I registri IVA sono documenti contabili indispensabili per molte imprese e professionisti. Tra fatture emesse, acquisti, corrispettivi e scadenze fiscali, non è raro avere dubbi sulla loro gestione. Scopri come funzionano per evitare errori e mantenere una contabilità ordinata. 

Contenuti

Cosa sono i registri IVA?

I registri IVA sono documenti contabili in cui le imprese e i professionisti annotano le operazioni rilevanti ai fini dell'imposta sul valore aggiunto.

Servono a calcolare in modo corretto:

  • IVA addebitata ai clienti sulle vendite
  • IVA pagata ai fornitori sugli acquisti
  • saldo IVA da versare allo Stato o l'eventuale credito da recuperare in sede di liquidazione periodica

Non si tratta solo di formalità burocratiche, ma della base per una corretta gestione fiscale e per la verifica delle operazioni effettuate durante l’attività aziendale.

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Chi ha l'obbligo di tenuta dei registri IVA?

Sono tenuti alla compilazione dei registri IVA obbligatori i soggetti che applicano l'IVA nell'esercizio della propria attività, quindi:

  • società e ditte individuali in contabilità ordinaria
  • attività in contabilità semplificata
  • professionisti con Partita IVA
  • commercianti al dettaglio ed esercenti che registrano i corrispettivi giornalieri anziché emettere fattura per ogni operazione

Fanno eccezione i contribuenti in regime fiscale forfettario, che sono esonerati dagli obblighi IVA ordinari, compresa la tenuta dei registri IVA.

Quali sono i registri IVA obbligatori?

I registri IVA si distinguono in diverse categorie in base alle operazioni effettuate dall'impresa o dal professionista. Vediamo nel dettaglio le tre categorie principali.

Cos'è il registro delle fatture emesse?

Il registro delle fatture emesse, detto anche registro IVA vendite, serve per annotare le vendite e le prestazioni di servizi effettuate dall’impresa o dal professionista. Secondo quanto sancito dall’art. 23 del DPR 633/1972, al suo interno vanno indicati in ordine progressivo i dati essenziali:

  • numero e data di emissione della fattura
  • dati identificativi del cliente
  • imponibile
  • aliquota applicata 
  • imposta dovuta

Questo registro permette di conoscere in ogni momento il totale dell'IVA a debito maturata nel periodo sulle vendite effettuate.

Cos'è il registro IVA acquisti?

Il registro IVA acquisti raccoglie le fatture ricevute dai fornitori per beni e servizi acquistati (art. 25 del DPR 633/1972). Vi si annotano i principali dati delle fatture ricevute, compresi imponibile e IVA detraibile. I dati di questo registro costituiscono la base per calcolare l'IVA a credito, che si può portare in detrazione in sede di liquidazione.

Cos'è il registro dei corrispettivi?

Il registro dei corrispettivi è lo strumento previsto dall'art. 24 del DPR 633/1972 per i commercianti al dettaglio e le attività assimilate che non hanno l'obbligo di emettere fattura per ogni vendita ma registrano l'incasso giornaliero complessivo. In questo registro confluiscono gli importi incassati, con l’IVA relativa, così da ricostruire il volume delle vendite giornaliere. 

Con l'entrata in vigore dell'obbligo dello scontrino elettronico (decreto legislativo numero 127 del 5 agosto 2015), la memorizzazione e trasmissione telematica dei dati hanno in larga parte sostituito il registro cartaceo dei corrispettivi. L'esercente rimane responsabile del corretto tracciamento dell'IVA sulle operazioni effettuate.

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Come funzionano i registri IVA per la liquidazione periodica?

I dati contenuti nei registri servono per effettuare la liquidazione IVA mensile o trimestrale. Il meccanismo della liquidazione IVA si basa su una formula molto semplice:

IVA su vendite − IVA detraibile su acquisti = IVA da versare (o credito IVA) 

I dati estratti dai registri IVA vengono riepilogati a cadenza mensile o trimestrale per effettuare questo calcolo. Se il risultato è positivo, l'azienda dovrà versare l'importo dovuto allo Stato. Se è negativo, si genererà un credito utilizzabile nei periodi successivi. 

Come funziona la tenuta dei registri IVA?

La tenuta dei registri IVA può avvenire tramite appositi software di contabilità o essere delegata a un commercialista. Oggi la gestione è quasi interamente digitalizzata. 

Qualunque sia il metodo scelto, occorre rispettare i seguenti requisiti: 

  • Le registrazioni devono essere complete.
  • I dati devono risultare ordinati e facilmente consultabili. 
  • I dati contenuti nei registri devono risultare coerenti con la documentazione fiscale emessa e ricevuta.
  • L'intera documentazione deve essere disponibile in caso di controlli fiscali.

Le regole generali sulla tenuta e conservazione dei registri IVA sono indicate nel Decreto del Presidente della Repubblica numero 633 del 26 ottobre 1972.

Registri IVA e fatturazione elettronica 

La registrazione delle fatture elettroniche avviene ormai in modo automatizzato attraverso i canali telematici collegati al Sistema di Interscambio (SdI). Questo riduce significativamente i margini di errore manuale e favorisce la quadratura dei conti tra il registro delle vendite e quello degli acquisti. Registri IVA e fatturazione elettronica sono sempre più integrati. Molti software gestionali aggiornano automaticamente i registri all'arrivo o all'invio di ogni fattura tramite SdI.

Come funziona la conservazione dei registri IVA?

La conservazione dei registri IVA e dei documenti fiscali correlati deve avvenire per un periodo minimo di 10 anni, in ottemperanza a quanto sancito dall'art. 39 del DPR 633/1972 e dall’art. 2220 del Codice civile.

La conservazione digitale, disciplinata dal Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) istituito con il decreto legislativo 82/2005 e dalle regole tecniche dell'AgID, è oggi ampiamente utilizzata, soprattutto con la diffusione della fatturazione elettronica.

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