Stundensatz berechnen: Schritt-für-Schritt-Anleitung für Selbstständige, Freelancer:innen und Dienstleister:innen

Was bedeutet es, den Stundensatz zu berechnen?

Bevor es mit Zahlen losgeht, erklären wir die Grundlagen.

Dein Stundensatz ist der Betrag, den Du Deinen Kund:innen für eine Stunde Deiner Arbeit in Rechnung stellst. Dieser Wert wird nicht zufällig gewählt – er basiert auf einer bewussten, unternehmerischen Kalkulation. Denn als Selbstständige:r oder Freiberufler:in musst Du sicherstellen, dass Dein Stundensatz alle laufenden Kosten deckt, einen angemessenen Gewinn ermöglicht und im Markt wettbewerbsfähig bleibt.

Zu den laufenden Kosten zählen unter anderem:

• private Lebenshaltungskosten wie Miete, Versicherung, Essen, Altersvorsorge etc.
• betriebliche Fixkosten, beispielsweise Softwarelizenzen, Büro, Geräte oder Weiterbildung
• Steuern und Sozialabgaben
• Rücklagen für Urlaub, Krankheit oder Auftragsflauten
• unternehmerischer Gewinn

Unterschied zwischen Stundensatz und Stundenlohn

Der Stundenlohn ist eine klassische Kenngröße für Angestellte: Er zeigt, wie viel Geld pro Stunde verdient wird und basiert auf einem festen Arbeitsvertrag und den Arbeitgeberanteilen für Sozialabgaben.

Den Stundensatz für Selbstständige zu berechnen, ist etwas komplizierter. Denn Du bist nicht nur Deine eigene Arbeitskraft, sondern kümmerst Dich auch um:

• Buchhaltung
• Kundenservice
• Projektmanagement
• Marketing und Vertrieb
• Geschäftsführung

Das bedeutet: Dein Stundensatz muss Deine unternehmerische Verantwortung widerspiegeln. Er ist also nicht nur ein Verdienst, sondern die Grundlage, mit der Du alle Ausgaben deckst und nachhaltig wirtschaftest.

Ein einfaches Beispiel

Stell Dir vor, Du möchtest als Grafikdesigner:in arbeiten und Deinen Stundensatz berechnen. Du brauchst im Jahr zum Leben, unter anderem für Miete und Versicherungen, rund 30.000 Euro, Deine betrieblichen Fixkosten liegen bei 10.000 Euro, und Du möchtest einen Gewinn von 5000 Euro erzielen. Insgesamt musst Du jährlich also 45.000 Euro einnehmen.

Wenn Du realistisch mit 800 abrechenbaren Stunden pro Jahr rechnest, denn nicht jede Stunde ist fakturierbar, ergibt sich folgender Stundensatz:

45.000 Euro / 800 Stunden = 56,25 pro Stunde

Dein Mindest-Stundensatz sollte also bei mindestens 56,25 Euro liegen, damit sich Deine Selbstständigkeit langfristig trägt.

Was gehört zum Stundensatz?

Ein realistischer Stundensatz berücksichtigt weit mehr als nur Deine Arbeitszeit. Wer lediglich „nach Gefühl“ kalkuliert, läuft Gefahr, am Ende unter Wert zu arbeiten oder sogar Verluste zu machen. Um das zu vermeiden, solltest Du alle relevanten Kostenarten systematisch erfassen und in Deine Kalkulation einbeziehen.

Die folgende Tabelle zeigt Dir, welche Kostenpositionen in Deinen Stundensatz gehören – jeweils mit typischen Beispielen:

Setze Dich regelmäßig mit Deinen Kosten auseinander. Ideal ist es, sie mindestens einmal im Jahr oder bei großen Veränderungen wie einem Wohnortwechsel, neuen Tools oder einer neuen Lebenssituation zu überprüfen. So bleibt Dein Stundensatz realistisch und zukunftssicher.

Gewinnmarge

Niemand arbeitet nur kostendeckend. Eine gesunde Marge sollte drin sein – als Sicherheit und unternehmerischer Anreiz. Eine realistische Spannbreite liegt zwischen 10 und 30 % auf die Gesamtkosten.

