Dal 1° gennaio 2024, si è esteso l'obbligo di adottare la fatturazione elettronica per tutte le attività verso la pubblica amministrazione. In questo articolo vedremo come funziona una fattura elettronica, come emettere e gestire una fattura elettronica PA e la decorrenza dei termini di fattura elettronica PA. Ricorda che è necessario conservare le fatture elettroniche per 10 anni per rispettare le normative.

Contenuti

Che cos’è la fattura elettronica PA e come funziona

La fattura elettronica per la Pubblica Amministrazione (FatturaPA) è un documento digitale che ha progressivamente sostituito la tradizionale fattura cartacea negli scambi commerciali con gli enti pubblici italiani. La legge 24 dicembre 2007, n. 244 ha posto le basi per la digitalizzazione del sistema di fatturazione, introducendo il Sistema di Interscambio (SdI). Per garantire l'autenticità e l'integrità del documento, le fatture elettroniche devono essere firmate digitalmente.

L'adozione della FatturaPA ha portato a un miglioramento dell'efficienza e della trasparenza nelle transazioni tra imprese e Pubblica Amministrazione.

Il Sistema di Interscambio (SdI) svolge un ruolo centrale nel processo di FatturaPA: riceve le fatture dai fornitori, le verifica e le inoltra all'ente pubblico destinatario. SdI garantisce la conformità delle fatture ai requisiti normativi e ne assicura la corretta consegna.

Sebbene tutte le fatture elettroniche debbano transitare per SdI, le aziende non sono obbligate a interagire direttamente con la piattaforma. Possono affidarsi a intermediari accreditati, che si occuperanno di inviare e ricevere le fatture per loro conto.

Dati obbligatori per la fattura elettronica alla PA

Per garantire la conformità alle normative vigenti e facilitare la gestione amministrativa, è necessario inserire i dati obbligatori nella fattura PA. In mancanza di questi dati, la fattura elettronica verso la PA verrà rifiutata dall’ente.

Vediamo quali sono i dati per fattura:

  • Codice Univoco Ufficio (CUU): questo codice, obbligatorio per tutte le fatture elettroniche alla PA, può essere trovato sul portale IPA (Indice delle Pubbliche Amministrazioni) e identifica l'ufficio destinatario della fattura.
  • Dati del fornitore e del cliente: inclusi ragione sociale, indirizzo, partita IVA (o codice fiscale).
  • Numero e data della fattura: ogni fattura deve avere un numero univoco e la data di emissione.
  • Descrizione dei beni o servizi: descrizione dettagliata di ciò che viene fatturato.
  • Importo totale e IVA: indicazione dell'importo totale da pagare e dell'IVA applicata.
  • Modalità di pagamento: specificare come deve essere effettuato il pagamento.

In alcuni casi, possono essere richiesti anche altri dati, come ad esempio:

  • Codici CIG e CUP:
    • Il Codice Identificativo di Gara (CIG) va inserito nella fattura per identificare la gara d'appalto a cui si riferisce.
    • Il Codice Unico di Progetto (CUP) è necessario per identificare un progetto di investimento pubblico e va inserito nella fattura per garantire la tracciabilità e la corretta allocazione dei costi.

Questi codici sono obbligatori solo se la fattura è relativa a una gara d'appalto o a un progetto di investimento pubblico.

È fondamentale utilizzare il formato XML per il file della fattura elettronica. Per la PA, il formato specifico è FatturaPA, che è conforme alle normative europee EN 16931. Questo formato standardizzato facilita l'elaborazione e l'archiviazione delle fatture.

Come creare e inviare una fattura elettronica PA: guida passo passo

Scopri come creare e inviare una fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione con questa guida passo passo, dal primo accesso al portale delle Entrate fino alla gestione finale dell'IVA.

Attivazione della fattura

  1. Accedi al portale ufficiale dell’Agenzia delle Entrate. 
  2. Inserisci le tue credenziali SPID o CIE per verificare la tua identità.
  3. Ultimo passaggio, ti resta soltanto attivare il servizio.

Compilazione della fattura

  1. Inserisci i dati del fornitore e della Pubblica Amministrazione.
  2. Inserisci il codice CUU. Successivamente, se richiesto, inserisci i codici CIG e CUP.
  3. Descrivi il servizio fornito per poi specificare l’importo della fattura.

