Verjährungsfristen für Rechnungen meistern: Finden Sie heraus, wann und wie Rechnungen verjähren und wie Sie sich vor der Verjährung schützen.

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Mit Verjährung Rechnungen bezeichnet man einen Zeitpunkt, an dem ein Zahlungsanspruch verfällt. Wenn eine Rechnung verjährt, verliert sie ihre Gültigkeit und berechtigt den Schuldner, auf die Zahlung gesetzlich zu verzichten.

Genau zu wissen, wann eine Rechnung verjährt, ist für ein Unternehmen von großer Bedeutung, da davon die finanzielle Gesundheit des Unternehmens direkt abhängt. Es ist gesetzlich zwar möglich, eine Hemmung der Verjährung zu beantragen, ist aber mit einem zusätzlichen Aufwand verbunden. 

Rechtlicher Rahmen einer verjährten Rechnung

Der Gegenstand der Verjährung ergibt sich aus dem § 194 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB). Demnach wird erläutert, welche Ansprüche einer Verjährung unterliegen. Gemäß § 195 BGB beträgt die gesetzliche Verjährungsfrist drei Jahre. Die Frist von drei Jahren beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Leistung erbracht wurde. Dies gilt für Rechnungen fast aller Arten und Branchen: Handwerkerrechnungen, gewerbliche Rechnungen und Rechnungen an Privatpersonen.

Außer der normalen dreijährigen Verjährungsfrist unterscheidet man auch besondere Fälle mit angemessenen Verjährungsfristen. So haben bei beweglichen Sachen Mängelansprüche aus einem Werkvertrag eine Verjährungsfrist zwei Jahre nach der Übergabe. Titulierte Forderungen verlängern gemäß § 199 Abs. 3a BGB die Verjährungsfrist bis 30 Jahre. Für Baumängel dagegen gilt eine fünfjährige Verjährungsfrist, die mit der Abnahme des Werks anfängt (§ 634a BGB).

Beginn der Verjährungsfrist

Wichtig zu beachten ist, dass die Verjährungsfrist erst mit dem Jahresende beginnt, und nicht an dem Zeitpunkt der Leistungserbringung. Somit gilt die Verjährungsfrist einer im Januar 2024 erbrachten Leistung bis zum 31.12.2027. Darüber hinaus sollte man berücksichtigen, dass die Frist zum Jahresende mit der tatsächlichen Leistungserbringung, und nicht mit der Rechnungsstellung beginnt. Dabei ist die gesetzliche Pflicht zur Rechnungsstellung zu erfüllen.

Die Rechnung muss allen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Fehlerhafte oder mangelnde Rechnungsangaben geben keinen Nachweis des Leistungspunktes und erlauben dem Schuldner, die Zahlung zu verweigern.

Beispiel: Verjährung von Handwerkerrechnungen

Im März 2023 haben Sie einen Handwerker für Installationsarbeiten in Ihrem Büro  eingestellt. Sie erhalten die Rechnung im Mai 2023. Zu diesem Zeitpunkt ist der Anspruch entstanden. Somit beginnt die Verjährungsfrist mit dem Jahresende 2023 – also mit Ablauf des 31.12.2023. Die Forderung des Handwerkers gilt drei Jahre nach diesem Zeitpunkt und verjährt demnach erst am 01.01.2027.

Verhinderung und Management der Verjährung von Rechnungen

Der Schuldner hat zwar das Recht, sich auf die Verjährung zu berufen, muss es aber nicht tun. Sollte sich aber der Schuldner dafür entschließen, die sogenannte Einrede der Verjährung geltend zu machen, muss er dem Gläubiger sie ausdrücklich erheben.

Die Verjährungsfrist kann durch eine einfache Mahnung nicht unterbrochen werden. Um die Schuldner zum Zahlen zu bringen, muss man andere Mittel umsetzen.

Eine Lösung ist verhandeln. Gemäß § 203 BGB bleibt die Verjährungsfrist gehemmt, solange Sie mit dem Schuldner Verhandlungen führen. Dabei ist jedoch schwierig, dass Ihr Schuldner auf Verhandlungen nicht verzichtet, sonst läuft die Frist weiter. Nach den Verhandlungen müssen sie diese nachweisen, was nicht immer gelingt. Deshalb ist ein Mahnbescheid ein sichererer Weg.

Durch ein gerichtliches Mahnverfahren können Sie die Verjährung gerichtlich unterbrechen. Einen Mahnbescheid kann man entweder online auf online-mahnantrag.de beantragen oder an ein Mahngericht postalisch senden. Ein erfolgreiches Mahnverfahren gilt allerdings erst ab dem Eingang bei Gericht.

Hier ist ein zügiges Handeln wichtig. Die Buchhaltung eines Unternehmens sollte möglichst regelmäßig ausstehende Rechnungen überprüfen und bearbeiten. Bei Rechnungen, die längst fällig sind, und bei denen mehrere erfolglose Mahnungen gesendet wurden, braucht man ein entschlossenes Vorgehen.

Umgang mit Streitigkeiten und fehlerhaften Rechnungen

Wenn eine Rechnung fehlerhaft ist, kann diese Situation dazu führen, dass das Finanzamt diese Rechnung nicht akzeptiert. Auf diese Weise verliert das Unternehmen die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs.

