Ein gut formulierter Text auf der Rechnung macht nicht nur einen professionellen Eindruck, sondern trägt auch zur Kundenzufriedenheit bei. Dieser Leitfaden ist besonders  für Unternehmer, Selbstständige und Buchhalter hilfreich, die ihre Geschäftskommunikation verbessern möchten.

Inhalt

Begrüßung und einleitender Text in der Rechnung

Die richtige Begrüßung und der einleitende Text sind unerlässlich, wenn Du eine professionelle Rechnung schreiben möchtest. Sind sie gut aufgebaut, verleihen diese Elemente Deiner Rechnung einen freundlichen Touch und schaffen Klarheit.

Ob Du eine förmliche oder freundliche Begrüßung wählst, hängt von Deiner Kundenbeziehung ab. Wenn Du einen formellen Text verfassen möchtest, kann Dir eine Rechnungsvorlage für Kleinunternehmen helfen, den richtigen Ton zu finden.

Förmliche Kommunikation

Eine formelle Begrüßung eignet sich für offizielle Anlässe oder neue Kundenbeziehungen. Beispiel:

"Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname], wir danken Ihnen für die gute Zusammenarbeit. Hiermit stellen wir Ihnen unsere Leistungen in Rechnung."

Freundliche Kommunikation

Für langfristige Kunden oder in lockeren Geschäftsverhältnissen darf der Ton freundlicher ausfallen. Beispiel: 

"Hallo [Vorname], vielen Dank für Dein Vertrauen! Hier findest Du eine Aufstellung unserer Leistungen."

Was kann in den Einleitungstext aufgenommen werden?

Um Transparenz zu schaffen, sollte der Einleitungstext folgende Informationen enthalten:

  • Beschreibung der Dienstleistung – Eine kurze Erläuterung, welche Leistungen erbracht und berechnet wurden, hilft dem Kunden, den Rechnungsbetrag nachzuvollziehen.
  • Datum oder Zeitraum der Dienstleistung – Dies hilft dem Kunden bei der Zuordnung. Ein Beispiel wäre „Diese Rechnung gilt für den Zeitraum vom [Datum] bis zum [Datum].“
  • Verweis auf den erteilten Auftrag – Beispielsweise „Gemäß Ihrem Auftrag vom…“

Beispiele für gelungene Einleitungstexte:

  • Förmlich: "Für den nachfolgend aufgeführten Zeitraum stellen wir Ihnen folgende erbrachten Leistungen in Rechnung."
  • Freundlich: "Hier unsere Leistungen an Dich vom [Datum] – danke für die tolle Zusammenarbeit!"

Zahlungsaufforderung in der Rechnung

Die Zahlungsaufforderung sollte klar, präzise und freundlich formuliert sein. Ein zu ausführlicher Text kann unnötig wirken und den Leser verwirren.

Negatives Beispiel:

„Wir hoffen, dass Sie mit unserer Dienstleistung zufrieden sind, und bitten daher höflichst darum, dass Sie die Zahlung so bald wie möglich veranlassen.“

Dieser Text ist zu lang und ungenau. Er gibt dem Kunden keine klare Vorstellung davon, was erwartet wird.

Positives Beispiel:

„Bitte begleiche die Rechnung bis zum [Datum]. Danke!“

Diese Formulierung ist direkt und freundlich. Sie sagt dem Kunden genau, was er tun soll, und legt auch einen klaren Zeitrahmen fest.

Veraltete oder blumige Sprache

Formulierungen wie „untertänigsten Dank im Voraus“ sind heutzutage veraltet. Halte die Zahlungsaufforderung daher modern und direkt. 

Denke auch daran, dass eine gute Zahlungsaufforderung direkt, aber höflich ist. Vermeide es, mit der Tür ins Haus zu fallen – eine klare, aber freundliche Formulierung wirkt oft besser.

Beispiele für gute Zahlungsaufforderungen:

  • „Bitte überweise den Rechnungsbetrag bis spätestens [Datum].“
  • „Wir danken für die fristgerechte Begleichung bis zum [Datum].“

Schlusssätze in Rechnungen

Schlusssätze runden die Rechnung höflich ab und schaffen eine positive Atmosphäre. Ein positiver Schlusssatz, auch als Rechnungsschluss-Text bekannt, kann dazu beitragen, eine langfristige Beziehung aufzubauen und den Kunden zu weiteren regelmäßigen Zahlungen zu ermutigen.