Gestione dell’IVA con il meccanismo di Split Payment

È importante ricordare che l’IVA al fornitore non viene pagata dalla Pubblica Amministrazione, ma viene versata dallo Stato. Questo vuol dire che è necessario inserire la dicitura “operazione soggetta a split payment ai sensi dell’art. 17-ter del D.P.R.”.

Esistono diversi modi per creare e inviare una fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione. Questa guida ti illustra come farlo tramite il portale dell'Agenzia delle Entrate, dalla registrazione al servizio fino alla gestione dell'IVA.

1. Accesso e attivazione del servizio:

  • Accedi al portale ufficiale dell'Agenzia delle Entrate.
  • Inserisci le tue credenziali SPID o CIE per autenticarti.
  • Accedi alla sezione "Fatture e Corrispettivi" e attiva il servizio di fatturazione elettronica. Assicurati di avere un certificato di firma digitale valido.

2. Compilazione della fattura:

Inserisci tutti i dati obbligatori, tra cui:

  • Dati del fornitore (ragione sociale, indirizzo, partita IVA)
  • Dati del cliente (ente della Pubblica Amministrazione, codice univoco ufficio - CUU)
  • Numero e data della fattura
  • Descrizione dettagliata dei beni o servizi forniti
  • Importo totale della fattura e IVA
  • Modalità di pagamento

Se necessario, aggiungi anche:

  • Codice Identificativo di Gara (CIG) - se la fattura è relativa a una gara d'appalto
  • Codice Unico di Progetto (CUP) - se la fattura è relativa a un progetto di investimento pubblico

3. Gestione dell'IVA:

  • Se sei soggetto al meccanismo dello Split Payment, ricorda che l'IVA non ti verrà pagata direttamente dalla PA, ma verrà versata allo Stato. In questo caso, inserisci nella fattura la dicitura "operazione soggetta a split payment ai sensi dell'art. 17-ter del D.P.R.". Verifica sempre le normative vigenti per determinare se lo Split Payment si applica alla tua situazione.

4. Invio della fattura:

  • Una volta compilata la fattura, firmala digitalmente e inviala tramite il portale.
  • Riceverai notifiche sullo stato della fattura (consegnata, accettata, rifiutata).

Canali per inviare la fattura elettronica PA tramite il Sistema di Interscambio

Esistono diversi canali utilizzabili per inviare fatture elettroniche. I principali metodi di trasmissione sono:

  1. PEC: con Posta Elettronica Certificata per inviare fatture emesse in modo sicuro.
  2. Agenzia delle Entrate: è anche possibile accedere al portale dell'Agenzia delle Entrate per compilare una fattura elettronica e inviarla.
  3. Servizio SDICoop o SDIFTP: questi servizi vengono utilizzati perché permettono di inviare una fattura elettronica in modo automatizzato.

Notifiche e gestione delle fatture rifiutate dalla PA

Il Sistema di Interscambio (SdI) verifica tutte le fatture elettroniche inviate alla Pubblica Amministrazione. Se la fattura non è conforme alle specifiche tecniche o contiene errori, SdI la rifiuta e invia una notifica al fornitore.

Invio e ricezione della fattura elettronica

Ecco come funziona il processo di invio e ricezione di una FatturaPA:

  1. Invio della fattura elettronica: il fornitore invia la fattura elettronica tramite uno dei canali disponibili (PEC, portale Agenzia delle Entrate, SDICoop, SDIFTP, etc.).
  2. Ricezione da parte del SdI: Il SdI riceve la fattura e ha 5 giorni di tempo per accettarla o respingerla.
  3. Accettazione da parte del SdI: se la fattura è conforme, il SdI la invia alla PA destinataria, che ha 15 giorni di tempo per accettarla o respingerla.
  4. Rifiuto da parte del SdI: se la fattura viene rifiutata dal SdI, viene rimandata indietro al fornitore ed è considerata non emessa. Il fornitore dovrà correggere la fattura e inviarla nuovamente.
  5. Accettazione da parte della PA: se la fattura viene accettata dalla PA entro 15 giorni, il fornitore riceverà una ricevuta di consegna e il ciclo sarà considerato concluso.
  6. Rifiuto da parte della PA: se la fattura viene rifiutata dalla PA entro 15 giorni, il fornitore riceverà una notifica di rifiuto con la richiesta di modificarla. La fattura sarà considerata come non emessa e dovrà essere modificata e inviata di nuovo.
  7. Decorrenza termini: se la PA non dà alcuna risposta entro 15 giorni, il fornitore riceverà una notifica di decorrenza termini. Questo significa che il SdI considera chiuso il processo, ma la PA può comunque contestare la fattura e richiedere una nota di credito anche successivamente.

