Reiskosten berekenen wordt gedaan om erachter te komen welke kosten een werknemer maakt om zichzelf naar en van het werk te verplaatsen. Personeel krijgt een vergoeding voor de gemaakte kosten, omdat het anders voor veel mensen veel minder aantrekkelijk zou zijn om ergens te beginnen met werken.

 

Maar hoe werkt een reiskostenvergoeding voor werkgevers precies en waar heeft u allemaal rekening mee te houden? We zochten het uitgebreid voor u uit!

Inhoud

Introductie van de reiskostenvergoeding

De definitie van een reiskostenvergoeding staat voor de kosten die werknemers maken om van huis naar hun werk te reizen en andersom. Hoewel voor woon werkverkeer een vergoeding wettelijk dus vaak niet verplicht is, kunt u er als bedrijf nauwelijks omheen. Al is het alleen maar omdat de rest, en dus ook de concurrentie, ook reiskosten betaalt.

De vergoeding is gebaseerd op de collectieve arbeidsovereenkomst, bedrijfsvoorschriften of arbeidscontracten. Voor specifieke informatie over de kilometervergoeding 2024 en de gevolgen voor de btw is het raadzaam om een belastingadviseur te raadplegen.

Hoe berekent u reiskosten?

De reiskostenvergoeding berekenen kan via een eenvoudige formule:

Het bedrag van de vergoeding x Afstand in kilometers x Aantal dagen per week

De Belastingdienst heeft speciale regels voor de berekening van de reiskostenvergoeding:

  • In de fiscale methode 1 wordt de reiskostenvergoeding berekend op basis van de woon-werkafstand en het aantal werkdagen per jaar. De berekening is als volgt: Maandelijkse reiskostenvergoeding = € 0,23 x woon-werkafstand x 2 x 214 / 12.
  • Voor werknemers die minstens 128 dagen per jaar naar de zaak komen, mag de werkgever een vaste maandelijkse reiskostenvergoeding uitkeren.
  • Voor het gebruik van bedrijfswagens zijn er specifieke regelingen voor de autokostenvergoeding, die geldt voor ritten binnen een straal van 60 kilometer vanaf de standplaats.
  • Bij reizen van meer dan 75 kilometer is nacalculatie verplicht. Hierbij wordt het werkelijke aantal woon-werkkilometers vergeleken met de vaste kostenvergoeding.

Verschillende vervoermiddelen en hun vergoeding

Het berekenen van de reiskosten kan voor verschillende vervoermiddelen anders werken. Het is goed om te weten hoe een reiskosten vergoeding berekenen precies werkt, ook als u met het openbaar vervoer of op een andere manier van en naar uw werk gaat.

In principe valt elk soort vervoer onder de reiskostenvergoeding. Daarom ziet u hieronder een overzicht van verschillende vervoermiddelen.

Auto's

Reist u met de auto? Dan kunt u de eerder genoemde formule gebruiken om te berekenen welke kosten u vergoed kunt krijgen voor de dagen dat u naar het werk reist:

       Het bedrag van de vergoeding x Afstand in kilometers x Aantal dagen per week

Hierdoor weet u precies wat de vergoeding is als u over een eigen auto beschikt. 

Openbaar vervoer

Voor het gebruikmaken van het openbaar vervoer zijn er verschillende mogelijkheden. Veel werkgevers kiezen ervoor met een zakelijke ov-kaart alle kosten te vergoeden. Als alternatief kunnen ze ook kiezen voor een vaste reiskostenvergoeding of een kilometervergoeding.

Fietsen

Ook voor werknemers die op de fiets reizen mag een werkgever een onbelaste kilometervergoeding geven. Voor het recht op de vergoeding maakt het daarbij eigenlijk niet uit welk vervoermiddel u gebruikt.

Overige opties

Het zal voor de meeste mensen niet van toepassing zijn, maar er zijn gevallen waarbij er ook gevlogen wordt voor het werk of van andere vervoermiddelen gebruik wordt gemaakt. In dat geval kunnen de kosten simpelweg worden gedeclareerd door facturen te overleggen.

Openbaar vervoer en reiskosten berekening

Wanneer u het ov gebruikt om naar uw werk te reizen is het ook mogelijk om zelf te berekenen wat u aan reiskostenvergoeding mag verwachten. Veel bedrijven zullen hun werknemers echter een zakelijke ov-kaart geven, waardoor hier geen rekening mee hoeft te worden gehouden. In dat geval zullen de kosten direct door de werkgever worden betaald. Mocht dit niet het geval zijn, dan gelden er bepaalde regels.

Sommige werkgevers keren een vaste reiskostenvergoeding uit voor personeel dat met het openbaar vervoer reist. Dit is een maximaal bedrag, waarna de overige kosten voor eigen rekening zullen zijn.

Het is in dit geval mogelijk om te berekenen wat u als werknemer zelf aan reiskosten zult moeten betalen per dag, per week of per maand. Vermenigvuldig het bedrag dat u dagelijks kwijt bent aan het openbaar vervoer, keer het aantal dagen in de maand dat u naar uw werk reist en haal hier het bedrag voor de vergoeding vanaf.

