Freiberufler vs. Kleingewerbe: Unterschied

In Deutschland macht es einen großen Unterschied, ob Du als Freiberufler:in oder mit einem Kleingewerbe startest. In diesem Artikel erfährst Du, was die Begriffe bedeuten, wie sie sich unterscheiden und welche steuerlichen Folgen das hat.

Was ist eine Freiberufler:in?

Freiberufler:innen arbeiten selbstständig und erzielen Einkünfte aus sogenannter „freier Arbeit“. Die Grundlage ist § 18 EStG. Typisch ist, dass Deine Leistung auf persönlicher Qualifikation, Fachwissen und eigenverantwortlicher Tätigkeit basiert – nicht auf einem Gewerbebetrieb.

Was ist ein „freier Beruf“?

Zu den freien Berufen zählen wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende und erzieherische Tätigkeiten sowie heil- und rechtsberatende Berufe. Entscheidend ist, dass Du eigenverantwortlich arbeitest und Deine Fachkenntnisse die Basis der Leistung sind.

Was sind Katalogberufe?

Im Einkommensteuergesetz (§ 18 Abs. 1 EStG) sind sogenannte Katalogberufe definiert. Dazu zählen unter anderem:

Ärzt:innen, Zahnärzt:innen, Tierärzt:innen, Heilpraktiker:innen
Rechtsanwält:innen, Notar:innen, Steuerberater:innen, Wirtschaftsprüfer:innen
Ingenieur:innen, Architekt:innen
Journalist:innen, Übersetzer:innen, Dolmetscher:innen

Diese Berufe gelten automatisch als freiberuflich – sofern sie eigenverantwortlich und auf Basis besonderer fachlicher Qualifikation ausgeübt werden.

Wichtig: Unternehmensberater:in ist kein Katalogberuf. In der Praxis gelten sie meist als gewerblich tätig. Eine freiberufliche Einstufung kommt nur infrage, wenn Deine Beratung wissenschaftlich geprägt ist – etwa durch fundierte Gutachten, komplexe Analysen oder konzeptionelle Strategieberatung – und Du eine entsprechende Qualifikation (z. B. Hochschulabschluss) nachweisen kannst. Die Entscheidung trifft das Finanzamt individuell.

Was sind ähnliche Berufe?

Auch ähnliche Berufe können als frei anerkannt werden, wenn Ausbildung und Tätigkeit mit einem Katalogberuf vergleichbar sind. Beispiele: Informatiker:innen mit überwiegend konzeptioneller Arbeit, UX-Research mit wissenschaftlichem Schwerpunkt oder kreative Berufe mit eigener künstlerischer Leistung.

Vorteile als Freiberufler:in

Freiberuflich zu starten bringt Dir einige handfeste Vorteile. Du sparst Verwaltungsaufwand, bist steuerlich oft besser gestellt und kannst Dich auf Deine Fachleistung konzentrieren.

Keine Gewerbeanmeldung: Du meldest Dich direkt beim Finanzamt an, ein Gang zum Gewerbeamt entfällt.
Keine IHK-Mitgliedschaft: Gewerbetreibende sind grundsätzlich IHK-pflichtig – auch bei kleinen Unternehmen. Liegt Dein Gewerbeertrag unter 5.200 € pro Jahr, entfällt allerdings der Beitrag.
Einfache Buchführung: In der Regel reicht die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) aus, unabhängig von Umsatz oder Gewinn.
Fokus auf Expertise: Dein Einkommen hängt von Deiner Qualifikation ab – das stärkt Deine Positionierung und Deine Honorargestaltung.

Freiberufler:in und Steuern

Ein zentraler Vorteil der Freiberuflichkeit ist die Befreiung von der Gewerbesteuer. Während Gewerbetreibende ab einem Gewerbeertrag von 24.500 € Gewerbesteuer zahlen müssen, bist Du als Freiberufler:in davon komplett befreit – unabhängig von Deinem Gewinn. Das kann Deine Steuerlast deutlich senken.

Du kannst außerdem wählen, ob Du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt oder regulär Umsatzsteuer ausweist. Beides ist möglich – je nachdem, was besser zu Deinem Geschäftsmodell passt. Und auch bei der Buchführung bleibt es einfach: In der Regel reicht eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung völlig aus.

