Wat is een jaarrekening en wat zijn de verplichtingen in 2025?

Als u vragen heeft over de jaarrekening, van wat het is, het op- en vaststellen, tot en met het deponeren en controleren, zal dit artikel uw kennis bijspijkeren. We gaan in op de verplichtingen, procedures, veelgemaakte fouten en praktische tips.

Wat is een jaarrekening?

Een jaarrekening is een financieel verslag over een afgesloten boekjaar. Het bestaat doorgaans uit 3 onderdelen. De balans, de winst- en verliesrekening en een toelichting. In sommige gevallen, zoals bij grote bedrijven, wordt ook een kasstroomoverzicht toegevoegd: 

• De balans toont de bezittingen, schulden en het eigen vermogen op de laatste dag van het boekjaar. 
• De winst- en verliesrekening laat zien welke inkomsten en uitgaven er zijn geweest. 
• De toelichting geeft extra informatie over de gebruikte waarderingsgrondslagen en belangrijke financiële posten. 

De winst- en verliesrekening wordt ook wel een resultatenrekening genoemd en is onderdeel van de jaarrekening.

Wie moet een jaarrekening opstellen en deponeren?

Niet iedere ondernemer heeft dezelfde verplichtingen. Voor bv’s, nv’s, coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen en bepaalde verenigingen en stichtingen geldt dat zij een jaarrekening moeten opstellen en moeten deponeren bij de Kamer van Koophandel. Dat geldt ook voor een bijzondere vennootschap onder firma (vof) of commanditaire vennootschap (cv).

Eenmanszaken en zzp’ers hoeven de jaarrekening niet te deponeren. Zij moeten echter wel hun financiële gegevens op orde hebben voor de belastingaangifte. 

De wet kijkt ook naar de grootte van een onderneming om te bepalen welke gegevens aangeleverd moeten worden. Dit wordt op basis van 3 criteria bepaald.

1. Balans­totaal (totaal activa/passiva)
2. Netto-omzet (jaaromzet exclusief btw)
3. Gemiddeld aantal werknemers

De grenswaarden vanaf 01-01-2024 (die ook nog gelden in 2025) hierbij zijn:

Een onderneming valt in een bepaalde klasse als zij op 2 van de 3 criteria niet boven de grens van die klasse uitkomt.

De grootteklasse bepaalt:

• Hoe uitgebreid de jaarrekening moet zijn.
• Welke onderdelen (zoals toelichting, bestuursverslag, accountantscontrole) verplicht zijn.
• Wat er gepubliceerd moet worden bij de Kamer van Koophandel.

De grootteklassen zijn vastgelegd in Titel 9 van Boek 2 BW en bepalen welke eisen gelden voor de jaarrekening.

Jaarrekening zzp – verplicht of niet?

Als zzp’er hoeft u geen volledige jaarrekening te publiceren. Het opstellen kan echter wel nuttig zijn om een compleet overzicht te hebben. 

Een zzp jaarrekening-voorbeeld bevat meestal een balans, een winst- en verliesrekening en een korte toelichting. Deze informatie wordt gevraagd bij een hypotheekaanvraag, een zakelijke lening of aanbesteding.

In de praktijk is het dus ook voor zzp’ers raadzaam om een jaarrekening op te stellen of te laten opstellen.

Jaarrekening opstellen (stappenplan)

Het opstellen van een jaarrekening verloopt in een aantal vaste stappen: 

• Sluit de administratie af en controleer de grootboeken. 
• Stel de balans op, inclusief voorzieningen, btw-positie, vorderingen en schulden en de voorraad. 
• Maak de winst- en verliesrekening, waarbij u uitzonderlijke posten apart vermeldt. 
• Schrijf de toelichting met de grondslagen en gebruikte methoden voor waardering en resultaatbepaling. 
• Voeg eventueel een kasstroomoverzicht toe. 
• Voer een controle uit volgens het vierogenprincipe. 
• Laat het document ondertekenen door alle bevoegde bestuurders. 

Als er een of meer handtekeningen ontbreken, moet vermeld worden waarom. Als er op de jaarrekening geen verklaring staat voor de ontbrekende handtekening(en) kan dit verstrekkende gevolgen hebben. 

Jaarrekening vaststellen 

De jaarrekening vaststellen gebeurt normaal gesproken tijdens de algemene vergadering van aandeelhouders of tijdens de ledenvergadering. De wettelijke verplichting is dat dit binnen 5 maanden na de jaarafsluiting moet gebeuren. 

Na het opmaken wordt het document besproken, goedgekeurd en vastgesteld. Dit moet binnen 2 maanden na het opstellen plaatsvinden.

Vervolgens moet het binnen 8 dagen worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel (KvK). 

Als de vaststelling te laat wordt gedaan, kan een voorlopige versie worden gedeponeerd met de melding ‘opgemaakt maar niet vastgesteld’. De uiteindelijke vastgestelde jaarrekening moet daarna binnen 5 maanden plaatsvinden.