Motivi di rifiuto

Una fattura può essere rifiutata per diversi motivi, tra cui:

  • Errori nei dati obbligatori (ad esempio, CUU errato, dati mancanti)
  • Formato del file non valido
  • Problemi con la firma digitale
  • Indisponibilità del destinatario

Cosa fare in caso di rifiuto

  • Verifica la notifica di rifiuto: SdI invia una notifica con la spiegazione del motivo del rifiuto.
  • Correggi la fattura: apporta le correzioni necessarie e invia nuovamente la fattura entro 5 giorni dalla notifica di rifiuto.
  • Se necessario, emetti una nota di credito: se la fattura era stata già consegnata al destinatario, emetti una nota di credito per annullare la fattura errata e poi emetti una nuova fattura corretta.

Tempistiche e sanzioni per ritardi nell’emissione della fattura elettronica PA

Le fatture elettroniche destinate alla PA devono essere inviate tramite il Sistema di Interscambio (SdI) entro 12 giorni dalla data di effettuazione dell'operazione (non dalla data di creazione della fattura).

Il mancato rispetto di questa scadenza può comportare l'applicazione di sanzioni amministrative.

Sanzioni

  • Ritardo nell'invio della fattura: da 250 € a 2.000 €.
  • Mancata emissione della fattura o emissione di fattura irregolare che incide sul calcolo dell'IVA: 70% dell'imposta, con un minimo di 300 €.

Cause di esclusione della responsabilità

In alcuni casi, è possibile essere esonerati dalle sanzioni. Ad esempio, in caso di:

  • Forza maggiore: eventi imprevedibili e inevitabili che impediscono l'invio della fattura entro i termini (es. calamità naturali).
  • Disguidi tecnici: malfunzionamenti del SdI che impediscono l'invio o la ricezione della fattura. 

Finom: software per la gestione delle fatture elettroniche PA

Per gestire le fatture elettroniche destinate alla Pubblica Amministrazione (PA), esistono diverse soluzioni software. Tra queste, Finom si distingue per le sue funzionalità avanzate e un'interfaccia intuitiva. 

Funzionalità principali di Finom per la fatturazione elettronica PA

  • Monitoraggio in tempo reale: Finom ti offre una panoramica completa su ogni fase della fatturazione, consentendoti di seguire lo stato delle fatture in tempo reale.
  • Avvisi e notifiche: il software ti invia notifiche per segnalare eventuali errori o problemi, come fatture rifiutate dalla PA, facilitando una rapida correzione.

Come fare la fatturazione elettronica in PA con Finom:

Come si effettua la fattura elettronica PA tramite Finom? Vediamo i passaggi:

1. Clicca l’opzione “Nuova fattura” dalla home del sito e poi clicca “Nuovo cliente” dall’editor della fattura elettronica.

Fatturazione elettronica in PA con Finom

2. Seleziona “Pubblica amministrazione” come tipo di cliente.

3. Inizia a scrivere le prime 3 lettere della PA o della Partita IVA.

4. Seleziona dal menù a tendina l’ente pubblico che hai scelto.

Finom: fatturazione elettronica in PA

5. Salva il cliente.

6. Ora compila la fattura inserendo tutti i campi necessari, ovvero data della fattura, scadenza, modalità di pagamento e prodotti venduti.

7. Seleziona il metodo di pagamento dell’IVA: viene preimpostato il metodo dello split payment ma è possibile modificarlo cliccandoci sopra.

Fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione con Finom

8. È possibile aggiungere in fondo alla fattura il CIG e il CUP: basta cliccare il fondo su “Aggiungi il documento di riferimento” e selezionare il tipo di documento e i codici di riferimento.

inom: fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione

Una volta completati i passaggi, clicca “salva e continua” e poi “invia fattura elettronica”.

