Rechnungen ohne Mehrwertsteuer zu schreiben, ist in Deutschland unter bestimmten Voraussetzungen erlaubt. Das gilt etwa für Kleinunternehmer:innen, steuerfreie Leistungen und bestimmte Auslandsgeschäfte. Du darfst die Umsatzsteuer jedoch nicht nach Belieben weglassen. Hier erfährst Du, welche Regeln 2026 gelten, welche Pflichtangaben nötig sind und wie Du Deine Rechnung richtig formulierst.

Inhalt

Wann darfst Du eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ausstellen?

Ob Umsatzsteuer anfällt, hängt von Deiner Tätigkeit, Deinen Kund:innen und dem Ort der Leistung ab. Die wichtigsten Fälle findest Du in dieser Übersicht.

FallRechtsgrundlageBeispielRechnungshinweis
Kleinunternehmerregelung§ 19 UStGSelbstständige:r mit geringem UmsatzSteuerbefreiung gemäß § 19 UStG
Steuerfreie Leistung§ 4 UStGBestimmte HeilbehandlungKonkrete Steuerbefreiung
Innergemeinschaftliche Lieferung§ 4 Nr. 1b, § 6a UStGWaren an EU-UnternehmenSteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung
Ausfuhrlieferung§ 4 Nr. 1a, § 6 UStGWarenexport ins DrittlandSteuerfreie Ausfuhrlieferung
Reverse Charge§§ 13b, 14a UStGBestimmte BauleistungSteuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers
Nicht steuerbare Auslandsleistung§ 3a Abs. 2 UStGBeratung für AuslandsfirmaNicht steuerbar in Deutschland

Die Voraussetzungen unterscheiden sich je nach Fall. Eine steuerfreie EU-Warenlieferung ist beispielsweise nicht dasselbe wie Reverse Charge.

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Wie stellst Du als Kleinunternehmer:in eine Rechnung ohne Umsatzsteuer aus?

Nach § 19 UStG können Unternehmen mit geringen Umsätzen steuerfrei abrechnen. Das gilt unabhängig davon, ob Du ein Kleingewerbe betreibst.

Welche Umsatzgrenzen gelten 2026?

Dein Gesamtumsatz im Vorjahr darf 25.000 € nicht überschritten haben. Im laufenden Jahr liegt die Grenze bei 100.000 €. Bereits der Umsatz, mit dem Du die Grenze von 100.000 € im laufenden Jahr überschreitest, unterliegt der Regelbesteuerung.

Im Gründungsjahr gilt eine Grenze von 25.000 €. Entscheidend ist Dein Umsatz, nicht Dein Gewinn.

Was passiert beim Überschreiten der 100.000-€-Grenze?

Angenommen, Dein Gesamtumsatz liegt 2026 bei 98.000 €. Für eine weitere Leistung erhältst Du 5.000 €. Mit diesem Zahlungseingang überschreitest Du die Grenze von 100.000 €, und die Steuerbefreiung entfällt für den gesamten neuen Umsatz, nicht nur für die 3.000 € oberhalb der Grenze. Hast Du einen Endpreis von 5.000 € vereinbart, bleiben Dir bei 19 % Umsatzsteuer nur 4.201,68 € vor weiteren Kosten. Die 798,32 € entfallen auf die Umsatzsteuer. Vereinbare deshalb, ob der angebotene Preis die Umsatzsteuer umfasst. Ab diesem Umsatz gelten die regulären Erklärungspflichten.

Musst Du die Kleinunternehmerregelung beantragen?

Bei der Gründung machst Du im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER Angaben zur Kleinunternehmerregelung. Ein gesonderter Antrag ist nicht nötig. Erfüllst Du die gesetzlichen Voraussetzungen, gilt die Regelung grundsätzlich automatisch. Du kannst aber freiwillig zur Regelbesteuerung wechseln. Der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bindet Dich mindestens fünf Kalenderjahre.

Als Kleinunternehmer:in darfst Du keine Umsatzsteuer auf Deinen Rechnungen ausweisen. Gleichzeitig kannst Du keine Vorsteuer aus betrieblichen Ausgaben abziehen.

Zahlen Kleinunternehmer:innen für Auslandsleistungen Umsatzsteuer?