Sollte eine Rechnung falsch erstellt werden, können Sie dem Kunden eine Rechnungskorrektur zukommen lassen. Nehmen Sie dazu am besten mit dem Kunden einen direkten Kontakt auf und informieren Sie ihn über den Fehler. Davor ist es notwendig, alle Vereinbarungen zu prüfen und das vom Kunden angenommene Angebot mit der endgültigen Rechnung zu vergleichen.

Verweigert der Schuldner weiterhin die Zahlung, haben Sie die Möglichkeit, die Geltendmachung Ihres Anspruchs einem Inkasso-Unternehmen zu überlassen.

Ein Inkasso-Unternehmen verlangt das Geld für Sie zurück oder kauft Ihre Forderung auf. In diesem Fall stellen Inkasso-Unternehmen ihre Leistung in Rechnung an den säumigen Kunden. Im Erfolgsfall können Sie die Inkassokosten vom Kunden zurückfordern.

Inkasso-Mitarbeiter übernehmen keine gerichtliche Vertretung. Das heißt, Sie sollten ein Inkasso-Unternehmen nur dann engagieren, sofern Sie einen eindeutigen Anspruch beweisen können.

Praktische Tipps für Unternehmer

Rechnungen müssen rechtlichen Anforderungen folgen. Diese sind im §14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) im Abs. 4 bestimmt. Unternehmen können sich diesbezüglich zum Beispiel bei Industrie- und Handelskammern beraten lassen.

Ein manuelles Verfahren mit Rechnungen kann Fehler verursachen, die mit dem menschlichen Faktor verbunden sind. Neue Technologien unterstützen ein Unternehmen dabei, einen besseren Überblick zu behalten. Ein effektives Rechnungsmanagement bietet die Möglichkeit, Finanzen und Buchhaltung effizienter zu führen und die Zahlungseingänge zu erleichtern.

Für diese Strategie sind unterschiedliche Anwendungen und Software empfehlenswert.

Anwendungen unterscheiden sich nach Benutzerfreundlichkeit, Funktionsumfang, Integration, Support, Preismodell, Anpassbarkeit, Bewertungen und Datenschutz. Beispielsweise können Sie eine Rechnung kostenlos mit Finom erstellen.

Unter der Webseite finom.co können Sie sich hilfreiche Dienstleistungen für Ihr Unternehmen aussuchen. Finom bietet folgende Möglichkeiten: Eröffnung eines Geschäftskontos, Unterstützung bei der Unternehmensgründung, Ausgabe von Visa-Debitkarten, Rechnungsstellung, internationale Zahlungen und Ausgabenmanagement. 

Besondere Betrachtungen von verjährten Rechnungen

Wie bereits erwähnt, beträgt die allgemeine Verjährungsfrist drei Jahre. Besondere Rechnungsarten können allerdings abweichende Verjährungsregeln haben. Laut Industrie- und Handelskammer Kassel-Marburg werden folgende Ausnahmen vorgesehen:

  1. die reguläre Verjährung (z. B. Kaufpreisforderung, Werklohnforderung) – 3 Jahre
  2. rechtskräftig festgestellte Forderungen (z. B. Urteil, Vollstreckungsbescheid) – 30 Jahre
  3. Schadenersatzansprüche wegen Verletzung an Leben, Körper, usw. – 30 Jahre
  4. Gewährleistungsansprüche aus Kaufvertrag, allgemein, bewegliche Sachen – 2 Jahre
  5. Gewährleistungsansprüche aus Kaufvertrag über ein Bauwerk oder Gegenständen, die für ein Bauwerk verwendet worden – 5 Jahre
  6. arglistiges Verschweigen eines Mangels der Kaufsache durch Verkäufer – mindestens 3 Jahre
  7. Gewährleistungsansprüche aus einem Werkvertrag, allgemein – 2 Jahre
  8. Gewährleistungsansprüche aus Herstellung eines Bauwerks oder Arbeiten am Bauwerk - 5 Jahre
  9. arglistiges Verschweigen eines Mangels am Werk durch den Hersteller – mindestens 3 Jahre
  10. Gewährleistungsansprüche aus Erstellung unkörperlicher Arbeitsergebnisse (z. B. Software) – 3 Jahre
  11. Reisevertragsrecht – 2 Jahre

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Fazit

Das Thema „Verjährung von Forderungen“ ist für jedes Unternehmen von hoher Relevanz und braucht einen verantwortungsbewussten Ansatz. Bevor ein Dienstleister eine Rechnung erstellt, muss er beachten, dass die Rechnung allen rechtlichen Kriterien entspricht sowie die Dauer der Verjährungsfrist für diese Art von Rechnung.

Fachliches Wissen, rechtzeitiger Umgang mit Rechnungen und proaktives Management  der Rechnungsverjährung ist die Voraussetzung, dass alle Rechnungen in einem Unternehmen beglichen werden. Denn davon hängt direkt die finanzielle Stabilität und die rechtliche Konformität ab, was unmittelbar zum Erfolg des Unternehmens beiträgt.

Häufig gestellte Fragen

Verjährung verhindern – geht das?

Ja, das geht. Eine Möglichkeit ist, durch eine Klageerhebung oder durch Aufnahme von Verhandlungen mit dem Schuldner über die Schuldbegleichung den Verjährungsfrist zu unterbrechen.

Wie verlängert man die Verjährungsfrist von Rechnungen?

Um die Verjährungsfrist für Rechnungen zu verlängern, kann man eine schriftliche Vereinbarung mit dem Schuldner treffen oder sich vor Ablauf dieser Frist an ein Gericht wenden.

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