Positive Beispiele:

  • „Vielen Dank für die angenehme Zusammenarbeit und das Vertrauen.“
  • „Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit und stehen bei Fragen gerne zur Verfügung.“

Grußformel und Unterschrift in Rechnungen

Eine Grußformel ist zwar optional, sorgt aber oft für eine persönliche Note. Sie wirkt höflich und zeigt dem Kunden Wertschätzung. Dies kann das Vertrauen stärken und zu einer besseren Kundenbindung führen.

  • Beispiele für eine offizielle Unterschrift: „Mit freundlichen Grüßen, [Name des Unternehmens]“
  • Beispiele für eine freundliche Unterschrift: „Viele Grüße, dein:e [Unternehmensname]“

Unwörter im Text auf der Rechnung

Unwörter wirken unprofessionell und können den Eindruck erwecken, dass die Rechnung automatisch erstellt wurde. Vermeide Begriffe wie „bitte zahlen Sie“, „Mahnung“ und „verpflichtend“. Diese Worte können beim Kunden Unbehagen auslösen.

Warum Unwörter vermeiden?

Die Verwendung von Unwörtern kann:

  • einen negativen Eindruck hinterlassen: Worte wie „verpflichtend“ oder „Mahnung“ erzeugen unnötigen Druck.
  • die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen: Kunden können die Rechnung als Drohung wahrnehmen und negativ reagieren.
  • das Vertrauen schädigen: Eine unangemessene Kommunikation kann die Beziehung belasten.

Nutze stattdessen positive Formulierungen, um eine freundliche Atmosphäre zu schaffen und die Kundenzufriedenheit zu fördern:

  • „Wir freuen uns auf Deine Rückmeldung.“ Diese Formulierung vermittelt Erwartung und Interesse.
  • „Vielen Dank für Deine Unterstützung.“ Das zeigt Deine Wertschätzung und fördert einen positiven Eindruck.
  • „Wir helfen Dir gerne. Bitte kontaktiere uns, falls Du Fragen hast.“ Diese Aussage zeigt, dass Du für die Kunden da bist und ihre Anliegen ernst nimmst.
  • „Wir schätzen Dein Vertrauen und freuen uns auf eine weiterhin gute Zusammenarbeit.“ Das betont die gute Beziehung und die gemeinsame Zukunft.

Vor der Formulierung des Text auf der Rechnung

Es gibt einige Pflichtangaben, die für eine korrekte Rechnungsstellung notwendig sind. Folgende Angaben dürfen auf der Rechnung nicht fehlen:

  • Rechnungsnummer – für die eindeutige Zuordnung
  • Leistungsbeschreibung – detaillierte Angabe der erbrachten Leistungen oder gelieferten Ware und deren Berechnung
  • Datum der Rechnungsstellung
  • Name und Anschrift des Rechnungsstellers und des Empfängers
  • Nettobetrag, Umsatzsteuer und Bruttobetrag
  • Zahlungsbedingungen

Vorteile von Vorlagen und Formularen

Vorlagen und Formulare sind sowohl in Papierform als auch digital verfügbar. Sie erleichtern die Rechnungsstellung und sorgen für Einheitlichkeit. Außerdem stellen sie sicher, dass alle wichtigen Angaben des Unternehmers enthalten sind, und unterstützen somit eine professionelle Präsentation der Rechnung, insbesondere wenn es sich um eine E-Rechnung handelt.

Unterschiedliche Kommunikationsstile

Je nach Kundenbeziehung ist ein formeller oder ein freundlicher Stil angemessen. Auch die Form der Rechnung spielt eine Rolle. Eine E-Rechnung kann zum Beispiel eine gute Lösung für Kunden sein, die moderne Kommunikation bevorzugen.

Diese Tipps und Beispiele helfen Dir, Deinen Rechnungstext klar und ansprechend zu formulieren. So sorgst Du nicht nur für eine bessere Verständlichkeit, sondern hinterlässt auch einen positiven Eindruck bei Deinen Kunden.

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