De kilometervergoeding in 2026 speelt een cruciale rol in de Nederlandse zakelijke wereld. Het is van invloed op zowel werkgevers als werknemers. De aanpassingen in het tarief dit jaar brengen belangrijke wijzigingen met zich mee, die de manier waarop organisaties hun operationele kosten en personeelsbeleid beheren, zullen beïnvloeden.

Inhoud

Wat is een kilometervergoeding?

Kilometervergoeding is een compensatie die werknemers ontvangen voor het gebruik van hun eigen vervoer voor zakelijke kilometers, waaronder woon-werkverkeer. Het belang van de kilometervergoeding ligt in de ondersteuning die het biedt aan werknemers voor de daadwerkelijk gemaakte kosten verbonden aan het gebruik van hun auto, fiets, of openbaar vervoer voor werkgerelateerde reizen.

In 2024 steeg de onbelaste kilometervergoeding van € 0,21 naar € 0,23 per kilometer. Deze aanpassing weerspiegelt de toename van vervoerskosten en helpt werkgevers en werknemers aan een eerlijke compensatie voor de gemaakte kosten. 

In 2025 bleef dit bedrag ongewijzigd. Dat gaf zowel werkgevers als werknemers een periode van stabiliteit, waarin er geen nieuwe aanpassingen nodig waren in administratie of beleid.

Vanaf 1 januari 2026 verandert dit mogelijk opnieuw. De maximale onbelaste kilometervergoeding stijgt hoogstwaarschijnlijk naar € 0,25 per kilometer. Deze verhoging geldt met terugwerkende kracht vanaf het begin van het jaar. Dat betekent dat u dit tarief over heel 2026 kunt toepassen.

Voor werknemers maakt dit het eenvoudiger om reiskosten correct te declareren. Zij weten vooraf welk bedrag zij per kilometer kunnen verwachten. Voor werkgevers blijft er ruimte om eigen keuzes te maken. Binnen de regels van de werkkostenregeling (WKR) bepaalt u zelf hoe u de vergoeding toepast. Zo kunt u, als dat past bij uw organisatie, ook een hogere of aanvullende vergoeding aanbieden.

Deze aanpassingen zijn ook relevant voor ondernemers, omdat ze er rekening mee moeten houden bij het berekenen van vergoedingen.

Ontdek onze zakelijke rekening

Voorwaarden voor het recht op km-vergoeding 2026

U kunt een kilometervergoeding ontvangen wanneer u eigen vervoer gebruikt voor zakelijke ritten, zoals met uw auto, fiets of openbaar vervoer. Ook woon-werkverkeer kan hieronder vallen. Het is wel belangrijk om te weten dat dit geen automatisch recht is. Of u een vergoeding krijgt, hangt af van de afspraken met uw werkgever, bijvoorbeeld in uw arbeidsovereenkomst, volgens een cao of door het bedrijfsbeleid.

Reist u met het openbaar vervoer, dan bepaalt uw werkgever hoe de vergoeding wordt geregeld. Soms worden de werkelijke kosten vergoed op basis van declaraties. In andere gevallen wordt een vast bedrag per kilometer toegepast. Werkgevers kunnen daarnaast kiezen voor een vaste maandelijkse vergoeding. Dit heeft ook invloed op hoe u uw reiskosten berekent en verwerkt in uw administratie.

Voor ondernemers werkt dit anders. U ontvangt geen vergoeding van een werkgever, maar mag in 2026 € 0,23 per zakelijke kilometer aftrekken van uw winst. Het is daarbij belangrijk dat het gaat om ritten die direct met uw onderneming te maken hebben en dat u deze goed vastlegt. Bij het correct verwerken van uw administratie spelen zowel de btw (belasting toegevoegde waarde) als inkomstenbelasting een rol, afhankelijk van uw situatie.

Een duidelijke administratie blijft in alle gevallen belangrijk. Werkgevers houden bij hoeveel kilometers worden vergoed en tegen welk tarief. Als ondernemer doet u dit zelf, bijvoorbeeld met een rittenregistratie. Zo blijft uw administratie correct en voldoet u aan de fiscale regels.

Hoe wordt de kilometervergoeding 2026 berekend?

De berekening van de kilometervergoeding hangt af van de vastgestelde tarieven door de overheid of de werkgever. Het standaardtarief voor kilometervergoeding is in 2026 € 0,23 per gereden kilometer. De verwachting is dat het kabinet dit binnenkort zal verhogen naar € 0,25. Deze eenvoudige formule hanteert men vaak: 

Totale vergoeding = Aantal werkdagen × Aantal kilometers per werkdag × Vergoedingstarief per kilometer

De hoogte van de vergoeding kan worden beïnvloed door verschillende factoren, zoals:

  • het aantal kilometers dat u reist
  • het aantal reisdagen
  • het afgesproken tarief per kilometer (bijvoorbeeld via werkgever of cao)

Stel dat een werknemer 20 werkdagen per maand heeft, elke werkdag 30 kilometer reist en het vergoedingstarief is € 0,23 per kilometer, dan wordt de totale vergoeding berekend als volgt:

Totale vergoeding = 20 x 30 x 0,23 = € 138

Veranderingen in de kosten voor autobezit en -onderhoud kunnen ook leiden tot aanpassingen in het vergoedingstarief. Werkgevers hebben soms de mogelijkheid om een hoger bedrag dan het standaardtarief te vergoeden, afhankelijk van de beleidsregels binnen het bedrijf en de beschikbare budgetten.

Meer over de gratis factuurdienst

Kilometervergoeding 2026: uitbetalingsfrequentie en periodes

De uitbetalingsfrequentie van de kilometervergoeding kan variëren, afhankelijk van het beleid van de werkgever. Vaak vindt de uitbetaling maandelijks plaats, maar sommige organisaties kiezen voor een uitbetaling per reis of zelfs wekelijks.

