Kontoauszüge aufbewahren klingt banal, wird aber spätestens bei einer Betriebsprüfung kritisch. Fehlende Belege kosten Zeit, Nerven und im schlimmsten Fall Geld. Wenn Du die geltenden Fristen 2026 kennst, schützt Du Dein Business vor unnötigem Ärger mit dem Finanzamt.

Inhalt

Kontoauszüge aufbewahren: Fristen im Überblick

WerWas aufbewahrenWie lange aufbewahren
PrivatpersonenKontoauszüge (allgemeine Orientierung)etwa 3 Jahre empfohlen
PrivatpersonenKontoauszüge und Rechnungen für Steuerzwecke (z. B. Spenden, Handwerkerleistungen)mindestens bis der Steuerbescheid bestandskräftig ist
Privatpersonen (Handwerker- oder Bauleistungen an eigener Immobilie)Rechnungen und Zahlungsnachweise, ggf. Kontoauszüge2 Jahre gesetzliche Pflicht
Privatpersonen mit Überschusseinkünften über 500.000 € (§147a AO)steuerlich relevante Unterlagen, ggf. auch Kontoauszüge6 Jahre
Unternehmen, Selbständige, FreiberuflerHandels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich relevante Unterlagen (keine Buchungsbelege)6 Jahre
Unternehmen, Selbständige, FreiberuflerKontoauszüge, Rechnungen, Quittungen (Buchungsbelege)8 Jahre
Unternehmen, Selbständige, FreiberuflerHandelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Bilanzen10 Jahre
KI-Buchhaltung erkunden

Wie lange sollten Privatpersonen Kontoauszüge aufbewahren?

Für Privatpersonen ist es empfehlenswert, Kontoauszüge drei Jahre aufzubewahren. Eine gesetzliche Pflicht gibt es dafür nicht. Die Orientierung ergibt sich aus der regelmäßigen Verjährungsfrist nach § 195 BGB. Innerhalb dieses Zeitraums kannst Du Ansprüche noch nachweisen, zum Beispiel bei fehlerhaften Abbuchungen oder verspäteten Rückzahlungen.

Kontoauszüge für Steuer und Sonderfälle aufbewahren

Wenn Du Belege für die Steuererklärung nutzt, etwa für Spenden, Handwerkerleistungen oder haushaltsnahe Dienstleistungen, solltest Du die zugehörigen Kontoauszüge und Rechnungen mindestens so lange aufbewahren, bis der Steuerbescheid bestandskräftig ist. Wird er geändert oder legst Du Einspruch ein, beginnt die Frist erneut.

Für Bau- oder Handwerksleistungen an Deiner eigenen Immobilie gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren. Bei möglichen Baumängeln kann es sinnvoll sein, Unterlagen sogar fünf Jahre zu behalten, um Gewährleistungsansprüche belegen zu können.

Aufbewahrungspflichten für Besserverdienende

Erzielst Du als Privatperson positive Überschusseinkünfte von mehr als 500.000 € pro Kalenderjahr, greift § 147a Abgabenordnung. In diesem Fall musst Du steuerlich relevante Unterlagen sechs Jahre aufbewahren. Dazu können auch Kontoauszüge gehören, wenn sie für Deine Besteuerung von Bedeutung sind.

Betroffen sind vor allem Personen mit hohen Einkünften aus Vermietung, Kapitalvermögen oder nichtselbständiger Arbeit. Liegt Dein Einkommen in dieser Größenordnung, solltest Du Deine Unterlagen strukturiert archivieren, um bei einer späteren Prüfung vorbereitet zu sein.

Nach aktuellem Stand soll die Einkommensgrenze ab dem Veranlagungszeitraum 2027 auf 750.000 € angehoben werden. Ob und wann diese Anpassung endgültig in Kraft tritt, hängt vom weiteren Gesetzgebungsverfahren ab. Prüfe Deine individuelle Situation daher frühzeitig gemeinsam mit einer Steuerberatung.

Wie lange müssen Unternehmen Kontoauszüge aufbewahren?

Für Unternehmen, Selbständige und Freiberufler:innen gilt eine klare Regelung: Laut Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO) müssen geschäftliche Unterlagen je nach Art acht bis zehn Jahre aufbewahrt werden.

Kontoauszüge zählen dabei zu den Buchungsbelegen – und für sie gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Zehn Jahre bleiben weiterhin Pflicht für Unterlagen wie Handelsbücher, Inventare, Jahresabschluss und Bilanz.

So stellst Du sicher, dass Deine Buchhaltung jederzeit GoBD-konform bleibt und Du bei einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite bist.

Aufbewahrungsfristen im Überblick

Wie lange Du Unterlagen aufbewahren musst, hängt von ihrer Art ab. Grundlage sind § 147 Abgabenordnung und § 257 Handelsgesetzbuch. Seit dem 1. Januar 2025 gelten für bestimmte Dokumente verkürzte Fristen.