Ja. Buchst Du beispielsweise Onlinewerbung bei einem Unternehmen in Irland, greift bei einer B2B-Leistung regelmäßig Reverse Charge nach § 13b UStG. Der Anbieter weist dabei keine deutsche Umsatzsteuer aus. Stattdessen berechnest Du sie selbst. Bei 100 € Werbekosten und 19 % Steuersatz schuldest Du damit 19 € deutsche Umsatzsteuer. Weil Du als Kleinunternehmer:in keine Vorsteuer aus solchen Kosten abziehen darfst, steigt Deine Ausgabe auf 119 €. Für den betroffenen Zeitraum musst Du grundsätzlich eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben, selbst wenn Du sonst von dieser Pflicht befreit bist. Prüfe deshalb Rechnungen ausländischer Dienstleister sorgfältig, bei Werbung, Software und anderen digitalen Leistungen.

Welche Leistungen sind nach § 4 UStG steuerfrei?

Einige Umsätze sind unabhängig vom Jahresumsatz steuerfrei. Beispiele sind bestimmte Heilbehandlungen, Bildungsangebote, Vermietungen sowie ausgewählte soziale, kulturelle und finanzielle Leistungen.

Nicht jede Leistung aus diesen Branchen ist steuerfrei. Entscheidend sind die Voraussetzungen aus § 4 UStG.

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Wann sind 0 % Umsatzsteuer richtig?

Eine Rechnung mit Nullsteuersatz ist nicht dasselbe wie eine Rechnung über eine steuerfreie Leistung. Nach § 12 Abs. 3 UStG gilt etwa für bestimmte Photovoltaikanlagen ein Umsatzsteuersatz von 0 %. Das betrifft unter den gesetzlichen Voraussetzungen beispielsweise Solarmodule, passende Speicher und deren Installation. Der Umsatz bleibt steuerpflichtig, nur die berechnete Steuer beträgt null. Der liefernde Betrieb darf die Vorsteuer auf zugehörige Eingangsleistungen grundsätzlich abziehen. Für steuerfreie Leistungen nach § 4 UStG ist das oft ausgeschlossen. Der Vermerk «0 % MwSt.» ersetzt daher nicht den Steuerhinweis auf anderen Rechnungen.

Wann darfst Du Kund:innen im Ausland ohne deutsche Umsatzsteuer abrechnen?

Ein ausländischer Unternehmenssitz allein reicht nicht aus. Entscheidend ist, ob Du Waren lieferst oder Dienstleistungen anbietest und ob Du an Unternehmen oder Privatkund:innen verkaufst.

Wann sind Warenlieferungen innerhalb der EU steuerfrei?

Bei regelbesteuerten Unternehmen kann eine innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei sein. Die Ware muss dabei nachweislich in einen anderen EU-Staat gelangen. Prüfe dafür die gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) Deiner Kund:innen und achte auf vollständige Beförderungsnachweise.

Beide USt-IdNrn. gehören grundsätzlich auf die Rechnung. Auch die Zusammenfassende Meldung ist wichtig. Bedenke auch, dass eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung kein Reverse-Charge-Fall ist.

Wie rechnest Du Dienstleistungen an EU-Unternehmen ab?

Bei vielen Leistungen, etwa einer Beratung für ein französisches Unternehmen, liegt der Leistungsort beim empfangenden Unternehmen. Dieses schuldet dort in der Regel die Umsatzsteuer.

Prüfe auch hier beide USt-IdNrn. und beachte die Zusammenfassende Meldung. Die Rechnung musst Du grundsätzlich bis zum 15. Tag des Folgemonats ausstellen.

Was gilt für Geschäfte mit Drittländern?

Warenexporte können mit Ausfuhrnachweis steuerfrei sein. Bei Dienstleistungen entscheidet der Leistungsort.

Liegt der Leistungsort einer B2B-Beratung beispielsweise in einem Drittland, ist die Leistung in Deutschland nicht steuerbar. Im Zielland können trotzdem Steuern anfallen.

Was gilt für Privatkund:innen in der EU?

Bei bestimmten grenzüberschreitenden Warenverkäufen und digitalen Leistungen gilt eine gemeinsame Umsatzschwelle von 10.000 € für das Vorjahr und das laufende Jahr.

Oberhalb dieser Grenze fällt grundsätzlich Steuer im Zielland an, oft über den One-Stop-Shop (OSS).