Nachteile als Freiberufler:in

Die Freiberuflichkeit bringt viele Vorteile – aber sie hat auch Grenzen, besonders wenn Du langfristig wachsen willst. Diese Punkte solltest Du kennen:

Begrenzte Skalierbarkeit: Deine Leistung basiert auf Deinem persönlichen Fachwissen. Ohne Team, klare Prozesse oder Automatisierung stößt Du schnell an Wachstumsgrenzen.
Schwankende Einnahmen: Viele Freiberufler:innen arbeiten projektbezogen. Wenn Aufträge ausbleiben, sinkt das Einkommen – und damit auch die Planungssicherheit.
Komplexe Abgrenzung: Mischformen wie Beratung plus Umsetzung prüft das Finanzamt besonders genau. Wird ein Teil Deiner Tätigkeit als gewerblich eingestuft, hat das steuerliche Folgen.
Geringere Außenwirkung: Ein Gewerbebetrieb mit Handelsregistereintrag wirkt oft professioneller und etablierter. Als Freiberufler:in bleibst Du stärker personengebunden – das kann bei größeren Kund:innen ein Nachteil sein.

Das bedeutet nicht, dass Freiberuflichkeit schlechter ist – sie passt einfach besser zu bestimmten Zielen und Arbeitsstilen.

Wann muss eine Freiberufler:in ihre Tätigkeit anmelden?

Wenn Du freiberuflich startest, musst Du Deine Tätigkeit beim Finanzamt anmelden – und zwar spätestens vier Wochen nach Aufnahme. Die Grundlage dafür ist der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den Du online über ELSTER ausfüllst und übermittelst.

Am besten erledigst Du das noch vor Deinem ersten Auftrag. So bekommst Du rechtzeitig Deine Steuernummer und kannst saubere, rechtssichere Rechnungen schreiben.

So gehst Du vor:

ELSTER-Zugang anlegen – möglichst frühzeitig, denn die Freischaltung dauert in der Regel ein paar Tage.
Fragebogen auswählen – je nach Rechtsform, meist handelt es sich bei Freiberufler:innen um ein Einzelunternehmen.
Tätigkeit konkret beschreiben – hier prüft das Finanzamt, ob Deine Arbeit als freier Beruf anerkannt werden kann.
Umsatz- und Gewinnschätzung eintragen – diese Angaben nutzt das Finanzamt zur Berechnung von eventuellen Steuervorauszahlungen.
Umsatzsteuer-Option festlegen – Du entscheidest, ob Du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen oder zur Regelbesteuerung optieren möchtest.

Tipp: Beschreibe Deine Tätigkeit klar, aber nicht zu eng – so vermeidest Du Rückfragen vom Finanzamt und bleibst flexibel für spätere Geschäftserweiterungen.

Was ist ein Gewerbe?

In Deutschland gilt jede selbstständige, erlaubte und auf Dauer angelegte Tätigkeit mit Gewinnerzielungsabsicht als Gewerbe – vorausgesetzt, sie zählt nicht zu den freien Berufen nach § 18 EStG. Typische Beispiele sind Handelsbetriebe, Handwerksleistungen oder produktorientierte Dienstleistungen.

Die Anmeldung erfolgt beim zuständigen Gewerbeamt, entweder online oder vor Ort. Nach Deiner Anmeldung informiert die Behörde automatisch das Finanzamt, das Dich anschließend zur Abgabe des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung über ELSTER auffordert.

Wichtig für Dich als Gründer:in:

Wenn Du ein Gewerbe betreibst, musst Du – anders als Freiberufler:innen – grundsätzlich auch Gewerbesteuer zahlen.
Für Einzelunternehmer:innen und Personengesellschaften gilt dabei ein Freibetrag von 24.500 € Gewerbeertrag pro Jahr.
Für Kapitalgesellschaften wie GmbH oder UG gibt es keinen Freibetrag – hier fällt Gewerbesteuer ab dem ersten Euro an.

Die Unterscheidung, ob Deine Tätigkeit ein Gewerbe ist oder als freier Beruf eingestuft wird, nimmt das Finanzamt auf Basis Deiner Angaben vor – insbesondere anhand Deiner Tätigkeitsbeschreibung im ELSTER-Fragebogen.

Was ist ein Kleingewerbe?

Ein Kleingewerbe ist ein Gewerbebetrieb ohne Kaufmannseigenschaft. Das bedeutet: Du musst Dich nicht ins Handelsregister eintragen, sondern arbeitest auf Basis der einfacheren Regeln des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) – nicht nach dem strengeren Handelsgesetzbuch (HGB).

Die Anmeldung erfolgt beim zuständigen Gewerbeamt, entweder vor Ort oder online. Danach bekommst Du Post vom Finanzamt und reichst den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER ein. Sobald Deine Angaben geprüft sind, erhältst Du Deine Steuernummer und kannst Rechnungen ausstellen.

Ein Kleingewerbe kannst Du als Einzelunternehmen oder Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) führen. Solange Du unter 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn pro Jahr bleibst, reicht eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) aus – eine Bilanz brauchst Du nicht.

