Fragebogen zur steuerlichen Erfassung – Pflicht für alle, die ein Unternehmen gründen oder selbstständig starten wollen. Hier erfährst Du, welche Angaben zählen, welche Fristen Du im Blick behalten musst und wie Du das Formular online ausfüllst.

Inhalt

Was ist der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung?

Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ist das zentrale Dokument, mit dem Gründer:innen und Selbstständige dem Finanzamt mitteilen, dass sie ihre Tätigkeit aufgenommen haben. Ohne diese Meldung kannst Du keine Steuernummer beantragen und somit keine Rechnungen ausstellen.

Rechtliche Grundlage und Fristen

Die rechtliche Grundlage bildet § 138 Abgabenordnung (AO). Dort ist geregelt, dass Du den Beginn einer gewerblichen, freiberuflichen oder land- und forstwirtschaftlichen Tätigkeit innerhalb eines Monats anzeigen musst. Seit 1. Januar 2021 ist das ausschließlich digital über ELSTER möglich; Papierformulare gibt es nur noch auf Antrag.

Zur Abgabe verpflichtet sind alle, die ein Einzelunternehmen, eine GbR, eine Kapitalgesellschaft (GmbH, UG, AG) oder einen wirtschaftlich tätigen Verein gründen. Auch Land- und Forstwirt:innen gehören dazu. Wer diese Frist versäumt, muss mit Zwangsgeldern rechnen, und das Finanzamt kann Umsätze und Gewinne schätzen – oft zu Deinem Nachteil.

Für die Abgabe meldest Du Dich in ELSTER mit Deinem Benutzerkonto an, wählst unter „Alle Formulare“ den passenden Fragebogen für Deine Rechtsform aus, füllst ihn vollständig aus und sendest ihn elektronisch ab. Falls zusätzliche Unterlagen nötig sind, etwa ein SEPA-Lastschriftmandat, lädst Du sie als PDF über „Sonstige Nachricht“ hoch.

KI-Buchhaltung erkunden

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung – Ausfüllhilfe Schritt für Schritt

Damit das Ausfüllen reibungslos läuft, lohnt sich eine strukturierte Vorgehensweise.

Persönliche Angaben eintragen

Zunächst trägst Du Deine persönlichen Daten ein – dazu gehören Name, Anschrift, Geburtsdatum, Steuer-ID und Kontaktdaten. Diese Angaben müssen exakt mit amtlichen Dokumenten übereinstimmen.

Tätigkeit präzise beschreiben

Danach folgt die Beschreibung Deiner Tätigkeit. Sei hier so konkret wie möglich, um Missverständnisse zu vermeiden. Eine Formulierung wie „Webentwicklung und UX-Design“ ist deutlich hilfreicher als „IT“.

Beginn der Tätigkeit festhalten

Anschließend gibst Du das Datum an, an dem Deine Geschäftstätigkeit beginnt. Das kann auch der Tag einer ersten Vorbereitungshandlung sein, etwa der Mietvertragsabschluss oder die Veröffentlichung Deiner Website.

Umsatz- und Gewinnprognose erstellen

Darauf folgen Deine Schätzungen zu voraussichtlichen Umsätzen und Gewinnen. Diese Werte bilden die Grundlage für Deine Einkommen- und Umsatzsteuer-Vorauszahlungen, lassen sich aber bei Änderungen anpassen.

Gewinnermittlungsart wählen

Bei der Gewinnermittlung wählst Du in der Regel als Einzelunternehmer:in oder Freiberufler:in die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Kapitalgesellschaften und größere Betriebe müssen die doppelte Buchführung anwenden.

Umsatzsteuer-Optionen festlegen

Ein zentraler Abschnitt betrifft die Umsatzsteuer. Du entscheidest, ob Du die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) in Anspruch nehmen möchtest. Seit 2025 gelten neue, deutlich höhere Grenzen: maximal 25.000 € Umsatz im Vorjahr und bis zu 100.000 € im laufenden Jahr. Alternativ kannst Du die Regelbesteuerung wählen, um Vorsteuer aus Investitionen geltend zu machen.

Zusätzlich kannst Du – unabhängig von der Kleinunternehmerfrage – die Istbesteuerung (§ 20 UStG) beantragen. Seit 2025 können Betriebe mit bis zu 800.000 € Vorjahresumsatz die Istbesteuerung nutzen. Dann führst Du die Umsatzsteuer erst ab, wenn Kund:innen tatsächlich zahlen.

Bankverbindung und SEPA-Mandat angeben

Zum Schluss gibst Du Deine Bankverbindung an. Das Finanzamt benötigt Deine IBAN für eventuelle Erstattungen. Das SEPA-Lastschriftmandat für Steuerzahlungen reichst Du separat in ELSTER als PDF ein.

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen

Das Einzelunternehmen ist die beliebteste Rechtsform für Gründer:innen in Deutschland. Ob Du ein Gewerbe betreibst oder freiberuflich tätig bist, bestimmt den Ablauf.

Freiberufler:innen – etwa Ärzt:innen, Journalist:innen oder Entwickler:innen – müssen keine Gewerbeanmeldung vornehmen. Sie melden sich direkt mit dem Fragebogen beim Finanzamt an. Gewerbetreibende hingegen müssen vor dem Ausfüllen des ELSTER-Formulars ihr Gewerbe bei der Stadt oder Gemeinde anmelden.