Hier eine beispielhafte Kostenübersicht pro Monat (netto):

Häufige Fehler bei der Stundensatz-Berechnung

Gerade am Anfang machen viele Selbstständige bei der Berechnung ihres Stundensatzes typische Denkfehler. Das Ergebnis: Sie arbeiten hart, verdienen aber zu wenig. Hier sind die häufigsten Stolperfallen, die Du unbedingt vermeiden solltest.

Versteckte Kosten werden nicht eingerechnet

Viele vergessen bei der Kalkulation scheinbar „kleine“ Ausgaben wie Buchhaltungssoftware, Cloud-Speicher, Fortbildungen oder Versicherungen. Diese Kosten summieren sich schnell – und belasten am Ende Deine Marge. Wer sie nicht einplant, muss sie aus eigener Tasche zahlen.

Produktive Stunden werden überschätzt

Dies ist ein häufiger Irrtum: Selbstständige rechnen oft mit acht fakturierbaren Stunden pro Tag. In der Realität bist Du aber auch mit Akquise, Projektorganisation, Kundenkommunikation, Buchhaltung oder Technikproblemen beschäftigt. Realistisch sind oft nur drei bis fünf abrechenbare Stunden pro Tag.

Der Stundensatz wird nicht regelmäßig angepasst

Inflation, steigende Lebenshaltungskosten, neue Tools oder wachsende Erfahrung – all das wirkt sich auf Deinen tatsächlichen Wert aus. Trotzdem behalten viele Selbstständige über Jahre denselben Preis bei. Besser: Prüfe mindestens einmal jährlich, ob Dein Stundensatz noch passt und hebe ihn bei Bedarf an.

Psychologische Preisbremse: Angst vor Ablehnung

Viele haben Hemmungen, ihren Preis selbstbewusst zu nennen – aus Angst, Kund:innen zu verlieren oder als „zu teuer“ zu gelten. Das führt oft dazu, dass man sich unter Wert verkauft. Doch auf Dauer schadet das Deinem Business und Deinem Selbstwert. Denke daran: Ein fairer Preis zeigt Professionalität und schützt Deine Existenz.

Gute Arbeit darf und muss fair bezahlt werden. Ein realistischer Stundensatz ist nicht nur betriebswirtschaftlich notwendig, sondern auch ein Zeichen von Selbstachtung.

Schritt 1 – Produktive Arbeitszeit berechnen

Bevor Du Deinen Stundensatz berechnen kannst, musst Du wissen, wie viele Stunden im Jahr Du tatsächlich abrechnen kannst. Das sind meist deutlich weniger, als Du denkst.

Netto-Arbeitstage im Jahr berechnen

Zuerst ermittelst Du die Anzahl Deiner Arbeitstage pro Jahr – also der Tage, an denen Du theoretisch arbeiten könntest. Dabei ziehst Du Wochenenden, Feiertage, Urlaub und mögliche Krankheitstage vom Kalenderjahr ab.

Beispielrechnung:

Jetzt hast Du einen realistischen Ausgangswert. Aber Achtung: Dies sind Deine Brutto-Arbeitstage. Du kannst nicht jeden dieser Tage vollständig fakturieren.

Nicht fakturierbare Zeit einplanen

Nicht jede Stunde, die Du arbeitest, ist auch produktive Zeit, die Du einem:r Kund:in in Rechnung stellen kannst. Ein großer Teil Deiner Arbeitszeit fließt in Tätigkeiten, die zwar notwendig sind, aber nicht direkt bezahlt werden:

• Buchhaltung und Verwaltung
• Akquise und Networking
• Projektplanung und Kommunikation
• Weiterbildung und Recherchen

Je nach Branche und Arbeitsweise solltest Du hier mit 30–50 % nicht fakturierbarer Zeit rechnen. Diese Zeit musst Du also von Deiner gesamten Arbeitszeit abziehen.

