Fatturazione Elettronica PA (Fattura PA): tutto quello che c'è da sapere

Scoprite chi è tenuto a fatturare nel sistema Fatture PA e come farlo correttamente

Fatturazione elettronica PA (Fattura PA) è il sistema obbligatorio di fatturazione elettronica tra fornitori e l'Amministrazione Pubblica italiana, entrato in vigore dal 1 gennaio 2019.

Punti chiave della Fatturazione elettronica PA

Obbligo di conformità

Secondo il quadro normativo, l'adozione della Fattura PA non è facoltativa. I fornitori devono utilizzare questo sistema di fatturazione elettronica per tutte le transazioni con gli enti pubblici.

Formato delle fatture

Le fatture devono attenersi a un formato XML specifico, noto come "FatturaPA".

Metodo di trasmissione

Le fatture devono essere trasmesse tramite il Sistema di Interscambio (SdI), che funge da sistema di scambio elettronico centrale facilitando il processo.

Requisiti tecnici

I fornitori devono assicurarsi che i loro sistemi siano in grado di generare e inviare fatture nel formato elettronico specificato.

Penalità per la mancata conformità

I fornitori che non rispettano il requisito della fatturazione elettronica possono affrontare penalità amministrative, che possono includere multe e ritardi nel processo di pagamento. Le penalità specifiche sono dettagliate nel quadro legislativo che governa le transazioni elettroniche con le amministrazioni pubbliche, evidenziando l'importanza dell'aderenza per garantire operazioni finanziarie fluide.

Eccezioni alla regola

Settore sanitario

I professionisti medici e le entità nel settore sanitario sono esenti fino al 2025 a causa di specifiche preoccupazioni per la privacy che vengono affrontate per garantire la conformità senza compromettere la riservatezza dei pazienti.

Piccoli produttori agricoli

I piccoli produttori agricoli definiti dall'articolo 34, comma 6, del DPR n. 633/1972, sono esenti a causa delle disposizioni legislative preesistenti.

Vantaggi della fatturazione elettronica

Efficienza

Razionalizza i processi di fatturazione e pagamento, riducendo significativamente i tempi di elaborazione.

Riduzione dei costi

Abbassa i costi associati alla gestione delle fatture.

Trasparenza e conformità

Aumenta la trasparenza e aiuta a combattere l'evasione fiscale.

La fatturazione elettronica verso la PA e il SDI

Così come per la fatturazione elettronica verso le aziende, le fatture elettroniche verso la PA una volta inviate passeranno al vaglio dell’SDI cioè il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Il SDI ha il compito di verificare la correttezza della fattura inviata e, se accettata, inviarla poi all’ente di PA a cui è destinata. Se invece la fattura non fosse considerata corretta verrà rimandata indietro al mittente e considerata non emessa. Chi ha emesso la fattura dovrà perciò provvedere a modificare la fattura e inviarla nuovamente.

Codice univoco per la fatturazione elettronica: cos'è?

Il codice univoco della fattura elettronica è un codice composto da sei lettere e numeri. Questo codice si applica solo alle fatture della pubblica amministrazione ed è utilizzato dal SDI (Sistema di Interscambio). Il codice univoco è necessario per identificare correttamente l'ente pubblico a cui verrà inviata la fattura di transito. Un'entità governativa può avere diversi codici univoci, ognuno dei quali corrisponde a un ufficio diverso appartenente alla stessa amministrazione governativa.

La numerazione della fattura elettronica verso la PA

Non c’è un obbligo specifico sulla numerazione delle fatture elettroniche alla PA, se non quelli classici di avere numeri univoci per ogni fattura, ma il nostro consiglio è di differenziare queste fatture con una specifica dicitura come “1PA, 2PA,…” oppure “1/PA, 2/PA,…” ecc.

Split Payment (scissione del pagamento): cos'è

Una delle caratteristiche della fatturazione alla PA è la scissione di pagamento ovvero lo split payment. Lo split payment è un meccanismo secondo cui l’IVA viene esposta in fattura ma viene poi detratta dal totale e non pagata dalla PA al privato ma versata direttamente dall’ente pubblico all’erario. Lo split payment, disciplinato dall’art. 17-ter del DPR 633/72, prevede perciò che il fornitore emetta la fattura evidenziando l’IVA a debito ed il cliente destinatario della fattura corrisponderà una somma al netto dell’IVA.

Quasi tutte le PA impongono obbligatoriamente lo split payment come metodo di pagamento: non è cioè obbligatorio per legge ma spesso viene imposto dall’ente pubblico come unico metodo.

CIG e CUP

Il CIG (Codice Identificativo di Gara — 10 cifre alfanumeriche) e il CUP (Codice Unico di Progetto — 15 cifre alfanumeriche) sono codici che garantiscono la tracciabilità delle fatture per la PA e sono relativi ad opere pubbliche, bandi e gare. Non sono obbligatori ma la PA potrebbe rifiutare il pagamento se dovessero essere mancanti.