Im Fragebogen entscheidest Du, ob Du als Kleinunternehmer starten möchtest oder lieber die Regelbesteuerung wählst. Ein Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung kann sich lohnen, wenn Du hohe Anfangsinvestitionen planst und die Vorsteuer geltend machen willst. Für die Berechnung Deiner Vorauszahlungen sind Deine Umsatz- und Gewinnprognosen entscheidend. Eine realistische Schätzung verhindert hohe Nachzahlungen.

KI-Buchhaltung entdecken

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Kleingewerbe

Der Begriff „Kleingewerbe“ ist zivilrechtlich definiert und bezeichnet ein Gewerbe ohne Eintrag ins Handelsregister. Steuerlich gibt es dafür keine Sonderform, aber viele Kleingewerbetreibende nutzen die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG.

Im Fragebogen setzt Du dafür einfach den Haken im entsprechenden Feld. Seit 2025 gilt: nicht mehr als 25.000 € Umsatz im Vorjahr und maximal 100.000 € im laufenden Jahr. Entscheidest Du Dich für die Regelbesteuerung, bist Du fünf Jahre an diese Wahl gebunden. Prüfe in diesem Fall Deine Kleingewerbe-Kosten, um den Vorteil des Vorsteuerabzugs abzuschätzen.

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Freiberufler

Freiberufler:innen zählen zu einer besonderen Gruppe: Sie unterliegen nicht der Gewerbesteuer und müssen keine Gewerbeanmeldung vornehmen. Stattdessen reicht es, die freiberufliche Tätigkeit anzumelden und über den Fragebogen die Steuernummer zu beantragen.

Wichtig ist eine präzise Tätigkeitsbeschreibung im Formular, damit das Finanzamt Deine Tätigkeit richtig einordnet. Auch hier wählst Du, ob Du die Kleinunternehmerregelung nutzen oder auf die Regelbesteuerung setzen möchtest. Die Istbesteuerung kann für Freiberufler:innen mit projektbasierten Einnahmen die Liquidität verbessern.

KI-Buchhaltungsagent ausprobieren

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: GbR

Gründer:innen einer GbR nutzen in ELSTER das spezielle Formular „Gründung einer Personengesellschaft/-gemeinschaft“. Vor der Eingabe aller Daten sollten die internen Vereinbarungen zwischen den Gesellschafter:innen stehen, etwa zur Gewinnverteilung.

Das Formular fragt unter anderem die Gesellschafterdaten, deren Steuer-IDs, die Höhe der Beteiligungen und die Bankverbindung der GbR ab. Auch wenn die Gesellschaft eine eigene Steuernummer erhält, muss jede:r Gesellschafter:in die erzielten Gewinne zusätzlich in der eigenen Einkommensteuererklärung angeben.

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: GmbH

Für Kapitalgesellschaften wie die GmbH gibt es in ELSTER das Formular „Kapitalgesellschaft/Genossenschaft“. Hier werden Informationen zu den Geschäftsführer:innen, den Beteiligungsverhältnissen und zum Stammkapital abgefragt.

Außerdem sind Umsatz- und Gewinnprognosen sowie Entscheidungen zur Umsatzsteuer zu hinterlegen. Falls bereits Mitarbeitende eingestellt werden, müssen auch Angaben zur Lohnsteuer gemacht werden. Eine GmbH zahlt grundsätzlich Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer.

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: UG

Die UG (haftungsbeschränkt) nutzt das gleiche Formular wie die GmbH, muss aber einige Besonderheiten beachten. Durch die geringe Stammeinlage von nur einem Euro ist die Gesellschaft verpflichtet, jährlich 25 % des Überschusses als Rücklage zu bilden, bis das Stammkapital einer GmbH erreicht ist. Umsatzsteuer und Istbesteuerung prüfst Du hier wie bei der GmbH.

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Verein

Vereine müssen den Fragebogen ausfüllen, sobald sie wirtschaftlich tätig werden – auch, wenn sie als gemeinnützig anerkannt sind. Das Formular fragt unter anderem nach den Satzungszwecken, die für die steuerliche Einstufung relevant sind.

Gemeinnützige Vereine sind oft von Körperschaft- und Gewerbesteuer befreit, können aber umsatzsteuerpflichtig sein. Neben den allgemeinen Angaben müssen Bankverbindung und BIC hinterlegt werden.

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: selbständige Tätigkeit

Selbständige – egal ob im Haupt- oder Nebenerwerb – müssen den Fragebogen ausfüllen. Der Ablauf ist identisch, aber die steuerlichen Entscheidungen hängen stark von der Branche und der Umsatzprognose ab.

Im Handwerk lohnt sich häufig die Regelbesteuerung, um Vorsteuer aus Material- und Werkzeugkosten zu ziehen. In der IT- oder Kreativbranche hängt die Entscheidung oft von der Kundschaft ab – B2B-Kunden erwarten einen Umsatzsteuerausweis. Wer ein Nebengewerbe führt, muss die Steuern ebenfalls korrekt angeben. Ob Umsatzsteuer anfällt, richtet sich auch hier nach § 19 UStG.

Schau Dir unsere anderen Artikel an:

Letzte Artikel