine Fahrtkosten absetzen?

Ja, sofern sie betrieblich veranlasst sind. Für berufliche Fahrten mit einem privaten Pkw setzt Du pauschal 0,30 € pro Kilometer an. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln solltest Du Tickets oder Buchungsbelege aufbewahren. 

Kann ich meine Miete absetzen?

Dies ist nur möglich, wenn Du die Räume beruflich nutzt. Entweder setzt Du anteilig Miete, Nebenkosten und Reparaturen für Dein Arbeitszimmer ab oder nutzt die Homeoffice-Pauschale in Höhe von 6 € pro Tag, bis zu 1.260 € im Jahr. 

Kann ich Maschinen absetzen?

Ja, sofern Du sie fast ausschließlich fürs Geschäft nutzt. Bis 800 € netto kannst Du sie sofort abschreiben. Zwischen 250,01 € und 1.000 € hast Du die Wahl zwischen Sammelposten über fünf Jahre oder regulärer Abschreibung. Liegt der Preis über 1.000 €, gilt die Abschreibung nach AfA-Tabelle.

Wie hoch ist der Abschreibungssatz für Kleinunternehmen?

Das hängt vom Gegenstand ab. Die AfA-Tabelle gibt die Nutzungsdauer vor. Seit 2022 darfst Du Computer-Hardware und -Software unabhängig vom Preis sofort abschreiben.

Wo trage ich einen Laptop in der Steuererklärung ein?

Die Eintragung erfolgt in der Einnahmenüberschussrechnung (Anlage EÜR) im Abschnitt für Abschreibungen.

Wo trage ich Arbeitsmittel in der EÜR ein?

In Zeile 51 der Anlage EÜR unter „Arbeitsmittel (z. B. Bürobedarf, Porto, Fachliteratur)“.

Wo trage ich Abschreibungen in der Steuererklärung ein?

In Zeile 33 der Anlage EÜR. Dort stehen auch Sammelposten oder anteilige Jahresabschreibungen.

Muss ich als Kleingewerbe immer eine Steuererklärung machen?

Ja. Auch als Kleinunternehmer:in ohne Umsatzsteuereinnahmen bist Du zur jährlichen Einkommensteuererklärung verpflichtet.

Wie reiche ich als Kleingewerbe die Steuererklärung ein?

Die Abgabe erfolgt digital über ELSTER. Du brauchst dafür die EÜR, die Anlage S oder G (je nach Tätigkeit) und ggf. weitere Formulare. Finom kann Dich dabei unterstützen.

Ab wann muss ich Steuern zahlen?

Einkommensteuer fällt an, sobald Dein Gewinn über dem Grundfreibetrag von 12.348 € (Stand 2026) liegt. Liegt er darunter, zahlst Du zwar keine Einkommensteuer, die Steuererklärung musst Du aber trotzdem abgeben.

Wer darf Mehrwertsteuer absetzen?

Dies ist nur Unternehmer:innen möglich, die zur Umsatzsteuer optiert haben oder umsatzsteuerpflichtig sind. Kleinunternehmer:innen dürfen keine Vorsteuer geltend machen.

Wie kann ich Umsatzsteuer sparen?

Wenn Du oft investierst oder hohe Betriebsausgaben hast, lohnt sich der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung. Dann kannst Du Vorsteuer abziehen, musst aber auch Umsatzsteuer abführen.

Kann ich etwas absetzen, wenn auf der Rechnung keine Mehrwertsteuer zu sehen ist? 

Ja. Ist die Ausgabe betrieblich veranlasst und korrekt belegt, kannst Du sie als Betriebsausgabe ansetzen, auch wenn keine Mehrwertsteuer ausgewiesen ist.

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