Die Rechnungsstellung-Frist sollte beachtet werden, um rechtliche Vorgaben einzuhalten und finanzielle Abläufe reibungslos zu gestalten. Unternehmen und Selbstständige müssen wissen, bis wann eine Rechnung gestellt werden muss, um Verzögerungen und mögliche Strafen zu vermeiden. In dieser Übersicht erfährst Du alles Wichtige rund um Rechnungsstellungsfristen.

Inhalt

Warum gibt es eine Frist für die Rechnungsstellung?

Die Frist zur Rechnungsstellung ist gesetzlich geregelt und sorgt dafür, dass sowohl Gläubiger als auch Schuldner eine gewisse Planungssicherheit haben (§ 14 UStG). Auch Verjährungsfristen gehören dazu. Die Verjährung einer Rechnung stellt sicher, dass Forderungen nicht unendlich lange offen bleiben und die Geschäftsbeziehungen belasten.

Die Standardfrist für die Rechnungsstellung: Bis wann muss eine Rechnung gestellt werden?

Die Fristen zum Rechnung-Schreiben sind gesetzlich festgelegt, um einen strukturierten und rechtssicheren Zahlungsablauf zu gewährleisten. Die gesetzliche Frist für die Rechnungsstellung beträgt in der Regel 6 Monate ab dem Datum der erbrachten Leistungen. 

Dies bedeutet, dass der leistende Unternehmer verpflichtet ist, innerhalb dieser Zeitspanne eine Rechnung zu erstellen und zu übermitteln, um die fristgerechte Zahlung sicherzustellen und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Die Fristen für die Rechnungsstellung können jedoch je nach Art des Geschäfts und den beteiligten Parteien variieren.

Fristen für Unternehmen

Unternehmen sind verpflichtet, ihre Rechnungen spätestens 6 Monate nach Erbringung einer Leistung zu stellen. Diese Regelung ist in § 14 UStG festgesetzt. Für Rechnungen, die sofort fällig sind, muss die Erstellung unmittelbar nach der Leistungserbringung geschehen. 

Bei der Nutzung einer E-Rechnung können diese Fristen einfacher eingehalten werden, da elektronische Rechnungen oft schneller erstellt und versendet werden können. Wenn Du eine Rechnung erhalten hast, ist es immer wichtig, die Zahlungsfrist im Auge zu behalten, um Probleme zu vermeiden.

Fristen für Privatpersonen

Privatpersonen haben in der Regel ebenfalls eine Frist von 6 Monaten, um Rechnungen zu stellen. Diese Frist gilt außerdem auch für juristische Personen. Bei der Festlegung der Rechnungen-Zahlungsfrist ist es wichtig, sich über die geltenden gesetzlichen Vorgaben zu informieren.

Beachte auch die Regelungen gemäß § 14 Abs. 2 UStG, die weitere Details zur Rechnungsstellung in bestimmten Fällen enthalten.

Fristen für B2B

Im B2B-Bereich ist die Regelung ähnlich. Hier sind jedoch auch vertragliche Vereinbarungen möglich, die eine abweichende Frist festlegen. Ein Beispiel für eine solche Regelung könnte in einem Geschäftsvertrag verankert sein.

Um Dir die Orientierung zu erleichtern, findest Du hier eine Übersicht über die Regelungen für verschiedene Aussteller von Rechnungen:

RechnungsempfängerFrist für RechnungsstellungBesonderheiten
Unternehmeninnerhalb von 6 Monaten nach Leistung (§ 14 UStG) oder unmittelbar bei sofortiger Fälligkeitkeine Pflicht bei steuerbefreiten Leistungen
Privatpersonenebenfalls 6 Monate, außer bei Bauleistungen auf GrundstückenRechnungsstellung bei Grundstückskäufen und Bauleistungen erforderlich
B2Binnerhalb von 6 Monaten (§ 14 UStG), oder gemäß vertraglicher Vereinbarungabweichende, vertraglich festgelegte Fristen möglich

Falls das aktuelle Datum die Frist bereits überschritten hat und eine rückwirkend ausgestellte Rechnung erforderlich ist, solltest Du sicherstellen, dass alle Belege vollständig sind. Die rückwirkende Rechnungsstellung ist nur dann möglich, wenn die Forderung entstanden und rechtlich dokumentiert ist.