Jaarrekening deponeren: termijnen en gevolgen

De termijn voor het deponeren van de jaarrekening is maximaal 12 maanden na het einde van het boekjaar, maar uiterlijk 8 dagen na vaststelling. Te laat deponeren kan leiden tot boetes en zelfs tot het aansprakelijk stellen van bestuurders. Deponeren kan tegenwoordig via Standard Business Reporting (SBR). 

SBR en nieuwe formats (2025-2026)

Vanaf boekjaar 2025 moeten alle rechtspersonen hun jaarrekening indienen in SBR-formaat. U moet daarom de jaarrekening in iXBRL/XHTML kunnen genereren en gekoppeld zijn aan het SBR. 

• XBRL gaat uit van een gestandaardiseerde rapportage. 
• iXBRL biedt mogelijkheden om een geïndividualiseerde jaarrekening op te stellen. 

Het is dus belangrijk om te controleren of uw huidige software geschikt is om aan deze verplichting te voldoen. U moet hiervoor de specificaties van uw software controleren en zoeken naar XBRL-certificatie. 

U kunt uw leverancier hierover vragen stellen. Enkele vragen die hierbij van pas kunnen komen zijn onder andere:

• Ondersteunt de software iXBRL of XHTML export voor jaarrekeningen?
• Wordt de SBR-rapportage direct vanuit de boekhouding aangemaakt, of is hiervoor een extra programma nodig?
• Is het proces geautomatiseerd of moet alles handmatig worden gemarkeerd?
• Hoe vaak worden de SBR-taxonomieën geüpdatet in de software?
• Is er ondersteuning bij vragen of fouten bij het aanmaken of verzenden van iXBRL/XHTML-bestanden?
• Heeft de leverancier een demo of testbestand, zodat u kunt controleren of het correct wordt gegenereerd?
• Is integratie met bestaande systemen mogelijk?

Daarnaast kunt u vragen aan de leverancier om u een testbestand te sturen. 

Jaarrekening controleren

Een onderneming is controleplichtig indien zij op twee opeenvolgende balansdata aan ten minste twee van de drie wettelijke drempelwaarden voldoet. Dit zijn het balanstotaal, de netto-omzet en het gemiddelde aantal werknemers. 

Door de recente verhoging van deze criteria met 25% vallen minder ondernemingen onder deze verplichting. 

Afhankelijk van omvang en informatiebehoefte kan de accountant de volgende verklaringen opstellen:

• een samenstellingsverklaring (opstellen zonder aanvullende controle) 
• een beoordelingsverklaring (beperkte werkzaamheden en beperkte zekerheid) 
• een controleverklaring (volledige wettelijke controle)

Banken verlangen bij financieringsaanvragen vaak een controleverklaring, ook als deze wettelijk niet vereist is.

Software voor de jaarrekening

De juiste software voor het maken van een jaarrekening heeft onder andere sjablonen, SBR-integratie, audit-trails, koppelingen met de boekhouding en exportmogelijkheden. Het kiezen van een goed pakket bespaart tijd en voorkomt fouten. 

Checklist software jaarrekening

Controleer of de software:

• iXBRL/XHTML kan genereren en SBR-koppeling biedt
• sjablonen heeft voor micro, klein, middelgroot en groot 
• consolidatie ondersteunt
• workflow en digitale ondertekening faciliteert
• een audit-trail bijhoudt
• koppelt met de boekhouding
• voldoet aan RJ en Boek 2 Titel 9 BW
• exportmogelijkheden biedt voor banken

De uitbreiding van SBR betekent dat jaarrekeningen volgens uitgebreidere taxonomie moeten worden aangeleverd. Dit vraagt om software-updates, het aanpassen van interne processen en extra datavelden. Migratie verloopt soepel door tijdig te testen, medewerkers te trainen en werkprocessen en controles op de nieuwe structuur af te stemmen.

Publicatieverplichtingen per grootteklasse

Hieronder ziet u de publicatieverplichtingen weergegeven in een handige tabel.

Met behulp van deze tabellen kunt u eenvoudig vaststellen welke regels voor u gelden.

Kosten jaarrekening

De prijs voor het laten opstellen van een jaarrekening is afhankelijk van de complexiteit ervan, het aantal transacties en waar uw bedrijf gevestigd is, in de Randstad zijn accountants vaak duurder.

Het is in sommige gevallen toegestaan om zelf een jaarrekening op te stellen. Dat is mogelijk als uw bedrijf een eenvoudige structuur heeft en een kleine omvang. Bij een complexere structuur, controleplicht of tijdgebrek kunt u het beter uitbesteden. 

Veelgemaakte fouten bij jaarrekening en korte oplossingen

De onderstaande tabel laat veelvoorkomende fouten zien.

Zorg dat u deze fouten voorkomt om niet in de problemen te komen met de fiscus.