Die Schwelle ist keine Steuerbefreiung. Kleinunternehmer:innen sollten zusätzlich § 19 und gegebenenfalls § 19a UStG prüfen.

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Welche steuerfreien Umsätze erlauben den Vorsteuerabzug?

Ob Du Vorsteuer abziehen darfst, hängt vom Steuerfall ab. Bei vielen Umsätzen nach § 4 UStG, etwa bestimmten Heilbehandlungen, scheidet der Abzug aus. Für steuerfreie Ausfuhrlieferungen und innergemeinschaftliche Lieferungen bleibt er dagegen grundsätzlich möglich. Kaufst Du Waren zum Export ein, kannst Du die auf den Einkauf entfallende Umsatzsteuer daher unter den Voraussetzungen abziehen. Bietest Du daneben Leistungen ohne Vorsteuerabzug an, musst Du gemeinsame Kosten gegebenenfalls sachgerecht aufteilen. Wichtig: Als Kleinunternehmer:in kannst Du für Deine nach § 19 UStG steuerfreien Umsätze grundsätzlich keine Vorsteuer geltend machen.

Wann gilt Reverse Charge innerhalb Deutschlands?

Bei bestimmten Umsätzen zwischen deutschen Unternehmen schulden die Leistungsempfänger:innen die Umsatzsteuer. Du stellst dann eine Rechnung ohne gesonderten Steuerausweis aus.

Das betrifft beispielsweise bestimmte Bau- und Gebäudereinigungsleistungen, Lieferungen von Schrott und ausgewählten Metallen sowie bestimmte Lieferungen elektronischer Geräte.

Die Einzelheiten regelt § 13b UStG. Mehr dazu erfährst Du im Finom-Ratgeber zur Reverse-Charge-Rechnung.

Welche Pflichtangaben braucht eine Rechnung ohne MwSt.?

Wenn Du eine Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben möchtest, hängen die Pflichtangaben vom jeweiligen Steuerfall ab. Für Kleinunternehmer:innen gelten vereinfachte Vorgaben.

Welche Angaben braucht eine Kleinunternehmerrechnung?

Nach § 34a UStDV sind folgende Angaben nötig:

  • vollständiger Name und Anschrift beider Seiten
  • Deine Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
  • das Ausstellungsdatum
  • Menge und Art der Waren oder Umfang und Art der Leistung
  • Gesamtentgelt und Hinweis auf § 19 UStG
  • die Bezeichnung «Gutschrift», falls die empfangende Seite abrechnet

Rechnungsnummer und Leistungsdatum sind hier nicht verpflichtend. Für Deine Unterlagen sind sie trotzdem sinnvoll.

Was gilt bei anderen Rechnungen ohne Umsatzsteuer?

Bei sonstigen Steuerbefreiungen, Reverse Charge und Auslandsgeschäften gelten grundsätzlich die umfangreicheren Anforderungen der §§ 14 und 14a UStG.

Je nach Fall brauchst Du zusätzliche USt-IdNrn. und einen eindeutigen Steuerhinweis.

Welcher Steuerhinweis und welches Rechnungsmuster passen?

Der Steuerhinweis erklärt, weshalb Du keine deutsche Umsatzsteuer ausweist. Verwende nur die Formulierung, die tatsächlich zu Deinem Umsatz passt.

FallPassende Formulierung
KleinunternehmerregelungSteuerbefreiung für Kleinunternehmer:innen gemäß § 19 UStG.
Reverse ChargeSteuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.
Innergemeinschaftliche LieferungSteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gemäß § 4 Nr. 1b i. V. m. § 6a UStG.
AusfuhrlieferungSteuerfreie Ausfuhrlieferung gemäß § 4 Nr. 1a i. V. m. § 6 UStG.
AuslandsdienstleistungNicht steuerbar in Deutschland gemäß § 3a Abs. 2 UStG.

Wie sieht eine Kleinunternehmerrechnung als Muster aus?

RECHNUNG

Mara Muster 
Musterweg 1,
10115 Berlin 
Steuernummer: [Steuernummer]

Rechnung an: 
Studio Beispiel 
Beispielweg 2 
20095 Hamburg

Rechnungsnummer: 2026-014 
Rechnungsdatum: 9. Oktober 2026 
Leistungsdatum: 8. Oktober 2026

BeschreibungMengeEinzelpreisGesamtpreis
Erstellung eines Logoentwurfs1500,00 €500,00 €
Gesamtbetrag  500,00 €

Hinweis zur Umsatzsteuer

Steuerbefreiung gemäß § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung). Es wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.