Achtung: Solange Dein Gewerbebetrieb klein bleibt, ist ein Eintrag ins Handelsregister freiwillig („Kann-Kaufmann“). Überschreitet Dein Geschäft jedoch eine gewisse Größe – etwa durch steigenden Umsatz, viele Beschäftigte oder komplexe Abläufe – bist Du rechtlich zum Eintrag verpflichtet („Muss-Kaufmann“).

Vorteile eines Kleingewerbes gegenüber der Freiberuflichkeit

Ob Kleingewerbe oder Freiberuflichkeit besser zu Dir passt, hängt stark von Deiner Tätigkeit und Deinen Zielen ab. Wenn Du breiter aufgestellt bist, Produkte verkaufen möchtest oder mit einem Team arbeitest, kann das Kleingewerbe klare Vorteile bieten:

1. Erweiterte Geschäftsmöglichkeiten

Im Gegensatz zur Freiberuflichkeit bist Du als Kleingewerbetreibende:r in der Wahl Deiner Tätigkeit fast komplett frei. Vom Onlinehandel über handwerkliche Leistungen bis hin zu skalierbaren Geschäftsmodellen ist alles möglich. Auch der Aufbau eines Teams oder standardisierte Prozesse lassen sich leichter umsetzen.

2. Steuerliche Vorteile

Für Einzelunternehmen und Personengesellschaften fällt Gewerbesteuer erst an, wenn der Ertrag über dem steuerlichen Freibetrag liegt. Erst wenn Dein Gewerbeertrag diesen Betrag übersteigt, musst Du Gewerbesteuer zahlen. Außerdem kannst Du – wie Freiberufler:innen – die EÜR nutzen, solange Du unter 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn bleibst.

3. Image und Außenwirkung

Ein Gewerbe wirkt nach außen oft professioneller – besonders, wenn Du Dich freiwillig ins Handelsregister eintragen lässt und den Zusatz „e. K.“ führst. Das schafft Vertrauen bei Kund:innen und Geschäftspartner:innen. Aber: Ab diesem Punkt bist Du rechtlich kein Kleingewerbetreibender mehr – sondern ein Kaufmann im Sinne des HGB.

Wann muss ein Kleingewerbe angemeldet werden?

Wenn Du eine gewerbliche Tätigkeit aufnimmst, musst Du Dein Kleingewerbe rechtzeitig beim Gewerbeamt anmelden – am besten vor dem ersten Auftrag. Spätestens aber musst Du es bei tatsächlichem Tätigkeitsbeginn nachholen, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein.

So funktioniert die Anmeldung:

Du meldest Dein Gewerbe bei der Stadt- oder Gemeindeverwaltung an – je nach Wohnort auch online möglich.
Das Gewerbeamt informiert automatisch das Finanzamt, das Dich zur Abgabe des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung über ELSTER auffordert.
Nach Prüfung Deiner Angaben bekommst Du Deine Steuernummer und kannst ordnungsgemäße Rechnungen schreiben.

Tipp: Melde Dein Gewerbe am besten frühzeitig an – so vermeidest Du Verzögerungen bei der Steuernummer und kannst von Anfang an rechtssicher arbeiten.

Kleingewerbe und Freiberufler:innen: Die Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG macht Dir den Einstieg in die Selbstständigkeit deutlich leichter – egal, ob Du Freiberufler:in oder Kleingewerbetreibende:r bist. Sie reduziert den bürokratischen Aufwand rund um die Umsatzsteuer erheblich.

Seit Januar 2025 gelten neue Umsatzgrenzen. Wenn Dein Umsatz im Vorjahr nicht mehr als 25.000 € betragen hat und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 € bleibt, kannst Du die Regelung nutzen. Dann stellst Du Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus und musst normalerweise keine Umsatzsteuervoranmeldungen oder Jahreserklärungen abgeben.

Wichtig: Auf Deiner Rechnung muss ein klarer Hinweis stehen, dass Du nach § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit bist – zum Beispiel:

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Überschreitest Du jedoch die Grenze von 100.000 € im laufenden Jahr, greift automatisch die Regelbesteuerung – und zwar rückwirkend für das gesamte Jahr. Deshalb lohnt sich eine realistische Planung Deiner Umsätze.

Vorteile der Kleinunternehmerregelung

Die Regelung bringt Dir einige klare Vorteile – besonders, wenn Du gerade erst startest:

Weniger Bürokratie: Keine monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen – und unter bestimmten Voraussetzungen entfällt auch die Jahres-Umsatzsteuererklärung. Das spart Zeit und Nerven.
Einfache Preisgestaltung: Du weist keine Umsatzsteuer aus, was Deine Rechnungen für Privatkund:innen übersichtlich und verständlich macht.
Günstiger Einstieg: Gerade in der Anfangsphase bleibt Dein Verwaltungsaufwand gering – ideal, wenn Du erstmal durchstarten willst.