Fatturazione elettronica PA per contribuenti forfettari

Dal 1 gennaio 2024, tutti i contribuenti forfettari sono obbligati a emettere la fattura elettronica per le operazioni verso la Pubblica Amministrazione. Tuttavia, i forfettari non applicano né versano l’IVA, poiché sono esclusi dal meccanismo dello Split Payment.

Ricordiamo che le fatture elettroniche devono riportare una dicitura che indichi l’esonero dall’applicazione dell’IVA. Un esempio pratico è il seguente:
“Operazione non soggetta a IVA ai sensi dell’art. 1, comma 58, legge 190/2014.”

Vantaggi della fattura elettronica per la Pubblica Amministrazione 

La fattura elettronica offre numerosi vantaggi per la Pubblica Amministrazione, consentendole di ricevere le fatture dai fornitori in formato digitale. Ecco i principali:

  • Riduzione degli errori e gestione semplificata: utilizzare le fatture elettroniche permette di gestire le transazioni più velocemente, riducendo il rischio di errori manuali e migliorando l'efficienza.
  • Maggior trasparenza e tracciabilità: tutte le transazioni vengono registrate e monitorate, diminuendo il rischio di frodi o irregolarità.
  • Risparmio di tempo e risorse: questo metodo consente di risparmiare tempo e risorse, eliminando la necessità di stampare, spedire e archiviare documenti cartacei.
  • Semplificazione della contabilità: le fatture elettroniche semplificano la gestione contabile e l'analisi dei dati finanziari.
  • Pagamenti più rapidi: l'utilizzo di questo metodo favorisce pagamenti più veloci, grazie alla disponibilità immediata delle informazioni.
  • Strumenti gratuiti: per facilitare il processo, la Pubblica Amministrazione può usufruire di strumenti gratuiti offerti dall'Agenzia delle Entrate, come l'app "Fatturae". Inoltre, sono disponibili diversi servizi per l'invio, la ricezione e la gestione delle fatture elettroniche, integrati con il Sistema di Interscambio (SdI).

Domande frequenti

Come si firma la fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione per l’agenzia delle entrate?

Per firmare una fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione serve un certificato di firma qualificata, che serve a garantire l’autenticità delle informazioni dell’emittente.

Cosa significa “decorrenza termini” nella fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione"?

La “decorrenza termini” indica che la Pubblica Amministrazione non ha inviato notifiche che confermino l’accettazione o il rifiuto della fattura. Questo vuol dire che la fattura è stata consegnata, ma l’accettazione e il pagamento non sono ancora stati confermati.

Come fare una nota di credito alla Pubblica Amministrazione?

Per emettere una nota di credito, basterà accedere al portale dell’Agenzia delle Entrate, selezionare la fattura che si vuole emettere e crearla con le informazioni corrette.

Cosa succede se non si corregge una fattura rifiutata dalla Pubblica Amministrazione?

Nel caso di mancata correzione di una fattura precedentemente rifiutata, si incorrerà in sanzioni finanziarie.

Come trovare il Codice Univoco Ufficio della Pubblica Amministrazione?

Il Codice Univoco Ufficio può essere trovato accedendo al portale Indice delle Pubbliche Amministrazioni, per poi utilizzare la funzione di ricerca avanzata.

I forfettari devono applicare lo Split Payment nella fatturazione elettronica alla Pubblica Amministrazione?

No, i contribuenti forfettari non devono applicare lo Split Payment nella fatturazione elettronica alla Pubblica Amministrazione.

È possibile annullare una fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione?

No, non è possibile annullare una fattura elettronica già inviata alla Pubblica Amministrazione. Se hai commesso un errore, dovrai emettere una nota di credito per correggerlo e poi emettere una nuova fattura con i dati corretti. Ricorda che la nota di credito deve essere collegata alla fattura originale e indicare il motivo della correzione.

Come si monitora lo stato di una fattura inviata tramite il Sistema di Interscambio?

Si può monitorare lo stato della fattura accedendo al portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate.

Come si conservano le fatture elettroniche alla Pubblica Amministrazione in modo conforme?

Le fatture elettroniche devono essere conservate per almeno 10 anni, e devono essere tenute in un sistema di conservazione che garantisca l’autenticità della fattura nel tempo.

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