Formel zur Berechnung Deiner produktiven Stunden:

Produktive Stunden = (Arbeitstage × Stunden pro Tag) − nicht fakturierbare Zeit

Eine Beispielrechnung mit 6 Stunden Arbeitszeit pro Tag würde folgendermaßen aussehen:

216 Arbeitstage × 6 Stunden = 1.296 Stunden im Jahr

Abzüglich 40 % nicht fakturierbare Zeit → 1.296 × 0,6 = 778 produktive Stunden

Mit diesen 778 produktiven Stunden arbeitest Du weiter, denn sie bilden die Grundlage für Deine weitere Kalkulation.

So kannst Du realistisch Deinen Stundensatz berechnen und sicherstellen, dass Du langfristig kostendeckend und gewinnorientiert arbeitest.

Schritt 2 – Gesamtkosten erfassen

Damit Du Deinen Stundensatz berechnen kannst, musst Du auch Deine jährlichen Gesamtkosten kennen. Nur wenn alle Ausgaben vollständig erfasst sind, lässt sich ein realistischer und nachhaltiger Stundensatz kalkulieren.

Am einfachsten funktioniert das, wenn Du zunächst alle monatlichen Kosten auflistest und sie anschließend auf ein Jahr hochrechnest. So erhältst Du eine belastbare Grundlage für die weitere Berechnung.

Fixkosten – Deine betrieblichen Dauerposten

Zu den Fixkosten zählen alle regelmäßigen Ausgaben, die unabhängig von der Auftragslage anfallen. Sie bilden das Grundgerüst Deiner Kalkulation:

• Miete für Büro oder Coworking-Space
• Software-Abonnements
• Versicherungen
• Telefon und Internet

Variable Kosten – Projektabhängige Ausgaben

Variable Kosten entstehen nur, wenn Du auch tatsächlich Aufträge hast. Diese solltest Du jedoch im Durchschnitt mit einplanen:

• Fahrtkosten
• Material, Druckkosten und externe Tools
• Freelancer-Honorare und andere projektbezogene Dienstleistungen

Persönliche und private Kosten – Dein Lebensunterhalt

Auch wenn Du rein geschäftlich kalkulierst, darfst Du Deine Lebenshaltungskosten nicht vergessen. Als Selbstständige:r musst Du Dein gesamtes Einkommen über den Stundensatz decken:

• Miete, Lebensmittel, Freizeit
• private Krankenversicherung oder gesetzliche Beiträge
• Rücklagen für Urlaub, Krankheit und Weiterbildung

Rücklagen und Altersvorsorge – für Sicherheit in der Zukunft

Als Selbstständige:r trägst Du das volle Risiko für Deine Altersvorsorge und Notfälle. Daher gehört dieser Posten zwingend in Deine Kalkulation. Je nach Alter und Lebenssituation solltest Du zwischen 10 % und 25 % Deines Einkommens dafür einplanen.

Übersicht: Jahreskosten im Überblick

Unten findest Du ein Beispiel, wie Du Deine Kosten strukturieren und berechnen kannst:

Diese 55.008 Euro Jahreskosten sind Deine Grundlage für die weitere Kalkulation. Im nächsten Schritt teilst Du diesen Betrag durch Deine produktiven Stunden – und erhältst so Deinen Ziel-Stundensatz.

Schritt 3 – Stundensatz berechnen mit Formel

Jetzt geht’s ans Eingemachte: die eigentliche Berechnung des Stundensatzes.

Grundformel

Die Grundformel lautet:

Stundensatz = (Gesamtkosten + Gewinnziel) / produktive Stunden

Dabei sind die Gesamtkosten die Summe aller laufenden Ausgaben im Laufe eines Jahres. Das Gewinnziel ist der Betrag, den Du zusätzlich zur Kostendeckung für Deine Arbeit erhalten möchtest.

Beispiel: Wenn Deine Gesamtkosten 45.840 Euro betragen, Dein Gewinnziel bei 9.168 Euro liegt und Du 778 produktive Stunden im Jahr arbeitest, ergibt sich folgender Stundensatz:

(45.840 Euro + 9.168 Euro) / 778 Stunden ≈ 70,7 Euro netto

Dieser Betrag stellt den reinen Stundensatz dar – also den Nettobetrag, bevor Du die Umsatzsteuer hinzufügst.