  • 10 Jahre: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte sowie alle Unterlagen, die zum Verständnis dieser Dokumente erforderlich sind. 
  • 8 Jahre: Buchungsbelege wie Kontoauszüge, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen und Zahlungsnachweise. Die verkürzte Frist gilt für Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist ab dem 1. Januar 2025 beginnt. 
  • 6 Jahre: Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich relevante Unterlagen, sofern sie nicht als Buchungsbelege einzuordnen sind.

Die Frist beginnt jeweils mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.

Relevante Unterlagen richtig sichern

Zu den aufbewahrungspflichtigen Belegen gehören Rechnungen, Quittungen, Verträge, Lohn- und Reisekostenbelege ebenso wie digitale Kontoauszüge. Wichtig ist, dass die Daten vollständig, lesbar und unveränderbar archiviert werden – also GoBD-konform. 

Wer seine Unterlagen digital ablegt, spart Platz und behält den Überblick. Moderne Buchhaltungstools oder Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) helfen, Fristen automatisch einzuhalten und alles revisionssicher zu speichern.

KI-Buchhaltung entdecken

Warum sollte man Kontoauszüge aufbewahren?

Kontoauszüge sind mehr als nur Papier oder PDF. Sie dokumentieren jede Bewegung auf Deinem Geschäftskonto und dienen als zentraler Zahlungsnachweis. 

Steuerlich helfen sie, Einnahmen und Ausgaben nachzuweisen, zum Beispiel für das Finanzamt, den Vorsteuerabzug oder die Steuererklärung. Auch Spenden und Handwerkerleistungen lassen sich so belegen. 

Rechtlich sind Kontoauszüge oft der einzige Nachweis einer Zahlung. Sie schützen Dich bei Reklamationen, Mahnungen oder unberechtigten Abbuchungen.

Und finanziell geben sie Dir einen klaren Überblick: Du erkennst Ausgabentrends, Abos und doppelte Buchungen schneller – und steuerst Deine Finanzen mit weniger Aufwand.

Welche Methoden werden für die Aufbewahrung von Kontoauszügen verwendet?

Ob Papier oder digital – wichtig ist, dass Deine Kontoauszüge geordnet, vollständig und nachvollziehbar bleiben. Beides hat seine Vorteile, doch die digitale Aufbewahrung punktet meist in Sachen Komfort und Sicherheit.

Physische Aufbewahrung von Kontoauszügen

Erhältst Du Kontoauszüge in Papierform, kannst Du sie grundsätzlich auch physisch aufbewahren. Wichtig ist, dass sie vollständig, geordnet und dauerhaft lesbar bleiben. Bewahre sie am besten nach Jahr und Konto getrennt auf. Thermobelege solltest Du kopieren oder zusätzlich digital sichern, da sie mit der Zeit verblassen können. Beschädigte oder unleserliche Belege gelten im Zweifel als nicht ordnungsgemäß archiviert.

Digitale Aufbewahrung von Kontoauszügen

Digitale Kontoauszüge dürfen die Papierform ersetzen, wenn sie GoBD-konform archiviert werden. Das bedeutet: vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar. Eine bloße Ablage im E-Mail-Postfach oder in einem normalen Dateiordner genügt nicht.

Zulässig sind revisionssichere Archivsysteme, Buchhaltungssoftware oder Dokumentenmanagement-Systeme, die Änderungen protokollieren und im Prüfungsfall den Datenzugriff ermöglichen. Auch Cloud-Lösungen sind erlaubt, sofern sie diese Anforderungen erfüllen.

FAQ

Wie lange müssen Kontoauszüge aufbewahrt werden?

Privatpersonen sollten Kontoauszüge in der Regel drei Jahre behalten. Unternehmen müssen sie als Buchungsbelege acht Jahre, andere Unterlagen wie Bilanz oder Jahresabschluss zehn Jahre sichern.

Können digitale Kontoauszüge Papier ersetzen?

Ja. Digitale Kontoauszüge dürfen Papierbelege ersetzen, wenn sie GoBD-konform archiviert werden. Das bedeutet, sie müssen vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar sein. Eine einfache Ablage als PDF im normalen Dateiordner reicht nicht aus.

Was tun, wenn ein Kontoauszug verloren geht?

Geht ein Kontoauszug verloren, kannst Du ihn in der Regel über das Online-Banking erneut herunterladen oder bei Deiner Bank eine Kopie anfordern. Wichtig ist, dass der Zahlungsnachweis lückenlos bleibt. Für Unternehmen sollte der ersetzte Beleg wieder GoBD-konform archiviert werden, damit die Dokumentation vollständig bleibt.

Wie lange sollte man Kontoauszüge aufheben?

Wie lange Du Kontoauszüge aufheben solltest, hängt davon ab, ob Du privat oder unternehmerisch handelst. Privatpersonen können sich an der dreijährigen Verjährungsfrist orientieren. Für Unternehmen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen von acht Jahren, wenn es sich um Buchungsbelege handelt.

Schau Dir unsere anderen Artikel an:

Letzte Artikel