Fatture alla PA: tempistiche e modalità di accettazione

La principale differenza nella fatturazione alla PA rispetto alla fatturazione ad aziende private riguarda il fatto che gli enti pubblici possono rifiutare le fatture ricevute, chiedendo ai loro fornitori delle modifiche. Ovviamente anche il SDI, prima di inoltrare la fattura all’ente pubblico, può rifiutare la fattura per errori formali all’interno della stessa, perciò è necessaria una doppia attenzione.

Il processo di invio della fattura elettronica alla PA prevede i seguenti passaggi:

Invio della fattura elettronica
ricezione da parte del SDI che ha 5 giorni di tempo per accettarla o respingerla
Se la fattura viene accettata dal SDI, viene inviata alla PA che ha 15 giorni di tempo per accettarla o respingerla
Se la fattura viene rifiutata dal SDI, viene rimandata indietro ed è considerata non emessa
Se la fattura viene accettata dalla PA entro 15 giorni, si riceverà una ricevuta di consegna da parte della PA e il ciclo sarà considerato concluso.
Se la fattura viene rifiutata dalla PA entro 15 giorni, si riceverà una notifica di rifiuto con richiesta di modifica della fattura ed essa sarà considerata come non emessa: dovrà perciò essere modificata e emessa di nuovo.
Se la fattura viene inviata ma la PA non dà alcuna risposta entro 15 giorni, si riceverà una notifica di decorrenza termini. Questa notifica sta ad indicare per entrambi i soggetti semplicemente il fatto che il SdI considera chiuso il processo relativo a quella specifica fattura. Ciò non esclude tuttavia la possibilità per la PA ricevente di contestare nel merito la fattura e richiedere una nota credito all’emittente senza che a questo sia pervenuto il preventivo messaggio di notifica esito (e quindi anche successivamente al termine di 15 gg).

Fatture elettroniche per la PA e regime forfettario: caratteristiche

Abbiamo già detto che anche i contribuenti forfettari sono tenuti a fatturare elettronicamente alla pubblica amministrazione a partire dal 1 luglio 2022.

Tuttavia, non hanno bisogno di applicare il pagamento frazionario in quanto non addebitano l'IVA sulle loro fatture a titolo di rimborso e quindi non liquidano e non pagano l'IVA.

Pertanto, se sei un forfettario, non devi inserire la dicitura "split payment" o "scissione dei pagamenti ai sensi dell'articolo 17 del DPR 633/1972" nella fattura quando emetti una fattura elettronica alla PA. Tuttavia, è necessario includere la dicitura relativa all'esenzione IVA, che è sempre richiesta quando si emette una fattura elettronica nell'ambito di un regime forfettario.

Fattura elettronica alla PA: come farla con Finom

È facile fatturare alla pubblica amministrazione utilizzando il servizio di fatturazione Finom:

Cliccare su “Nuova fattura” dalla dashboard principale e poi su “nuovo cliente” dall’editor della fattura

2. Selezionare “Pubblica amministrazione” come tipo di cliente
3. Iniziare a scrivere le prime 3 lettere della Pubblica Amministrazione o della Partita IVA
4. Selezionare dal menù a tendina l’ente pubblico scelto

Fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione con Finom

5. Salvare il cliente
6. A questo punto compilare la fattura inserendo tutti i campi necessari, come data della fattura, scadenza, modalità di pagamento, prodotti venduti, ecc
7. Selezionare il metodo di pagamento dell’IVA: viene preimpostato il metodo dello split payment ma è possibile modificarlo cliccandoci sopra

Fatturazione alla Pubblica Amministrazione con Finom

8. Se necessario, è possibile aggiungere in fondo alla fattura il CIG e il CUP: basta cliccare il fondo su “Aggiungi il documento di riferimento” e selezionare il tipo di documento e poi i codici di riferimento.

È ora possibile inviare la fattura, cliccando in alto a destra su “Salva e continua”. Dalla pagina che si aprirà, sarà possibile inviare la fattura elettronica cliccando su “Invia fattura elettronica”.

Tutti gli aggiornamenti sulla fattura appariranno direttamente in quella stessa pagina e invieremo per ogni aggiornamento una notifica via email.

Se hai dei dubbi, delle domande o dei suggerimenti puoi scriverci nella chat del sito oppure inviarci un’email a email protected

Conclusione

Per le imprese che interagiscono con enti del settore pubblico italiano, comprendere e implementare la Fatturazione elettronica PA è fondamentale. Non solo garantisce la conformità alle normative fiscali italiane ma ottimizza anche i processi di fatturazione e pagamento, rendendola una pratica essenziale per mantenere operazioni commerciali efficienti.

Ulteriori informazioni

Per maggiori dettagli, è possibile visitare le risorse ufficiali:

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