Umsatzsteuer berücksichtigen

In Deutschland beträgt die Umsatzsteuer 19 %. Wenn Du umsatzsteuerpflichtig bist, musst Du den Netto-Stundensatz um diesen Prozentsatz erhöhen, damit Du den Bruttostundensatz berechnen kannst:

70,7 Euro × 1,19 ≈ 84,13 Euro brutto

Der Bruttostundensatz, den Du Deinen Kund:innen berechnen solltest, beträgt in diesem Fall 84,13 Euro.

Schritt 4 – Stundensatz am Markt ausrichten

Ein rein rechnerischer Wert reicht nicht aus – Du musst Deinen Stundensatz auch an den Markt anpassen. Deine Dienstleistung muss im Vergleich zu anderen Wettbewerbern wettbewerbsfähig bleiben.

Wettbewerbsanalyse

Untersuche, was andere Freelancer in Deiner Branche verlangen. Plattformen wie Freelancermap oder Malt bieten wertvolle Einblicke in gängige Preise.

Eigene Spezialisierung berücksichtigen

Wenn Deine Fähigkeiten einzigartig oder besonders gefragt sind, kannst Du einen höheren Stundensatz berechnen. Achte darauf, auch Deine Qualität, Zuverlässigkeit und den Service in die Preisfindung einzubeziehen.

Flexibilität und Anpassung

Es ist ratsam, mit einem realistischen Stundensatz anzufangen und diesen nach drei bis sechs Monaten abhängig von Marktreaktionen und Nachfrage anzupassen. So bleibst Du flexibel und kannst Deinen Preis optimieren.

Schritt 5 – Stundensatz in der Praxis anwenden

Der berechnete Stundensatz ist nur die Grundlage – nun musst Du ihn im Alltag auch effizient anwenden. So gehst Du dabei vor.

Projektangebote auf Grundlage Deines Stundensatzes

Dein Stundensatz ist der zentrale Bestandteil, wenn Du Angebote für Deine Projekte erstellst. Die Kalkulation erfolgt einfach, indem Du die geschätzte Arbeitszeit mit Deinem Stundensatz multiplizierst. Beispiel:

• Geschätzter Projektaufwand: 25 Stunden
• Stundensatz: 85 Euro brutto
• Gesamtpreis: 2.125 Euro

Sicherheitspuffer einkalkulieren

Bei größeren Projekten empfiehlt es sich, einen Puffer von 10 bis 15 % einzuplanen. Dieser dient als Sicherheit für unvorhergesehene Zusatzaufgaben oder Zeitverluste. So stellst Du sicher, dass Du nicht mit Verlust aus dem Projekt gehst.

Beispielhafte Angebotskalkulation

Hier eine beispielhafte Angebotskalkulation, die sowohl die Stundenaufteilung als auch den Sicherheitspuffer berücksichtigt:

Dieser Puffer gibt Dir den nötigen Spielraum, um auf unerwartete Änderungen oder zusätzlichen Aufwand reagieren zu können, ohne Deinen Gewinn zu gefährden.

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FAQ

Was ist ein Stundensatz?

Der Stundensatz ist der Preis pro Stunde, den Du Deinen Kund:innen als Selbstständige:r oder Freelancer:in berechnest.

Wann und wie oft sollte ich meinen Stundensatz neu berechnen?

Eine Neuberechnung empfiehlt sich mindestens einmal jährlich – oder bei Änderungen Deiner Lebenssituation oder Kostenstruktur.

Wie reagiere ich, wenn Kund:innen meinen Preis für zu hoch halten?

Lege Deine Kalkulation transparent offen oder biete ein Paket zum Festpreis an.

Wann lohnt sich ein Pauschalpreis statt Stundensatz?

Bei klar umrissenen Projekten, bei denen der Zeitaufwand gut planbar ist, bietet sich ein Pauschalpreis an.

Welche Kosten sollten in den Stundensatz einfließen?

Du solltest Fixkosten, variable Kosten, private Ausgaben, Rücklagen und Steuern berücksichtigen – und eine Gewinnmarge.

Wie berechne ich meinen Stundensatz?

Nutze hierfür folgende Formel: (Gesamtkosten + Gewinn) ÷ produktive Stunden und addiere gegebenenfalls die Umsatzsteuer.

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