Voorbeeld jaarrekening zzp 

Als u als zzp'er een jaarrekening opstelt, bestaat deze meestal uit de volgende informatie:

• balans (eindsaldi)
• winst- en verliesrekening
• toelichting (1–2 pagina’s)

Balans per 31-12-2024

Activa (bezittingen)

• Inventaris / apparatuur: € 4.000
• Computers en software: € 2.000
• Debiteuren: € 5.500
• Voorraad: € 3.000
• Overige vorderingen: € 1.500
• Bank: € 7.800
• Kas: € 500

 Totaal activa: € 24.300

Passiva (schulden en vermogen)

• Beginvermogen: € 10.000
• Winst huidig jaar: € 28.000
• Privé-opnamen: – € 3.200
• Zakelijke lening: € 6.000
• Crediteuren: € 2.000
• Te betalen belasting: € 1.500

Totaal passiva: € 24.300

Winst- en verliesrekening 2024

Opbrengsten

• Omzet: € 72.000
• Overige opbrengsten: € 1.500

 Totaal opbrengsten: € 73.500

Kosten

• Inkoop en grondstoffen: € 12.000
• Huisvestingskosten: € 6.000
• Auto en transport: € 4.500
• Overige bedrijfskosten: € 8.500
• Afschrijvingen: € 2.000

Totaal kosten: € 33.000

Bedrijfsresultaat: € 40.500
Rentelasten: € 1.000

Resultaat voor belasting: € 39.500

Belastingberekening (indicatief)

• Zelfstandigenaftrek: – € 3.750
• Belastbare winst na zelfstandigenaftrek: € 35.750
• MKB-winstvrijstelling (13,31%): – € 4.755
• Belastbare winst: € 31.000
• Inkomstenbelasting (36,97%): € 11.500

Netto winst: € 28.000

Toelichting (voorbeeld)

• Activa zijn gewaardeerd tegen aanschafprijs minus afschrijving.
• Schulden zijn opgenomen tegen nominale waarde.
• Inventaris wordt in vijf jaar afgeschreven, computers in drie jaar.
• Privé-opnamen zijn verwerkt als vermindering van het eigen vermogen.

Let op: dit is slechts een vereenvoudigd voorbeeld. De daadwerkelijke berekening van de jaarrekening en de belastingdruk hangt af van uw persoonlijke situatie, aftrekposten en actuele wetgeving. Voor een zzp’er geldt geen publicatieplicht bij de Kamer van Koophandel. Het opstellen van een jaarrekening kan echter nuttig zijn, bijvoorbeeld bij een hypotheekaanvraag, een zakelijke lening of een aanbesteding.

Graag op de hoogte blijven over Finom? Abonneer dan op onze maandelijkse nieuwsbrief voor de laatste updates!

Door te klikken op “→” gaat u akkoord met onze algemene voorwaarden.

FAQ

Moet een zzp’er of eenmanszaak een jaarrekening maken?

Het is niet verplicht, maar u kunt het beste wel een jaarrekening opstellen. U hoeft deze echter niet bij de KvK te publiceren. 

Wat zijn de wettelijke termijnen voor het deponeren van een jaarrekening bij de KvK?

Als het gaat om een bv, nv of coöperatie dan gelden de volgende termijnen:

• Opstellen binnen 5 maanden na einde boekjaar.
• Goedkeuring aandeelhouders moet binnen 2 maanden na opstellen plaatsvinden.
• Deponeren bij KvK moet uiterlijk 12 maanden na einde boekjaar.

Hoe werkt het proces van het vaststellen van de jaarrekening?

Voor bv’s en nv’s geldt dat de jaarrekening opgesteld moet worden door de directie of de ondernemer zelf. Indien het bedrijf controleplichtig is, moet de jaarrekening gecontroleerd worden en daarna vastgesteld worden door de aandeelhouders/vennoten via een aandeelhoudersvergadering of een schriftelijk besluit. Tot slot moet hij worden gedeponeerd bij de KvK.

Wanneer ben ik controleplichtig en welke accountantsverklaring heb ik nodig?

Controleplicht geldt als u 2 van de 3 onderstaande criteria overschrijdt voor 2 opeenvolgende jaren: een balanstotaal van meer dan € 7,5 miljoen, een netto-omzet van meer dan € 15 miljoen en een gemiddeld aantal werknemers van meer dan 50.

Indien het bedrijf controleplichtig is heeft u een controleverklaring van een externe accountant nodig. De accountant geeft een oordeel: goedkeurend, beperkt, afkeurend of oordeelonthouding.

Welke software voor jaarrekening en SBR is het meest geschikt?

SBR (Standard Business Reporting) is het digitale formaat dat gebruikt moet worden om jaarrekeningen elektronisch bij de KvK te deponeren (voor bv’s).

Aanbevolen software (betrouwbare en veelgebruikte opties):

• Exact Online – populair bij accountants en ondernemers, SBR-klaar.
• Twinfield (van Wolters Kluwer) – sterk in samenwerking met boekhoudkantoren.
• Yuki – voor ondernemers die veel willen automatiseren.
• Unit4 – voor grotere organisaties.
• e-Boekhouden.nl – eenvoudiger en voordelig voor zzp’ers. 

Lees onze andere artikelen:

• 0 uren contract: het ideale oproepcontract?
• Geld verdienen vanuit huis: 30 actuele ideeën
• SMART doelen formuleren: voorbeelden en tips
• Gemiddelde salarissen in Nederland en wat u erover moet weten
• Bijzonder tarief: belangrijke Informatie voor werkgevers en werknemers