De bijzonderheden van de uitbetalingen kunnen ook afhangen van het type contract dat een werknemer heeft. Bijvoorbeeld, mensen met een kort contract kunnen anders worden behandeld dan vaste medewerkers in termen van hoe de vergoedingen worden berekend en uitbetaald. Daarnaast kan de aard van de reizen ook invloed hebben: internationale of lange-afstandsreizen kunnen speciale overwegingen vereisen met betrekking tot de timing en het bedrag van de uitbetalingen.

Km-vergoeding 2026: dekking van de werkelijke kosten

De kilometervergoeding is primair ontworpen om bij te dragen aan de kosten die werknemers maken wanneer zij hun eigen vervoer gebruiken voor werkgerelateerde activiteiten. Echter, de vastgestelde vergoedingen dekken niet altijd de volledige werkelijke kosten. 

Deze kosten worden niet volledig gedekt door de standaardvergoeding:

  • onderhoud van het voertuig
  • afschrijving
  • benzinekosten
  • verzekeringen

Werknemers en werkgevers moeten zich bewust zijn van deze verschillen, aangezien de werkelijke kosten hoger kunnen zijn dan de vergoeding per kilometer, wat betekent dat niet alle kosten gecompenseerd worden.

Meer over Finom

Verhoging van de kilometervergoeding 2026 via de werkkostenregeling

De werkkostenregeling (WKR) biedt bedrijven de flexibiliteit om bepaalde vergoedingen, waaronder kilometervergoeding, fiscaal gunstig te behandelen. Door de vrije ruimte binnen de WKR kunnen werkgevers besluiten om een hogere, onbelaste kilometervergoeding te bieden dan de standaard € 0,23 per kilometer, wat vooral nuttig kan zijn bij hogere vervoerskosten of speciale situaties.

Voorbeelden van hoe organisaties de WKR effectief gebruiken, zijn onder meer het aanbieden van vergoedingen die boven de gebruikelijke limieten uitkomen voor werknemers die frequent reizen of in gebieden actief zijn waar openbaar vervoer niet optimaal beschikbaar is. Dit kan een strategisch voordeel bieden bij het aantrekken en behouden van talent, vooral in concurrerende sectoren of locaties met hogere levenskosten.

Bijzonderheden van de km-vergoeding 2026 bij gebruik van een bedrijfsauto

Gebruikt u een bedrijfsauto voor zakelijke ritten? Dan werkt het anders dan bij eigen vervoer. In dit geval is er geen kilometervergoeding van toepassing. De vergoeding per kilometer geldt alleen wanneer u uw eigen auto of ander privévervoer gebruikt voor werk.

Bij een bedrijfsauto betaalt uw werkgever de kosten, zoals aanschaf, onderhoud, verzekering en brandstof. Deze kosten worden niet omgerekend naar een bedrag per kilometer.

Voor de belastingen is vooral het privégebruik van belang. Rijdt u meer dan 500 kilometer per jaar privé met de bedrijfsauto, dan krijgt u te maken met bijtelling. Dit betekent dat een deel van de waarde van de auto wordt opgeteld bij uw inkomen, waarover u belasting betaalt.

Een goede rittenregistratie is daarom belangrijk. Hiermee toont u aan hoeveel kilometers u zakelijk en privé rijdt. Blijft u onder de grens van 500 privékilometers per jaar, dan kunt u bijtelling voorkomen. Zowel werkgever als werknemer hebben hierin een verantwoordelijkheid om de administratie correct bij te houden en te voldoen aan de regels van de Belastingdienst.

Kilometervergoeding 2026 voor fietsers

De kilometervergoeding geldt ook voor fietsers. Er is geen apart tarief of speciale berekeningsmethode voor verschillende vervoermiddelen. Of u nu met de auto, fiets of lopend reist, hetzelfde maximale bedrag per kilometer is van toepassing.

Werkgevers hebben wel ruimte om eigen keuzes te maken. Zo kunnen zij ervoor kiezen om fietsen extra te stimuleren, bijvoorbeeld door een hogere vergoeding te bieden via de werkkostenregeling (WKR) of door aanvullende regelingen aan te bieden. Dit is echter geen standaardregel, maar afhankelijk van het beleid binnen de organisatie.

Het stimuleren van fietsgebruik past voor veel bedrijven binnen een bredere focus op duurzaamheid en vitaliteit. Werknemers die vaker fietsen, ervaren vaak gezondheidsvoordelen en organisaties zien dit soms terug in minder verzuim en een positiever werkklimaat. Daarmee kan de fiets, naast een praktisch vervoermiddel, ook een bewuste keuze zijn binnen het mobiliteitsbeleid.

Conclusie

De mogelijke aanpassingen in de km-vergoeding 2026 betekenen een belangrijke stap in de ondersteuning van werknemers die hun eigen vervoer gebruiken voor zakelijke doeleinden. Met de beoogde verhoogde tarieven kunnen werknemers de gestegen kosten van woon-werkverkeer en zakelijke reizen beter dekken. Het belang van een nauwkeurige administratie en het begrijpen van de fiscale implicaties is cruciaal voor zowel werkgevers als werknemers. Door de werkkostenregeling toe te passen, bieden organisaties niet alleen een hogere vergoeding, maar promoten zij ook een flexibeler en fiscaal voordelig beleid. Dit alles toont de inzet van de overheid en het bedrijfsleven om duurzaamheid en efficiëntie binnen het woon-werkverkeer en zakelijke mobiliteit te bevorderen.

Lees onze andere artikelen:

Laatste artikelen