Een andere optie is om een kilometervergoeding te vragen wanneer u met het openbaar vervoer reist. Het is mogelijk om te berekenen wat u zou kunnen terugkrijgen, op dezelfde manier als wanneer u met de auto zou reizen. Ook hier zal hetzelfde maximale bedrag van € 0,23 per kilometer gelden in 2024.

Belastingregels voor het berekenen van reiskosten

Met de kilometervergoeding wordt duidelijk welk bedrag u maximaal per kilometer kunt terugvragen. Hierdoor weet u wat de maximale reiskostenvergoeding per kilometer is. Het is uiteraard mogelijk om een hoger bedrag terug te vragen, maar over alles wat u extra aan reiskostenvergoeding declareert zult u wel belasting gaan betalen. De belastingdienst zal dit namelijk meetellen als belastbaar inkomen. Momenteel is de maximale belastingvrije vergoeding € 0,23 per kilometer.

Overwegingen voor werkgevers bij het berekenen van reiskosten

Als werkgever zijn er een aantal zaken waar u rekening mee moet houden als het gaat over reiskostenvergoeding:

  • Vergeet niet dat het niet verplicht is.
  • Werkgevers moeten de reiskostenvergoeding correct berekenen, rekening houdend met de woon-werkafstand, het aantal werkdagen per jaar en belastingmethode 1. Dit voorkomt ongewenste fiscale gevolgen en zorgt voor transparantie bij het personeel.
  • Werkgevers moeten de reiskosten correct registreren, inclusief foto's van kaartjes voor het openbaar vervoer.
  • Houd rekening met de thuiswerkregeling.

Thuiswerkvergoeding versus reiskostenvergoeding

Voor veel werknemers wordt het steeds gebruikelijker om hun functie of een deel ervan vanuit huis in te vullen. In dat geval hoeft u als werkgever natuurlijk geen reiskostenvergoeding te betalen. Er is echter wel een thuiswerkvergoeding.

Deze regeling bestaat om werknemers te helpen compenseren voor de hogere kosten die ze zullen maken qua verbruik voor bijvoorbeeld de elektriciteit en verwarming. Voor 2024 geldt dat de maximale belastingvrije wettelijk vastgestelde thuiswerkvergoeding € 2,35 bedraagt.

Bij de thuiswerkvergoeding is ook de zogenaamde 128 dagen- en 214 dagen-regeling van toepassing. Als werknemer dient u minimaal 128 dagen per jaar een vaste werkplek te hebben waarop u aanwezig bent. Mocht een werknemer per jaar 128 dagen of meer thuiswerken dan mag er een vergoeding worden betaald die onbelast is, waarbij gedaan mag worden of deze werknemer 214 werkdagen per jaar thuiswerkt. Hierdoor kan de werknemer gebruikmaken van belastingvoordelen.

Conclusie

Het is voor werknemers handig om een berekening te maken van het aantal kilometers en het aantal dagen dat ze reizen van en naar het werk. Zo wordt duidelijk welke kosten er precies gemaakt worden. Daarna kunt u kijken wat u aan onbelaste reiskostenvergoeding terug kunt krijgen. Afhankelijk van de werkelijk gemaakte kosten kan er daarna bepaald worden of het aantrekkelijk is om meer dan de maximaal toegestane belastingvrije € 0,23 per kilometer terug te vragen. Voor veel werknemers is het bovendien handig dat ze een thuiswerkvergoeding kunnen aanvragen voor de dagen dat ze niet op hun werk aanwezig zijn. 

Veelgestelde vragen

Wat is de huidige belastingvrije reiskostenvergoeding?

Het maximum aan reiskosten dat u in 2024 vergoed kunt krijgen is € 0,23. Dit was in 2023 nog € 0,21 per kilometer. Tot dit bedrag hoeft er geen belasting te worden betaald over de reiskostenvergoeding, ongeacht welk vervoermiddel u gebruikt om op uw werk te komen.

Zijn reiskostenvergoedingen belastbaar?

Tot het hierboven genoemde bedrag van € 0,23 per km is een reiskostenvergoeding niet belastbaar. Bij alles dat hoger uitkomt dan dit bedrag zal er wel belasting moeten worden betaald, maar wel alleen over het extra bedrag.

Hoe bereken ik de reisafstand voor mijn dagelijkse woon-werkverkeer?

Als u de reisafstand gaat berekenen is het belangrijk om dit van deur tot deur te doen. Gebruik hiervoor het huisadres en het adres waar de werkgever gevestigd is. U kunt hiervoor onder andere een rekentool van de ANWB of Google Maps gebruiken.

Welke kosten vallen onder de reiskostenvergoeding?

Er mogen niet alleen reiskosten worden vergoed die werknemers maken met de eigen auto, maar ook met het openbaar vervoer, de fiets of zelfs lopend. Zelfs voor vliegen en boottochten is dit mogelijk, waarbij de vergoeding ook hoger is dan € 0,23 per kilometer.

Hoeveel mag ik als werkgever maximaal vergoeden per kilometer?

Er is niet echt een maximum dat u mag vergoeden per kilometer. Het is alleen belangrijk om er rekening mee te houden dat u tot € 0,23 per kilometer een belastingvrije vergoeding kunt verstrekken. Voor hogere vergoedingen zult u belasting moeten afdragen.

Lees onze andere artikelen:

Laatste artikelen

Bericht delen