Nachteile der Kleinunternehmerregelung

Trotz der Entlastung solltest Du die möglichen Nachteile im Blick behalten:

Kein Vorsteuerabzug: Du kannst die Umsatzsteuer, die Du beim Einkauf bezahlst, nicht zurückfordern – das kann bei Investitionen ins Gewicht fallen.
Weniger attraktiv für Geschäftskund:innen: Viele Unternehmen bevorzugen Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer, um selbst Vorsteuer geltend zu machen.

Hinweis: Entscheidest Du Dich aktiv gegen die Kleinunternehmerregelung und für die Regelbesteuerung, bist Du an diese Wahl mindestens fünf Jahre gebunden.

Anmeldung zur Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung wird nicht automatisch angewendet – Du musst sie beim Finanzamt aktiv beantragen. Das machst Du im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (ELSTER), den Du bei Aufnahme Deiner Tätigkeit ausfüllst. Dort gibst Du an, dass Du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen möchtest.

Wichtig: Entscheidest Du Dich einmal für die Regelbesteuerung, bist Du für mindestens fünf Jahre daran gebunden.

Freiberufler:in vs. Kleingewerbe: Warum diese Unterscheidung?

Auf den ersten Blick scheint der Unterschied gering: Freiberufler:innen und Kleingewerbetreibende sind beide selbstständig, stellen Rechnungen und zahlen Steuern. Doch die rechtliche Einordnung hat spürbare Auswirkungen – vor allem in steuerlicher und organisatorischer Hinsicht.

Freiberufler:innen zahlen grundsätzlich keine Gewerbesteuer, während Kleingewerbetreibende dazu verpflichtet sind, sobald ihr Gewerbeertrag den Freibetrag übersteigt. Auch die Buchführung unterscheidet sich leicht, ebenso wie die Pflichten gegenüber Behörden: Gewerbetreibende müssen sich bei der IHK anmelden und Vorauszahlungen für die Gewerbesteuer leisten, Freiberufler:innen nicht.

Auch das Außenbild kann sich unterscheiden. Freiberufler:innen stehen häufig für persönliche Expertise und fachliche Spezialisierung, während ein Gewerbebetrieb – insbesondere mit Handelsregistereintrag – oft professioneller und unternehmerischer wahrgenommen wird.

Wichtig ist: Du kannst Dir den Status nicht frei aussuchen. Es entscheidet das Finanzamt – basierend auf Deiner tatsächlichen Tätigkeit und deren Beschreibung im steuerlichen Erfassungsbogen. Mit einer klaren, gut formulierten Tätigkeitsbeschreibung kannst Du jedoch Einfluss auf die Einstufung nehmen.

FAQ

Was sind die Hauptunterschiede zwischen Freiberufler:innen und Gewerbetreibenden?

Freiberufler:innen zahlen keine Gewerbesteuer, nutzen fast immer die einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung und melden ihre Tätigkeit nur beim Finanzamt an. Gewerbetreibende müssen zusätzlich zum Gewerbeamt, können bilanzpflichtig werden und zahlen ab einem Gewerbeertrag von 24.500 € Gewerbesteuer.

Muss ich als Freiberufler:in die Kleinunternehmerregelung beachten?

Ja, die Regelung gilt für alle Unternehmer:innen. Wenn Dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 € bleibt, kannst Du Rechnungen ohne Umsatzsteuer stellen. Die Regelung ist optional – Du kannst auch zur Regelbesteuerung optieren.

Was sind die wesentlichen Unterschiede in den Registrierungsverfahren für Freiberufler:innen und Kleingewerbe?

Freiberufler:innen melden sich direkt beim Finanzamt über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an. Kleingewerbetreibende müssen ihr Geschäft zusätzlich beim Gewerbeamt anmelden. Beide erhalten vom Finanzamt eine Steuernummer und legen dort auch die Umsatzsteueroption fest.

Freelancer und Freiberufler: Was ist der Unterschied?

„Freelancer“ ist ein umgangssprachlicher Begriff für Selbstständige, die ohne Festanstellung arbeiten. Rechtlich unterscheidet das deutsche Steuerrecht jedoch nur zwischen Freiberufler:innen und Gewerbetreibenden. Ob Du also als Freelancer Freiberufler:in oder Gewerbetreibende:r bist, hängt von Deiner Tätigkeit ab.