Zahlungsinformationen

Zahlungsziel: 23. Oktober 2026 
Kontoinhaber:in: Mara Muster 
IBAN: [Bankverbindung] 
Verwendungszweck: Rechnung 2026-014

Vielen Dank für Ihren Auftrag!

Tipp: Mit der kostenlosen Rechnungsfunktion von Finom kannst Du Deine Rechnungen erstellen und verwalten. Dabei kannst Du den Steuerhinweis ergänzen, der zu Deinem Fall passt.

Müssen Kleinunternehmer:innen 2026 E-Rechnungen ausstellen?

Kleinunternehmer:innen müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Sie müssen jedoch E-Rechnungen empfangen und ordnungsgemäß aufbewahren können.

Eigene Rechnungen kannst Du weiterhin auf Papier oder mit Zustimmung Deiner Kund:innen als PDF versenden. Ein einfaches PDF zählt rechtlich jedoch nicht als E-Rechnung.

Mehr dazu findest Du im Finom-Ratgeber zur E-Rechnungspflicht.

Wie lange musst Du Rechnungen ohne Umsatzsteuer aufbewahren?

Nach § 14b UStG musst Du erhaltene Rechnungen und Kopien Deiner Ausgangsrechnungen grundsätzlich acht Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt am Ende des Jahres der Rechnungsausstellung. Für eine Rechnung vom Oktober 2026 endet sie damit am 31. Dezember 2034. Bei E-Rechnungen musst Du den strukturierten Datenteil im Originalformat aufbewahren; ein bloßer Ausdruck genügt nicht. Archiviere auch die zu jeder Rechnung gehörigen Belege, etwa Ausfuhrnachweise oder Nachweise für innergemeinschaftliche Lieferungen. Beachte außerdem, dass steuerliche Prüfungen oder andere gesetzliche Pflichten eine längere Aufbewahrung erfordern können.

Welche Fehler solltest Du bei Rechnungen ohne Umsatzsteuer vermeiden?

Auch kleine Fehler können zu Problemen mit dem Finanzamt führen. Prüfe Deine Rechnung deshalb vor dem Versand auf diese häufigen Fehler:

  • fehlender Grund für den fehlenden Umsatzsteuerausweis
  • «0 % MwSt.» statt des passenden Steuerhinweises
  • Verwechslung von Steuerbefreiung, Nichtsteuerbarkeit und Reverse Charge
  • ungeprüfte USt-IdNrn. oder fehlende Ausfuhrnachweise
  • Anwendung von B2B-Regeln auf Privatkund:innen
  • versehentlich ausgewiesene Umsatzsteuer

Bei einem unrichtigen oder unberechtigten Steuerausweis kannst Du die Steuer nach § 14c UStG schulden. Korrigiere solche Rechnungen deshalb nach den gesetzlichen Vorgaben.

FAQ

Sind Mehrwertsteuer und Umsatzsteuer dasselbe?

Ja. Umsatzsteuer ist der gesetzliche Begriff, Mehrwertsteuer die geläufige Bezeichnung für dieselbe Steuer.

Darf eine Privatperson eine Rechnung ohne MwSt. schreiben?

Für einen echten Privatverkauf kannst Du einen Beleg ausstellen. Kennzeichne ihn als Privatverkauf und weise keine Umsatzsteuer aus.

Kannst Du eine Rechnung ohne Umsatzsteuer als Betriebsausgabe absetzen?

Ja, sofern die Ausgabe betrieblich veranlasst ist. Ohne gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer gibt es allerdings keinen Vorsteuerabzug.

Ist der Rechnungsbetrag netto oder brutto?

Es ist der vollständig zu zahlende Endbetrag ohne gesonderten Umsatzsteuerausweis. Bei Kleinunternehmerrechnungen ist keine Aufteilung in Netto und Brutto nötig.

Wie korrigierst Du eine fehlerhafte Rechnung?

Erstelle eine eindeutig zuordenbare Korrektur oder storniere die Rechnung und stelle sie neu aus. Für falsche Steuerbeträge gelten zusätzliche Vorgaben.

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