Rechnung vergessen zu stellen – Was tun bei Fristüberschreitung?

Wenn Du vergessen hast, eine Rechnung zu stellen, hast Du sicherlich einige Fragen.

  • Droht mir eine Strafe?: In der Regel gibt es keine direkten Strafen, aber Du riskierst, Deine Forderungen zu verlieren.
  • Bekomme ich trotzdem mein Geld?: Du kannst versuchen, die Zahlung einzufordern, doch je länger Du wartest, desto schwieriger wird es.
  • Können meine Ansprüche verjähren?: Ja, wenn Du Deine Rechnung nicht rechtzeitig stellst, können Deine Ansprüche gemäß der gesetzlichen Regelung zur Verjährung von Rechnungen nach 3 Jahren verjähren.

Falls Du eine Rechnung rückwirkend ausstellen musst, ist das unter bestimmten Umständen möglich. Die Umstände müssen jedoch gut dokumentiert sein, um rechtliche Probleme zu vermeiden.

Fristen bei Rechnungen: Wie lange muss man sie aufbewahren?

Die Aufbewahrungsfristen von Rechnungen betragen für Unternehmen und Selbstständige in der Regel 10 Jahre. Dabei gilt diese Frist für alle geschäftlichen Dokumente, unabhängig davon, ob sie elektronisch oder in Papierform erstellt wurden.

Ursachen für eine verzögerte Rechnungsstellung

Es gibt mehrere Gründe, warum Rechnungen verspätet ausgestellt werden:

  • Mangelhafte Buchhaltung: Eine unzureichende Buchhaltung kann zu Verzögerungen führen.
  • Fehlende Buchhaltungssoftware: Der Einsatz geeigneter Software kann helfen, alle Fristen im Blick zu behalten.
  • Zu weit zurückliegendes Leistungs- und Rechnungsdatum: Achte darauf, dass Du alle Daten korrekt erfasst und im Blick behältst, um rechtliche und organisatorische Probleme zu vermeiden.

Checkliste zur Einhaltung der Fristen für die Rechnungsstellung und -zahlung

  • Rechtliche Anforderungen prüfen: Stelle sicher, dass Du mit den gesetzlichen Regelungen wie §14 UStG und den geltenden Fristen für die Rechnungsstellung vertraut bist.
  • Leistungsdatum festhalten: Notiere das Datum der erbrachten Leistung oder Warenlieferung. Ab diesem Datum beginnen die Fristen für die Rechnungsstellung.
  • Rechnung so schnell wie möglich erstellen: Bereite die Rechnung zeitnah nach der Leistungserbringung vor. Nutze eine Buchhaltungssoftware, um den Prozess zu beschleunigen und Fristen einzuhalten.
  • Zahlungsbedingungen und Fristen klar angeben: Gib auf der Rechnung deutlich an, wann die Zahlung fällig ist und welche Frist für die Begleichung gilt. Verweise, wenn nötig, auf spezifische Vereinbarungen oder gesetzliche Regelungen.
  • Zahlungseingang überwachen: Kontrolliere regelmäßig, ob die Zahlung fristgerecht erfolgt ist. Lege dafür am besten Erinnerungen im Kalender oder in der Buchhaltungssoftware an.
  • Mahnungen rechtzeitig senden: Sollte die Zahlungsfrist überschritten werden, solltest Du sofort eine Zahlungserinnerung schicken.
  • Dokumentation und Archivierung: Bewahre alle ausgestellten Rechnungen und die dazugehörigen Belege mindestens 10 Jahre lang auf, wie es die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten vorsieht.
  • Rückwirkende Rechnungen mit Bedacht erstellen: Erstelle bei Bedarf rückwirkend eine Rechnung. Stelle dabei jedoch sicher, dass alle rechtlichen Anforderungen und Dokumentationspflichten erfüllt sind.

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